云南企業(yè)ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵問題與實(shí)施對策
——以云南云維企業(yè)為例

李小溪

(云南財(cái)經(jīng)大學(xué),云南　昆明　650221)

云南企業(yè)ERP成功實(shí)施的關(guān)鍵問題與實(shí)施對策

——以云南云維企業(yè)為例

李小溪

(云南財(cái)經(jīng)大學(xué),云南昆明650221)

[摘要]云南地處我國西南地區(qū),經(jīng)濟(jì)與科技水平較落后,企業(yè)起步較晚,發(fā)展也較慢,要想發(fā)展云南地區(qū)的企業(yè),就必須更加注重企業(yè)信息化的建設(shè),引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)的管理模式。本文以ERP在云南云維企業(yè)運(yùn)用的狀況為例,分析ERP給其帶來的利益以及所存在問題,從而提出相應(yīng)的解決措施。

[關(guān)鍵詞]云南企業(yè)；信息化；ERP

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.04.028

1云南運(yùn)用ERP的現(xiàn)狀

在云南,成功運(yùn)用ERP的企業(yè)很多。例如，云南煙草實(shí)行生產(chǎn)物流的信息化管理,通過煙葉數(shù)據(jù)庫的建設(shè)建立數(shù)據(jù)模塊,通過網(wǎng)絡(luò)信息將裝卸搬運(yùn)、集散分工等個(gè)物流環(huán)節(jié)整合到一起,提高了生產(chǎn)物流的快速反應(yīng)能力,能準(zhǔn)時(shí)實(shí)現(xiàn)煙葉物資的流動,同時(shí)也能降低煙葉的綜合損耗,據(jù)統(tǒng)計(jì),2003年比上一年減少1009.381噸,下降幅度47.55%,2004年與2003年烤季相比,減少了623.573噸,下降幅度為56%。云南神農(nóng)集團(tuán)運(yùn)用ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)各業(yè)務(wù)間的集成管理,使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。云南路建集團(tuán)也運(yùn)用了浪潮ERP加強(qiáng)集團(tuán)的財(cái)務(wù)管理。2006年年底,云南白藥開始建設(shè)一套全新的ERP系統(tǒng),有總賬管理、財(cái)務(wù)報(bào)表管理、人力資源管理、進(jìn)銷存管理四大模塊,使企業(yè)更好地管理財(cái)務(wù)資源和人力資源。當(dāng)然,ERP在云南也有引進(jìn)但普及度不夠高,大部分都只是在企業(yè)的財(cái)務(wù)部門采用信息化管理,比較單一,無法形成一個(gè)系統(tǒng)化的管理。

2云維企業(yè) ERP的應(yīng)用案例

2.1企業(yè)狀況

20世紀(jì)90年代,云維企業(yè)就開始了計(jì)算機(jī)的運(yùn)用。到2003年,公司內(nèi)部的信息化還僅限于財(cái)務(wù)部門在使用功能單一的財(cái)務(wù)核算軟件,不適應(yīng)企業(yè)對業(yè)務(wù)過程的控制和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的分析需求。隨著云維企業(yè)逐步進(jìn)入擴(kuò)張期,完成了兼并整合,面臨著國際化的競爭、生產(chǎn)需求的增長,企業(yè)結(jié)構(gòu)如何調(diào)整、如何提高管理水平,加強(qiáng)生產(chǎn)、人力資源、財(cái)物、銷售、采購、研發(fā)等各方面的能力,提高公司效率和管控力,這些都成為企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)。

2.2企業(yè)ERP的運(yùn)用情況

下面結(jié)合ERP實(shí)施的基本過程來分析云維企業(yè)實(shí)施ERP的各個(gè)時(shí)期的工作情況：

2.2.1準(zhǔn)備期

通過對企業(yè)進(jìn)行SWOT分析,可以看出企業(yè)進(jìn)行ERP的可行性與必要性,同時(shí)確定了E化的管理目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)管理變革以增強(qiáng)企業(yè)的競爭力,通過加強(qiáng)企業(yè)的供應(yīng)鏈信息化建設(shè)從而推動企業(yè)電子商務(wù)的發(fā)展,通過信息化來實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的規(guī)范化。制定目標(biāo)以后,企業(yè)決定選擇具有豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)并且有著長時(shí)間合作的鼎捷軟件,鼎捷軟件也根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況幫助企業(yè)制訂一、二期的計(jì)劃,并組織人員對企業(yè)員工進(jìn)行培訓(xùn)。具體見下表。

