淺析檔案信息化管理中的安全問(wèn)題與防范對(duì)策

楊丹梅

21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，信息化的廣泛運(yùn)用在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，也在一定程度上改變了人們的日常生活。發(fā)展信息技術(shù)必將為檔案管理節(jié)省較多的人力、財(cái)力。但在信息化管理方便快捷的同時(shí)，如何防范信息的安全，是一個(gè)值得關(guān)注的重要問(wèn)題。在此，本文從檔案信息化的特征、檔案信息化的存在的安全隱患以及檔案信息化的防范對(duì)策等三個(gè)方面出發(fā)，做以下簡(jiǎn)要分析：

一、檔案信息化存在的安全隱患

與傳統(tǒng)的“紙質(zhì)管理”不同，檔案信息化具有占用空間小，人力耗用少等優(yōu)勢(shì)，在節(jié)省大量人力、物力的同時(shí)，還提高了檔案管理效率。然而檔案信息化在實(shí)施的過(guò)程中，由于各種因素的影響，導(dǎo)致檔案信息化管理質(zhì)量不高，無(wú)法確保檔案真實(shí)性，甚至出現(xiàn)檔案真實(shí)性與保密性無(wú)法保證的后果。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理信息化可能受網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客的影響。檔案信息從其輸入到計(jì)算機(jī)的那一刻起，就有可能在調(diào)閱、管理過(guò)程中受到網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序及黑客的侵入，而會(huì)給信息安全造成嚴(yán)重隱患。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，在我國(guó)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中，80%的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都在一定程度上存在安全，導(dǎo)致檔案資料的遺失、泄露，被不法分子利用檔案資料從事非法活動(dòng)，造成嚴(yán)重后果。

（二）檔案信息化有可能給檔案真實(shí)性帶來(lái)威脅。計(jì)算機(jī)管理人員或檔案管理人員在實(shí)施檔案資料的錄入或進(jìn)行圖像處理過(guò)程中，可通過(guò)電腦程序?qū)n案信息進(jìn)行更改，因此無(wú)法保證檔案的原始性和真實(shí)性，甚至可能出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象。加之目前還未形成規(guī)范的檔案信息化管理法律法規(guī)，因此很難對(duì)電子文件及數(shù)字化檔案信息的原始性、真實(shí)性、可靠性進(jìn)行保障。有些單位的檔案部分是委托相關(guān)公司對(duì)檔案進(jìn)行加工整理，如果這些人員的職業(yè)素質(zhì)不高或操作存在隱患也將給檔案信息化管理帶來(lái)潛在威脅。

（三）檔案信息化傳輸過(guò)程中的安全問(wèn)題。在檔案信息化的管理中，不同的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)有著不同的管理方式。一些檔案信息會(huì)隨著時(shí)間的推移增加數(shù)據(jù)占有量，且構(gòu)成的形態(tài)是多種多樣的，管理人員在保存的過(guò)程中其格式也變得復(fù)雜多樣?；诰W(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性，在對(duì)其管理的過(guò)程中需要注意計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不足及漏洞，避免網(wǎng)絡(luò)黑客及計(jì)算機(jī)病毒的非法侵入，造成檔案信息管理系統(tǒng)的破壞與泄露。當(dāng)前的信息安全技術(shù)發(fā)展，總體上落后于信息應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展，建設(shè)與安全系統(tǒng)存在很多漏洞，導(dǎo)致檔案信息安全與管理效率之間存在較大的矛盾。加之目前的主要信息設(shè)備仍依賴(lài)進(jìn)口，造成檔案信息系統(tǒng)存在一定程度的安全隱患。

二、檔案信息化管理安全防范對(duì)策

檔案信息化管理是發(fā)展趨勢(shì)，如何在加強(qiáng)檔案信息化管理，既提高檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，又確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與安全性；并且最大限度發(fā)揮檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，避免堵塞網(wǎng)絡(luò)黑客及計(jì)算機(jī)病毒的侵入。需要加強(qiáng)以下幾個(gè)方面：

（一）建立檔案信息化安全保障體系。檔案信息安全保障能力是檢驗(yàn)檔案信息利用服務(wù)和提升檔案事業(yè)建設(shè)水平的一項(xiàng)重要指標(biāo)，構(gòu)建檔案信息安全保障體系是當(dāng)前需要迫切完成的一項(xiàng)重大任務(wù)。原始檔案和檔案信息資源必須受到法律法規(guī)保障，才能確保信息化建設(shè)的順利實(shí)施。而在其建立的過(guò)程中，首先要強(qiáng)化檔案信息管理程序。應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行編制，既保證編制質(zhì)量，又確保程序的整體安全性。其次，應(yīng)使用正版的殺毒軟件，避免在操作的過(guò)程中非法病毒的侵入。再次，制定完善的信息檔案管理制度，并切實(shí)落實(shí)到檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。同時(shí)應(yīng)建立起完善的責(zé)任管理體系，真正做到誰(shuí)出錯(cuò)、誰(shuí)負(fù)責(zé)，避免互相推諉現(xiàn)象發(fā)生。

（二）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)安全防范技術(shù)力量。檔案信息化建設(shè)應(yīng)關(guān)注跟蹤國(guó)際上流行的最新病毒和黑客以及自然界給信息資源帶來(lái)的各種偶然性和經(jīng)常性的侵襲和破壞，通過(guò)各種渠道加強(qiáng)信息安全技術(shù)力量。目前一些發(fā)達(dá)國(guó)家在檔案管理中，使用密碼技術(shù)、鑒別技術(shù)以及軟件保護(hù)技術(shù)等，以確保檔案信息的安全。我們可借鑒、交流、合作，洋為中用，中西結(jié)合，將其運(yùn)用到我國(guó)檔案信息管理中。提高我國(guó)檔案信息安全保障措施，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）完善檔案信息化管理制度?？茖W(xué)、完善的管理制度，是檔案信息化管理順利實(shí)施的保障，因此制定科學(xué)、完善的管理制度，不僅關(guān)系著檔案信息化管理的順利實(shí)施，同時(shí)還關(guān)系著檔案?jìng)€(gè)人信息的安全及網(wǎng)絡(luò)秩序的穩(wěn)定運(yùn)行。在制定檔案信息管理制度時(shí)應(yīng)注重以下方面：⑴結(jié)合著單位的實(shí)際情況，選定與之相符的檔案管理系統(tǒng)，并將其運(yùn)用到單位的實(shí)際管理中。⑵應(yīng)不斷加強(qiáng)、更新管理系統(tǒng)的安全措施，確保檔案信息管理的安全性，避免檔案信息的遺失、泄露 ⑶ 加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)操作水平與職業(yè)道德素質(zhì)，避免因主觀原因或客觀原因而出現(xiàn)安全隱患問(wèn)題。綜上所述，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的同時(shí)，還將改變?nèi)藗兊娜粘Ｉ?。檔案信息化的建立，將極大提高檔案的管理效率，節(jié)省大量的人力、財(cái)力。但在其運(yùn)用的過(guò)程中，基于信息化可能帶來(lái)的一系列安全問(wèn)題，需要結(jié)合單位的實(shí)際狀況，不斷加強(qiáng)、完善檔案管理系統(tǒng)，提高管理系統(tǒng)的安全防范能力，確保檔案管理的安全。

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