當前民政檔案管理工作存在的問題與強化措施研究

付茸羽

[摘 要]民政工作歷史悠久，內(nèi)容豐富，涵蓋面廣，作為記錄民政工作歷史的民政檔案不但門類廣數(shù)量多，而且作為維護群眾權益的原始憑證，民政檔案管理不僅對民政部門很重要，是其一項非常重要的基礎性工作，同時，它還是國家檔案事業(yè)的組成部分。如果能科學地管好用好民政檔案，對民政部門職能的充分發(fā)揮和各項工作的順利開展是很有積極意義的，此外，該項工作還密切關系著群眾的社會權益和切身利益。因此要認清民政檔案管理工作的意義，發(fā)現(xiàn)其中的問題，并思考解決的措施。該文在這方面做了簡要探討。

[關鍵詞]民政；檔案管理

隨著黨的群眾路線工作的深入開展，在構建有中國特色的社會主義和諧社會中，民政工作的作用越來越大。利民之政，為民辦事，這是民政工作的基本方針，也是黨的群眾路線的要點。而作為是民政部門一項重要的基礎性工作，民政檔案管理在發(fā)揚民主、尊重民權、維護民眾利益方面具有不可代替的作用。如何才能科學高效地做好民政檔案管理工作。經(jīng)過多年的實踐工作，圍繞這一問題做了深入探析。

一、當前民政檔案管理工作存在的問題

民政各項工作的往外延伸及民政檔案資料的積累，除了有相對完善的檔案資料管理制度和檔案資料分類大綱外，還需要對檔案資料進行專業(yè)規(guī)范的分門別類立卷歸檔。指定專業(yè)的管理人員，對于較少使用、年限較長的檔案資料進行定期整理與封存。雖然在全國范圍內(nèi)的民政檔案工作開展中也取得一定的成果，但在實際工作中也存在著一些薄弱環(huán)節(jié)，現(xiàn)做如下歸納。

1.對民政檔案管理工作不夠重視

重業(yè)務輕檔案，這種思想在部分民政部門中已經(jīng)根深蒂固。檔案管理意識不濃，檔案管理方面的投入的資金不足，硬件設施不完善，導致檔案的存放和管理不夠規(guī)范；對檔案管理人員的培訓不夠重視，導致檔案管理從業(yè)人員業(yè)務素質(zhì)欠缺，檔案管理知識缺乏。因而，檔案資料殘缺不全、行文不夠規(guī)范及“三色筆”等現(xiàn)象十分普遍，這嚴重影響了民政檔案的質(zhì)量和保存壽命。

2.歸檔不齊全和檔案資料收集難

由于種種原因，檔案工作人員在收集和整理檔案材料時，往往收不齊全，這樣一來，一些有價值的、必須歸檔的資料難免就被遺漏了，這給民政檔案管理工作造成的損失是很大的，甚至會使檔案管理陷入被動。更有甚者，個別檔案管理人員無大局意識，只顧及個人利益，看到有考察利用價值的檔案資料時，并不及時移交，這樣就會出現(xiàn)檔案空缺的現(xiàn)象，檔案的完整性以及日后的再發(fā)掘利用更無從談起了。等需要拿出來指導日常工作時，定會有諸多不便。

3.檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)有待提高

近年來，盡管相關部門在提高檔案管理人員的素質(zhì)方面做了許多工作，但由于檔案管理人員“半路出家”的居多，要通過一定的工作實踐和自學才能對檔案專業(yè)知識有感性認識，檔案管理人員的專業(yè)知識儲備量和理論水平還相對于檔案信息化的發(fā)展要求還遠遠不夠，這直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，導致檔案管理觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新思維，極大阻礙了民政檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4.檔案管理信息化水平有待提高

檔案管理的信息化主要包括以下幾個方面：一要實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡化和數(shù)字化，二要實現(xiàn)檔案信息傳遞、接收、存儲和提供利用的整體化，三要實現(xiàn)檔案信息充分共享，四要觸發(fā)檔案管理模式的革新。進入21世紀，信息化已經(jīng)滲透于社會發(fā)展的各個領域。檔案管理也逐步邁向現(xiàn)代化、信息化。

二、改進民政檔案管理工作的方法

1.強化檔案管理思維

強化檔案資料的收集意識。第一，將檔案管理工作放在與其他業(yè)務工作同等重要的地位上，在廣大干部職工中大力宣傳檔案工作的重要性、現(xiàn)實意義，使越來越多的人都能積極主動地參與檔案管理工作，督促相關職能科室和部門及時主動上交歸檔材料。第二，要有超前的意識，把功夫下在平時，及時收集、整理日常文件資料，將來歸檔時就會事半功倍。對不能立即歸集的，要做好整理和交接登記，掌握資料的去處，方便以后的整理歸檔。

2.加強檔案管理工作隊伍建設，提高檔案從業(yè)人員的業(yè)務素質(zhì)

加強檔案管理工作人員隊伍建設是搞好檔案工作的重中之重。首先對擔任檔案管理員的人選要擇優(yōu)錄用，將以下標準納入檔案管理人員錄用標準中，即講政治、具有高度的責任心和嚴格的紀律性，業(yè)務上能夠做到勤、熟、精。其次，通過加強業(yè)務培訓來提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和實際工作能力，因為只有這樣才能不斷適應現(xiàn)代檔案管理工作的需要。再次，要充分發(fā)揮網(wǎng)格化體系作用，檔案管理人員一方面要在整理收集科室和個人手中的檔案資料時要起到主導作用，應該收的一定不允許有所缺漏；另一方面要對各業(yè)務部門負責檔案工作的人員進行大力指導和協(xié)助，最終使科室檔案和機關檔案的管理變得更加規(guī)范。最后，開展業(yè)務交流，提高檔案管理水平，開闊視野，總結教訓，改進工作方法，提高工作效率。

3.做好檔案管理的升級達標工作，真正做到標準化、規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化

開展檔案管理達標升級活動，作為完善和開展檔案管理工作的一個有效手段，能較為顯著地增強民政干部的檔案意識，并強化檔案規(guī)范化管理。標準化指嚴格遵循文件規(guī)定，每個節(jié)點都要符合升級要求；規(guī)范化即完善規(guī)章制度，使管理檔案合乎規(guī)范；科學化指借鑒好的歸檔理念，從科室自身實際出現(xiàn)，逐步形成門類相對齊全、管理相對有序的綜合檔案規(guī)范體系；現(xiàn)代化指改善保管條件，加強硬件設施建設，為規(guī)范化管理檔案提供必備的物質(zhì)條件。

4.重視檔案利用，不斷服務民生

要對涉及這些內(nèi)容的原始檔案作為管理的重點，即涉及城鄉(xiāng)居民最低生活保障、優(yōu)撫安置、行政區(qū)劃調(diào)整、地名數(shù)據(jù)等方面的。加快檔案信息開發(fā)利用的腳步，探索解決利用檔案難的問題，使民生檔案真正為人民群眾所用。

三、結語

民政檔案管理工作必須從實際情況出發(fā)，以實行檔案綜合管理為手段，在貫徹落實《中華人民共和國檔案法》及有關法規(guī)的基礎上，積極配合檔案行政管理部門，更好地服從和服務民政工作的大局。只有這樣才能實現(xiàn)檔案管理的法制化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，才能進一步提高民政檔案的管理水平，為民政事業(yè)的發(fā)展做好服務。

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