加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理促進(jìn)人才戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)

丁秀紅

醫(yī)院人事檔案是真實(shí)記錄和反映廣大醫(yī)務(wù)人員個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)的文件材料，是重要的人事信息資源，是了解人才、考察人才、提拔重用人才的重要參考依據(jù)，也是醫(yī)院合理配置醫(yī)療人力資源不可或缺的重要依據(jù)。人才是醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力，管好用好人事檔案對(duì)醫(yī)院人才資源開(kāi)發(fā)，是醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)和實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要保證。實(shí)施人才戰(zhàn)略，會(huì)不斷充實(shí)和豐富醫(yī)院的人事檔案，而人事檔案的科學(xué)化管理，又會(huì)推動(dòng)人力資源的開(kāi)發(fā)與使用。因而，醫(yī)院建立和完善人事檔案審核制度和管理制度，維護(hù)人事檔案的真實(shí)、完整和嚴(yán)肅性，會(huì)更好地促進(jìn)人才合理流動(dòng)、合理配置和合理使用，為醫(yī)院人力資源的開(kāi)發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 加強(qiáng)人事檔案管理對(duì)促進(jìn)人才戰(zhàn)略的重要意義

1.1 人事檔案的科學(xué)管理有助于開(kāi)發(fā)人力資源。人事檔案全面、完整地記錄了醫(yī)院?jiǎn)T工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，通過(guò)檔案可以了解員工的個(gè)人成長(zhǎng)及發(fā)展經(jīng)歷，從而了解其專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好、業(yè)務(wù)水平等，并預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿?，為醫(yī)院及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、選用人才提供依據(jù)。

1.2 人事檔案的科學(xué)管理能夠促進(jìn)人力資源合理配置。醫(yī)院管理者通過(guò)人事檔案的相關(guān)信息，能夠進(jìn)一步了解員工從事的專業(yè)及特長(zhǎng)，并根據(jù)人才的能力和不同特點(diǎn)進(jìn)行合理配置，因人設(shè)崗，因崗擇人，揚(yáng)長(zhǎng)避短，人盡其才，最大限度地發(fā)揮人才效力。還能充分發(fā)揮人才的特長(zhǎng)，促進(jìn)人才合理有序地流動(dòng)，高效合理地配置人力資源。

1.3 人事檔案的科學(xué)管理有利于強(qiáng)化醫(yī)療隊(duì)伍建設(shè)。通過(guò)人事檔案提供的信息及數(shù)據(jù)，能夠使管理者分析醫(yī)院人力資源狀況是否適應(yīng)醫(yī)改政策和醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展需求，能夠全面真實(shí)地掌握人才隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)、布局、現(xiàn)狀，從而制定科學(xué)合理的人才培養(yǎng)和使用計(jì)劃，不斷加強(qiáng)醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)。

2 加強(qiáng)人事檔案管理為促進(jìn)培養(yǎng)人才的使用

2.1 切實(shí)增強(qiáng)依法治檔意識(shí)。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員要加強(qiáng)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、《河南省檔案管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳與教育，增強(qiáng)醫(yī)院干部職工的檔案法制意識(shí)，特別要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)。依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表，使醫(yī)院檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法建檔、依法治檔。

2.2 切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)水平的發(fā)展要求，舊有的醫(yī)院檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代人力資源管理的需求。醫(yī)院要注重對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提高人事檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使他們能夠適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的新趨勢(shì)和新要求。端正思想，擺正位置，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變坐等服務(wù)的被動(dòng)方式，積極主動(dòng)地與各部門(mén)溝通協(xié)作，及時(shí)有效地提供各種信息，更好地為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)，為高層決策服務(wù)。同時(shí)醫(yī)院要不斷引進(jìn)高素質(zhì)人才充實(shí)到人事檔案管理部門(mén)，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)。

2.3 建立健全合理的人事檔案管理制度。在人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新任務(wù)的規(guī)章制度，醫(yī)院必須及時(shí)進(jìn)行修改和完善，建立健全新的、科學(xué)合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。只有建立健全嚴(yán)謹(jǐn)合理的規(guī)章制度，才能做到檔案材料在收集整理上及時(shí)完整、在材料鑒別上去偽存真、在材料歸檔中分類準(zhǔn)確、在檔案遞轉(zhuǎn)中安全可靠、在查閱傳閱時(shí)保密安全，從而使醫(yī)院決策層更加科學(xué)有效地布局和實(shí)施醫(yī)院人才戰(zhàn)略。

