我國電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的構(gòu)建

谷艷敏

2006年中國人大教授馮惠玲向中央辦公廳、國家檔案局提交的“關(guān)于全面制定和實(shí)施我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的若干思考”報(bào)告中首次公開提到“電子文件管理國家戰(zhàn)略”的概念，得到了時(shí)任中央辦公廳的主任王剛的認(rèn)可和批示，2007年的中國科學(xué)技術(shù)學(xué)會(huì)課題“我國電子文件管理機(jī)制研究”和2009年的國家自然科學(xué)基金項(xiàng)目“我國電子文件管理國家戰(zhàn)略的基礎(chǔ)理論與結(jié)構(gòu)體系研究”兩個(gè)項(xiàng)目研究成果成為我國宏觀層面構(gòu)建電子文件管理國家戰(zhàn)略的雛形，在國內(nèi)檔案學(xué)界也引起了廣泛的關(guān)注，為后續(xù)具體構(gòu)建電子文件管理模式指明方向。我國各省、市按照國家檔案信息化建設(shè)的總體要求，制定了相應(yīng)的電子文件管理地方標(biāo)準(zhǔn)。地方也積極制定地方法規(guī)，1999年11月，天津市出臺(tái)第一個(gè)電子檔案地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄格式》，不久，江蘇、浙江、福建、安徽、上海等省、市也相繼發(fā)布了類似標(biāo)準(zhǔn)。2005年以后，安徽省電子文件中心作為全國第一個(gè)電子文件管理中心作為代表，在全國檔案工作會(huì)議上被推廣經(jīng)驗(yàn)，后來江蘇、浙江、福建、天津、青島等地方也開展了一系列電子文件管理和保管利用項(xiàng)目，改變了各機(jī)關(guān)電子文件分散保管的局面。我國目前正是在通過基層試點(diǎn)來解決電子文件檔案遇到的難題，探索我國電子文件長期保存和利用模式。

筆者閱讀大量資料，站在電子文件管理國家戰(zhàn)略的高度規(guī)劃電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)框架，力圖構(gòu)建出一個(gè)立足電子文件發(fā)展規(guī)律，符合國家方針政策的具有實(shí)際可行性和生命力的結(jié)構(gòu)體系，具體說來，我國電子文件管理模式結(jié)構(gòu)需從4條主線，3個(gè)層次來架設(shè)。

一、4條主線

（一）全程管理。全程管理是對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)全生命周期進(jìn)行管理過程的簡稱，前端控制思想是全程管理思想的保障，強(qiáng)調(diào)事先控制。我們?cè)谶M(jìn)行電子文件管理模式構(gòu)建中，就應(yīng)將電子文件管理理論納入到文件形成初期，避免因“分段管理”造成管理過程不銜接，電子文件資源的丟失和格式（途徑）不配套的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）文檔一體化。當(dāng)前我國整體上是實(shí)行的文件和檔案分開管理分開處理的體制。我國是將文件與檔案管理看作是一個(gè)前后的過程。文件管理是檔案管理的前者，沒有文件管理就沒有檔案管理，文件管理是檔案管理形成的前提性條件，而檔案管理則是文件管理的后續(xù)處理結(jié)果，文件管理統(tǒng)歸都要經(jīng)過檔案管理這個(gè)階段。然而正式這種電子文件管理與檔案管理分開管理的模式，我國恰好又正式兩個(gè)部門對(duì)與這兩個(gè)階段進(jìn)行分別管理，所以在二者的協(xié)調(diào)上就總會(huì)出問題。電子文件管理機(jī)構(gòu)對(duì)于電子文件的保護(hù)意識(shí)不夠，在電子文件向檔案文件傳輸過程中，造成不小的流失。而檔案管理機(jī)構(gòu)的資源改革和探索，也很少一部分可以影響到電子文件管理機(jī)構(gòu)。對(duì)此，我們要把檔案管理理論覆蓋整個(gè)電子文件運(yùn)動(dòng)生命周期，實(shí)現(xiàn)電子文件從形式時(shí)就按檔案的要求進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化。

（三）集中式管理。集中式保管策略是通過機(jī)構(gòu)變革、政策法規(guī)、觀念轉(zhuǎn)變等逐漸形成的電子文件資源統(tǒng)一管理、統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一調(diào)配的格局，這有利于實(shí)現(xiàn)電子文件管理的集約型，促使電子文件管理規(guī)范化和位置集中，消除“孤島”現(xiàn)象和“政出多門”的弊端，實(shí)現(xiàn)電子文件的共享和長久可用。

