關(guān)于軍隊(duì)會計(jì)檔案管理的若干思考

張芳翊

摘 要 隨著軍隊(duì)財(cái)務(wù)信息化的深入發(fā)展，會計(jì)檔案管理工作作為財(cái)務(wù)工作的最后環(huán)節(jié)，是不容忽視的重要組成部分。進(jìn)一步完善會計(jì)檔案管理，對于確保會計(jì)信息的安全完整和會計(jì)工作的連續(xù)性至關(guān)重要。

關(guān)鍵詞 會計(jì)檔案 管理信息化

軍隊(duì)會計(jì)檔案是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯集中心，它全面、連續(xù)、系統(tǒng)地反映了軍隊(duì)各單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動實(shí)質(zhì)，為分析總結(jié)軍隊(duì)財(cái)務(wù)工作、研究軍隊(duì)經(jīng)濟(jì)活動發(fā)展規(guī)律、預(yù)測未來發(fā)展方向、制定經(jīng)費(fèi)計(jì)劃、編制預(yù)算等提供了參考資料，有利于提高軍隊(duì)財(cái)務(wù)管理水平和經(jīng)費(fèi)使用效益。隨著信息技術(shù)在軍事各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，會計(jì)數(shù)據(jù)資料由紙質(zhì)向電子介質(zhì)轉(zhuǎn)變，這對于會計(jì)檔案信息化管理和財(cái)務(wù)隊(duì)伍建設(shè)提出了更高的挑戰(zhàn)和要求。

一、會計(jì)檔案管理的基本工作內(nèi)容

軍隊(duì)會計(jì)檔案包括軍隊(duì)各級單位在經(jīng)濟(jì)管理活動中產(chǎn)生的，能反映其實(shí)質(zhì)業(yè)務(wù)活動內(nèi)容的原始憑證、記賬憑證、各類會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、預(yù)決算報(bào)表、銀行對賬單、票據(jù)存根、移交清冊、數(shù)據(jù)備份盤等專業(yè)會計(jì)資料。

會計(jì)年度終了時，會計(jì)人員對當(dāng)年所有完結(jié)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)處理完畢后，會同檔案管理員整理會計(jì)檔案資料，并裝訂立卷成冊，入盒歸檔。具體工作內(nèi)容如下：首先，清理分類會計(jì)憑證，按順序號、月份、適當(dāng)厚度排列，確定裝訂的本數(shù)。然后，檢查憑證相關(guān)附件是否齊全，信息是否完整，對紙張的大小按規(guī)定進(jìn)行適當(dāng)裁剪。再打印憑證封面，并填寫好憑證種類、起止號碼等信息，加蓋單位公章和相關(guān)人員印章，最后將封皮與整理好的憑證裝訂成冊，入盒歸檔。二是年度結(jié)賬后，按規(guī)定格式在財(cái)務(wù)記賬軟件系統(tǒng)中打印各類會計(jì)賬簿，按分類填寫封面，會計(jì)主管審核簽字加蓋公章印章后，按順序裝訂，立卷成冊，入盒保管。三是將全年的所有報(bào)表按單位、類別、時間先后順序整理，編制案卷封面和目錄，寫明報(bào)表名稱、頁數(shù)、歸檔日期等，經(jīng)會計(jì)負(fù)責(zé)人審核簽字蓋章后，裝訂入盒歸檔。四是要對其他應(yīng)歸檔的會計(jì)資料認(rèn)真篩選、鑒別、清理，按類別和時間順序分類裝訂，注明相關(guān)信息，立卷入盒。將這些資料整理完畢，存放在檔案室專門的檔案柜中，交由專人統(tǒng)一管理。

會計(jì)檔案根據(jù)其性質(zhì)和保存價值以及管理單位的具體情況，分為5、10、15、25年和永久保管。會計(jì)檔案室要保持通風(fēng)透光，注意清潔衛(wèi)生，保證會計(jì)檔案防蛀、防潮、防火、防盜等。檔案供本單位和上級單位使用，除特殊情況外，不得外借。管理員要注意，查閱檔案時要及時登記，不得對其隨意標(biāo)注、涂改、拆散或復(fù)制等。保管期滿，由財(cái)務(wù)部門同保密部門組成鑒定小組，嚴(yán)格審查并編制銷毀清冊，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時銷毀，并將簽字蓋章標(biāo)有“已銷毀”字樣的銷毀清冊交由檔案管理員保管。

二、會計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

會計(jì)檔案管理工作比較繁瑣，常年積攢的會計(jì)資料繁多、雜亂，由于整理或移交不清，導(dǎo)致重新理清比較困難，遺留問題較多。會計(jì)人員對會計(jì)檔案的態(tài)度，容易出現(xiàn)思想上重視，工作上怠慢，說起來重要，做起來次要，忙起來不要的現(xiàn)象。

（二）管理人員素質(zhì)相對不高

檔案管理人員相對臨時，業(yè)務(wù)能力水平不高，對會計(jì)業(yè)務(wù)、檔案管理等知識和制度規(guī)定掌握不透徹，運(yùn)用不到位，對工作的重要程度認(rèn)識不清，責(zé)任心不高，態(tài)度不認(rèn)真。在日常工作中容易出現(xiàn)會計(jì)資料錯放、遺漏甚至丟失的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)的深入滲透，檔案管理信息化水平的提高，對管理人員的信息技術(shù)水平提出了更高的要求。但是，目前軍隊(duì)檔案管理不設(shè)專職，既懂財(cái)務(wù)又懂檔案又精于計(jì)算機(jī)的人才相對匱乏，使得會計(jì)檔案管理工作還停留在手工操作階段。

