文件歸檔整理出新規(guī)

管先海++李興利

李興利（河南省焦作市檔案局副研究館員）：2015年10月25日，國家檔案局發(fā)布推薦性行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一時間通過國家檔案局網(wǎng)站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公開了標準全文內(nèi)容。標準自2016年6月1日起實施。與原標準相比，新標準有哪些變化？這些變化反映了什么新思維？在實施新標準過程中還會遇到什么新情況、新問題？如何解決？

劉小芳（中匯會計師事務(wù)所館員）：與2000年標準相比，我認為《歸檔文件整理規(guī)則》新標準有了一些新變化，突出體現(xiàn)在三個方面。第一，在整體框架上借用了國標模式以與國際標準接軌。這說明了新標準更加標準化，其說服力和強制力有了更進一步的提高。第二，在內(nèi)容闡述上添加了電子檔案以滿足現(xiàn)實需要。其實電子檔案的出現(xiàn)已經(jīng)是很久的事情，但是一直沒有一個很權(quán)威的規(guī)定，新標準對電子檔案的敘述內(nèi)容雖說不多，但也足以引起重視。第三，在整理方法上充實了詳細步驟以便于具體操作。當然有利有弊，優(yōu)點是對于新手來說是很好的參考，也利于檔案行業(yè)的統(tǒng)一；缺點是過于繁瑣，也缺失了靈活性，畢竟各個單位情況不盡一致，可能有些立檔單位會為了過分追求其標準性而花費不必要的人力、精力。

程媛媛（焦作市檔案局館員）：《歸檔文件整理規(guī)則》新標準雖然確有一些不盡如人意之處，比如在電子文件方面的要求過于籠統(tǒng)，不便于操作，等等；但跟原標準相比，我認為新標準的確有很多令人欣喜的改變，集中表現(xiàn)為三大變化。第一，結(jié)構(gòu)形式更趨于規(guī)范。新標準的總體編排和結(jié)構(gòu)依照了GB/T 1.1-2009進行編寫，更符合國家標準的格式規(guī)范；增加了“規(guī)范性引用文件”項目，標準的形式也更趨規(guī)范。第二，概念術(shù)語更符合需求。拓寬了“歸檔文件”、“整理”和“整理原則”的內(nèi)容，將電子文件納入其范疇，更符合新形勢下檔案管理工作的需求。第三，形式要求更切合實際。將原標準中的“質(zhì)量要求”和“整理方法”兩項內(nèi)容相結(jié)合，并按照歸檔文件整理的習慣性流程重新進行了調(diào)整與細化，調(diào)整為“一般要求”和“紙質(zhì)文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架”。這塊內(nèi)容也是標準變化最大的地方，具體地說主要有7個方面的變化：一是件的組成的變化；二是增加了檔號及其編制方法；三是歸檔章式樣的改變及電子歸檔章的形式；四是編目式樣的改變；五是裝訂的具體要求；六是檔案盒及備考表項目的變化和填寫要求；七是增加了歸檔電子文件的整理要求。這些改變，使檔案整理的流程更為合理，要求更加直觀，更符合檔案工作“簡化整理、深化檢索”的總體要求。除了以上的變化之外，新標準還有許多細節(jié)上的改變，比如，簡報、周報等材料一期為一件；會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件；來文與復文（請示與批復、報告與批示、函與復函等）一般獨立成件，等等。這些較原標準更為具體的要求的確解決了基層檔案員在實際工作中出現(xiàn)的因“多件合一”致使著錄不全、檢索不利的一些問題。再比如，新標準在“排列”方面將“按事由結(jié)合時間、重要程度等排列”改為“按時間結(jié)合事由排列”，取消“重要程度”的排列依據(jù)，有效減少了檔案員主觀因素對“排列”的影響，等等。

