檔案管理電子化實現(xiàn)的路徑分析

孫冬辰

【摘要】隨著社會的快速發(fā)展，傳統(tǒng)意義上的檔案管理越來越無法與當(dāng)前社會發(fā)展過程中對檔案的需求相適應(yīng)，特別是電子檔案的出現(xiàn)，其以方便、快捷及省時省力等特征有效的提高了檔案管理的水平，而且檔案管理電子化也成為未來檔案重審工作的主要發(fā)展趨勢。文中分析了檔案管理電子化實施中存在的問題，并進(jìn)一步對檔案管理電子化實現(xiàn)的路徑進(jìn)行了具體的闡述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子化；問題；路徑

信息技術(shù)在檔案行業(yè)中廣泛應(yīng)用，辦公自動化及無紙化開始成為現(xiàn)實，這也使檔案管理電子化成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

電子檔案主要是利用計算機來對檔案信息進(jìn)行記錄，并將其制作成為能夠供人們閱讀、傳輸和處理的電子文件。相較于紙質(zhì)檔案來講，電子檔案在安全性方面還存在一定的不足之處。但由于電子檔案的便捷性和高效性，有利于為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，因此需要對檔案管理電子化給予充分的重視，并對檔案管理電子化實施過程中存在的問題進(jìn)行有效解決和完善，從而使檔案工作能夠更好的服務(wù)于人們的工作和生活。

一、檔案管理電子化實施中存在的問題

（一）沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)前我國檔案還處于紙質(zhì)檔案和電子檔案共存發(fā)展的局面下，在當(dāng)前檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中，還沒有統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，不僅建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性，而且沒有數(shù)據(jù)交換的機讀目錄檔案系統(tǒng)，這就對檔案開發(fā)、服務(wù)和共享等工作的開展帶來較大的制約影響，無法真正意義上實現(xiàn)檔案資源的共享。

（二）不具備通用性。長期以來我國檔案一直采用紙質(zhì)載體的管理模式，檔案管理電子化起步較晚，在建設(shè)過程中還存在許多問題，不具備通用性，各單位不僅使用的計算機型號和規(guī)格不統(tǒng)一，而且所選用的檔案管理軟件也存在較大的差異，這就導(dǎo)致各單位之間的資源在共享過程中面臨著較大的難題。另外，當(dāng)前檔案管理系統(tǒng)軟件開發(fā)存在一定的滯后性，當(dāng)前還沒有開發(fā)出來一個能夠共同完成文件檢索和管理所有文檔檔案信息的軟件，不利于檔案信息管理中快速編輯的實現(xiàn)，也給我國檔案管理電子化的發(fā)展帶來了較大的阻礙。

（三）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。檔案管理電子化的實現(xiàn)，需要從強化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的工作入手。但當(dāng)前檔案管理中，長期以來對紙質(zhì)檔案管理缺乏重視，這也使檔案管理整體質(zhì)量不高，缺乏規(guī)范性，各類檔案著錄細(xì)則缺乏相容性，而且系統(tǒng)軟件移植性也較差，不同的檔案管理系統(tǒng)都是針對自身的需求來對檔案信息進(jìn)行歸納管理，從而導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。

（四）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。在檔案管理電子化實施過程中需要由具有較強綜合素質(zhì)的檔案管理人才的支持。檔案管理人員不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，而且能夠?qū)τ嬎銠C進(jìn)行操作，掌握各類先進(jìn)的技術(shù)。但在當(dāng)前許多檔案管理部門中，檔案管理人員整體技術(shù)水平較低，復(fù)合型人才缺乏，部分人員對接技術(shù)接受能力較差，因此即使配置了現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，也無法有效的發(fā)揮出設(shè)備的重要作用，這對檔案管理電子化的實現(xiàn)帶來了較大的影響。

二、檔案管理電子化實現(xiàn)的路徑

（一）加強檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在推進(jìn)檔案管理電子化的過程中，主要問題不是硬件設(shè)備的不完善，而是軟件的功能與單位的實際工作不一致，使用中有許多不便的地方，存在檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件太多太亂等問題，對整體應(yīng)用水平的提高帶來了較大的不利影響。要推進(jìn)檔案電子化建設(shè)，必須考慮檔案工作的各個方面和細(xì)節(jié)，做到檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，才能發(fā)揮系統(tǒng)的作用。

（二）建立電子檔案的資源共享平臺。建立統(tǒng)一、完善的電子檔案管理制度的目的，是為了使電子檔案信息能夠更好地被人們所利用，能夠更好的進(jìn)行資源的共享。因此，建立電子檔案的資源共享平臺就成了目前電子檔案管理工作迫在眉睫、亟待解決的問題。例如，可以在單位內(nèi)部的局域網(wǎng)服務(wù)器上建立一個專門的區(qū)域，為電子檔案的共享提供平臺，并按部門或者檔案的類型對其進(jìn)行分類、整理，并按分類的結(jié)果編寫檔案目錄，把相關(guān)的檔案放在相應(yīng)的目錄之下，并對不同等級設(shè)置不同的訪問權(quán)限，在為查詢者提供便利、提高工作效率的同時，還能夠確保資源的安全性、準(zhǔn)確性及可靠性。

（三）重視檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數(shù)據(jù)庫作為重要的核心和基礎(chǔ)。通過構(gòu)建檔案信息數(shù)字庫，形成檔案信息數(shù)據(jù)集合，以此來推動檔案管理電子化的實現(xiàn)。在具體實施過程中，檔案管理軟件開發(fā)人員需要加強與檔案管理人員的溝通和聯(lián)系，對檔案數(shù)據(jù)收集來源進(jìn)行我，并針對不同檔案信息的來源和類型來對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和歸檔，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。另外，在檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中，還需要針對當(dāng)前計算機軟件和硬件平臺的快速發(fā)展變化情況，做數(shù)據(jù)庫內(nèi)容結(jié)構(gòu)的完善工作。

（四）加強對電子檔案管理人員的培養(yǎng)。在檔案管理電子化建設(shè)過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求。這就需要積極引進(jìn)即懂計算機技術(shù)又懂檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才，同時加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)，加大培訓(xùn)的投入力度，努力提高檔案管理人員的計算機專業(yè)技能，增強自身的專業(yè)知識的積累，能夠熟練操作各種先進(jìn)的檔案電子管理的設(shè)備，加快推進(jìn)檔案管理電子化目標(biāo)的實現(xiàn)。

（五）做好硬件設(shè)施的維護(hù)、更新工作。由于科技的不斷進(jìn)步，計算機也在不斷地更新?lián)Q代，因此，對于電子檔案管理工作所依賴的計算機技術(shù)和軟件技術(shù)也要緊隨時代的腳步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件設(shè)施的維護(hù)和更新工作是相當(dāng)重要的。

三、結(jié)束語

檔案管理電子化的實施是一項長期性和復(fù)雜性的系統(tǒng)工作，其最終目的是加快推動檔案信息的開發(fā)利用。在具體實施過程中，各單位需要針對自身的實際情況，做到統(tǒng)籌兼顧，充分的利用各種先進(jìn)技術(shù)來對檔案信息管理系統(tǒng)的各項功能進(jìn)行完善，深入分析當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展的趨勢，調(diào)動各方的積極性，從而有效的提高檔案管理的水平，使檔案信息更好服務(wù)于社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]門偉麗.關(guān)于加強新形勢下檔案管理工作的思考[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2010（08）.