企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理問(wèn)題研究

王春穎

摘 要 企業(yè)費(fèi)用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可避免的支出項(xiàng)目，是反映企業(yè)在一定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)期間各項(xiàng)資源消耗情況的核心指標(biāo)。作為費(fèi)用支出的控制主要內(nèi)容之一就是費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的規(guī)范。本文介紹費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的基本要求，分析了目前企業(yè)在費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)中存在的問(wèn)題，并據(jù)此提出相關(guān)對(duì)策建議。

關(guān)鍵詞 企業(yè)費(fèi)用 費(fèi)用報(bào)銷(xiāo) 票據(jù)管理

企業(yè)費(fèi)用是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中不可避免的支出項(xiàng)目，它是反映企業(yè)在一定的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)期間各項(xiàng)資源消耗情況的核心指標(biāo)。企業(yè)通過(guò)會(huì)計(jì)核算得到一定時(shí)期的企業(yè)費(fèi)用信息，通過(guò)對(duì)該費(fèi)用信息的分析，企業(yè)投資者可以依據(jù)該信息決定是否繼續(xù)跟進(jìn)投資，而對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，則是確定考核標(biāo)準(zhǔn)以及計(jì)算企業(yè)損益的重要指標(biāo)。按照現(xiàn)行財(cái)務(wù)準(zhǔn)則的要求，通過(guò)相應(yīng)的會(huì)計(jì)處理與分類(lèi)核算，可以將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中發(fā)生的每一筆費(fèi)用都列支于不同的項(xiàng)目中。因此，費(fèi)用支出在企業(yè)的財(cái)務(wù)核算以及生產(chǎn)管理中占據(jù)著重要的位置，如何有效地控制費(fèi)用的支出進(jìn)而降低生產(chǎn)成本和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益是每一個(gè)企業(yè)必須要思考的問(wèn)題，對(duì)費(fèi)用支出的控制主要內(nèi)容之一就是建立規(guī)范的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度。

一、企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的基本要求

按照現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則核算要求，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)至少應(yīng)該符合合理性、相關(guān)性、規(guī)范性三個(gè)方面的基本要求。具體內(nèi)容包括：

（一）合理性

合理性是指費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的內(nèi)容必須符合現(xiàn)行會(huì)計(jì)準(zhǔn)則核算要求。企業(yè)內(nèi)有各個(gè)不同的崗位，每個(gè)崗位從事的工作不同，可以報(bào)銷(xiāo)的內(nèi)容也不同，一個(gè)業(yè)務(wù)員可以報(bào)銷(xiāo)一些差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)，經(jīng)理可以報(bào)銷(xiāo)手機(jī)費(fèi)等等；而如果一個(gè)休假的人員，報(bào)銷(xiāo)他在休假期間親戚朋友吃飯的錢(qián)款，顯然就不合理了。這就要求費(fèi)用審核人員從多個(gè)渠道去了解報(bào)銷(xiāo)人員的考勤情況。因此，相關(guān)費(fèi)用在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，可以請(qǐng)考勤人員確認(rèn)時(shí)間的合理性，報(bào)銷(xiāo)人員也必須有正確的報(bào)銷(xiāo)意識(shí)，不是因?yàn)槟阌辛讼嚓P(guān)的經(jīng)費(fèi)額度就可以隨意報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)。

（二）相關(guān)性

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)該是與企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的內(nèi)容。在私營(yíng)企業(yè)中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)將家中的費(fèi)用拿到企業(yè)中報(bào)銷(xiāo)的事情。不是因?yàn)樗綘I(yíng)業(yè)主開(kāi)辦了公司，其中所發(fā)生的任何費(fèi)用支出都是與企業(yè)相關(guān)的。報(bào)銷(xiāo)審核人員在審核費(fèi)用時(shí)，需與私營(yíng)業(yè)主溝通此類(lèi)問(wèn)題。而大型企業(yè)中的費(fèi)用相關(guān)性，更需要有一定的程序要求，往往就會(huì)存在費(fèi)用由誰(shuí)、什么部門(mén)申請(qǐng)的問(wèn)題。這需要在事先完善整個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程，報(bào)銷(xiāo)人員在報(bào)銷(xiāo)時(shí)，也必須注意提供的發(fā)票抬頭必須是公司抬頭，發(fā)票開(kāi)具的內(nèi)容也必須是和報(bào)銷(xiāo)的內(nèi)容相關(guān)。

（三）規(guī)范性

費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)需提供規(guī)范的發(fā)票，粘貼也要符合企業(yè)要求。報(bào)銷(xiāo)流程規(guī)范發(fā)票作為報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的一個(gè)載體，其本身是必須正確的。費(fèi)用審核人員在審核發(fā)票時(shí)，需利用目前信息化的方式，予以查詢(xún)。各地的國(guó)地稅都提供了查詢(xún)發(fā)票的途徑，一旦發(fā)票不真實(shí)，就不得予以報(bào)銷(xiāo)。例如，目前全國(guó)正在開(kāi)展?fàn)I改增的工作，企業(yè)收到2016年5月之后開(kāi)具的營(yíng)業(yè)稅發(fā)票應(yīng)該對(duì)此發(fā)票的真實(shí)性保持一定的懷疑。