郭東升（山東省臨清市檔案館研究館員）：與原標準相比，我認為分類與編號的進一步高度統(tǒng)一與細化，是《歸檔文件整理規(guī)則》新標準的一個重要變化。新標準注重檔案整理的規(guī)范性與標準化，強調(diào)分類與編號的統(tǒng)一性，把檔案編號完全徹底地統(tǒng)一起來，實現(xiàn)了我國文書檔案編號的全國統(tǒng)一，為文件的計算機管理和檔案信息的提取開發(fā)提供了極大的方便。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：《歸檔文件整理規(guī)則》新標準關(guān)于“歸檔文件整理原則”的規(guī)定，在原來的“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”的基礎(chǔ)上增加了“歸檔文件整理應(yīng)符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理，保持紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”新內(nèi)容；增加了“電子文件整理要求”的新內(nèi)容，既符合我國電子文件發(fā)展的現(xiàn)實需要，也體現(xiàn)了檔案工作與時俱進的時代特色，充分展現(xiàn)了“經(jīng)濟社會發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里”的總要求?！皻w檔電子文件組件（件的組織）、分類、排列、編號、編目，應(yīng)符合本《規(guī)則》‘ 一般要求的規(guī)定； 歸檔電子文件的格式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，參照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等標準執(zhí)行； 歸檔電子文件整理，應(yīng)使用符合《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》（2014年）、GB/T 18894等標準的應(yīng)用系統(tǒng)”等新規(guī)定，使基層檔案工作者在電子文件歸檔的操作過程中，既有了翔實的依據(jù)，也方便操作。

李正平（四川省榮縣檔案局）：前面幾位老師談了《歸檔文件整理規(guī)則》新標準的新變化、新思維，我深受啟發(fā)，在實施新標準過程中肯定還會遇到一些新情況、新問題，如何未雨綢繆，面對這些新情況、解決這些新問題更為重要。比如，新標準提出“歸檔文件指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的文件材料，包括紙質(zhì)和電子文件材料”“歸檔文件整理應(yīng)保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一”，但問題是，歸檔文件的紙質(zhì)文件與電子文件是雙軌運行還是以其中之一運行、另一為副本？如果以紙質(zhì)方式運行，電子文件真實性、完整性、可用性等是否確保，其元數(shù)據(jù)、格式等是否轉(zhuǎn)換等有無必要？如果以電子方式運行，紙質(zhì)文件就是副本，其整理應(yīng)否簡化？電子文件與紙質(zhì)文件的載體、管理等有很大差異，如何保證協(xié)調(diào)統(tǒng)一？

劉小芳：我認為紙質(zhì)檔案和電子檔案只是形式上的不同而已。就文件歸檔整理而言，有些只有紙質(zhì)，有些只有電子，有些兩者都有，這并不沖突。有紙質(zhì)按照其重要程度，不是特別重要的就只保存紙質(zhì)，如果特別重要，比如永久的就可以根據(jù)需要以電子形式再保存。同一內(nèi)容紙質(zhì)的和電子的都有，那就根據(jù)其載體形式分別保存，不是有互見號或者備注嗎？

