國(guó)企辦公室秘書工作的常見問題及解決措施

李默穎　潘建華

摘 要 近些年來，文秘工作在辦公室中的作用不斷加大，因而國(guó)企辦公室對(duì)文秘的要求也在不斷提高，逐漸朝著多元人才的方向發(fā)展。文章主要分析了國(guó)企辦公室秘書工作應(yīng)該具備的基本職業(yè)要求和辦公室秘書工作中的常見問題，進(jìn)而探討辦公室秘書工作常見問題的應(yīng)對(duì)措施，以期為我國(guó)秘書業(yè)的發(fā)展提供參考依據(jù)。

關(guān)鍵詞 國(guó)企辦公室 秘書工作 常見問題 解決措施

一、前言

所謂國(guó)企辦公室秘書工作，就是指輔助國(guó)有企業(yè)辦公、辦事的工作。一般而言，國(guó)企辦公室秘書工作有三個(gè)典型的特征，分別是：綜合性、復(fù)雜性和全面性。秘書工作在國(guó)有企業(yè)中占有重要的位置，它不僅可以實(shí)現(xiàn)高層與基層的有效連接，而且還可以協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作。近些年來，隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)改革力度的加大，秘書工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。

二、國(guó)企辦公室秘書工作應(yīng)該具備的基本職業(yè)要求

（一）良好的品德

辦公室秘書工作應(yīng)該具備良好的品德，一方面，因?yàn)閲?guó)有企業(yè)主要是由國(guó)家進(jìn)行控制的，因此必要的政治素養(yǎng)是必不可少的，為了更好地貫徹落實(shí)黨和國(guó)家的方針政策，秘書人員要有較高的政治素質(zhì)，具備一定的馬列水平和政策水平，始終與黨中央和組織站在同一戰(zhàn)線上。另一方面，品行直接關(guān)系到一個(gè)人的職業(yè)生涯。由于是國(guó)有企業(yè)，秘書工作直接與領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)力掛鉤，因此良好的品行和端正的態(tài)度是秘書人員應(yīng)該具備的基本素質(zhì)。在實(shí)際的工作中，秘書人員不僅要謙虛謹(jǐn)慎而且還要愛崗敬業(yè)、廉潔自律。除此之外，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和強(qiáng)烈的保密素質(zhì)也是秘書人員的基本職業(yè)要求。國(guó)有企業(yè)的工作與人民的利益息息相關(guān)，所以秘書人員要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶?duì)待自己的工作，切不可因?yàn)闀r(shí)間緊迫或事務(wù)繁雜而草草了事。此外，在國(guó)有企業(yè)中，很多工作都具備保密性質(zhì)，因此秘書人員在執(zhí)行工作的過程中，要做到不出格、不越權(quán)。[1]

（二）較好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì)

身體是革命的本錢，因此秘書人員只有具備良好的身體素質(zhì)，才能保障工作的有效開展。秘書工作具有一定的復(fù)雜性，秘書人員在開展工作的過程中經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的問題，只有具備過硬的心理素質(zhì)，秘書人員才能冷靜應(yīng)對(duì)，進(jìn)而促進(jìn)問題有效解決。[2]

（三）基本的職業(yè)能力

在國(guó)有企業(yè)中，各種公文類的文字性工作偏多，因此秘書人員應(yīng)該具備較好的文字表達(dá)能力，行文流暢、語言表達(dá)清晰，能夠靈活應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，溝通上下、協(xié)調(diào)左右。

三、國(guó)企辦公室秘書工作的常見問題

（一）素質(zhì)技巧化

隨著人們生活節(jié)奏的加快，許多文秘培訓(xùn)機(jī)構(gòu)為了獲得更大的經(jīng)濟(jì)利益，大大縮短了文秘人才的培訓(xùn)周期，文秘人才的質(zhì)量大幅度下滑，很多國(guó)企中的文秘人員難以達(dá)到領(lǐng)導(dǎo)工作的要求，由于能力不足，常常處于被動(dòng)地位，進(jìn)而延誤工作的正常開展。

（二）萬金油型

在國(guó)企中，無論是口才表達(dá)能力還是文字功底，對(duì)一個(gè)文秘人員來說都是必須具備的基本職業(yè)素質(zhì)。近些年來，國(guó)企不斷深化改革，逐步實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，國(guó)企內(nèi)部的工作分工也在逐漸細(xì)化，因此對(duì)秘書人員的職業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，但是很多秘書人員依然沒有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，在實(shí)際工作中，淺嘗輒止的現(xiàn)象普遍存在，導(dǎo)致工作效率降低。

（三）缺乏主觀能動(dòng)性

國(guó)企內(nèi)部的文秘人員存在的普遍問題，文秘人員缺乏工作的主動(dòng)性，一切聽從領(lǐng)導(dǎo)指揮，不去自主思索工作中的得失，進(jìn)而導(dǎo)致文秘工作機(jī)械化，遇到突發(fā)事件，不能合理有效地解決。

四、國(guó)企辦公室秘書工作常見問題的應(yīng)對(duì)措施

（一）持續(xù)提高思想素質(zhì)

