政府采購模式下圖書館圖書采訪的利弊分析及對策研究

侯皖紅

摘要：隨著圖書館的發(fā)展，政府采購模式逐漸受到廣泛關(guān)注。本文主要論述政府采購模式下圖書館圖書采訪工作現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上分析政府采購模式下圖書館圖書采訪的優(yōu)勢和弊端，并針對其不足之處，提出相應(yīng)的意見及改善對策，希望對未來政府采購圖書模式的完善和改進(jìn)有所裨益。

關(guān)鍵詞：政府采購；圖書館；圖書采訪；優(yōu)勢；對策

中圖分類號：G253.1 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-5707（2016）02-0035-04

文獻(xiàn)是圖書館的重要組成要素，各圖書館對其館藏文獻(xiàn)都十分重視，因此，圖書采購是圖書館工作中至關(guān)重要的一環(huán)。隨著時代發(fā)展，為了更好地促進(jìn)圖書采購工作的市場化和規(guī)范化，政府采購模式被大多數(shù)圖書館所采用，這種政府采購模式具有其特有的優(yōu)勢，但也存在諸多隱患。更好地發(fā)揮政府采購的優(yōu)勢，最大程度克服不足并進(jìn)行改進(jìn)，是圖書館需要重視的問題。

1.圖書館圖書采訪工作現(xiàn)狀

20世紀(jì)70年代以后，圖書館圖書采訪工作逐漸完善。傳統(tǒng)的文獻(xiàn)采訪對象主要是紙質(zhì)印刷品，數(shù)量也比較少，隨著時代的發(fā)展，文獻(xiàn)發(fā)行增加了網(wǎng)上書店和專門的圖書供應(yīng)企業(yè)，因此，采購方式逐漸趨于多元化，以現(xiàn)購為主，還有網(wǎng)上購買、集團(tuán)購買、政府采購模式等。

2.圖書館資料政府采購模式的優(yōu)勢

政府采購，是指各級國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織，使用財政性資金采購依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。政府采購又被稱為陽光采購，在圖書館領(lǐng)域是對圖書采購制度的一種改革，它不同于傳統(tǒng)采購方式，因此可以將政府采購看作一項新的課題，對圖書采購而言，無異于是一場革命。

2.1采購資金充足，經(jīng)費效益最大化

傳統(tǒng)采購模式下，經(jīng)費不能得到保障，購買圖書資料所受限制較大，既要考慮圖書館所需，又要盡量節(jié)約預(yù)算，造成了采購工作履步維艱的困境。在政府采購模式下，采購資金得以保障，在購買圖書資料時可選擇的范圍較廣。政府采購能夠使圖書館購書經(jīng)費專款專用得到保證，既防止圖書經(jīng)費被擠占、挪用，又減少了不必要的支出，這也就能保證圖書采購經(jīng)費到位，從長遠(yuǎn)上看，有利于圖書館資源建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展，有利于圖書館的完善。通過制定采購計劃、獲取審批、開始招標(biāo)、進(jìn)行采購、核對認(rèn)定、分類整理、圖書入庫的政府采買流程，確保圖書購買經(jīng)費每一分錢都用在刀刃上，促使圖書采購經(jīng)費效益的最大化，逐步緩解圖書價格大幅飛漲與讀者日益增長的閱讀需求之間的矛盾。

2.2采購程序規(guī)范，支出流向透明化

采購資金有所保障，如何使用便成為人們關(guān)心的主要問題。保障專款專用、避免貪污腐敗是經(jīng)費效益最大化的前提，因此，采購程序的規(guī)范是政府采購模式的重中之重。政府采購是時刻受人民監(jiān)督的，是在陽光下進(jìn)行的，從招標(biāo)開始，政府采購就秉承著公開透明的原則，讓人民清楚每一分錢的去向，防止“暗箱操作”的發(fā)生，堅決杜絕采購過程中吃回扣等腐敗問題。以廣東省東莞市為例，東莞市財政局將公開招標(biāo)的采購結(jié)果在網(wǎng)站上公示，評審日期、中標(biāo)金額以及中文圖書和報紙期刊不同類別的圖書館資料的價格一目了然，確保了政府采購過程“公開、公正、透明”的原則，不僅能夠讓群眾放心，更能促進(jìn)廉政的建設(shè)。

