關(guān)于就業(yè)管理局檔案管理的探討

曾憲梅

[摘 要]檔案管理可謂是人類特定文化活動的一種總結(jié)，這項(xiàng)工作是對各個(gè)單位的資源信息進(jìn)行分類總結(jié)加以整理利用。做好檔案管理工作不僅能夠有效地提升檔案的管理利用率，又能降低檔案的管理成本，不斷提高就業(yè)的工作效率。本文主要介紹了就業(yè)管理局的檔案管理工作意義，以及現(xiàn)今存在的一些問題，并提出了相應(yīng)的管理解決辦法。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；就業(yè)管理局

一、就業(yè)管理局檔案管理工作的意義

檔案管理是對歷史負(fù)責(zé)，也是為未來服務(wù)的一向重要工作，它體現(xiàn)了某個(gè)機(jī)構(gòu)的建成、發(fā)展等一步步的腳印，這對于構(gòu)建和諧社會以及全面建設(shè)小康社會都有著重要意義，它的工作滲透到了社會的方方面面。如今做好檔案管理工作不僅是某個(gè)機(jī)構(gòu)資料的保存，也是徹底貫徹黨的精神，提高黨執(zhí)政能力的具體體現(xiàn)。檔案是社會精神文化的載體，檔案是一種精神文明物質(zhì)化的產(chǎn)物，它作為一種凝固的載體將人類的思想活動進(jìn)行記錄并良好地傳播下來，在今后的文化傳播、交流中都是功不可沒的。

就業(yè)管理局的檔案管理同樣體現(xiàn)了為人民負(fù)責(zé)的態(tài)度，作為具有社會共享性質(zhì)的檔案它的管理工作是順應(yīng)社會發(fā)展的，是符合人民所需的。人民只有通過檔案的查閱，才能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在以及相信未來。做好檔案的管理工作，是對這個(gè)機(jī)構(gòu)工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，人們要通過檔案的記錄去了解過去發(fā)生在這個(gè)機(jī)構(gòu)的事件，目前的存在情況以及在未來會有什么樣的作用。所以，這就要求我們必須重視檔案管理工作，必須認(rèn)真貫徹落實(shí)黨的十八大精神，去完善自身的檔案管理，這是對自身的發(fā)展負(fù)責(zé)的體現(xiàn)。

二、目前就業(yè)管理局檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠。許多機(jī)構(gòu)在對于檔案管理工作中，都是不把它看重的，認(rèn)為它是幕后工作，相對于前線的工作者來說，比較不容易受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，所以工作人員也不怎么上心。具體在檔案工作中的重視體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一是工作人員本身對工作的懈怠，整理檔案時(shí)沒有經(jīng)過正規(guī)的培訓(xùn)，擺放沒有科學(xué)依據(jù)；第二是單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，沒有加大對檔案管理的力度；第三就是資金投入不足，導(dǎo)致檔案的人力、設(shè)備都存在著一定的缺陷。目前就業(yè)局的檔案保管空間存在著面積小、容量小、飽和度高的特點(diǎn)，所以在收集上難免會出現(xiàn)不完整或遺漏的情況，文件材料的把關(guān)力度也不夠，材料受損厲害?？傊瑱n案管理工作在目前的就業(yè)管理局中是不受重視的。

2.工作人員安排流動性較大。檔案管理工作在就業(yè)管理局本身就不受到重視，所以在人員安排上就存在著各種各樣的問題。例如檔案管理的人員流動性較大，并不存在固定的檔案管理人員，許多人都是身兼數(shù)職。具體表現(xiàn)在許多單位的二級機(jī)構(gòu)檔案人員變換頻繁，這就導(dǎo)致新接手檔案管理工作的人需要重新去適應(yīng)檔案管理工作，這對檔案管理工作的深入發(fā)展是十分不利的。在檔案管理工作的交換時(shí)期，容易對檔案資料的穩(wěn)定性和完整性造成破壞，由于檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案管理工作的深入發(fā)展，工作的創(chuàng)新都是沒有幫助的。同時(shí)檔案管理人員的素質(zhì)沒有嚴(yán)格的把關(guān)，管理程序并不嚴(yán)謹(jǐn)，這就導(dǎo)致檔案工作存在著嚴(yán)重的缺陷。

3.檔案管理工作質(zhì)量較低。檔案管理工作質(zhì)量和利用效率都較低時(shí)當(dāng)今就業(yè)局檔案管理檔案的普遍特點(diǎn)。檔案管理的質(zhì)量高是為了更好地提升檔案的利用效率。但經(jīng)過這些年的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，檔案管理質(zhì)量和利用效率上有著差距。具體表現(xiàn)在檔案管理分類不夠合理，檔案的期限劃分不準(zhǔn)確，有的更注重文件的歸檔，但有些相關(guān)資料卻沒有放在一起。這對于查閱以及資料的保存都是十分不利的。