黨執(zhí)政的重要物質(zhì)基礎(chǔ)是國(guó)有企業(yè)，因此國(guó)有企業(yè)是貫徹黨的政治思想的重要陣地，對(duì)辦公室秘書人員來說，思想政治素質(zhì)是至關(guān)重要的。國(guó)有企業(yè)要加大對(duì)秘書人員的培訓(xùn)力度，使秘書人員掌握中國(guó)特色社會(huì)主義理論體系、“三個(gè)代表”重要思想等，不斷提高秘書人員處理問題的能力，善于從政治角度觀察和處理問題。除此之外，很多國(guó)企都涉及國(guó)家的重要機(jī)密，秘書人員要具備一定的保密意識(shí)，既要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好保密工作，又要反思自己工作的保密性。[3]

（二）牢固樹立全局思維，重視提升思考能力

國(guó)企秘書人員需要樹立全局觀念，一切從大局出發(fā)，將全局利益作為自己工作的最高價(jià)值追求，當(dāng)個(gè)人利益與集體利益矛盾時(shí)，懂得舍小保大。其次，秘書人員要全面了解和掌握自身的工作情況，在實(shí)際工作中，不僅可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考信息，而且還可提供可供參考的建議，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難。最后，為了提高秘書人員的工作能力，應(yīng)該不斷提高秘書人員的思考能力，不斷提高其理論和業(yè)務(wù)水平，進(jìn)而促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作的順利開展。

（三）重視積累與反思，提升“化用”能力

國(guó)企秘書人員在實(shí)際的工作中，要注意積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，堅(jiān)持學(xué)習(xí)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)水平，積極思考細(xì)小的問題，培養(yǎng)自己“說者無心、聽者有意的能力”，厚積薄發(fā)，可以有效地提升自己的工作能力。除此之外，秘書人員的主要工作就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)解決問題，因此“化用”能力是秘書人員做好自身工作的關(guān)鍵。一般而言，化用能力具有不同的要求，一方面它要求秘書人員可以有效地把領(lǐng)導(dǎo)的管理經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為自身工作的能力；另一方面，它要求秘書人員要善于轉(zhuǎn)化領(lǐng)導(dǎo)的要求。“化用”能力強(qiáng)調(diào)的是秘書人員靈活的應(yīng)用能力，只有在實(shí)際的工作中觸類旁通，才能培養(yǎng)自身獨(dú)特的思維習(xí)慣和工作能力，進(jìn)而形成自己的職業(yè)優(yōu)勢(shì)。

（四）持續(xù)提高處事能力，做到自己滿意、領(lǐng)導(dǎo)放心

首先，秘書人員應(yīng)該不斷提高自身的判斷能力和應(yīng)變能力。在國(guó)企工作中，秘書人員要處理很多突發(fā)事件，因此處事能力對(duì)秘書人員來說是至關(guān)重要的。在遇到緊急狀況時(shí)，秘書人員要沉著應(yīng)對(duì)、臨危不亂，迅速合理地分析事情的因果，并找到相應(yīng)的解決辦法。其次，不斷提升秘書人員聽得清、聽得快、記得牢的能力。使秘書人員能夠井然有序的開展工作，搞好社交關(guān)系，合理調(diào)節(jié)上下級(jí)之間的關(guān)系。最后，秘書人員要具備大事不糊涂、小事不懈怠的工作態(tài)度。在工作中，既能夠輔助領(lǐng)導(dǎo)處理好各種公務(wù)大事，又能夠井然有序的處理每一件小事。

（五）克服浮躁和應(yīng)付心理，持續(xù)提升抗壓能力

國(guó)企辦公室秘書人員，由于受到各種因素的影響，如升職等，很容易在實(shí)際的工作中產(chǎn)生浮躁的心理，因而難以高效地完成領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)，因此對(duì)秘書人員而言，具備自我調(diào)節(jié)情緒的能力是十分必要的。在國(guó)企內(nèi)部，很多工作都與人民的利益息息相關(guān)，所以秘書人員要認(rèn)真做好自己的本職工作，克服應(yīng)付心理。一般而言，國(guó)企內(nèi)部事務(wù)繁雜，秘書人員工作量大，在具體的工作中通常會(huì)面臨巨大的壓力，而壓力是提升個(gè)人能力的一個(gè)因素，秘書人員要正確看待工作中的壓力，不斷開解自己，保持積極向上的工作態(tài)度，不斷提升自身的抗壓能力。

五、結(jié)語

秘書工作人員在國(guó)企中發(fā)揮著巨大的作用，但是在我國(guó)國(guó)企中，秘書工作依然存在很多問題，如工作被動(dòng)、萬金油等，嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的順利開展，因此采取相應(yīng)的措施來應(yīng)對(duì)秘書工作中出現(xiàn)的問題顯得很有必要。

（作者單位為中國(guó)石油青海油田信息服務(wù)中心）

參考文獻(xiàn)

[1] 陳杰興.國(guó)有企業(yè)辦公室管理工作中存在的問題與對(duì)策[J].技術(shù)與市場(chǎng)，2013（10）：158.

[2] 寧贊橋.淺析新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)辦公室秘書的職業(yè)要求[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：6-7.

[3] 晁陽.新時(shí)期國(guó)有企業(yè)辦公室秘書的綜合素質(zhì)淺析[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2013（33）：116.