二、目前企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)計(jì)劃性不夠

出于企業(yè)資金運(yùn)作的考慮，財(cái)務(wù)部門(mén)希望業(yè)務(wù)部門(mén)能對(duì)費(fèi)用使用提出計(jì)劃，以便財(cái)務(wù)部門(mén)資金運(yùn)作。例如，大額的廣告費(fèi)用支出，業(yè)務(wù)部門(mén)在知曉此費(fèi)用發(fā)生時(shí)，未及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)，而且對(duì)費(fèi)用的支出又有急迫需求，造成財(cái)務(wù)部門(mén)資金運(yùn)作的難度增加。另外，有的企業(yè)對(duì)于費(fèi)用預(yù)算計(jì)劃的編制又過(guò)于死板，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，如果出現(xiàn)特殊情況，導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用支出時(shí)難以用原來(lái)的費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審查考核，又難以及時(shí)進(jìn)行計(jì)劃的調(diào)整，可能會(huì)影響到企業(yè)把握商機(jī)的能力。

（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程系統(tǒng)不規(guī)范

對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理來(lái)說(shuō)，流程的規(guī)范至關(guān)重要，由于認(rèn)知度不足，沒(méi)有規(guī)范的流程，就不能形成一個(gè)較完善的且具有制度化的系統(tǒng)，從而引起一些不必要的問(wèn)題。例如，企業(yè)明確了業(yè)務(wù)人員每月予以報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)招待費(fèi)、手機(jī)費(fèi)等的額度，然而，業(yè)務(wù)人員在實(shí)際報(bào)銷(xiāo)時(shí)，備注了超標(biāo)原因，其領(lǐng)導(dǎo)簽字后，單據(jù)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)認(rèn)為單據(jù)超標(biāo)，簽字流程不能僅到其領(lǐng)導(dǎo)就可以，予以退回，并告知原因，然而業(yè)務(wù)人員仍認(rèn)為是財(cái)務(wù)部門(mén)存心刁難。

（三）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度不夠完善

一方面，企業(yè)對(duì)于費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的制定往往經(jīng)歷一段時(shí)間后再予以執(zhí)行，而對(duì)于新生的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容缺乏可以參考的制度。在有的企業(yè)，甚至大量出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不存在或不合理，利用假發(fā)票報(bào)銷(xiāo)套取資金的現(xiàn)象。例如，為了將無(wú)法入賬的相關(guān)支出、個(gè)人消費(fèi)等變不合理為“合理”而使用虛假發(fā)票，或者通過(guò)編制虛假業(yè)務(wù)或夸大費(fèi)用開(kāi)支，利用套開(kāi)或虛開(kāi)發(fā)票套為私人牟利等。

另一方面，相關(guān)事項(xiàng)的簽批人員簽字樣本更新度不夠，送交財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷(xiāo)的單據(jù)上的領(lǐng)導(dǎo)簽字無(wú)法辨識(shí)，涉及跨部門(mén)簽批的內(nèi)容協(xié)同部門(mén)的簽字級(jí)別等。上述情況的出現(xiàn)都說(shuō)明企業(yè)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度在細(xì)節(jié)方面應(yīng)該更加具體、明晰和規(guī)范。

（四）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)票據(jù)雜亂

發(fā)票作為重要的商事憑證，由于人員對(duì)此的認(rèn)知度不夠，在具體報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中會(huì)存在票據(jù)信息雜亂的現(xiàn)象。例如，報(bào)銷(xiāo)一項(xiàng)招待費(fèi)用，事由寫(xiě)明是招待某某公司人員午餐或者晚宴，而提供的發(fā)票分屬不同企業(yè)開(kāi)具的，每家企業(yè)的發(fā)票金額都不是很大，而且還以定額發(fā)票為主。類(lèi)似這種情況，應(yīng)該有理由懷疑其票據(jù)本身的來(lái)源存在疑點(diǎn)。

此外，開(kāi)具的發(fā)票也存在不符合規(guī)定的現(xiàn)象，主要為經(jīng)辦人員在索要發(fā)票時(shí)，未看清開(kāi)具的發(fā)票單位名稱(chēng)書(shū)寫(xiě)是否正確或規(guī)范，就立即接受、粘貼報(bào)銷(xiāo)單據(jù)，等到單據(jù)傳送到財(cái)務(wù)部門(mén)時(shí)，又發(fā)現(xiàn)名稱(chēng)不對(duì)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)跨月等問(wèn)題，對(duì)方企業(yè)不予換票等現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理的對(duì)策建議

