加強(qiáng)數(shù)字檔案管理工作有效措施

李爽

【摘要】隨著科技的發(fā)展，數(shù)字化時(shí)代來臨，它給人們的生活帶來了巨大的好處和便利，尤其是數(shù)字化檔案管理的發(fā)展。數(shù)字化檔案的建立在現(xiàn)在生活中是非常常用的，它的對(duì)很多企業(yè)以及集團(tuán)有很重要的作用，但是，在現(xiàn)在，因?yàn)闄n案數(shù)字化管理的管理不完善；載體不安全；技術(shù)不成熟等因素，導(dǎo)致了數(shù)字檔案管理出現(xiàn)了很多的問題。為了解決這些問題，專家們提出了很多解決的方案。本文主要講述的是數(shù)字檔案管理所出現(xiàn)的問題以及解決的方案。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案管理；措施；發(fā)展

一、前言

社會(huì)的進(jìn)步，促進(jìn)了科技大幅度的提高，以此來制作出了很多有利于人生生活的高科技產(chǎn)品，這些產(chǎn)品也很快的融入了人們的社會(huì)，并且起著很重要的作用。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，是科技史上的一個(gè)里程碑，它很大程度的體現(xiàn)出了科技的價(jià)值，它主要體現(xiàn)在檔案管理上。因?yàn)閿?shù)字化科技的出現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理都實(shí)行了數(shù)字化管理，以此來使得檔案管理變得更容易，能為企業(yè)或者集團(tuán)帶來更大的好處，為人們的生活帶來更大的利益。

二、淺析數(shù)字檔案管理以及它的重要性

數(shù)字檔案管理顧名思義就是利用數(shù)字化科技技術(shù)，對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)在最新的一項(xiàng)科技技術(shù)，它的出現(xiàn)，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來了更多的利益和好處。數(shù)字管理技術(shù)其實(shí)指的就是出現(xiàn)的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現(xiàn)在最高的科技技術(shù)，譬如：攝影技術(shù)；掃面技術(shù)等，借助這些技術(shù)，把文本的形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后利用最新的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)來儲(chǔ)存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來。數(shù)字檔案管理的出現(xiàn)對(duì)人類社會(huì)有很大的作用，它主要的目的就是使用數(shù)字化技術(shù)，保存想要儲(chǔ)存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時(shí)候能很快的找到，不至于丟失。數(shù)字檔案被看重的原因是它有很多的優(yōu)點(diǎn)，而這些優(yōu)點(diǎn)都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數(shù)字管理就是把文本直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，把它們儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、數(shù)字檔案管理所出現(xiàn)的問題

（一）技術(shù)不完善。數(shù)字檔案所用到的數(shù)字化技術(shù)所使用的時(shí)間是非常短的，雖然它的出現(xiàn)為人們的生活帶來了很大的好處，但是，因?yàn)樗褂玫臅r(shí)間較短，缺少很多的經(jīng)驗(yàn)和借鑒資料，導(dǎo)致它的技術(shù)還不是很完善，在使用的過程中難免會(huì)出現(xiàn)一些問題。眾所周知，數(shù)字化技術(shù)是依附于計(jì)算機(jī)而出現(xiàn)的，因?yàn)槲覈挠?jì)算機(jī)水平還不是非常的成熟，對(duì)于計(jì)算機(jī)的各個(gè)部分都有待于改善。因?yàn)橛?jì)算機(jī)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種不同的問題，這就會(huì)導(dǎo)致儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)里面的信息出現(xiàn)一些問題，對(duì)于檔案管理來說，最長見的就是信息安全的問題。很多企業(yè)和單位所儲(chǔ)存的檔案信息都是非常重要的，其價(jià)值都是非常的大，所以，要求數(shù)字管理必須確保機(jī)密，但是因?yàn)榧夹g(shù)不完善的問題，使得檔案的機(jī)密性無法保證。

