軌道交通企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)OA的應(yīng)用介紹

郭巖

摘 要 隨著我國信息化建設(shè)的速度加快，計算機信息技術(shù)在企業(yè)內(nèi)得到了充分的應(yīng)用。天津濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司為解決辦公條件與環(huán)境，提高員工的辦公質(zhì)量和工作效率的問題，在公司內(nèi)全面推進OA系統(tǒng)，使公司的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化的臺階。這極大地推進了城市軌道交通有限公司事業(yè)的發(fā)展。企業(yè)結(jié)合公司的文化，開發(fā)制定出具有企業(yè)特色的OA系統(tǒng)平臺，該系統(tǒng)的應(yīng)用梳理了辦公流程，提高了分散辦公的公文流轉(zhuǎn)速度，給公司的管理帶來了明顯的效益，并提升了公司的形象。本文主要介紹了項目背景優(yōu)勢、系統(tǒng)應(yīng)用及意義。

關(guān)鍵詞 軌道交通 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) OA

一、OA辦公系統(tǒng)

（一）OA辦公系統(tǒng)的介紹

近年來，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，通過利用先進的網(wǎng)絡(luò)資訊技術(shù)實現(xiàn)辦公自動化的解決方法被稱為網(wǎng)絡(luò)辦公自動化解決方案。下文簡稱OA系統(tǒng)。

OA辦公自動化，OA是Office Automation的簡寫，是利用電腦進行全自動的辦公模式，目的是提高工作效率。日常工作的所有內(nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理……這些都是日常辦公工作的處理范圍。從廣義的角度講，提高日常工作效率的軟硬件系統(tǒng)包括打印機、復(fù)印機以及辦公軟件，這些都可以成為OA系統(tǒng)的一部分。從狹義的角度講，OA系統(tǒng)是處理組織內(nèi)部的事務(wù)性工作，也是輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統(tǒng)。

（二）OA辦公系統(tǒng)的優(yōu)勢

首先，它能極大地提高工作效率，節(jié)省公司的運營成本，包括時間和紙張。它也使傳遞信息的速度加快，突破時間和空間限制，辦公不再受時間和地點的約束，可以實現(xiàn)移動辦公。工作人員不用拿著各種文件、申請單、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進行，尤其適合辦公地點分散的企業(yè)。其次，規(guī)范單位管理，把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，如公文會簽，計劃日志，用款報銷等工作的審批都可在網(wǎng)上進行。第三，可以提高企業(yè)的競爭力和凝聚力，這讓員工與上級的溝通很方便，反饋信息會很暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑將大大增強企事業(yè)單位內(nèi)部的凝聚力。第四，決策變得迅速科學(xué)，高層決策不再是不了解情況，在缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以數(shù)據(jù)和真相為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

二、OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用

針對濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司辦公業(yè)務(wù)地點分散，報送紙板公文和傳真不便的背景，制定出符合企業(yè)需求的濱?？焖僦悄苻k公系統(tǒng)。OA的運行不僅提高個人的辦公效率，更重要的是可以實現(xiàn)群體信息的交流，實現(xiàn)信息快捷交換和高集成度的工作協(xié)同，節(jié)約了企業(yè)的成本、提高了工作效率。

（一）系統(tǒng)模塊組成

第一，個人事務(wù)處理系統(tǒng)。其包含待辦事項、電子郵件、個人文檔、個人通訊錄以及日程安排。第二，日常辦公系統(tǒng)。作為日常公文的主要應(yīng)用模塊，實現(xiàn)了電子審批發(fā)放公文、請示。其包括了文件發(fā)放管理、文件接收管理、報告請示公文管理、領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督、通知管理、會議管理以及檔案管理。第三，資源管理。這一項中包含信息摘要、信息共享、法律法規(guī)、會議室、文件庫和資料庫。第四，輔助模塊管理。包含基本的物品管理、用車管理、圖書管理、值班管理、接待管理和資產(chǎn)管理。第五，系統(tǒng)管理。這一模塊是辦公自動化系統(tǒng)中最后一項，其包含的是更多的管理。例如，用戶管理、部門管理、授權(quán)管理、備份管理等。以上五個模塊主要構(gòu)成成了計算機網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng)，其功能要比傳統(tǒng)的現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)強大得多。

