研究所科研項目公務(wù)卡結(jié)算的問題與對策分析

原愛萍

摘 要 2015年末，財政部要求自2016年2月1日起全面實行公務(wù)卡結(jié)算。本文從實務(wù)操作的角度，分析科研項目公務(wù)卡結(jié)算的特點、零余額賬戶與實有資金賬戶歸還公務(wù)卡流程等，并對某研究所試行科研項目資金公務(wù)卡結(jié)算一年來存在的問題與對策進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞 科學(xué)事業(yè)單位 科研項目資金 公務(wù)卡結(jié)算

一、引言

2007年7月，《中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法》開始試行。目的是減少現(xiàn)金結(jié)算，提高財政支出的透明度，防范風(fēng)險。規(guī)范的業(yè)務(wù)為中央預(yù)算單位財政授權(quán)支付業(yè)務(wù)，即公務(wù)卡結(jié)算對象主要是財政零余額賬戶資金。為管好科研資金，確保資金的安全，2015年末，財政部連下兩個文件，即《關(guān)于中央預(yù)算單位2016年預(yù)算執(zhí)行管理有關(guān)問題的通知》（財庫〔2015〕220號）、《關(guān)于中央財政科研項目使用公務(wù)卡結(jié)算有關(guān)事項的通知》（財庫〔2015〕245號），要求自2016年2月1日起全面實行公務(wù)卡結(jié)算。

二、研究所的現(xiàn)狀

某基礎(chǔ)研究類科研院所（以下簡稱“研究所”），擁有在職職工700余人，資金來源廣泛，科研項目較多?？蒲许椖抠Y金來源主要分為財政補(bǔ)助資金、非財政補(bǔ)助資金撥款，分別通過零余額賬戶（即公務(wù)卡開戶行）及實有資金賬戶結(jié)算。

該研究所在前期對財政授權(quán)支付業(yè)務(wù)實行公務(wù)卡結(jié)算的基礎(chǔ)上，為加強(qiáng)對科研項目資金的管理，提高公務(wù)支出的透明度，自2015年1月1日起，在全所范圍內(nèi)試行科研項目資金公務(wù)卡結(jié)算。試行一年來，研究所累計歸還公務(wù)卡業(yè)務(wù)12612筆。現(xiàn)金支付較上年同期減少32%，報銷的及時性得到了較大的提高，減少了虛假票據(jù)，有效遏制了小金庫的存在。

三、研究所加強(qiáng)科研項目公務(wù)卡結(jié)算管理面臨的難題

（一）公務(wù)卡相關(guān)政策并未完善，政策支持力度不足

財政部門2007年發(fā)布的《中央預(yù)算單位公務(wù)卡管理暫行辦法》中，只有規(guī)范化的操作方式，沒有系統(tǒng)的法律、法規(guī)支撐。無具體的實施細(xì)則及實有資金賬戶還款的具體操作流程。

（二）研究所賬務(wù)處理復(fù)雜，報銷初期效率低下

圖1為研究所初期所用的賬務(wù)處理流程圖。公務(wù)卡報銷人將擬報銷單據(jù)遞交財務(wù)審核。財務(wù)審核人通過公務(wù)卡支持系統(tǒng)查驗公務(wù)卡支出的真?zhèn)涡浴Ｈ鐬榱阌囝~賬戶業(yè)務(wù)，則在公務(wù)卡支持系統(tǒng)內(nèi)登記明細(xì)表，通過網(wǎng)上報銷審核，遞交出納。如為實有資金賬戶業(yè)務(wù)，不需在系統(tǒng)內(nèi)登記明細(xì)表，直接通過網(wǎng)上報銷審核，遞交出納。出納收到單據(jù)后，對于零余額賬戶業(yè)務(wù)，登陸公務(wù)卡支持系統(tǒng)復(fù)核。如為實有資金賬戶業(yè)務(wù)，復(fù)核紙質(zhì)單據(jù)，復(fù)核后，按資金來源匯總轉(zhuǎn)賬付款。

從研究所報銷流程可以看出，存在以下問題：

1.審核報銷效率低下。每筆POS機(jī)小票，財務(wù)審核人員均需進(jìn)入公務(wù)卡支付系統(tǒng)查驗，零余額賬戶業(yè)務(wù)需編制還款明細(xì)表。公務(wù)卡還款最多時達(dá)到一天100余筆單據(jù)，科研項目來源不同、單據(jù)數(shù)量多，造成單據(jù)審核效率低下。

2.公務(wù)卡支出復(fù)核難度較大。財務(wù)賬務(wù)處理軟件與公務(wù)卡支付系統(tǒng)并不對接，例如，公務(wù)卡支付系統(tǒng)中，多筆公務(wù)卡POS機(jī)小票匯總后通過一張支票還款，財務(wù)賬務(wù)處理也是一筆付款。復(fù)核時，多筆公務(wù)卡小票需要一張張查驗原始單據(jù)，復(fù)核難度大。

