淺談新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理

何潔

摘 要：隨著新時期信息技術的快速發(fā)展，數字化管理檔案已經成為了一種趨勢，事業(yè)單位應該結合自身單位實際特點，合理采取相應措施，加大新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理力度，讓檔案管理工作變得更加效率化、現(xiàn)代化和數字化。本文首先分析了事業(yè)單位檔案數字化管理的作用，其次，深入探討了新時期事業(yè)單位檔案數字化管理的措施，其中包括樹立檔案數字化管理意識、加強涉密檔案數字化管理、確保數據安全防線、加強環(huán)境防線、倒逼措施促進度、數字化管理等，具有一定的參考價值。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案；數字化管理

檔案信息資源是事業(yè)單位及其員工在工作、人事等方面的重要文獻歷史記錄，具有價值含量高、信息含量豐富等顯著的特點，但是事業(yè)單位檔案管理通常存在著積聚量大、檔案繁冗等問題，并且搜索效率低、保管意識差。隨著新時期信息技術的快遞發(fā)展，數字化管理檔案已經成為了一種趨勢，事業(yè)單位應該結合自身單位實際特點，合理采取相應措施，加大新時期事業(yè)單位檔案的數字化管理力度，讓檔案管理工作變得更加效率化、現(xiàn)代化和數字化。

一、事業(yè)單位檔案數字化管理的作用

（一）提高經濟效益

事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式是屬于粗放型模式，是通過不斷增加檔案管理人員數量和檔案管理費用來應對檔案信息資源的日益龐大，這大大增加了事業(yè)單位的檔案管理成本。而檔案數字化管理，則能夠用機讀檔案來代替紙質載體檔案，不僅會節(jié)約檔案保管費用和檔案占地空間，而且還能夠最大限度地節(jié)約事業(yè)單位的人力、物力、財力，提高事業(yè)單位的經濟效益。

（二） 提高檔案利用率

數字化管理事業(yè)單位檔案，能夠便于事業(yè)單位更加便捷、更加迅速地查閱檔案，也能夠消除檔案在時間和空間上的束縛，提高檔案利用率。

（三）提高辦公效益

數字化管理事業(yè)單位檔案，能夠及時歸檔相關的檔案信息資源。從目前來看，事業(yè)單位的檔案管理對象較多、檔案管理事宜較繁瑣、檔案涉及范圍較寬闊，那么用紙質載體檔案則很難予以處理，而數字化管理事業(yè)單位檔案則能夠讓檔案信息資源實現(xiàn)超時空流動，事業(yè)單位檔案管理辦公室就會逐步轉變?yōu)樘峁n案信息資源的控制中心，而不再是保管文件實體的基地，這樣一來，能夠大幅度提高事業(yè)單位的辦公效益。

二、新時期事業(yè)單位檔案數字化管理的措施

（一）樹立檔案數字化管理意識

事業(yè)單位檔案管理人員務必要樹立起檔案數字化管理意識，逐步轉變檔案管理理念，不斷去學習新技能、新知識，對檔案管理手段予以創(chuàng)新，及時更新知識體系機構，以便能夠將檔案數字化管理做好、做扎實。同時，事業(yè)單位應該結合自身實際情況來制定出合理、科學的檔案數字化管理體系，確保實現(xiàn)檔案安全機制、檔案保密機制、檔案使用機制、檔案工作制度四者之間的相互聯(lián)系。

（二）加強涉密檔案數字化管理

涉密檔案數字化加工應由檔案形成單位實施，原則上不外包，確需外包的，必須由具備涉密檔案數字化加工資質的中介服務機構承擔。在開展涉密檔案數字化過程中，必須有專人負責對數字加工過程及后續(xù)工作的全程監(jiān)管。因監(jiān)管不力，造成檔案信息安全事故的，將按照《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》予以處分。為使保密工作落到實處，事業(yè)單位應該與數字化外包機構簽訂安全保密協(xié)議，并對數字化加工人員進行安全保密教育。同時要求數字化外包機構必須與其工作人員簽訂保密協(xié)議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容。

