“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理若干思考

郭紅

摘要：互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理，應(yīng)加大檔案的數(shù)字化力度與速度；修改完善有關(guān)法規(guī)規(guī)章，明確網(wǎng)絡(luò)信息的檔案屬性；依托全國房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立房地產(chǎn)及相關(guān)檔案信息標準；建立多方共同參與的溝通交流機制；制定統(tǒng)一的房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享與限制原則；建立檔案信息鑒定與仲裁制度等策略加以應(yīng)對。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；房地產(chǎn)檔案；檔案管理

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的來臨，各行各業(yè)都在尋找+互聯(lián)網(wǎng)的接口，房地產(chǎn)業(yè)也不例外?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”對房地產(chǎn)業(yè)產(chǎn)生的影響，也勢必對房地產(chǎn)檔案的形成、收集、管理、保管、利用產(chǎn)生影響。關(guān)注這些影響，對這些影響產(chǎn)生或可能產(chǎn)生的影響進行研究，制定相應(yīng)的應(yīng)對策略，是擺在檔案工作者，尤其是房地產(chǎn)檔案工作者面前的一項緊迫工作。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下的房地產(chǎn)業(yè)

1.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”房地產(chǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)與房地產(chǎn)結(jié)合，不是一個新鮮事物。房地產(chǎn)行業(yè)是最早在網(wǎng)絡(luò)上以專門網(wǎng)站的形式集中發(fā)布廣告的行業(yè)，也是最早實施網(wǎng)上簽約、搖號等營銷管理方式的行業(yè)。目前的互聯(lián)網(wǎng)+房地產(chǎn)，主要還停留在互聯(lián)網(wǎng)+營銷——使用社交軟件發(fā)廣告和互聯(lián)網(wǎng)+金融——弱化金融概念的營銷手段階段。[1]前者“互聯(lián)網(wǎng)與營銷僅僅是做了一個簡單的疊加，將傳統(tǒng)的營銷手段從線下搬到互聯(lián)網(wǎng)平臺而已，互相之間沒有真正融合”，[2]后者“僅僅局限于部分項目，應(yīng)用范疇小，且具有一定的門檻。對于項目的銷售起到促進作用，但是對整個企業(yè)的資金運作，并無太大作為”。[3]總體上講，目前的互聯(lián)網(wǎng)+房地產(chǎn)的集合應(yīng)用，雖然進行著多種多樣的不斷嘗試，“但多數(shù)停留在‘噱頭階段，即使在術(shù)的層面進行嘗試，僅僅將‘互聯(lián)網(wǎng)和‘房地產(chǎn)兩個名詞寫在一起，未出現(xiàn)融合碰撞的新火花”。[4]

1.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢。對于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢，中國房地產(chǎn)業(yè)協(xié)會會長劉志峰認為：最需要和最能發(fā)揮作用的，是利用“互聯(lián)網(wǎng)+”幫助房地產(chǎn)行業(yè)找市場、找客戶、找定位，看房地產(chǎn)業(yè)的未來市場究竟在哪里，產(chǎn)品怎樣才能滿足老百姓的需求。[5]其中，“互聯(lián)網(wǎng)+眾籌”“互聯(lián)網(wǎng)+營銷”“互聯(lián)網(wǎng)+家裝”“互聯(lián)網(wǎng)+社區(qū)”應(yīng)當優(yōu)先考慮。長春工程學(xué)院管理學(xué)院夏宏寶認為：“房地產(chǎn)‘互聯(lián)網(wǎng)+的應(yīng)用首先是在營銷領(lǐng)域。房地產(chǎn)‘互聯(lián)網(wǎng)+的應(yīng)用重頭戲是房地產(chǎn)服務(wù)。房地產(chǎn)‘互聯(lián)網(wǎng)+的應(yīng)用亮點在于存量資產(chǎn)經(jīng)營。”[6]并且“互聯(lián)網(wǎng)+地產(chǎn)+金融”“互聯(lián)網(wǎng)+地產(chǎn)+旅游”“互聯(lián)網(wǎng)+地產(chǎn)+養(yǎng)老”等跨界產(chǎn)品鱗次櫛比接踵而來。[7]