3.出納還款工作量增大。還款時需區(qū)分報銷資金的來源。經(jīng)費(fèi)來源不同，還款方式不同。零余額賬戶資金通過公務(wù)款支付系統(tǒng)轉(zhuǎn)賬還款；實有資金賬戶通過轉(zhuǎn)賬方式辦理公務(wù)卡還款手續(xù)。

（三）存在不使用或無法使用公務(wù)卡的主體人群

研究所主要有兩類人存在不使用公務(wù)卡的現(xiàn)象。一部分員工習(xí)慣于現(xiàn)金交易，不愿改變原有的支付方式。學(xué)生、臨時聘用人員因不符合辦理公務(wù)卡條件，存在現(xiàn)金支付的現(xiàn)象。

（四）公務(wù)卡支付環(huán)境有待完善

1.部分商家或行業(yè)不具備刷卡條件。部分商家無POS機(jī)，或幾家共用POS機(jī)（如存在公務(wù)卡POS機(jī)小票與發(fā)票名稱不一致的情況）。在縣級以下地區(qū)，這種現(xiàn)象尤其突出，如野外科學(xué)考察，往往只能現(xiàn)金交易。部分行業(yè)尚不具備刷卡條件，如市內(nèi)出租車費(fèi)、過路過橋費(fèi)、快遞費(fèi)等。

2.出國結(jié)算業(yè)務(wù)，不能滿足公務(wù)卡支付的需要。只有部分國家能夠使用公務(wù)卡進(jìn)行公務(wù)支付。

3.公務(wù)卡支持系統(tǒng)得不到持續(xù)改進(jìn)。公務(wù)卡支持系統(tǒng)需要按照POS機(jī)小票每筆輸入。不支持批量導(dǎo)入與核對功能。公務(wù)卡開戶行與研究所無直接利益關(guān)系，缺少做好業(yè)務(wù)的動力；銀行對口業(yè)務(wù)人員更換頻繁。公務(wù)卡支持系統(tǒng)并未得到易于預(yù)算單位操作的改進(jìn)。

四、加強(qiáng)研究所科研項目公務(wù)卡結(jié)算管理的對策

（一）建立公務(wù)卡報銷財務(wù)管理制度

1.制定公務(wù)卡報銷管理實施細(xì)則。分為總則、公務(wù)卡日常管理、公務(wù)卡結(jié)算范圍和特殊事項的審批、公務(wù)卡財務(wù)報銷管理、管理職責(zé)等方面。規(guī)定所有來源資金的公務(wù)支出，全部實施公務(wù)卡方式結(jié)算。規(guī)范現(xiàn)金使用范圍，如個人勞務(wù)費(fèi)、出差補(bǔ)貼、野外科考、偏遠(yuǎn)地區(qū)縣以下地區(qū)的購買支付等。

2.完善相關(guān)配套措施。如新進(jìn)員工公務(wù)卡更改為統(tǒng)一的公務(wù)卡還款日。規(guī)定離職職工、退休職工公務(wù)卡銷卡手續(xù)的辦理流程等。

3.完善研究所公務(wù)卡配套內(nèi)部控制制度，減少公務(wù)卡支付風(fēng)險。完善研究所內(nèi)部辦理公務(wù)卡業(yè)務(wù)的授權(quán)審批控制，公務(wù)卡報銷還款會計流程制衡等制度。通過歸口管理、業(yè)務(wù)審批權(quán)限的設(shè)定，減少公務(wù)卡舞弊空間。

（二）完善公務(wù)卡各崗位職責(zé)與報銷審核流程

1.改進(jìn)報銷流程。改進(jìn)后的報銷流程如圖2所示。改進(jìn)后，財務(wù)審核人需要登記公務(wù)卡輔助賬簿，不需登錄公務(wù)卡支持系統(tǒng)驗真。增加公務(wù)卡維護(hù)崗位，負(fù)責(zé)核對公務(wù)卡輔助賬簿與原始憑證，登錄公務(wù)卡支持系統(tǒng)驗真、登記還款明細(xì)表并分別匯總不同來源資金賬戶明細(xì)。出納負(fù)責(zé)核對匯總數(shù)據(jù)與會計科目匯總表數(shù)據(jù)后分別轉(zhuǎn)賬付款。改進(jìn)后的報銷流程，簡化了審核的工作量，分流了報銷人。并考慮到崗位的制衡原則，通過兩道關(guān)口糾錯，確保賬賬相符。

2.增設(shè)會計科目。設(shè)置其他應(yīng)付款-公務(wù)卡還款-零余額賬戶、其他應(yīng)付款-公務(wù)卡還款-實有資金賬戶會計科目?？颇抠J方余額為待歸還的公務(wù)卡金額。

