淺談電子文件檔案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施

仲維麗

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，信息化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷加快，電子文件檔案被越來(lái)越廣泛的采用，因其自身有著紙質(zhì)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)越性，使得辦公變得越來(lái)越簡(jiǎn)單高效快捷。然而科學(xué)是一把雙刃劍，電子文件檔案一方面減輕了勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了人們的工作效率，一方面也存在著諸多風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。針對(duì)這些問(wèn)題，檔案管理部門應(yīng)在使用計(jì)算機(jī)管理檔案的同時(shí)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控，力求使風(fēng)險(xiǎn)降到最低?；诖耍疚木碗娮游募n案的優(yōu)越性及其風(fēng)險(xiǎn)防控措施進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：電子文件檔案；優(yōu)越性；風(fēng)險(xiǎn)性；管理舉措

電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，使檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來(lái)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。隨著現(xiàn)化化進(jìn)程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應(yīng)有的作用。但是如何面對(duì)電子檔案的優(yōu)長(zhǎng)與不足，使檔案工作在網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的環(huán)境中生存與發(fā)展，成為我們不得不思考的問(wèn)題。因此，我國(guó)檔案管理者應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)我國(guó)檔案管理的電子化進(jìn)程，使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底的革命。

1 電子檔案相較于紙質(zhì)檔案具有的優(yōu)越性

1.1 電子檔案的發(fā)展使人們擺脫了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔保存的乏陳工作，大大減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的網(wǎng)絡(luò)化為信息的歸檔保存和檢索提供了便捷的管理手段，減少了工作人員立卷、存檔、檢查、尋找的難度。同時(shí)虛擬的信息網(wǎng)絡(luò)也大大節(jié)省了保存檔案需要占用的空間，延長(zhǎng)了檔案文件存留的時(shí)間，避免了文件檔案因存留時(shí)間過(guò)久、保存空間潮濕、過(guò)于頻繁的搬動(dòng)等原因造成磨損、遺漏和丟失。

1.2 傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件檔案需要專門的工作人員在完成文書后進(jìn)行逐字逐句的檢閱，確保文字準(zhǔn)確、章節(jié)連貫、語(yǔ)句通順、理論健全

逐一排除檢查完畢后，一旦需要增缺補(bǔ)漏或是進(jìn)行修改完善，則需要將已經(jīng)修訂好的檔案拆封拆卷重新訂做。但文件檔案采用微機(jī)電子網(wǎng)絡(luò)化管理后，檔案用計(jì)算機(jī)文檔即可增刪補(bǔ)改，可隨時(shí)進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，無(wú)需反復(fù)拆卷，無(wú)需重新修訂，更無(wú)須積存待檢修檔案。如此省時(shí)省力，高效便捷。亦可防止因反復(fù)的拆卷導(dǎo)致文件的遺失。

1.3 電子文件檔案的保密性明顯高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案

前人為了將重要的紙質(zhì)檔案很好地保留，防止被人窺見其中辛密，多會(huì)建造類似于現(xiàn)代防空洞一樣的幽深密室，亦或在隱秘之地挖掘秘密窯洞將檔案深埋，費(fèi)時(shí)費(fèi)心費(fèi)力還多有此地?zé)o銀三百兩之嫌。而檔案管理的電子化就省事得多了，將所有的文檔歸于小小的計(jì)算機(jī)里，一個(gè)保密設(shè)置密碼鎖一上，任你是有千軍萬(wàn)馬還是能工巧匠均無(wú)法窺探絲毫。并且電子檔案可設(shè)置成單分文件閱讀，如此就連卷宗的查閱修改人員也只能查閱其所需要的部分，無(wú)法借機(jī)閱讀檔案的其他文件，從而保證了文件的保密性。

1.4 電子檔案更便于人們進(jìn)行閱讀和理解

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是人工進(jìn)行編輯、修訂的，立卷人多是根據(jù)自己的理解進(jìn)行編譯，對(duì)于立卷標(biāo)準(zhǔn)的尺度掌握帶有強(qiáng)烈的主觀意識(shí)。這就為后來(lái)翻閱的人增加了閱讀理解難度，常言一百個(gè)讀者有一百個(gè)哈姆雷特。但若文書檔案由微機(jī)進(jìn)行管理編譯成電子文檔。檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來(lái)，從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來(lái)，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

