應(yīng)用型本科二級學(xué)院院辦管理信息化研究

趙浩婕　王慶喜

摘 要： 針對應(yīng)用型本科二級學(xué)院院辦管理存在的問題，提出二級學(xué)院院辦管理和服務(wù)的信息化思路。設(shè)計了院辦管理和服務(wù)的信息系統(tǒng)，主要包括信息發(fā)布與反饋系統(tǒng)、文檔提交與檢查系統(tǒng)、培養(yǎng)方案管理與教材征訂系統(tǒng)、會議室管理系統(tǒng)、教師進(jìn)修與崗位鍛煉管理系統(tǒng)、科研與教研管理與統(tǒng)計系統(tǒng)等。該系統(tǒng)對于推進(jìn)院辦信息化，進(jìn)而提升院辦管理水平和服務(wù)質(zhì)量，提高學(xué)院的宣傳效果起著良好作用。

關(guān)鍵詞： 應(yīng)用型本科； 院辦管理； 信息化； 信息發(fā)布； 信息系統(tǒng)

中圖分類號：G462 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）06-83-03

Abstract： Aiming at the problems existing in the management of the applied undergraduate secondary college office， the idea of the information management and service for the secondary college office is put forward. The management and service information system of secondary college office is designed， which includes information release and feedback system， document submission and checking system， training project management and of textbook ordering system， meeting room management system， teachers learning and job training management system， and scientific research， teaching research management and statistical system etc. The system has played a good role in promoting the office informationization to improve the offices management level and service quality， improve the college's propaganda effect.

Key words： applied undergraduate； college office management； informationization； information release； information system

0 引言

應(yīng)用型本科院校的二級學(xué)院辦公室作為承上啟下和協(xié)調(diào)內(nèi)外的基層行政單位，是學(xué)院黨務(wù)和行政的綜合管理機(jī)構(gòu)[1]，是溝通學(xué)校和教師之間的橋梁[2]，也是學(xué)院全體師生的服務(wù)中心[3]，二級學(xué)院院辦集管理與服務(wù)于一體，在高校管理中起著十分重要并且不可替代的作用。

近年來現(xiàn)代信息技術(shù)[4]被廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，并且在高校中應(yīng)用也十分廣泛。如何利用信息化技術(shù)提升二級學(xué)院院辦的管理和服務(wù)水平，做到更好地為學(xué)院管理層決策服務(wù)，為學(xué)院教師的教學(xué)和科研服務(wù)，為學(xué)院學(xué)生學(xué)習(xí)和活動服務(wù)，促進(jìn)學(xué)院各項活動的順利開展和教育事業(yè)的高速發(fā)展，這是學(xué)院辦公室需要思索、嘗試和實(shí)施的一個重大問題[5]。

1 院辦信息化存在的問題

應(yīng)用型本科院校大多是新進(jìn)本科，不少是地方性高等院校。相對于學(xué)術(shù)性高校，應(yīng)用型本科院校存在基礎(chǔ)薄弱和資金缺乏等問題。而應(yīng)用型本科院校的二級學(xué)院在辦公室信息化方面也存在共性問題。

1.1 信息傳遞效率低，并缺乏反饋

二級學(xué)院院辦日常工作和任務(wù)十分繁重，當(dāng)遇到布置較遲的或是突擊性的任務(wù)和工作時[6]，總是由于信息傳遞無法及時和完整達(dá)到而造成后續(xù)工作十分被動，任務(wù)完成質(zhì)量不高[7]，無法滿足領(lǐng)導(dǎo)的要求等情況是有發(fā)生。并且由于信息傳遞效率低，會形成相互扯皮甚至產(chǎn)生矛盾等。

院辦傳遞信息時，還有一個單向的特點(diǎn)[9]，即院辦向師生傳遞信息，而師生無法通過有效的信息化方式向院辦傳遞信息，致使信息單項傳遞，院辦無法得到師生的反饋，無法掌握信息傳遞的及時性和完整性。

1.2 學(xué)院信息宣傳力度較低

信息對外發(fā)布和宣傳的重要性已經(jīng)被公認(rèn)[8]。學(xué)院的信息宣傳有助于師生教學(xué)，有助于校企合作，有助于科研及其推廣，有助于招生就業(yè)，有助于科技創(chuàng)新等。但是，目前學(xué)院大多還認(rèn)為對外宣傳是學(xué)校的職責(zé)，學(xué)院不需要做什么具體工作，造成外界無法更多了解到學(xué)院的信息，浪費(fèi)了宣傳的機(jī)會。

1.3 信息化制約管理和服務(wù)水平

隨著高校連續(xù)多年的擴(kuò)招，高校師生人數(shù)大幅增加，傳統(tǒng)的人為管理和服務(wù)無法適應(yīng)時代要求，已經(jīng)制約著管理水平和服務(wù)質(zhì)量的提高[10]，問題和矛盾也越來越突出，已經(jīng)到了必須解決的地步，而院辦須采用信息化手段和方式才能實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)需求。