2 互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理面臨的新情況、新問題

房地產(chǎn)檔案管理作為房地產(chǎn)行政管理機關(guān)、企業(yè)、中介機構(gòu)的一項內(nèi)部管理事務(wù)，來自“互聯(lián)網(wǎng)+”的直接沖擊與影響并不強烈，但這并不等于“互聯(lián)網(wǎng)+”與房地產(chǎn)檔案及其管理無關(guān)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，房地產(chǎn)檔案管理將面對以下一些情況：

2.1 房地產(chǎn)存量檔案數(shù)字化問題。對于房地產(chǎn)檔案信息，“長期以來，人們一直使用傳統(tǒng)的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發(fā)生意外難以彌補”。[8]更重要的是傳統(tǒng)方式形成與保存的房地產(chǎn)檔案無法在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境中無法使用。

2.2 房地產(chǎn)電子文件的檔案屬性認定問題?！胺康禺a(chǎn)檔案是指房產(chǎn)管理部門在進行房地產(chǎn)管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料?！盵9]盡管在房地產(chǎn)檔案定義中已將電子文件列入其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質(zhì)原件或復(fù)印件。網(wǎng)絡(luò)上可以傳輸?shù)碾娮游募畔⑷匀徊荒茏鳛閼{證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。這一問題不解決，雖然可以減少相關(guān)工作人員調(diào)閱紙質(zhì)檔案的頻次，提高工作效率，但仍然會增加群眾手持“原件”在各個不同相關(guān)機構(gòu)間來回奔波的次數(shù)。通過互聯(lián)網(wǎng)+進來的機構(gòu)越多，互相之間文件的認證量越大，群眾手持“原件”來回奔波的次數(shù)就越多。

2.3 房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息來源、形式、格式多樣化狀態(tài)下的標準化問題。雖然國家檔案局制定并頒布了電子文件相關(guān)標準，但實際執(zhí)行的情況并不樂觀。“從當前房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)情況來看，檔案管理部門所使用檔案軟件缺乏通用性，使用的應(yīng)用程序五花八門，無法統(tǒng)一標準，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求?！盵10]這種情況在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，由于技術(shù)更新及更多行業(yè)、機構(gòu)的融入，將變得更加嚴重。如果不加以應(yīng)對，將阻礙房地產(chǎn)檔案管理融入互聯(lián)網(wǎng)+的進程。

2.4 房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享與限制問題。共享與限制問題不是互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下特有的問題。這一問題是檔案工作的基本矛盾之一，自檔案產(chǎn)生之初就已存在。網(wǎng)絡(luò)為檔案信息利用提供了極大的便利，同時也將什么人，什么時候，什么情況下，可以利用什么信息，不可以利用什么信息擺在了我們面前。如何平衡方便利用與保護企業(yè)、公民的合法權(quán)益的關(guān)系成為一個棘手問題。

2.5 房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息多頭存儲情況下，各主體的義務(wù)與責任劃分問題。在互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，各類涉及房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的機構(gòu)，均會將大量與之相關(guān)的電子文件作為檔案存儲起來。這中間會有相當數(shù)量的同一信息或文件，同時被多個不同機構(gòu)存儲、保存，出現(xiàn)多家使用，多頭存儲。這種情況下，誰必須存，誰可以存可以不存，誰不必存，就需要給予界定與劃分。防止由于責任不清，造成應(yīng)該存的沒有存的情況出現(xiàn)。

2.6 房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息不一致時其真實性與唯一性的確認問題。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現(xiàn)涉及同一項目、同一事、同一人、同一房的房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現(xiàn)這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理的應(yīng)對策略

上述問題，有些是“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案管理遇到的共性問題，有些是房地產(chǎn)檔案工作面對的特有問題。面對這些問題，個人認為，可以采取以下策略加以應(yīng)對：

3.1 加大傳統(tǒng)房地產(chǎn)檔案的數(shù)字化力度與速度?！俺浞掷糜嬎銠C信息化處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案信息資料進行數(shù)字掃描、錄入和整理，建立與紙質(zhì)檔案‘原件一致、同步更新的電子復(fù)本，構(gòu)成海量存貯的房產(chǎn)電子檔案數(shù)據(jù)庫。”[11]盡早實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案全數(shù)字化，為互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下房地產(chǎn)檔案管理與利用積累電子數(shù)據(jù)，創(chuàng)造條件。