通過定制模塊功能可以實現(xiàn)將信息采集、查詢、統(tǒng)計等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)的目標，高管只需點擊按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大或極快地方便了公司的管理和決策。

（二）門戶應(yīng)用

豐富的門戶應(yīng)用，通過單點登陸、信息整合、流程整合、應(yīng)用整合等門戶技術(shù)為用戶提供一站式的統(tǒng)一登陸，一站式的信息集成，一站式的流程審批，一站式的應(yīng)用整合。企業(yè)能夠自主規(guī)劃和量身定制各類知識管理體系，進行分布式管理與擴展式應(yīng)用?；谂渲玫膽?yīng)用集成中間件，通過配置便可與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實現(xiàn)賬戶、信息、流程、應(yīng)用等的集成整合。

三、OA辦公系統(tǒng)技術(shù)支持介紹

（一）技術(shù)集成

報表定義可定義多種類型的報表。例如，數(shù)值報表、分組報表、交叉報表、圖形報表等?；谂渲玫膽?yīng)用集成中間件，通過配置便可與各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，實現(xiàn)賬戶、信息、流程、應(yīng)用等的集成整合。它支持各種主流數(shù)據(jù)庫，包括DB2、Oracle、Sybase、MS SQL等。

（二）自定義技術(shù)

OA系統(tǒng)可以自定義公文格式與工作表格，讓用戶可以根據(jù)自己的需求進行自我設(shè)計，這不但簡化了系統(tǒng)的維護，還擺脫了對開發(fā)商的依賴，提升了系統(tǒng)的通用性，這一特性賦予了辦公自動化系統(tǒng)更加頑強的生命力。系統(tǒng)的修改編輯界面也直接與office辦公軟件相連接，突出了系統(tǒng)的通用性。全B/S結(jié)構(gòu)的圖形化工作流，流程的設(shè)計和管理形象直觀，簡單易用。強大的流程嵌套可以方便地把龐大、復(fù)雜的流程分解成相對獨立的邏輯清晰而易管理的可復(fù)用的多個子流程。

（三）安全機制

OA系統(tǒng)是利用信息交換的平臺與數(shù)據(jù)的存儲平臺當作辦公自動化系統(tǒng)的后臺，中間層則是進行信息處理分析，WEB是系統(tǒng)的前臺應(yīng)用的三層次結(jié)構(gòu)。這個系統(tǒng)的后臺擁有信息交換平與數(shù)據(jù)庫雙向的安全性。信息交換平臺的安全等級為C級。數(shù)據(jù)庫也擁有獨自的安全機制，它針對用戶的權(quán)限與密碼制定了權(quán)限，阻止了非規(guī)定用戶的進入。除此之外，OA系統(tǒng)本身也擁有一套完善的用戶和權(quán)限管理系統(tǒng)，在不同的模塊上設(shè)置不同的管理員與權(quán)限可以給特定用戶有限的權(quán)限，這樣的安全設(shè)置既保證了系統(tǒng)的安全性，又使系統(tǒng)操作更加靈活，方便信息的傳輸與管理。

四、OA辦公系統(tǒng)的意義

（一）建立發(fā)布信息的平臺

在內(nèi)部建立一個有效的發(fā)布和交流信息的場所。例如，電子公告、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在企業(yè)或機關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動態(tài)。

（二）實現(xiàn)工作流程的自動化

這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，從而實現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個單位都存在著大量的流程化的工作。例如，公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等都是流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程的自動化就可以規(guī)范工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

（三）實現(xiàn)文檔管理的自動化

它可使各類文檔能夠按權(quán)限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找方法。辦公自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。公司的各種規(guī)制度、各種技術(shù)文件只要他們的身份符合權(quán)限就可以閱覽，減少了員工培訓(xùn)環(huán)節(jié)。今后，隨著INTERNET技術(shù)和國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，會使目前的辦公自動化由傳統(tǒng)的局域網(wǎng)互聯(lián)互通上升到包括移動通訊設(shè)備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持等。這樣會進一步完善移動辦公，遠程辦公、手機辦公、微信辦公等，這樣也會把企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)發(fā)展到更為廣闊的領(lǐng)域。

（作者單位為天津濱?？焖俳煌òl(fā)展有限公司）

參考文獻

[1] 程蔭杭.城市軌道交通綜合自動化系統(tǒng)方案的研究[D].北京交通大學(xué)，2003.

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