2.4 推進(jìn)人事檔案工作科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。人事制度改革和人員模式的改變，帶來(lái)了單位人事身份多元、管理多元化的特點(diǎn)，也給人事檔案的管理模式提出了新要求，建立人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。人事檔案現(xiàn)代化信息管理系統(tǒng)是以員工個(gè)人人事信息為基礎(chǔ)的信息聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，通過(guò)微機(jī)終端和系統(tǒng)互聯(lián)，可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人信息微機(jī)檢索和聯(lián)網(wǎng)查詢，及時(shí)更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務(wù)，更好地為醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。醫(yī)院要?jiǎng)?chuàng)造條件購(gòu)置必要的現(xiàn)代化設(shè)施、建立本單位的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、投入適用的檔案計(jì)算機(jī)管理軟件及有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和資料，使檔案管理能力不斷增強(qiáng)，并達(dá)到檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.5 重視檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用。檔案管理的最終目的就是提供利用。因此，檔案管理人員要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，使醫(yī)院的人事檔案為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)布局人才、使用人才服務(wù)，為臨床一線的醫(yī)療、教學(xué)、科研工作服務(wù)。要積極開(kāi)展多種編研活動(dòng)，對(duì)人才信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編寫(xiě)各種專題匯編，為利用者提供多方面、有實(shí)效的信息。人事檔案管理人員還要積極主動(dòng)地開(kāi)發(fā)人力資源信息，變封閉式管理為開(kāi)放式管理，將搜索到的人才信息以最短的時(shí)間傳遞給用人科室，為臨床、教學(xué)和科研工作服務(wù)。還要加強(qiáng)檔案利用反饋信息的管理，以滿足單位用人、醫(yī)療、教學(xué)和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發(fā)揮其社會(huì)效益。

近年來(lái)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)人力資源的逐步開(kāi)放，人才流動(dòng)日趨頻繁，工作人員由單位人變成了社會(huì)人，人事檔案管理終身制被打破，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式受到挑戰(zhàn)與沖擊。而檔案管理手段與時(shí)代發(fā)展的脫節(jié)已不適應(yīng)人力資源發(fā)展的需求，并對(duì)其產(chǎn)生了負(fù)面影響：

負(fù)面影響：（1）檔案材料失真現(xiàn)象妨礙了人力資源的合理配置。真實(shí)性是檔案的基本特性，但人事檔案的涂改、造假等使檔案喪失了真實(shí)性、權(quán)威性和嚴(yán)肅性，使得人力資源中的科學(xué)配置、解聘、續(xù)聘、人才補(bǔ)充計(jì)劃不能正確制訂，從而造成人才斷層、結(jié)構(gòu)不合理，人力資源的供求脫節(jié)影響醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。（2）檔案材料內(nèi)容簡(jiǎn)單雷同，降低了人事檔案對(duì)人力資源開(kāi)發(fā)的參考價(jià)值。醫(yī)院人事檔案管理普遍存在材料單一、內(nèi)容簡(jiǎn)單，鑒定、考察材料套話、空話多，體現(xiàn)不出個(gè)性特色，失去真正意義上的參考價(jià)值，進(jìn)而影響到員工的正常晉升、選拔和使用，挫傷了員工的積極性，醫(yī)院發(fā)展也受到影響。（3）人事檔案材料的分散管理、缺失，棄檔、重新建檔，破壞了人事檔案內(nèi)容的真實(shí)與完整，降低了人力資源的效力。（4）人事檔案管理手段落后，制約了人力資源的開(kāi)發(fā)。現(xiàn)代人力資源管理要求人事檔案管理科學(xué)化，及時(shí)有效地提供各種信息，為人力資源管理提供服務(wù)。但現(xiàn)階段人事檔案管理仍處于傳統(tǒng)管理模式，以手工操作、檢索為主，管理人員滿足于看攤守點(diǎn)，缺乏創(chuàng)新精神和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，無(wú)法為人力資源開(kāi)發(fā)提供高效服務(wù)。