（三）管理制度有待規(guī)范

借閱登記制度偏于形式，手工登記漏登、誤登，出錯率高。外借制度執(zhí)行不嚴(yán)格，無審批手續(xù)，不按時歸還，管理員疏于督促。保管期限屆滿沒能及時銷毀，或者沒有嚴(yán)格按規(guī)定編制銷毀清冊，或者清冊不清，監(jiān)銷制度以及銷毀后的后續(xù)登記、簽字、存檔制度執(zhí)行不嚴(yán)。目前，很多單位還沒有建立會計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)，不能有效定位、檢索、查閱會計(jì)檔案信息。另外，軍隊(duì)財(cái)務(wù)工作人員變動頻繁，交接時間短、任務(wù)命令急，導(dǎo)致交接不清，會計(jì)資料出現(xiàn)漏缺，且不容易補(bǔ)全。隨著財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息化程度提高，信息數(shù)據(jù)的維護(hù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件的升級等方面需要完善并適時引進(jìn)相關(guān)人才。

（四）檔案設(shè)備有待改進(jìn)

一些單位硬件設(shè)備不完善，沒有統(tǒng)一制式的鐵皮柜和文件資料盒，防火、防潮、防盜、防磁等設(shè)施不達(dá)標(biāo)；軟件設(shè)施建設(shè)有待進(jìn)一步推進(jìn)，沒有建立會計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫信息平臺，不能生成目錄檔案，自動檢索、自行查閱憑證、賬簿、報(bào)表、文件資料等會計(jì)信息。多數(shù)單位是手工查閱，效率低，易出錯。

三、加強(qiáng)會計(jì)檔案管理的對策

會計(jì)檔案種類繁多，保管年限長，隨著信息技術(shù)深入滲透到軍隊(duì)財(cái)務(wù)工作的各個環(huán)節(jié)，要求主管領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)會計(jì)檔案的規(guī)范化管理，提高工作的執(zhí)行力，促進(jìn)會計(jì)工作的完整連貫性，不僅要重視設(shè)施的配備、人才的培養(yǎng)，更要注重制度的規(guī)范和軟件的升級。

（一）加強(qiáng)規(guī)范檔案管理制度的健全

一是要規(guī)范會計(jì)檔案立卷、保管制度，細(xì)化憑證封面的格式及填寫要求、簽字印章的齊全、所附張頁的粘貼方法、裝訂的厚度和順序、附件的完整、檔案盒的統(tǒng)一制式等具體操作流程；二是要制定詳細(xì)的借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行外借審批手續(xù)、登記標(biāo)準(zhǔn)和保密要求，防止出現(xiàn)憑證被任意涂改、批注、損壞、玷污、丟失或泄密等現(xiàn)象；三是要完善會計(jì)檔案移交工作，財(cái)務(wù)人員崗位交接時，要按照規(guī)定的程序，將已完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理完畢，分類整理會計(jì)資料，編制移交清冊，交接人及會計(jì)主管人員復(fù)核確認(rèn)并簽字蓋章，對未結(jié)事項(xiàng)和遺留問題，附詳細(xì)的書面說明，一并交與檔案管理員保管；四是要健全檔案銷毀制度，保管期滿，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時整理并編制銷毀清冊，保密和審計(jì)部門要做好監(jiān)督核查工作，嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行銷毀工作，認(rèn)真逐一清點(diǎn)，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，簽字蓋章后，完成檔案的銷毀和銷毀記錄文件的妥善保管工作。

（二）加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

新時期信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案具有信息量大、時效性強(qiáng)、實(shí)時更新、查閱頻繁的新的發(fā)展趨勢。逐步推進(jìn)會計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)平臺的建立，設(shè)置錄入、查閱、檢索、分類、輸出、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，以滿足日常查詢、數(shù)據(jù)交換、統(tǒng)計(jì)分析等需求，達(dá)到資源共享的目的，提高工作效率，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的軍隊(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的發(fā)展要求。計(jì)算機(jī)存儲容量和速度的提升，使得會計(jì)電算化具備了更強(qiáng)大的處理和存儲能力。會計(jì)檔案管理信息化不僅僅是簡單地信息錄入、檢索和輸出，更會涉及各層面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和文件資料的傳輸和共享，從而實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)公共查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能。檔案室成為數(shù)據(jù)采集源泉地，會計(jì)檔案電子化后，可以按內(nèi)容類別分類建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，管理員根據(jù)業(yè)務(wù)特征自定義各數(shù)據(jù)庫附屬功能，并負(fù)責(zé)信息的后臺維護(hù)工作。

（三）加強(qiáng)會計(jì)檔案管理設(shè)施改善和人才隊(duì)伍建設(shè)

會計(jì)檔案涉密程度高，要建立專用的會計(jì)檔案室，最好與財(cái)務(wù)室相鄰，并且外部人員不易進(jìn)出。配備全自動化的電子檔案柜和信息應(yīng)用軟件，制定統(tǒng)一檔案盒并粘貼信息條形碼，將位置、種類、內(nèi)容等信息通過技術(shù)手段，反映在電腦軟件系統(tǒng)中，通過數(shù)據(jù)庫平臺實(shí)現(xiàn)共享。定期檢查各類防護(hù)設(shè)施，按時養(yǎng)護(hù)，及時維修和更換。注重會計(jì)檔案管理人員多方面職業(yè)技能的培養(yǎng)，積極補(bǔ)充具備信息技術(shù)、檔案管理、保密機(jī)要等背景的專業(yè)技術(shù)人員，聚焦聯(lián)合知識結(jié)構(gòu)，引進(jìn)復(fù)合型人才，同時開展繼續(xù)教育，著重加強(qiáng)對財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力提升，并注重提高財(cái)務(wù)人員的職業(yè)道德修養(yǎng)和工作責(zé)任感。

（作者單位為海軍指揮學(xué)院財(cái)務(wù)軍需處）