2.3獲取增值服務(wù)，提高工作效率

政府采購圖書模式下，參與競爭的供貨商需要提供圖書館所要求的配套增值服務(wù)。所謂增值服務(wù)，是指客戶征訂目錄需要是電子版的文獻(xiàn)資源，商家需提供標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的機(jī)讀編目格式標(biāo)準(zhǔn)（MARC）數(shù)據(jù)，還需提供加蓋館藏章、貼書標(biāo)、貼條碼、圖書上架等附加服務(wù)。由于供應(yīng)商日益增多，各商家為了迎合時代需求，紛紛推出多種多樣的有利于圖書館的增值服務(wù)。圖書館在花費同等資金購買圖書的情況下，能夠獲得更多額外服務(wù)，不僅節(jié)省了采購經(jīng)費和相關(guān)投入，還在很大程度上減輕了采編人員的工作強(qiáng)度，省去很多瑣碎的編碼工作，大大提高了圖書加工工作的效率。

2.4增強(qiáng)采購計劃，優(yōu)化圖書質(zhì)量

由于政府采購模式下要進(jìn)行招標(biāo)，因此必須要提早制定采購計劃。大部分圖書館在每年年初時就會根據(jù)自身情況對全年圖書采購的規(guī)模、數(shù)量做出具體安排，并制定全年圖書的采購計劃和預(yù)算。制定采購計劃，可以使采訪人員對全年的館藏情況心中有數(shù)，從而突出圖書采訪的重點，采購目標(biāo)明確，使年度館藏更加規(guī)范，逐漸形成自身的館藏特色，提高圖書館的館藏質(zhì)量。

3.圖書館資料政府采購模式的弊端

3.1采購耗時長，工作效率低

雖然政府采購模式有著諸多好處，但在具體的實施過程中，弊端也十分明顯。由于政府采購需提前制定采購計劃，大多圖書館少則提前1～2個月制定，多則提前半年。在圖書采訪過程中，還需將計劃上報，通過審批后再由財政部門審定并進(jìn)行招標(biāo)，造成采購時間長、工作效率低的現(xiàn)象，也造成計劃滯后，難以保證圖書館所需圖書，在一定程度上影響選書的質(zhì)量，往往新購買的圖書是上個季度的熱門圖書，而本季度的熱門圖書還未進(jìn)行采購，造成了館藏需求的脫節(jié)。以天津圖書館為例，天津圖書館圖書資料招標(biāo)從報計劃到最后確定供應(yīng)商的時間平均為2個月，周期較長時甚至長達(dá)半年。

3.2采購監(jiān)督差，機(jī)制不完善

目前政府采購主要采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，其中公開招標(biāo)是政府采購的主要方式。圖書招標(biāo)是近幾年才出現(xiàn)并興起的，各方面經(jīng)驗比較缺乏。此外，受多方面因素制約，目前一些圖書館政府采購的招投標(biāo)工作仍然處于初級運作階段，缺乏相對完善的運作機(jī)制，專業(yè)化水平有待提高，相應(yīng)的管理措施也有待完善。以長春市圖書館為例，長春市圖書招投標(biāo)工作一結(jié)束，政府采購工作也隨之完結(jié)，缺少對圖書采購全程的監(jiān)督和管理環(huán)節(jié)。