（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對(duì)于任何一個(gè)團(tuán)體都是非常重要的，因?yàn)樗褪菆F(tuán)體發(fā)展的基礎(chǔ)，有好的管理體系，團(tuán)體就會(huì)有更好的發(fā)展?jié)摿?。而?shù)字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發(fā)展，它就必須要?jiǎng)?chuàng)建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現(xiàn)在，數(shù)字檔案管理的安全卻出現(xiàn)了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因?yàn)閿?shù)字檔案管理措施沒有完整的管理措施，所以在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錄入錯(cuò)誤、操作不規(guī)范、系統(tǒng)奔潰等問題，這些問題的出現(xiàn)嚴(yán)重的影響到了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。

（三）所使用的儲(chǔ)存載體不安全。數(shù)字檔案管理所儲(chǔ)蓄信息的方法和傳統(tǒng)的方法是完全不一樣的，它已經(jīng)擺脫了紙上記錄的時(shí)代，在現(xiàn)在，檔案一般都記錄在計(jì)算機(jī)中，以數(shù)字的形式存在著。但是，數(shù)字檔案儲(chǔ)蓄也存在著很多的弱點(diǎn)，其中一個(gè)就是它的脆弱性，它的出現(xiàn)會(huì)為檔案帶去毀滅性的打擊。數(shù)字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤；U盤等，這些東西的共同特點(diǎn)就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數(shù)字檔案的載體是需要經(jīng)常進(jìn)行更新的，只有在最新的設(shè)備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、對(duì)數(shù)字檔案安全管理的措施進(jìn)行淺析

（一）提高專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理是非常嚴(yán)格的，在進(jìn)行管理的時(shí)候是不能出現(xiàn)任何錯(cuò)誤和過失的，要不然就會(huì)造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達(dá)到最好的效果，就需要提高專業(yè)技術(shù)水平了。對(duì)于數(shù)字檔案管理來說，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術(shù)就出現(xiàn)了，它的目的就是對(duì)網(wǎng)絡(luò)中的信息給予多重保護(hù)，防止被竊取。其次，為了能使得數(shù)字檔案更加的安全和自由，就需要設(shè)計(jì)出認(rèn)證程序，其主要的目的就是通過一些特殊的密語，來控制檔案能否預(yù)覽，為了防止被人獲得密語，就需要設(shè)計(jì)防火墻來阻擋，以此來增加保護(hù)層。

（二）創(chuàng)建一套完整的管理體系。數(shù)字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運(yùn)行，就必須要?jiǎng)?chuàng)建出一個(gè)完整的管理體系來控制它的運(yùn)轉(zhuǎn)，以此來保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實(shí)例，通過分析它們成功的原因，結(jié)合自己的現(xiàn)狀，來制定出一套完整的管理方案，這個(gè)管理方案一定要適合數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀，要保證能控制數(shù)字檔案的正常運(yùn)行。

（三）使用專業(yè)的技術(shù)性人才。人才是所有團(tuán)體發(fā)展的技術(shù)，他們是團(tuán)體的資本，擁有好的人才，團(tuán)體的競(jìng)爭(zhēng)力就越大。對(duì)于檔案管理來說，它是一項(xiàng)高技術(shù)含量的管理措施，所以，需要很多的專業(yè)性人才，尤其對(duì)現(xiàn)在的數(shù)字檔案管理來說，人才更是非常重要了?，F(xiàn)在需要的人才，首先是要對(duì)計(jì)算機(jī)能有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，掌握關(guān)于它的知識(shí)，這樣在進(jìn)行檔案數(shù)字化的時(shí)候，就會(huì)變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識(shí)，以此來保證檔案管理的正常運(yùn)行。

五、總結(jié)

數(shù)字檔案管理是現(xiàn)在很熱門的一項(xiàng)管理措施，它的出現(xiàn)為檔案的管理做出了很大的貢獻(xiàn)，同時(shí)也為人們的生活帶來了更多的方便和更大的利益，為了以后人們的生活能更好，數(shù)字檔案管理是少不了的。

參考文獻(xiàn)

[1]王薌馨.數(shù)字檔案信息安全防護(hù)策略分析[J].學(xué)術(shù)園地，2015.（3）.