3.增設(shè)公務(wù)卡輔助賬簿（區(qū)分零余額賬戶與實有資金賬戶）。登記公務(wù)卡輔助賬簿，有利于公務(wù)卡信息的核對，便于日后查找。由財務(wù)審核人員審核時按每一憑證，將POS機(jī)小票信息（持卡人、消費(fèi)日期、消費(fèi)金額）、還款金額、分項目、按經(jīng)濟(jì)分類逐一登記。

4.增設(shè)公務(wù)卡信息維護(hù)崗位。公務(wù)卡信息維護(hù)崗，負(fù)責(zé)核對輔助賬簿與原始憑證是否相符。登錄公務(wù)卡支持系統(tǒng)，審核POS機(jī)小票的真實性。并在系統(tǒng)中登記零余額賬戶還款明細(xì)。每日定時分別匯總零余額賬戶與實有資金賬戶還款金額。

5.出納于每日終了，分別核對公務(wù)卡支持系統(tǒng)中零余額賬戶匯總數(shù)據(jù)與其他應(yīng)付款-公務(wù)卡還款-零余額賬戶余額、公務(wù)卡輔助賬簿中實有資金賬戶與其他應(yīng)付款-公務(wù)卡還款-實有資金賬戶余額是否相等，并分別通過零余額賬戶及實有資金賬戶轉(zhuǎn)賬結(jié)算。

6.聯(lián)系財務(wù)軟件開發(fā)團(tuán)隊，希望能在使用的財務(wù)網(wǎng)上報銷模塊付款方式進(jìn)行修改，嵌入公務(wù)卡支付模塊，將公務(wù)卡輔助賬簿的部分工作轉(zhuǎn)由提交網(wǎng)上報銷單的報銷人填報，以便提高效率。

（三）加強(qiáng)使用公務(wù)卡宣傳，力求在研究所內(nèi)逐步形成全面使用公務(wù)卡的氛圍

1.通過公務(wù)卡報銷管理細(xì)則的實行，在結(jié)算范圍內(nèi)，強(qiáng)制實行公務(wù)卡結(jié)算。

2.規(guī)范用卡主體。新入職職工由財務(wù)部門配合及時申辦公務(wù)卡；長期聘用人員經(jīng)研究所審批，可申請辦理公務(wù)卡；學(xué)生等無法申辦公務(wù)卡人員禁止辦理購買業(yè)務(wù)。

3.使用現(xiàn)金結(jié)算，增加審批環(huán)節(jié)。對應(yīng)使用而不使用公務(wù)卡支付的小額現(xiàn)金支付業(yè)務(wù)，規(guī)定另外增加審批環(huán)節(jié)。報銷人撰寫未使用公務(wù)卡的情況說明，研究室負(fù)責(zé)人審批過后，由財務(wù)負(fù)責(zé)人最終審批報銷。

4.加強(qiáng)宣傳，將公務(wù)卡使用常識、支付風(fēng)險定期編成一個個財務(wù)小貼士發(fā)布在研究所內(nèi)部網(wǎng)站上。

（四）完善外部使用環(huán)境

1.希望相關(guān)部門加強(qiáng)對公務(wù)卡開戶銀行相關(guān)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，開發(fā)易于研究所操作的系統(tǒng)。研究所通過與公務(wù)卡開戶行的協(xié)調(diào)，申請公務(wù)卡支持系統(tǒng)能增設(shè)批量驗證、批量導(dǎo)入的功能。

2.希望財政部門盡快統(tǒng)籌協(xié)調(diào)不同資金來源還款公務(wù)卡支持系統(tǒng)的兼容性。實有資金賬戶報銷的公務(wù)卡業(yè)務(wù)，研究所采用了先驗證真?zhèn)?，再通過實有資金賬戶將公務(wù)卡支出金額轉(zhuǎn)入報銷人公務(wù)卡中，實際是在公務(wù)卡支付系統(tǒng)外運(yùn)轉(zhuǎn)操作，并不需要通過公務(wù)卡支持系統(tǒng)填寫還款明細(xì)表，這部分資金來源，游離于財政監(jiān)控之外，財政部門喪失了監(jiān)控的功能。

3.希望相關(guān)部門繼續(xù)完善公務(wù)卡使用環(huán)境，營造一種鼓勵商戶應(yīng)用POS機(jī)的社會氛圍。

五、結(jié)語

通過科研項目公務(wù)卡結(jié)算，國家對科研項目管理提出了科學(xué)、透明的要求。公務(wù)卡的“痕跡”管理也將對預(yù)算單位的財務(wù)管理起到促進(jìn)作用。但在相應(yīng)的管理實施細(xì)則、配套措施仍在探討的情況下實施，對單位財務(wù)管理水平、基層財務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。需要我們在實踐中，不斷總結(jié)經(jīng)驗、教訓(xùn)，促進(jìn)管理水平的提升。

（作者單位為中國科學(xué)院海洋研究所）

參考文獻(xiàn)

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