3.3評標(biāo)程序多，缺少相關(guān)專家

圖書不是一般的商品，它承載著讀者的精神食糧。在圖書評標(biāo)過程中，不僅要考慮到價格因素，更應(yīng)該著重考察供貨商的圖書品質(zhì)和圖書類型是否全面。圖書館的藏書應(yīng)包羅萬象，涵蓋多數(shù)學(xué)科和專業(yè)，任何一家供貨商家都無法滿足圖書館的采購需求。由此可見，圖書采訪的招標(biāo)工作具有特殊性，應(yīng)在招標(biāo)過程中廣泛聽取圖書館專家的意見和建議，從而更好地滿足圖書館采購需求，而不是僅僅局限在打價格戰(zhàn)。此外，有些中標(biāo)的商家提供的圖書質(zhì)量參差不齊，盡管有些圖書內(nèi)容差別不大，但不同出版社的裝幀、紙張質(zhì)量及印刷數(shù)量等不盡相同，而這些都體現(xiàn)在價格的不同折扣上。因此，如果以價格作為招標(biāo)的主要衡量手段，就很難保證圖書的質(zhì)量，嚴(yán)重影響圖書館館藏的品質(zhì)。例如2014年天津圖書館的一次競爭性談判招標(biāo)，某書店以0.688折中了社科類圖書的標(biāo)，但是該店無法滿足采購需求，到貨率極低，影響了采購進(jìn)度。

3.4缺乏連續(xù)性，供應(yīng)不穩(wěn)定

圖書采購的招標(biāo)工作并不是一勞永逸的，競標(biāo)工作每年都重新開始，這就導(dǎo)致每一年的中標(biāo)商家有可能不同。由于圖書采購計劃制定和圖書生產(chǎn)的滯后性，沒有穩(wěn)定的供貨商就容易帶來合同到期而圖書到不全的問題，使圖書館的預(yù)訂工作陷入兩難境地。一般情況下，圖書館招標(biāo)經(jīng)費是專款專用，且當(dāng)年結(jié)算，不能延續(xù)到第二年使用。因此，經(jīng)常出現(xiàn)上半年有書沒錢、下半年有錢沒書的狀況。采訪人員往往為了完成當(dāng)年的采購計劃，購買供貨商往年的庫存，而熱門的暢銷書卻變得緊俏，難免使館藏資源的系統(tǒng)性、完整性受到影響。

3.5資料不全面，影響?zhàn)^藏結(jié)構(gòu)

圖書館的館藏應(yīng)該考慮到各行各業(yè)讀者的需求，館藏結(jié)構(gòu)也應(yīng)該適宜不同年齡層的人群，然而由于供書商家本身的書源有限，無法提供冷門書或者能夠滿足特殊人群需要的書，以及出版量較少、價格和折扣都高的科技書，這就使得圖書館采購的圖書品種受到制約，圖書結(jié)構(gòu)有所失衡。圖書采訪不能切實做到按需采購，不僅圖書采訪的渠道被縮小，一些難以買到的書仍舊無法購買，同時也直接影響了圖書館的館藏資料結(jié)構(gòu)。此外，一些供應(yīng)商家為了充數(shù)，故意渾水摸魚，夾帶并非圖書館選購的圖書，或自行增加復(fù)印本。表面上看圖書館的館藏數(shù)量較多，然而類型少、資料少的問題沒有解決，館藏結(jié)構(gòu)的失衡只會隨著易購圖書增多、冷門圖書缺少而變得越來越嚴(yán)重。

4.完善政府采購模式的建議及對策

4.1做好前期工作，健全招標(biāo)機(jī)制

做好政府采購的前期工作，完善招標(biāo)機(jī)制。政府采購模式下的圖書采訪經(jīng)費是在每年的人大會議審議之后進(jìn)行制定和下發(fā)，屬于財政撥款的一項。而招標(biāo)工作若與財政撥款同時進(jìn)行，勢必造成招標(biāo)工作滯后，采購進(jìn)度慢。所以要想做好前期工作，就需要提前招標(biāo)，一方面可以減少因招標(biāo)滯后對采購業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響，另一方面也可以提高工作效率，避免計劃與采購脫節(jié)。由圖書采訪團(tuán)隊先行確定供書商家，之后再開始采購，等到圖書采購?？畹轿唬賹⒖铐椄督o商家。上述的提前招標(biāo)程序，可以有效地避免招標(biāo)與采購以及結(jié)算之間等待時間長的問題，可以使三者緊密結(jié)合并有序進(jìn)行。關(guān)于提前聯(lián)系供應(yīng)商的問題，可以通過建立供應(yīng)商的履約信譽(yù)程度、公司業(yè)績情況、書源渠道、價格水平、配送情況、書目數(shù)據(jù)質(zhì)量和售后服務(wù)等綜合實力的數(shù)據(jù)庫，對供書商家的綜合實力進(jìn)行系統(tǒng)分析，然后制定系統(tǒng)的、科學(xué)合理的評定標(biāo)準(zhǔn)，以完善供書商資格考察制度。通過對招標(biāo)機(jī)制的調(diào)整，可以打破片面追求最低購買價位而損傷圖書館和讀者根本利益的問題?？茖W(xué)制定的評標(biāo)制度必須做到公平公正，并充分與圖書館所需相結(jié)合。充分利用市場競爭的優(yōu)勢，實現(xiàn)圖書館利益最大化，讓供應(yīng)商之間在供書品種、編目質(zhì)量、售后服務(wù)等方面展開競爭，相互制約，從而提高政府采購效率。