（四）單軌制（單套制）。我國電子文件管理目前實(shí)行的是雙軌制的管理方式（雙套制的保管模式）。“單軌制”與“單套制”歸檔的選擇，是建立國家電子文件管理的戰(zhàn)略的一個(gè)不可回避的問題。西方發(fā)達(dá)國家基本已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子文件的“單軌制”與“單套制”歸檔管理模式。

二、3個(gè)層次

（一）真實(shí)、可靠、完整、可用和長久可用是電子文件管理的目標(biāo)。1、真實(shí)性：電子文件管理系統(tǒng)在接收文件前對(duì)即將進(jìn)入系統(tǒng)的電子文件進(jìn)行鑒定，并確認(rèn)其是由被授權(quán)者形成、發(fā)送的，同時(shí)保證在保存、處置電子文件過程中對(duì)其所做的任何增、刪、改、查的行為都是經(jīng)過授權(quán)的。2、可靠性：系統(tǒng)中存儲(chǔ)的電子文件要能夠準(zhǔn)確反映其所證明的活動(dòng)、事實(shí)及事務(wù)活動(dòng)過程，在后續(xù)的事務(wù)活動(dòng)過程或活動(dòng)中可以以其為依據(jù)，這要求電子文件管理系統(tǒng)能夠保證電子文件的內(nèi)容信息和背景信息真實(shí)可信。3、完整性：對(duì)于保存在系統(tǒng)中電子文件，系統(tǒng)能夠保證期信息的齊全，防止對(duì)其進(jìn)行未授權(quán)的改動(dòng)，一旦發(fā)生改變，系統(tǒng)能夠?qū)@種改動(dòng)進(jìn)行追蹤，并能夠恢復(fù)到最后一次改動(dòng)的狀態(tài)。4、可用性：電子文件管理系統(tǒng)要能夠使其保存的電子文件以有效的方式查找、檢索、呈現(xiàn)和理解，電子文件可以得到利用。5、長期保存：為了能夠持續(xù)收集、選擇、組織最有價(jià)值的文件信息資源，對(duì)其進(jìn)行長期保存，確保其真實(shí)性、完整性、有效性，并在相應(yīng)的權(quán)利保護(hù)下可以為電子文件管理系統(tǒng)的用戶所獲取。這是我們進(jìn)行電子文件管理的核心目標(biāo)，也是我們對(duì)電子文件管理活動(dòng)的要求，一切電子文件的活動(dòng)都應(yīng)建立在這個(gè)核心目標(biāo)之上，離開了任何一點(diǎn)，我們進(jìn)行電子文件管理也將失去意義。因此我把這作為構(gòu)建電子文件管理模式的結(jié)構(gòu)體系的靶心。

（二）法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐是電子。1、文件管理模式的主要內(nèi)容。國家層面應(yīng)制定電子文件管理活動(dòng)的方針、政策、法律、條例，使電子文件管理活動(dòng)在國家總攬全局、統(tǒng)一指導(dǎo)、有效監(jiān)督的條件下有條不紊地進(jìn)行，同時(shí)完善電子文件管理組織體制，保障電子文件在服務(wù)組織機(jī)構(gòu)管理活動(dòng)，建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，目前比較成熟的，模型是開放檔案信息系統(tǒng)（OAIS），鼓勵(lì)發(fā)展電子文件管理軟件和設(shè)備產(chǎn)業(yè)，加強(qiáng)電子文件數(shù)字中心的建設(shè)，推動(dòng)電子文件技術(shù)的創(chuàng)新，探索電子文件管理的最佳實(shí)踐，并以示范經(jīng)驗(yàn)推廣應(yīng)用。法律政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)創(chuàng)新、商業(yè)模式、組織機(jī)制和最佳實(shí)踐之間是相輔相成、密不可分的。

（三）電子政務(wù)戰(zhàn)略、電子商務(wù)戰(zhàn)略、數(shù)字資源戰(zhàn)略和文獻(xiàn)收藏戰(zhàn)略與電子文件。管理模式（國家戰(zhàn)略）構(gòu)建一體化。我國電子文件管理模式在構(gòu)建過程中，要站在國家層面進(jìn)行規(guī)劃，采用自頂向下的設(shè)計(jì)方式，這就與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科技等外部因素相互滲透，因?yàn)榫鸵紤]國家在制定電子政務(wù)戰(zhàn)略、電子商務(wù)戰(zhàn)略、數(shù)字資源戰(zhàn)略和文獻(xiàn)收藏戰(zhàn)略等綜合考慮，實(shí)現(xiàn)電子文件與其他資源管理相融合。