（一）強(qiáng)化費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)計(jì)劃

對(duì)于能預(yù)先知曉的費(fèi)用，應(yīng)提前在系統(tǒng)中計(jì)劃好。例如，業(yè)務(wù)人員每次出差前，都必須在系統(tǒng)中就差旅作出計(jì)劃，經(jīng)審批后，方能出差。對(duì)于臨時(shí)緊急出差的情況，也需在出差途中補(bǔ)齊手續(xù)，使財(cái)務(wù)部門(mén)事先對(duì)費(fèi)用進(jìn)行預(yù)提，減少因集中報(bào)銷(xiāo)等原因造成每月費(fèi)用金額的變化差異；對(duì)于跨年度的費(fèi)用也能及早處理當(dāng)期損益。

（二）規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程

企業(yè)應(yīng)該制定并完善（下轉(zhuǎn)第頁(yè)）（上接第頁(yè)）審批流程，將企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程分為常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)，明確各個(gè)崗位辦理業(yè)務(wù)的范圍、權(quán)限以及相應(yīng)的職責(zé)；編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)定特別授權(quán)的范圍和權(quán)限，嚴(yán)格控制和監(jiān)督特別授權(quán)；規(guī)范企業(yè)各層管理人員在授權(quán)范圍內(nèi)的行使職權(quán)和職責(zé)；對(duì)重大事項(xiàng)進(jìn)行集體決策審批或者利用聯(lián)簽制度；對(duì)于超出正常范圍的特殊報(bào)銷(xiāo)制定相應(yīng)的制度及指導(dǎo)流程。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的流程需經(jīng)企業(yè)內(nèi)控部門(mén)審核，合理規(guī)避因流程問(wèn)題造成的各種風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)也需對(duì)流程進(jìn)行適當(dāng)抽查，檢查實(shí)際操作中是否有不符合流程的內(nèi)容，及時(shí)反饋，及時(shí)改正。財(cái)務(wù)實(shí)際操作部門(mén)人員在實(shí)際工作中，如發(fā)現(xiàn)流程上有不順暢的地方，也應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反映，共同使費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)順暢進(jìn)行。

（三）健全費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度

企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立統(tǒng)一的書(shū)面審批權(quán)限表，據(jù)此制作相關(guān)的付款申請(qǐng)表，為每個(gè)審批環(huán)節(jié)預(yù)留簽字空間，從而使財(cái)務(wù)人員在付款時(shí)，能夠清楚地知道報(bào)銷(xiāo)憑證是否失真，是否經(jīng)過(guò)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審批；建立相關(guān)人員的簽字樣本，以此來(lái)預(yù)防相關(guān)人員的偽造簽字，同時(shí)要求財(cái)務(wù)人員在審核時(shí)要認(rèn)真比對(duì)其簽字，公司建立簽字樣本，并安排稽核專(zhuān)人定期檢查。制定制度時(shí)，盡量細(xì)分職責(zé)范圍，太籠統(tǒng)的制度不利于財(cái)務(wù)人員的實(shí)際操作。

（四）規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)票據(jù)

隨著發(fā)票使用的普及，通過(guò)發(fā)票能夠了解過(guò)去所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)情，對(duì)于收到的發(fā)票利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源檢查發(fā)票是否真實(shí)、單位名稱(chēng)書(shū)寫(xiě)是否正確等。企業(yè)應(yīng)不定期地對(duì)相關(guān)報(bào)銷(xiāo)人員進(jìn)行發(fā)票知識(shí)、審批流程、單據(jù)填寫(xiě)、票據(jù)粘貼、報(bào)銷(xiāo)時(shí)限等內(nèi)容的培訓(xùn)。費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)財(cái)務(wù)部門(mén)的窗口工作做好了，能給財(cái)務(wù)部門(mén)的形象加分，能改善財(cái)務(wù)部門(mén)與其他部門(mén)的關(guān)系。

例如，在本次營(yíng)改增改革中，對(duì)于差旅費(fèi)-住宿費(fèi)用一項(xiàng)是可以開(kāi)具6%的增值稅專(zhuān)用發(fā)票，企業(yè)是可以用于抵扣的。于是財(cái)務(wù)部門(mén)在理解了規(guī)定的意義后于4月初中旬即發(fā)文通知各有關(guān)部門(mén)請(qǐng)出差人員從5月1日起取得可抵扣之用的發(fā)票，并將開(kāi)票資料一并發(fā)送。做到事先通知，也有利于事后規(guī)范報(bào)銷(xiāo)的票據(jù)。

總而言之，企業(yè)一定要加大企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的重視力度，并要采用有效的措施減少費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中的漏洞，同時(shí)要根據(jù)企業(yè)的實(shí)情，盡可能控制企業(yè)的費(fèi)用支出，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，增加企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，保證企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

（作者單位為佳通輪胎<中國(guó)>投資有限公司）

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