存在問(wèn)題：（1）檔案管理意識(shí)比較薄弱。由于受傳統(tǒng)檔案管理思想及檔案自身保密性、利用滯后性等特點(diǎn)的影響，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、員工對(duì)檔案工作重要性缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，普遍存在對(duì)檔案管理重視不夠，人力、物力投入不到位。（2）檔案管理模式滯后。醫(yī)院人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等呈現(xiàn)非系統(tǒng)性、地域性、非共享性等缺陷，缺乏創(chuàng)新和探索。（3）檔案材料甄別不嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容不規(guī)范。普遍存在不經(jīng)甄別直接歸檔的問(wèn)題。有些檔案材料填寫(xiě)隨意，內(nèi)容前后矛盾或不符、內(nèi)容失真。（4）現(xiàn)代管理手段差。大部分醫(yī)院的檔案收集、整理、歸類、編目等工作還主要依靠手工操作，以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，無(wú)紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的程度不高，影響了案卷質(zhì)量和收集效率。手工操作的檔案不易檢索和利用，易被人為破壞，形成的檔案缺乏嚴(yán)肅性和多樣性。（5）管理人員專業(yè)素質(zhì)低。人事檔案管理需要專人管理，單獨(dú)存放。但現(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作缺乏足夠的了解和認(rèn)識(shí)，專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)。（6）開(kāi)發(fā)利用不好。沒(méi)有樹(shù)立起開(kāi)發(fā)利用檔案信息，主動(dòng)為醫(yī)院人才戰(zhàn)略服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)的意識(shí)。

3 加強(qiáng)人事檔案管理促進(jìn)人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)

3.1 人才使用和培養(yǎng)方面。人才培養(yǎng)要用現(xiàn)代化的檔案管理手段實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的人事檔案管理機(jī)制，借此提高醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人素質(zhì)和綜合能力，促進(jìn)醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)手工的人事檔案管理方法已難以與檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求相匹配，因此，要加快人事檔案的現(xiàn)代化進(jìn)程，加大檔案管理信息化的建設(shè)力度，把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理。在管理手段現(xiàn)代化、信息化和數(shù)字化的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，保證檔案信息的及時(shí)性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。并在此基礎(chǔ)上，與員工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、綜合能力和工作業(yè)績(jī)等因素共同作用，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)提供人才使用和培養(yǎng)的歷史依據(jù)和現(xiàn)實(shí)參考。

3.2 人才績(jī)效管理與評(píng)估方面。將人事檔案管理與績(jī)效管理和考核評(píng)估相結(jié)合，真實(shí)準(zhǔn)確地反映醫(yī)務(wù)人員的工作業(yè)績(jī)和學(xué)習(xí)能力，為人才戰(zhàn)略的進(jìn)一步實(shí)施和調(diào)整奠定基礎(chǔ)?？?jī)效管理尤其是績(jī)效考核是反映醫(yī)務(wù)人員工作狀態(tài)和工作業(yè)績(jī)的主要途徑，是防止醫(yī)務(wù)人員工作懈怠的有效方法。因此，通過(guò)科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、量化的績(jī)效管理和評(píng)價(jià)手段獲得的人力資源信息，應(yīng)及時(shí)與人事檔案管理相結(jié)合，將真實(shí)的考核結(jié)果反映在人事檔案中。以此作為人才選配和調(diào)任的重要考量因素，為人才戰(zhàn)略的深入開(kāi)展和資源的優(yōu)化配置奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

人才是醫(yī)院生存和發(fā)展的重要支撐，而醫(yī)院人才發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施離不開(kāi)人事檔案管理工作的有力支持。通過(guò)人事檔案管理，可以有效地控制人才引進(jìn)的質(zhì)量和數(shù)量，可以更準(zhǔn)確地對(duì)引進(jìn)的人才加以使用和培養(yǎng)，更可以通過(guò)績(jī)效管理的方式鼓勵(lì)人才和淘汰人才，為醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)提供強(qiáng)有力的支持。因此，在醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理在人才戰(zhàn)略實(shí)施過(guò)程中的重要作用，借此發(fā)揮醫(yī)院的公益性和福利性，保持并鞏固醫(yī)院的優(yōu)勢(shì)地位，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的健康可持續(xù)發(fā)展。

作者單位：駐馬店市中心醫(yī)院

來(lái)稿日期：2016-02-13