4.2保持采購連貫，節(jié)約采購時間

提高采訪工作效率是改進(jìn)政府采購工作的關(guān)鍵，可以及時為圖書館提供其所需館藏資料。在招標(biāo)工作順利進(jìn)行之后，圖書館需與供書商家確定長期的采購關(guān)系，并以書面合同的方式呈現(xiàn)，以保證圖書采購工作的連貫性。由于圖書館招標(biāo)采購與供書商提供圖書以年為單位計算，因而合同制也能起到順暢財政年度周期與供貨商合同期的銜接問題，避免發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛。從確定中標(biāo)供應(yīng)商到開始采購，要實現(xiàn)無縫對接，以縮短采購周期，使得圖書館所需館藏書目盡快到齊，為讀者提供便利，保證圖書館采購資料的完整性和連續(xù)性。

4.3監(jiān)督供應(yīng)商家，確保圖書質(zhì)量

在政府采購過程中，難免出現(xiàn)商家競標(biāo)與具體供貨行為不符的情況，因此，加強(qiáng)圖書驗收制度是確保圖書質(zhì)量的關(guān)鍵，是把好采購工作的最后一關(guān)。首先，不健康的書籍和盜版書刊是重點打擊對象，圖書是讀者的心靈食糧，必須保證圖書館的館藏是正版的且積極向上的，避免給讀者帶來負(fù)面影響。其次，供貨商要嚴(yán)格按照采購計劃進(jìn)行交貨，堅決杜絕以次充好、以舊當(dāng)新的情況出現(xiàn)，確保圖書館的館藏結(jié)構(gòu)。并防止貪污腐敗的出現(xiàn)，這也是加強(qiáng)廉政建設(shè)的需要，一旦出現(xiàn)問題，必須及時溝通，以保證圖書質(zhì)量為最終目的。

4.4組織專家團(tuán)隊，科學(xué)分析館藏

目前圖書館采訪工作缺少相關(guān)專家，是政府采購模式下比較突出的問題所在。鑒于圖書的匯編已經(jīng)有其一套完整的體系，因此非圖書館專家無法科學(xué)地分析館藏，采訪工作必然會遇到較大阻力。首先應(yīng)將那些從事過圖書館采買、分類、匯編的專家組成一個專家?guī)?，由這些專家對圖書館館藏進(jìn)行科學(xué)分析，并根據(jù)圖書館的具體情況參與采購計劃的制定，這些專家對圖書的印刷、發(fā)行流程比較熟悉，同時也對不同圖書館的服務(wù)類型有全面的了解，在為圖書館選擇和確定適宜的供書商家和相應(yīng)的增值服務(wù)方面更具優(yōu)勢。

5.結(jié)語

政府采購模式下的圖書館圖書采訪制度既存在著獨有的優(yōu)勢，也存在不可避免的弊端。在未來的發(fā)展中，圖書館采訪工作需要將該模式下的優(yōu)勢最大化，而將其不足最小化，以滿足圖書館和讀者的利益。從前期的招標(biāo)機(jī)制到具體的采訪過程，以及最后的驗收制度，皆層層把關(guān)，是未來政府采購模式圖書館圖書采訪制度的發(fā)展方向和目標(biāo)。