3.2 修改完善有關(guān)法規(guī)規(guī)章，明確房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)信息的檔案屬性。對于電子文件的檔案屬性，從某種意義上講就是其在法律上能否成為合法證據(jù)。因此，僅僅在理論上討論其是否具有檔案屬性，在檔案法規(guī)中明確其檔案屬性，已經(jīng)遠遠不夠，不能滿足互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的利用需要。應(yīng)當完善相關(guān)行政訴訟、民事訴訟、刑事訴訟法律中有關(guān)證據(jù)的規(guī)定，盡快將網(wǎng)絡(luò)電子文件信息列入合法證據(jù)的范圍。

3.3 依托全國房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，建立房地產(chǎn)及相關(guān)檔案信息標準。目前，正在建設(shè)中的全國房地產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，為建立統(tǒng)一的房地產(chǎn)及相關(guān)檔案信息標準提供了一個絕佳的機會。各級房地產(chǎn)行政管理機構(gòu)的檔案工作者，應(yīng)當積極主動地參加到系統(tǒng)的建設(shè)當中，“建立規(guī)范化的標準、程序化的操作方式、系統(tǒng)化的管理，將各個管理環(huán)節(jié)科學(xué)地排序，使整個操作過程有機連接，一環(huán)扣一環(huán)，保證檔案的完整有效性。要制定規(guī)范化的標準，‘統(tǒng)一文件與格式‘統(tǒng)一分類編碼‘統(tǒng)一信息交換形式等”。[12]

3.4 建立由各涉及房地產(chǎn)行業(yè)的政府機關(guān)、企業(yè)、中介及相關(guān)事業(yè)單位共同參加的溝通交流機制。在房地產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息多方參與、多家使用、多頭存儲的情況下，需要有一個各方就房地產(chǎn)檔案信息管理與利用進行溝通與交流的平臺。因此，應(yīng)當建立一個全國性的，由政府管理機關(guān)、企業(yè)、中介機構(gòu)、高校、研究機構(gòu)，以及個人代表參加的專門組織，建立及時的交流與溝通機制，為及時發(fā)現(xiàn)、協(xié)調(diào)和解決由于交流與溝通不暢而產(chǎn)生的問題提供便利。

3.5 制定全國統(tǒng)一的房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享原則與限制條款。在全國性的網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享原則及限制性法規(guī)面世前，行業(yè)主管部門應(yīng)當盡早制定出全國統(tǒng)一的，包含房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享原則與限制性要求的行政規(guī)章或規(guī)范性文件。明確涉及房地產(chǎn)檔案的法人或個人各自在形成、收集、保存、保管、提供、傳輸、利用房地產(chǎn)檔案信息中的權(quán)利、責任與義務(wù)。實現(xiàn)房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的共享有法可依。

3.6 建立房地產(chǎn)檔案信息鑒定與仲裁制度。對于互聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下可能出現(xiàn)的房地產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息不一致，可以通過建立房地產(chǎn)檔案信息鑒定與仲裁制度加以解決。這一制度可以是由房地產(chǎn)行政管理機構(gòu)牽頭組織，也可以委托檔案行政管理機構(gòu)組織，還可以通過政府購買服務(wù)的方式向社會專業(yè)組織或高?！百徺I”。前提是這一制度所依托的專業(yè)鑒定組織必須是獨立的第三方。而最終仲裁可以由房地產(chǎn)行政管理機構(gòu)或法院來實施。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)+已經(jīng)成為一種趨勢，面對這種趨勢下房地產(chǎn)檔案所面臨的多方參與、多家使用、多頭存貯情況，回避與拖延無助于問題的解決。只有迎難而上，積極主動地融入其中，在工作中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題。在互聯(lián)網(wǎng)+房地產(chǎn)的新環(huán)境中，發(fā)揮檔案工作者應(yīng)有的作用，為國家建設(shè)與社會發(fā)展貢獻力量。

參考文獻：

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作者單位：河南省開封市房地產(chǎn)交易登記中心

來稿日期：2016-02-11