2 電子檔案存在的風(fēng)險(xiǎn)

文件檔案的電子化一方面節(jié)省了人們對(duì)文檔進(jìn)行收集、保管、利用的成本，提高了工作效率，一方面也存在著諸多不安全因素，導(dǎo)致電子檔案的不真實(shí)、不完整和不可靠，影響其效力的發(fā)揮。那么文件檔案的電子化究竟存在哪些風(fēng)險(xiǎn)呢？

2.1 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面存在著不安全因素

由于網(wǎng)絡(luò)是開放的，任何人都能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，電子檔案的內(nèi)容和形式很容易被非法改動(dòng)、刪除、復(fù)制等，并且改后往往不留有任何痕跡。

2.2 制度管理方面的不安全因素

電子檔案的編寫、搜集、整合、存檔、修改、檢索、維護(hù)、更新等都需要通過(guò)檔案管理人員的日常操作完成。參與的人數(shù)眾多。加之網(wǎng)絡(luò)的開放性，普通大眾也多能參與到各種電子檔案的編寫和修改當(dāng)中，人員的專業(yè)素養(yǎng)值得考究，業(yè)務(wù)水準(zhǔn)參差不齊，因此經(jīng)常會(huì)有一些管理上的漏洞，導(dǎo)致電子檔案信息被盜、泄密或者丟失。

2.3 電子檔案的保存上不穩(wěn)定

電子檔案存儲(chǔ)的磁性材料從保存時(shí)限上說(shuō)最長(zhǎng)也就100年，而且其性質(zhì)極不穩(wěn)定，遇熱、濕、強(qiáng)磁場(chǎng)或技術(shù)升級(jí)等問(wèn)題極容易丟失或破壞。再次，電子檔案在某種意義上說(shuō)是“電”檔案，它依賴于電能。一旦遭遇斷電，電子檔案是無(wú)法服務(wù)的，甚至可以說(shuō)，一旦失去了電力供應(yīng)，那么電子檔案將不復(fù)存在。

3 風(fēng)險(xiǎn)防控措施

3.1 應(yīng)做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，要進(jìn)行使用權(quán)限的審核，根據(jù)各種人員設(shè)置利用級(jí)別，進(jìn)行利用權(quán)限的認(rèn)定。其次，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。做好拷貝的提供與回收管理。應(yīng)盡量避免把載體上存儲(chǔ)的信息全部拷貝，采取技術(shù)手段防止所提供拷貝的資料再?gòu)?fù)制。第三，要加強(qiáng)電子檔案使用中的安全措施，對(duì)電子檔案的信息內(nèi)容根據(jù)密級(jí)層次進(jìn)行有效管理，系統(tǒng)要對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)生成相關(guān)記錄，以作為日后查證的依據(jù)，從而保證電子文檔的原始性和真實(shí)性。

3.2 要建立統(tǒng)一的電子文件管理體制

首先，應(yīng)實(shí)行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成、歸檔到查閱、利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行；再次，要制定科學(xué)、合理、統(tǒng)一的電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)；最后，檔案部門在接收電子文件時(shí)，要對(duì)歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性，真實(shí)性進(jìn)行鑒定。

3.3 應(yīng)優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，建立一批新時(shí)代的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案部門應(yīng)重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)和管理人員，盡量使用素質(zhì)高，思想好，責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。檔案管理部門應(yīng)盡快改變保管型人員過(guò)多、結(jié)構(gòu)單一的檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀，建立一支具有較高素質(zhì)，結(jié)構(gòu)合理，適應(yīng)信息時(shí)代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊(duì)伍。

結(jié)束語(yǔ)

電子文件檔案的形成得益于高速發(fā)展的電子科技，它有著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔所無(wú)法比擬的優(yōu)越性，但也有著其自身固有的風(fēng)險(xiǎn)性，我們不僅要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使電子檔案更好地為社會(huì)大眾服務(wù)。

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