2 學(xué)院辦公信息化措施

2.1 管理方式優(yōu)化，促進(jìn)職能發(fā)揮

學(xué)院辦公室圍繞人才隊伍建設(shè)和教學(xué)科研等展開管理和服務(wù)，因此需要全面掌握學(xué)院的基本情況，尤其是教職工關(guān)心的問題和學(xué)院的發(fā)展趨勢等問題，提高工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)辦公室職能發(fā)揮。須要從三個方面優(yōu)化管理：①制定方針政策；②統(tǒng)籌規(guī)劃；③管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.2 以制度保證信息化的進(jìn)行

信息化建設(shè)需要制度保證，學(xué)院信息化建設(shè)需要建立多種管理制度，主要包括：審查制度和審批程序；信息安全制度；宣傳和教育制度。制度建設(shè)確保學(xué)院信息化穩(wěn)定和高效進(jìn)行。

2.3 提高人才隊伍水平

采用宣傳動員和培訓(xùn)的方式更新師生觀念和提升計算機(jī)應(yīng)用水平，為院辦信息化的推進(jìn)提供條件。更新觀念主要目的是消除顧慮及抵觸情緒；同時加強(qiáng)技能培訓(xùn)，掃清技術(shù)上和操作上存在的障礙。

3 院辦管理信息化總體設(shè)計

3.1 架構(gòu)和流程設(shè)計

信息化規(guī)劃要從學(xué)院院辦管理和服務(wù)實(shí)際出發(fā)，首先確定解決哪些問題；其次確定總體目標(biāo)；再次確定藍(lán)圖及實(shí)施策略。架構(gòu)設(shè)計包括：應(yīng)用架構(gòu)、組織架構(gòu)和技術(shù)體系架構(gòu)的設(shè)計。流程設(shè)計包括：規(guī)劃管理流程、需求管理流程和項目建設(shè)管理流程設(shè)計。

3.2 信息發(fā)布與反饋

信息系統(tǒng)集成多種信息發(fā)布平臺，比如系統(tǒng)信息發(fā)布平臺以及手機(jī)或者QQ和微信等即時通訊工具，還可以使用辦公郵箱或者公共郵箱等。系統(tǒng)信息發(fā)布平臺通過學(xué)院服務(wù)器發(fā)布教學(xué)和科研以及學(xué)生活動等方面的信息。對于需要及時發(fā)布的信息須通過手機(jī)短信、QQ或者微信的方式發(fā)布。

3.3 信息系統(tǒng)設(shè)計

購買或自主開發(fā)二級學(xué)院辦公室管理和服務(wù)的信息系統(tǒng)，并整合已有系統(tǒng)，提升院辦管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量以及師生滿意度。信息系統(tǒng)管理和維護(hù)要有專人負(fù)責(zé)，并進(jìn)行管理員必要的培訓(xùn)，提升信息系統(tǒng)的使用效率。

二級學(xué)院院辦需要的系統(tǒng)包括：信息發(fā)布與反饋系統(tǒng)、文檔提交與檢查系統(tǒng)、培養(yǎng)方案管理與教材征訂系統(tǒng)、會議室管理系統(tǒng)、教師進(jìn)修與崗位鍛煉管理系統(tǒng)、科研與教研管理與統(tǒng)計系統(tǒng)等。不同高校的學(xué)院在管理上有不同之處，因此信息系統(tǒng)的建設(shè)不能照搬硬套，而是根據(jù)學(xué)院情況進(jìn)行設(shè)計。

3.4 學(xué)院宣傳

通過網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)站以及新的信息技術(shù)等多種方式宣傳學(xué)院，宣傳內(nèi)容主要包括：招生就業(yè)信息、教學(xué)信息、科研信息、實(shí)驗(yàn)室信息、學(xué)院特色等。

4 結(jié)束語

二級學(xué)院辦公室通過信息化建設(shè)，可以改善學(xué)院辦公室管理水平和服務(wù)質(zhì)量，實(shí)際效果明顯。①采用信息技術(shù)替代人為處理，效率大大提高，失誤率大幅降低。②通過購買或自主開發(fā)院辦管理系統(tǒng)，在信息傳達(dá)、宣傳、教材征訂、檢查等方面都可借助系統(tǒng)完成，提高了院辦管理的信息化水平。③信息技術(shù)提供了信息發(fā)布和反饋的功能，提升了信息的管理，并且通過在系統(tǒng)平臺上宣傳學(xué)院的教學(xué)科研等信息，有效地提升了學(xué)院形象。

在院辦信息化進(jìn)程中，需要多個信息化系統(tǒng)，而這些系統(tǒng)之間往往相互隔離，需要登錄多個系統(tǒng)，形成數(shù)據(jù)和信息孤島，造成了不必要的麻煩，因此下一步將研究系統(tǒng)數(shù)據(jù)整合和單點(diǎn)登錄。

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