李正平：這次檔案載體的變革所帶來的影響不亞于紙質(zhì)檔案取代簡牘檔案，因為電子文件是革命，數(shù)字文件是大勢所趨，所以現(xiàn)在的歸檔整理必須圍繞數(shù)字檔案進行。具體來說，主要有兩種情況：一種情況是紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。如果文書運行以紙質(zhì)為主，就要注意把凡能形成紙質(zhì)文件的電子文件都形成紙質(zhì)檔案，否則一個立檔單位的文件材料是不會齊全完整的。這時，電子文件就只能是副本且不能獨立運用（因為所有簽字印章等文件標志都與紙為一體），因形成電子文件或其后的系統(tǒng)缺乏必要的檔案功能，且文件的簽發(fā)、辦理等以紙質(zhì)方式，所以在法律效力上電子文件存在問題，電子文件就只能是副本。這種情況的檔案整理就要注意，一是與原生的電子文件互見，且相對保證電子文件不被改動；二是如果不保存原生的電子文件，就只能再掃描紙質(zhì)文件。有的是在組件時就掃描，掃描后再裝訂；有的現(xiàn)在沒掃描，以后掃描，這就要注意裝訂時只能以簡單方式，否則以后掃描時拆卷麻煩。不保存原生電子文件，不管是現(xiàn)在掃描還是以后掃描都是不節(jié)約，不值得推廣（掃描后的可稱再生電子文件）。另一種情況是電子文件紙質(zhì)化。如果一個單位有檔案功能的文書處理系統(tǒng)或獨立的電子文件管理系統(tǒng)，以電子方式運行的文件具備生效標志（電子簽名系統(tǒng)等完善），也就是其證據(jù)性與安全性、可用性得到保證，這時紙質(zhì)文件可視為電子文件的副本，能打印的只需直接打印出來，不能打印的就以原生電子文件保存。這種情況的紙質(zhì)文件歸檔就應(yīng)相對簡單，基本可一步完成（因為電子文件也要按問題等組織文件夾）。我認為第二種情況應(yīng)成為主流，所有文件在網(wǎng)上處理現(xiàn)在是不難的。從人社、民政、公安等部門的工資、社保、人口等系統(tǒng)看，主要都以電子方式運行了，可直接形成報表打印出來；學籍、醫(yī)療等也都有自己的系統(tǒng)。公文進入具備檔案管理功能的文書系統(tǒng)或直接進入檔案管理系統(tǒng)也很簡單，就連會議記錄或人民群眾提供的申請證明等也可掃描直接進入系統(tǒng)。只是各行各業(yè)檔案部門在設(shè)計檔案系統(tǒng)時不要各行其是、自成一體，尤其是在我國實行“集中統(tǒng)一管理檔案”原則的大環(huán)境下更應(yīng)慎之又慎，否則形成“煙囪”或“孤島”，就不好接收或整合檔案資源。當然，為了安全性，按規(guī)定形成紙質(zhì)的還要形成紙質(zhì)副本，但也僅僅是副本，原件是原生電子文件。從電子文件角度來看，如果出發(fā)點不是從完整保存電子文件這種資產(chǎn)角度考慮，仍會導致電子文件的大量消失；即使保存了電子文件，但如果主要以紙質(zhì)方式運行，電子文件也會因不具有檔案價值而散失其作用；而且數(shù)據(jù)庫、多媒體、網(wǎng)頁、電子郵件等因無法打印或其元數(shù)據(jù)無法打印而無法留存這些直觀而有價值的檔案文件。從歸檔文書檔案上看，永久與30年的占比例不如10年的大，其實保存10年的檔案大部分無需打印出來保存，有系統(tǒng)的可以試點只保存電子形式的。當然如果無系統(tǒng)或領(lǐng)導計算機水平差點，領(lǐng)導可在電腦上看文件，保存文件處理箋。

吳翠英（河北省唐山市豐潤區(qū)檔案館副研究館員）：在此我想就新標準中電子文件歸檔和“件”的問題談點個人看法。先說電子文件歸檔問題，這確實是當前應(yīng)該解決的首要問題，不論是實行辦公自動化還是仍以紙質(zhì)文件為主的單位，都應(yīng)該根據(jù)自己的具體情況制定出切實可行的辦法，包括軟件系統(tǒng)的使用，電子文件的形成、積累、保管、移交等具體標準，做好電子文件歸檔工作，實現(xiàn)檔案館和檔案室的有效銜接，進館檔案保證紙質(zhì)檔案和電子文件同時移交，以避免重復掃描，造成大量人、財、物的浪費。再說“件”的問題。過去執(zhí)行中，把成本會議記錄都撕開存檔，一次會議一件，很不方便；這次又提出成本的會議記錄一本為一件。前者不利于保管，后者不利于查閱，我的解決方法是：一次會議一件，單獨加蓋歸檔章，單獨編頁號和件號，抄寫文件目錄，但是不撕開，放在一個文件袋里，封皮檔號章頁數(shù)可以不填，件號就填寫××號—××號，這樣既便于保管，又利于查閱。

管先海（河南省濮陽市檔案局副研究館員）：上面幾位就在實施新標準過程中可能遇到的有關(guān)電子文件（電子檔案）的一些新情況、新問題及其解決方法談了很好的看法。其實，在實施新標準過程中可能遇到的情況和問題遠不止此，肯定會遇到更多的新情況、新問題。比如，新標準提出“對于計劃、總結(jié)、預算、統(tǒng)計報表、表彰先進以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件簽發(fā)日期判定所屬年度”，但問題是這樣操作就容易出現(xiàn)“計劃如早點計劃，總結(jié)如晚點總結(jié)，就分散到了內(nèi)容針對的一前一后了，真正與內(nèi)容保持聯(lián)系的那一年卻沒計劃、總結(jié)”的情況。若與新標準提出的“歸檔文件整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系”原則相對照，就有點沒遵循的感覺。諸如此類的情況和問題，在新標準具體實施過程中肯定是五花八門、不勝枚舉，有待各位同仁研討解決。

摘自《檔案界》網(wǎng)站