三、檔案管理工作的整理建議

1.加強(qiáng)重視程度。無論什么單位，只有領(lǐng)導(dǎo)充分重視，這個(gè)機(jī)構(gòu)才會有更多發(fā)展的可能。檔案管理工作做得好壞需要由領(lǐng)導(dǎo)來帶動，首先筆者提倡的是對檔案管理工作簡歷責(zé)任制，要充分明確主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，其次要建立機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以檔案工作室為中心的檔案工作，各個(gè)部門都積極配合資料的搜集和遞送，最后要充分建立以領(lǐng)導(dǎo)為核心，分類保存，逐級負(fù)責(zé)校對，讓檔案管理工作井井有條地進(jìn)行。

2.把握管理規(guī)范重點(diǎn)。檔案管理也要分清管理重點(diǎn)，文件材料的歸納是檔案工作的重中之重，所以做好檔案歸納工作是檔案工作的中心。文件的歸納和管理要把好幾個(gè)關(guān)卡，首先要做好材料的收集，確保文件的完整性。其次要保證文件歸檔的分類標(biāo)準(zhǔn)化，讓檔案歸納規(guī)范，便于查找。接著要做好文件資料的管理工作，確保文件在檔案管理室的安全性。最后要將文件的保密工作做好，保證文件檔案的材料內(nèi)容不泄露。

3.加強(qiáng)檔案管理人才建設(shè)。任何職務(wù)都需要有專業(yè)的人才，穩(wěn)定的人才去維護(hù)才有深度開發(fā)的可能。檔案的管理工作者要保證自身管理的科學(xué)性和高素質(zhì)，筆者認(rèn)為檔案管理隊(duì)伍需要著力去建設(shè)作風(fēng)精良、充滿活力、高效高質(zhì)的品格。這需要各級領(lǐng)導(dǎo)不斷加強(qiáng)對檔案管理工作的培訓(xùn)力度，組織開展一些檔案管理的培訓(xùn)，營造出人才成長的良好環(huán)境。對于檔案管理工作人才，要要求他們具有高度的專業(yè)技能、知識水平、工作熱情以及良好地導(dǎo)讀素養(yǎng)。著力建設(shè)復(fù)合型檔案管理人才。與此同時(shí)要不斷地加強(qiáng)檔案管理工作人員的再學(xué)習(xí)再教育，這樣能夠保證工作質(zhì)量的不斷攀升，可以通過培訓(xùn)或者指派到各級地方去進(jìn)行檔案管理工作的學(xué)習(xí)。

檔案管理工作人員不僅要積極參加機(jī)構(gòu)組織的培訓(xùn)，還需要不斷注重自身職業(yè)道德的保守。注重自學(xué)，注重創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，大力弘揚(yáng)“勤奮、創(chuàng)新、奉獻(xiàn)”的精神，做到踏實(shí)、務(wù)實(shí)、注重實(shí)踐的要求。解決新問題在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新。檔案管理工作人員需要不斷地拓寬自身視野，豐富知識技能，在當(dāng)今快速發(fā)展時(shí)期，要把握新行業(yè)和檔案業(yè)務(wù)管理的要求，這需要工作人員不斷自我充電，對檔案管理工作引發(fā)新的思考，進(jìn)行工作內(nèi)容的創(chuàng)新。

4.健全網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。新時(shí)期檔案管理工作不能缺少網(wǎng)絡(luò)管理，所以筆者認(rèn)為，需要著重對文件檔案資料進(jìn)行電子化辦公。首先要將已經(jīng)保存的紙質(zhì)檔案通過拍照、掃描等方式進(jìn)行信息化處理制作成對應(yīng)的電子檔案。接著建立健全紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理機(jī)制。通常在查閱和檢索檔案資料的時(shí)候利用電子檔案進(jìn)行，減少紙質(zhì)檔案的使用磨損。與此同時(shí)要加強(qiáng)檔案分類管理，減少資源浪費(fèi)。對于照片、影像等資料的存儲，要充分利用電子檔案的優(yōu)勢性，減少不必要的資源和空間浪費(fèi)。最后要建立健全檔案安全保密制度。根據(jù)國家法律法規(guī)要求，結(jié)合本單位具體情況，來制定切實(shí)有效的電子檔案和紙質(zhì)檔案文件安全保密制度。

在采取措施時(shí)，要注重技術(shù)的安全，軟件的安全，具有高度的專業(yè)性和保密性。在選擇檔案管理軟件時(shí)要充分地對其應(yīng)用性、安全性、維護(hù)性以及開發(fā)性進(jìn)行考量，甚至要對軟件開發(fā)者和設(shè)計(jì)者都身份進(jìn)行確認(rèn)，這樣才有使用的安全保證。

四、結(jié)語

檔案管理工作需要不斷地加強(qiáng)自身的內(nèi)涵，需要結(jié)合新時(shí)代的要求創(chuàng)新工作內(nèi)容，這樣才能夠有效地保證檔案管理工作的生機(jī)與活力，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向更高的層面發(fā)展。檔案管理工作不僅要在資金和技術(shù)上加大投入，還需要從上層建筑中的管理制度入手，讓上層建筑與經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)有效結(jié)合，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的突破。

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