云維企業(yè)實(shí)施ERP的SWOT分析

2.2.2設(shè)計(jì)期

首先，主要是進(jìn)行成本的分析并組建了實(shí)施ERP的專業(yè)團(tuán)隊(duì),明確了ERP系統(tǒng)的目的是通過對企業(yè)進(jìn)行信息化管理,調(diào)整企業(yè)結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)、人力、采購、銷售、生產(chǎn)、研發(fā)的管理能力,以此來提高公司的運(yùn)作效率。其次,前兩期的建設(shè)主要是企業(yè)的各種信息需求,一、二期建設(shè)穩(wěn)定后還要進(jìn)行業(yè)務(wù)經(jīng)營方面的改革。

2.2.3建置期

該時(shí)期企業(yè)主要是設(shè)計(jì)解決方案,云維企業(yè)根據(jù)自身需求,讓供應(yīng)商根據(jù)自身需求來設(shè)定,該系統(tǒng)擁有重要文件模塊、行政辦公模塊、知識庫模塊、企業(yè)文化模塊、財(cái)務(wù)流程模塊、采購流程模塊、物料流程模塊、輔助辦公模塊、系統(tǒng)管理模塊,每個(gè)模塊下又有子模塊。這九大模塊的運(yùn)作實(shí)現(xiàn)了采購、生產(chǎn)、銷售、儲存、運(yùn)輸、財(cái)物、人力資源等部門的整合。

2.3云維企業(yè)ERP系統(tǒng)運(yùn)用后的效用及問題分析

云維企業(yè)在實(shí)施ERP過程中有好的方面,也有不好的方面。

(1)效用分析

首先云維股份公司通過實(shí)施ERP的管理,解決了企業(yè)內(nèi)部溝通不暢的問題,傳統(tǒng)的管理模式誤差較大,各部門的信息傳遞速度慢,易導(dǎo)致管理決策的滯后,變革后,保證了財(cái)務(wù)賬和物料賬的統(tǒng)一,提高了企業(yè)管理效率,同時(shí)提高了公司規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力,信息資源實(shí)現(xiàn)內(nèi)部共享,管理更具簡單化、透明化?？梢钥闯觯髽I(yè)解決方案設(shè)計(jì)是比較科學(xué)的,首先根據(jù)企業(yè)部門需求設(shè)計(jì)九大模塊,然后根據(jù)每個(gè)模塊所要實(shí)現(xiàn)的效用設(shè)計(jì)出不同的子模塊,通過子模塊間的協(xié)調(diào)來完成整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行。同時(shí)還采用OA系統(tǒng)與ERP相結(jié)合,充分實(shí)現(xiàn)ERP在辦公領(lǐng)域的效用。

(2)存在問題分析

云維企業(yè)在運(yùn)用ERP上也出現(xiàn)了一些問題。歸結(jié)起來有以下幾方面：

在經(jīng)濟(jì)方面,2009年和2012年由于2008年的金融危機(jī)和2012年的歐債危機(jī),使企業(yè)外部經(jīng)營環(huán)境不穩(wěn)定,經(jīng)營成本較高,導(dǎo)致云維企業(yè)在實(shí)施ERP過程中龐大的資金需求無法跟進(jìn)投入,從而導(dǎo)致ERP效益降低。由于化工行業(yè)內(nèi)需不足,導(dǎo)致市場低迷,從而市場需求降低,ERP所能帶來的效用就無法凸顯。

