淺談高校文檔一體化管理

陳麗伊

（瓊臺(tái)師范學(xué)院，海口 571100）

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淺談高校文檔一體化管理

陳麗伊

（瓊臺(tái)師范學(xué)院，海口 571100）

［摘 要］目前眾多高校都存在此情況：文書工作因?yàn)榕c檔案管理工作歸屬于兩個(gè)部門，在工作過程中常常被分開處理，兩個(gè)部門之間沒有很好地溝通和結(jié)合，從而影響了檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。筆者在7年的檔案管理工作中也遇到了因?yàn)槲茨軐?shí)現(xiàn)文檔一體化從而對(duì)檔案信息收集、整理造成很大影響的問題。所以本文重點(diǎn)探討高校文檔一體化管理，并找出提高高校文檔管理水平的方法。

［關(guān)鍵詞］高校；文檔；一體化管理

文檔一體化，就是文件生成和檔案管理的一體化。文檔一體化的意義在于從整體上組織控制文件、檔案信息，加強(qiáng)各部門對(duì)文件管理的超前管控，這樣能保證入檔質(zhì)量，減少重復(fù)勞動(dòng)，又能節(jié)約人力、財(cái)力、物力。對(duì)于高校而言，現(xiàn)行公文及其處理是日后學(xué)校檔案的主要來源，同時(shí)，檔案也是立卷文書的重要?dú)w宿。因此，高校必須了解文件管理與檔案管理之間的關(guān)系，并且在實(shí)踐工作中實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。

1　文檔一體化管理存在的問題

我國許多高校在20世紀(jì)90年代就提出了將文件管理與檔案管理一體化的思想理念，但很少有高校在實(shí)踐工作中實(shí)現(xiàn)，其存在的主要問題有以下幾個(gè)方面。

1.1文書和檔案工作各為其陣

目前，許多單位都使用將文件和檔案分開的管理模式。就高校而言，檔案工作業(yè)務(wù)更多在檔案部門完成，而文件管理則由校辦秘書科指導(dǎo)完成。這就使領(lǐng)導(dǎo)更多把目光放在文件運(yùn)轉(zhuǎn)上面，而檔案工作人員很難對(duì)文件管理部門進(jìn)行規(guī)范管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。文件和檔案設(shè)在兩個(gè)不同的部門進(jìn)行管理勢必會(huì)造成文書工作和檔案管理工作在方法上、標(biāo)準(zhǔn)上不統(tǒng)一，也會(huì)造成信息收集的缺失和內(nèi)容的不完整等情況出現(xiàn)，這種管理模式無法實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的前端控制。

1.2文件和檔案管理之間存在很多未解決的矛盾

由于文件管理和檔案管理的業(yè)務(wù)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，造成了高校文件管理和檔案管理之間存在著很大的矛盾。雖然文件管理和檔案管理息息相關(guān)，但是由于文檔分離管理，造成文件處理工作與檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。在高校的文件管理過程中常常出現(xiàn)文秘工作人員因工作不當(dāng)造成文件材料遺失的情況，但是在這過程中檔案管理人員是不知情的。這就會(huì)造成本單位文件資料形成、積累和歸檔工作受到極大限制。

2　在高校實(shí)行文檔一體化管理的必要性

2.1高校發(fā)展所需

首先，國內(nèi)高校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)生人數(shù)增多，職能部門也不斷增加。隨著部門職能的轉(zhuǎn)變，高校檔案的收集難度、工作量都加大了。其次，高校檔案的載體越來越多樣化，各種電子文件，紙質(zhì)文件大量產(chǎn)生，檔案管理部門從傳統(tǒng)的立卷管理已經(jīng)變?yōu)橐浴凹睘閱挝粊硎占怼Ｗ詈?，學(xué)校擴(kuò)大后，檔案的利用率也隨之提高了。學(xué)校的教學(xué)、科研以及各種評(píng)估，都必須有檔案材料的支撐，而傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)，所以改革文檔管理是關(guān)鍵。

