稅務(wù)檔案信息化管理工作的思考

摘要：在信息化、高科技迅猛發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”的今天，檔案信息管理要求也不斷提高。特別是隨著“營(yíng)改增”稅務(wù)政策的實(shí)施，稅務(wù)檔案查找利用頻繁，管理工作量增多，稅務(wù)檔案信息化管理作用進(jìn)一步凸現(xiàn)。因此，加強(qiáng)稅務(wù)檔案管理信息化工作非常有必要。

關(guān)鍵詞：稅務(wù)檔案；信息管理；思考

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）013-000-01

隨著社會(huì)信息化的快速發(fā)展，在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等科技信息化平臺(tái)大背景下，跟隨信息技術(shù)的普及，人們對(duì)一切社會(huì)活動(dòng)和由此派生的物質(zhì)領(lǐng)域、意識(shí)領(lǐng)域進(jìn)行“互聯(lián)網(wǎng)思維”審視與思考，不再是簡(jiǎn)單地將互聯(lián)網(wǎng)作為一種工具，而是全面系統(tǒng)地引導(dǎo)人們進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。

近年來(lái)，檔案管理信息化成為國(guó)家社會(huì)信息化發(fā)達(dá)程度的重要標(biāo)志之一。隨著近年來(lái)“互聯(lián)網(wǎng)+”的逐步實(shí)現(xiàn)，為稅務(wù)檔案管理現(xiàn)代化提出了新挑戰(zhàn)?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件，數(shù)字化管理為檔案管理提供了傳統(tǒng)管理無(wú)法比擬的效率優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，國(guó)家“營(yíng)改增”稅務(wù)政策的實(shí)施，稅務(wù)檔案利用需求日益增加，內(nèi)容量逐步廣泛，需求標(biāo)準(zhǔn)不斷提高，使稅務(wù)檔案管理工作外延越加寬泛，由此，稅務(wù)檔案文件更離不開信息化管理。

一、稅務(wù)檔案管理信息化工作的意義

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化流程就是指檔案管理的模式由傳統(tǒng)的以實(shí)體檔案保管，向以檔案實(shí)體檔案通過(guò)信息化手段向需求者提供更加方便、快捷、準(zhǔn)確和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。稅務(wù)檔案實(shí)體存放科目繁多、保管嚴(yán)格、利用率高。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以將檔案實(shí)體通過(guò)信息資源進(jìn)行分類、分條目、分析、整理、借閱、提取、移交和保管，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)上操作，減少中間流程環(huán)節(jié)，提高檔案管理效率。與傳統(tǒng)模式的檔案資料管理相比，管理人員減少了，電子檔案方便保存、修改和查詢，通過(guò)點(diǎn)擊分類檔案條目，檢索檔案關(guān)鍵內(nèi)容，達(dá)到快速傳遞、準(zhǔn)確使用，從而提高檔案管理的利用效率，降低管理成本，實(shí)現(xiàn)“網(wǎng)上辦公”、“網(wǎng)上流程”和“無(wú)紙化閱檔”的要求。

實(shí)踐證明：檔案管理信息化應(yīng)用既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保護(hù)檔案保存磨損。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，即電子文件體積小、信息量大、檢索迅速，在信息傳輸、處理開發(fā)利用方面高效、快捷。因此，從稅務(wù)檔案管理現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案信息資源的合理開發(fā)利用，提高工作效率等方面出發(fā)，大力發(fā)展電子檔案，推進(jìn)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在稅務(wù)檔案管理中的應(yīng)用是必要要求。

二、建立稅務(wù)檔案信息化管理工作平臺(tái)

根據(jù)單位檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，將檔案信息化管理列入重要議事日程，納入單位科技與管理信息系統(tǒng)范疇，作用信息系統(tǒng)建設(shè)的一部分，由分管領(lǐng)導(dǎo)安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制管理，在單位工作平臺(tái)上建立檔案管理信息工作欄，以網(wǎng)頁(yè)形式分類別分條目給需求者提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，做到稅務(wù)檔案實(shí)體管理信息網(wǎng)上審批、咨詢、查找、電子文件的歸檔及快速提取使用。同時(shí)，也是體現(xiàn)稅務(wù)檔案管理數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化要求的重要方法。

建立稅務(wù)檔案信息化網(wǎng)站，要實(shí)現(xiàn)資源共享，就要考慮到網(wǎng)絡(luò)的吞吐量、檢索功能、響應(yīng)時(shí)間和傳遞速度等各種因素，選擇使用升級(jí)能力和開發(fā)能力空間較大的檔案信息化管理系統(tǒng)，按照網(wǎng)絡(luò)需求和檔案管理要求，定期更換硬件設(shè)備，及時(shí)升級(jí)軟件和程序，才能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)。