在執(zhí)行方面,ERP的實(shí)施不是某個(gè)部門的事,它關(guān)系到整個(gè)企業(yè),因此必須得到高層管理者的支持與理解。云維也出現(xiàn)執(zhí)行力度上缺失。首先,專業(yè)管理人員對生產(chǎn)經(jīng)營和財(cái)務(wù)管理的控制力度不夠,導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)評估管理方面出現(xiàn)缺失；其次,在銷售業(yè)務(wù)中,未嚴(yán)格按照SAP賦值授權(quán)的價(jià)格進(jìn)行,從而影響銷售；再次,系統(tǒng)權(quán)限不能及時(shí)收回,導(dǎo)致管理人員對系統(tǒng)梳理和定期檢查不到位；最后,子公司財(cái)務(wù)部門在設(shè)備維護(hù)、設(shè)計(jì)等方面不能及時(shí)與母公司進(jìn)行復(fù)核和整改,導(dǎo)致監(jiān)督缺失。

在技術(shù)方面,伴隨著公司的擴(kuò)大,企業(yè)里懂技術(shù)還會管理的人才無法滿足實(shí)際需求,這對公司實(shí)施ERP形成很大的制約。另外,一些人員對財(cái)務(wù)模塊的不熟導(dǎo)致財(cái)務(wù)問題不能及時(shí)上報(bào),從而使ERP操作結(jié)果與實(shí)際之間出現(xiàn)偏離。

3ERP運(yùn)用過程中的實(shí)施對策

3.1針對經(jīng)濟(jì)問題采取的對策

首先,加強(qiáng)自身建設(shè),擴(kuò)大企業(yè)規(guī)模,加大資金投入,學(xué)會控制ERP的成本,這要求企業(yè)在選擇ERP時(shí)要注重企業(yè)所處時(shí)期是否適合運(yùn)用ERP。在引進(jìn)ERP項(xiàng)目前,要充分做好財(cái)務(wù)的預(yù)算調(diào)研工作。根據(jù)企業(yè)自身需求選擇ERP產(chǎn)品,在選擇時(shí)要遵循以下原則“最適合原則,管理理念相容原則,成熟性原則”*劉秋生.ERP系統(tǒng)原理及實(shí)施[M].南京：東南大學(xué)出版社，2009：145.。有些企業(yè)會根據(jù)自身實(shí)際情況只購買其中一項(xiàng),所以企業(yè)可以先引進(jìn)一些必要模塊,待資金積累后,再增加其他模塊,這一過程不僅使企業(yè)有緩沖期,還可以讓企業(yè)階段性的減少成本。培訓(xùn)費(fèi)方面,企業(yè)可以選擇一部分學(xué)習(xí)能力較強(qiáng)或者有信息化經(jīng)驗(yàn)的人員先培訓(xùn),然后讓這部分人來傳授,這樣可以減少開支。其次,以市場為導(dǎo)向,這樣引進(jìn)ERP才能為企業(yè)帶來最終經(jīng)濟(jì)效益。最后,重視國家的宏觀政策,把握經(jīng)濟(jì)環(huán)境,學(xué)會借助政府力量,爭取到國家的扶持或是一些在稅收財(cái)政上的優(yōu)惠政策。學(xué)會對未來形勢進(jìn)行預(yù)測,才能更有利于ERP實(shí)施。政府要做企業(yè)信息化管理的堅(jiān)強(qiáng)后盾,例如,對初期的企業(yè)可以進(jìn)行稅收的減免,使企業(yè)能進(jìn)行資金積累；還可以對進(jìn)行企業(yè)信息化改革的企業(yè)的貸款進(jìn)行減息,采取放寬政策,為企業(yè)發(fā)展?fàn)I造好的環(huán)境。