2.2高校文檔一體化管理，是信息技術(shù)的必然性要求

現(xiàn)階段，各高校在文件和檔案管理處理上，從擬稿、審稿、簽發(fā)、打印、校核、發(fā)文到最后歸檔，都采用信息技術(shù)，速度大大提高。但是由于高校檔案管理中仍然存在著手工操作方式，使檔案查找和利用的速度很慢，導(dǎo)致檔案信息利用率低下。隨著社會(huì)的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于許多領(lǐng)域，而文件和檔案管理隨著工作量的增加，非常需要信息化手段來提高工作效率。這就要求高校的文件工作與檔案管理必須以信息技術(shù)為主要手段。因此，高校文檔一體化是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的必然要求。

3　實(shí)現(xiàn)高校文檔一體化管理的對(duì)策

高校實(shí)施文檔一體化的必要性，讓各大高校檔案工作人員深刻體會(huì)到文檔一體化管理對(duì)檔案收集工作的重要作用?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各大高校在檔案工作中不斷地摸索和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，文檔一體化管理被高校視為日后發(fā)展的重要手段。對(duì)于如何實(shí)現(xiàn)高校文檔一體化，筆者提出以下幾方面的措施。

3.1“收發(fā)文”和“歸檔”合一

把文件的“歸檔關(guān)口”提前，使收發(fā)文登記“合一”。不管是本單位發(fā)文、內(nèi)部文件，還是外單位來文，只要收到文件就要先登記歸檔，然后再進(jìn)行公文的運(yùn)轉(zhuǎn)處理。這樣就不會(huì)使一部分現(xiàn)形文件在現(xiàn)行期剛開始時(shí)就已歸檔，而另一部分等到現(xiàn)行期完了才歸檔，這樣便保證了檔案部門歸檔材料的完整性。而檔案部登記歸檔，就會(huì)讓檔案管理和文件管理兩個(gè)部門在進(jìn)行不同工作的同時(shí)把其中的相同點(diǎn)銜接起來合為一體，由一個(gè)控制中心一步到位，同時(shí)簡化了工作程序，精簡了機(jī)構(gòu)，有效控制了整個(gè)文件運(yùn)轉(zhuǎn)的過程。

3.2高校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

隨著我國高校各項(xiàng)管理工作向信息化發(fā)展，高校檔案信息在高校日常管理中地位越來越重要。所以，實(shí)現(xiàn)高校文檔一體化關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)檔案信息化。在檔案信息化應(yīng)用方面，工作人員通過使用檔案管理特有的系統(tǒng)軟件，可以對(duì)已有的信息進(jìn)行相應(yīng)的歸檔操作，并實(shí)現(xiàn)檔案信息的瀏覽、著錄、查詢、借閱及檢索等，能最大化利用檔案信息資源。學(xué)校檔案信息管理系統(tǒng)建成后，通過與其他檔案管理系統(tǒng)、軟件的無縫連接，用信息化手段對(duì)整個(gè)檔案業(yè)務(wù)的流程進(jìn)行有效管理，即可實(shí)現(xiàn)真正意義上的文檔管理一體化。

高校文檔一體化不僅是一種先進(jìn)的管理手段，也是檔案管理工作的發(fā)展趨勢?？傊?，文檔管理一體化建設(shè)工作不是一蹴而就的，在建成后也需要文書工作部門與檔案管理部門合作，不斷對(duì)管理制度進(jìn)行補(bǔ)充、完善。另外，在人員的培訓(xùn)、管理及傳統(tǒng)檔案工作模式的轉(zhuǎn)化等方面也需要做很多的工作。

主要參考文獻(xiàn)

［1］金慧珠，王儉，等.文件登記、立卷、著錄三位一體［J］.檔案工作，1989（4）.

［2］陳兆祦.六十國檔案工作概況［M］.北京：中國檔案出版社，1995.

doi:10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.12.134

［中圖分類號(hào)］G271；G647

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1673-0194（2016）12-0197-01

［收稿日期］2016-05-20