三、建立科學(xué)規(guī)范的稅務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

稅務(wù)檔案信息化管理依賴信息化手段實(shí)現(xiàn)各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞，信息資源共享，都需要通過(guò)一系列的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，使操作方式程序化，逐步實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案管理信息資源的數(shù)字化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，盡快實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案管理工作由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變。

一是檔案信息資源的數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的前提。實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案數(shù)字化是對(duì)檔案原件的保護(hù)，也就是通過(guò)信息手段把檔案實(shí)物分類編號(hào)組合成數(shù)字化的信息，再建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，按照類別分列檔案錄目，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段，為需求對(duì)象提供服務(wù)。稅務(wù)檔案信息目錄應(yīng)當(dāng)細(xì)化，便于查詢、方便需求對(duì)象，實(shí)現(xiàn)稅務(wù)檔案收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理，改善服務(wù)方式和方法，提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率。

二是檔案信息資源的規(guī)范化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。加強(qiáng)稅務(wù)檔案信息規(guī)范化管理，是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個(gè)重要標(biāo)志，就是要以規(guī)范化要求與方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化操作流程化，避免人為因素，減少操作過(guò)程中的隨意性，以規(guī)定的操作內(nèi)容，在流程與結(jié)果中程序化呈現(xiàn)。

三是檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。稅務(wù)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該按照國(guó)家信息化管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行業(yè)特點(diǎn)與單位需求實(shí)際，逐步建立本單位檔案管理信息化建設(shè)制度體系，在實(shí)際工作過(guò)程中不斷規(guī)范與完善。既符合國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，又有操作簡(jiǎn)單、查詢快捷、內(nèi)容準(zhǔn)確、使用方便等特點(diǎn)。如建立稅務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，要以用戶需求為導(dǎo)向，主菜單應(yīng)分項(xiàng)實(shí)施，應(yīng)對(duì)政策法規(guī)、檔案的內(nèi)容、著錄項(xiàng)目、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范，并對(duì)管理軟件、文檔格式、數(shù)據(jù)庫(kù)容量等進(jìn)行統(tǒng)一要求?？梢越鉀Q實(shí)際操作過(guò)程軟件不匹配、數(shù)據(jù)不支持、運(yùn)行緩慢、無(wú)變檢索及不能讀取內(nèi)容等問題，達(dá)到稅務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)資源共享的目的。

四、建設(shè)高素質(zhì)的檔案管理者隊(duì)伍

檔案信息化管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低，直接影響著本單位檔案信息化建設(shè)，決定著稅務(wù)檔案信息化管理的質(zhì)量與發(fā)展。從某種意義上講，檔案工作體現(xiàn)著行業(yè)特色，與人們工作與生活都密切相關(guān)。檔案主管領(lǐng)導(dǎo)不但要在資金使用、硬件投入、制度建設(shè)、體系管理等方面給檔案工作予以支持，更要關(guān)心檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，為檔案管理人員開展工作提供一個(gè)好環(huán)境。而檔案管理人員也要具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和敏感性，不斷學(xué)習(xí)并掌握必要的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和技術(shù)，不僅要熟悉電子文件的特征、檔案信息化管理制度、檔案的全程規(guī)范化管理，更要掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防護(hù)知識(shí)，對(duì)紛繁復(fù)雜的稅務(wù)檔案信息進(jìn)行標(biāo)引、分類和有效管理，確保檔案信息的完整性和安全性。稅務(wù)檔案信息化管理要實(shí)現(xiàn)國(guó)家稅務(wù)政策、相關(guān)文件的自動(dòng)化應(yīng)用管理，電子文檔、輔助立卷、歸檔、著錄、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用等計(jì)算機(jī)管理要求，發(fā)揮檔案信息化管理最大利用價(jià)值，滿足需求者最大需要，檔案管理人員應(yīng)該立足崗位實(shí)際，強(qiáng)化自我學(xué)習(xí)意識(shí)，經(jīng)常參加計(jì)算、機(jī)管理及信息化教育培訓(xùn)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)、提升管理水平。

作者簡(jiǎn)介：岳樹明（1965-），男，新疆克拉瑪依人，大專文化，現(xiàn)任新疆維吾爾自治區(qū)克拉瑪依市烏爾禾區(qū)地方稅務(wù)局辦公室主任、烏爾禾區(qū)政協(xié)委員。