3.2針對執(zhí)行問題采取的對策

首先,高層領(lǐng)導(dǎo)者要提高領(lǐng)導(dǎo)能力,學(xué)習(xí)相關(guān)知識,做好監(jiān)督工作,組建ERP的專業(yè)項(xiàng)目組,進(jìn)行員工培訓(xùn)。各級部門的領(lǐng)導(dǎo)者要積極支持ERP項(xiàng)目實(shí)施,注重引進(jìn)ERP相關(guān)技術(shù)的技術(shù)人才,同時(shí)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)也必須對ERP系統(tǒng)進(jìn)行全方位的學(xué)習(xí)。另外，還要努力協(xié)調(diào)好決策、管理、技術(shù)、應(yīng)用、檢查的工作。ERP的使用初期可能會有員工無法適應(yīng)新的管理模式,所以要在準(zhǔn)備期就派專員對員工進(jìn)行ERP的普及,引進(jìn)后,要對管理人員定期進(jìn)行培訓(xùn),使他們能根據(jù)企業(yè)的需求對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置,出現(xiàn)問題能解決。如果是外購,應(yīng)成立專案小組,根據(jù)企業(yè)所需和供應(yīng)商進(jìn)行友好的溝通,使得上線后出現(xiàn)問題能得到及時(shí)解決。其次,制定長遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)將有利于領(lǐng)導(dǎo)者從更高、更遠(yuǎn)的角度來規(guī)劃E化的項(xiàng)目,讓項(xiàng)目的運(yùn)行不至于偏離企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)的效果。最后,政府采取自上而下的宣傳,提高ERP在市場普及程度,在云南這種較落后地區(qū),一些新的思想、新的技術(shù)的傳播往往需要政府帶頭。ERP的運(yùn)用不僅局限于制造業(yè),還可以用于一些非營利性單位,政府管理也可以采用ERP系統(tǒng),建立一個(gè)與百姓交流的新平臺,同時(shí)還有利于起到標(biāo)桿效應(yīng)。

3.3針對技術(shù)因素采取的對策

首先,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息化管理意識的普及,引進(jìn)人才,實(shí)施過程中要保證技術(shù)水平的跟進(jìn)。對企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行持續(xù)性技術(shù)培訓(xùn),以技術(shù)來增強(qiáng)企業(yè)員工的素質(zhì),也要注重引進(jìn)好的技術(shù)人才。企業(yè)的專業(yè)小組要積極對ERP項(xiàng)目的效績進(jìn)行測評,若發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系,經(jīng)過協(xié)商磨合后對項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。而供應(yīng)商也要履行好自己的職責(zé),做到尊重企業(yè)需求,不隨便推介,履行職責(zé),做好長期服務(wù)。供應(yīng)商要與企業(yè)之間保持售后聯(lián)系,定期做培訓(xùn),了解企業(yè)需求的更新,及時(shí)更新ERP模塊,使系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際相符。其次,政府幫助企業(yè)引進(jìn)人才,分派到企業(yè)做技術(shù)指導(dǎo)。云南的企業(yè)對政府的依賴是很強(qiáng)的,因此可以由政府出面,引進(jìn)ERP的專業(yè)人才,分派到各企業(yè)做技術(shù)指導(dǎo),也可以開展一些義務(wù)的培訓(xùn),減輕中小企業(yè)E化的負(fù)擔(dān)。

4結(jié)論

云南企業(yè)在運(yùn)用ERP系統(tǒng)時(shí),不僅要考慮企業(yè)自身,還要考慮供應(yīng)商和政府能為企業(yè)所做的。資金并不是盲目地投錢,更重要的是如何降低成本。另外,有很多項(xiàng)目扶持的政策,企業(yè)要把握住被扶持機(jī)會,以便獲得一些政策性補(bǔ)助。技術(shù)方面，則要求內(nèi)部人員的技術(shù)要跟上,供應(yīng)商方面也必須積極配合,政府也可以在技術(shù)方面給予幫助。一些ERP應(yīng)用失敗案例中,提到企業(yè)運(yùn)用ERP失敗的原因有政府的干預(yù),但云南企業(yè)與沿海發(fā)達(dá)城市相比自身經(jīng)濟(jì)技術(shù)基礎(chǔ)較薄弱,因此表現(xiàn)出很大的依賴性,所以,云南的中小企業(yè)要想成功實(shí)施ERP，必須注重經(jīng)濟(jì)、領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)方面的建設(shè),還要充分把握住政府的扶持機(jī)會,以獲得更多的資金來源與技術(shù)指導(dǎo)。

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[作者簡介]李小溪(1990—),女,回族，云南楚雄人，財(cái)務(wù)管理碩士,在校生。研究方向：公司治理。