（三）確保數據安全防線

一是專人管理。事業(yè)單位應該明確專人負責電子檔案目錄及全文數據的錄入、掛接、保管等，確保檔案數據安全，定期檢查數據錄入、轉接及存儲、利用等情況，注意查漏補缺，特別是對新進館目錄數據質量進行檢查、核對，盡量做到規(guī)范、完備。二是專機專用。配備專用計算機四臺，服務器一臺，專門用于檔案目錄的錄入儲存及檢索使用，無關人員一律不可使用，定期組織專人對所有存儲設備進行檢查、維護，確保機器運轉正常。三是多介質儲存。做到多機、多介質同時儲存檔案數據等信息，除現(xiàn)有服務器儲存外，配有移動硬盤、光盤等存儲設備，同時做好檔案數據異地備份的準備工作，保證檔案數據安全。

（四）加強環(huán)境防線

為使數字化外包過程時時刻刻處在可控狀態(tài)下，事業(yè)單位應該充分考慮檔案數字化場所的環(huán)境安全，專門為數字化工作提供了一個標準、規(guī)范、安全的工作場所，同時，配備高效、實用的檔案安全監(jiān)控設備，使處于數字化狀態(tài)各個階段中的檔案始終處于安全、可控、有利的環(huán)境中，確?！耙患粊G、一件不壞、一件不亂”。此外，事業(yè)單位還應該注重數字化檔案資源的系統(tǒng)性和完整性、重視檔案的利用，全面梳理現(xiàn)有檔案信息資源，整合依托數字技術和網絡技術，使檔案管理的工作重心由保管職能向服務職能轉變，以便能夠提供快速、有效的數字信息服務。

（五）倒逼措施促進度

事業(yè)單位應該投入資金來對檔案管理辦公設施及庫房進行調整、改造和裝修，籌建專門的檔案室，購置了檔案柜、檔案盒、切紙打孔機、碎紙機、掃描儀、高拍儀、掃描儀、高清相機等數字化設備等必備器材，配備了保險箱、高內存電腦、雙面打印機，安裝“八九”數碼數字化檔案管理系統(tǒng)，全面加強軟硬件建設，倒逼工作開工上馬。在具體操作中，不按常規(guī)流程推進，在分類整理補件、打孔編號工作尚未全部完成前，提前進行輸目掃描，倒逼分類整理補件、打孔編號等加快工作進度。

（六）提高檔案管理人員的業(yè)務素質

眾所周知，事業(yè)單位檔案數字化管理工作是一項具有較強學科性、綜合性、專業(yè)性的工作，尤其是在知識經濟時代，事業(yè)單位檔案管理工作人員既要熟練掌握文學、社會科學、情報學、檔案學、心理學、教育學等一系列的專業(yè)知識，還要不斷學習計算機、外語等知識，以便能夠不斷地提高自身素質，進而有效應對檔案信息資源的數字化管理。與此同時，當今事業(yè)單位檔案管理工作呈現(xiàn)出檔案資源數字化、電子化發(fā)展的明顯趨勢，為了能夠進一步提高服務層次和服務水平，事業(yè)單位檔案管理工作人員不僅僅是一名檔案資料管理者，而且也應該是檔案學科知識的提供者、檔案信息領航員。而事業(yè)單位檔案管理工作人員要達到這一目的，那么就需要學習新知識、掌握新知識，具有高效的信息交流能力。此外，事業(yè)單位檔案管理工作人員還需要有無私奉獻、甘為人梯、敬業(yè)開拓的良好職業(yè)道德，要有較強的責任感和事業(yè)心，要端正服務態(tài)度，提高服務質量，嚴格要求自己，竭誠做好檔案服務工作。

三、結語

總之，各個事業(yè)單位要始終把加強檔案數字化管理作為規(guī)范內部管理、提高事業(yè)單位綜合實力的重要內容來抓，要采取各種有效措施來促使事業(yè)單位檔案管理工作逐漸走向標準化、規(guī)范化、信息化管理軌道。

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