探討加強(qiáng)內(nèi)部控制以提高事業(yè)單位物資管理的策略

羅艷

摘要：改革開放以來，在社會(huì)主義的市場經(jīng)濟(jì)體制飛速發(fā)展的推動(dòng)下，我國事業(yè)單位物資管理取得較快發(fā)展，而且在單位內(nèi)部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)大力開展下，其特點(diǎn)漸漸凸顯出來。想要有效地保證事業(yè)單位物資安全，提升其物資管理水平，以便促進(jìn)其可持續(xù)發(fā)展，就必須要健全內(nèi)部控制制度。鑒于此，該文主要從當(dāng)前事業(yè)單位的物資管理過程中存在的問題，進(jìn)一步探討加強(qiáng)內(nèi)部控制，以便提升事業(yè)單位物資管理的具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；內(nèi)部控制；物資管理；策略

中圖分類號(hào)：F251 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）10-0283-02

近年來，事業(yè)單位內(nèi)部的物資主要指，為確保單位內(nèi)部所開展的各項(xiàng)活動(dòng)及業(yè)務(wù)正常進(jìn)行的時(shí)候，所需要的相關(guān)物資材料，和一些沒有達(dá)到固定資產(chǎn)所規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的部分器具、工具以及低值易耗品。而且，事業(yè)單位內(nèi)部隨意采購的一些辦公用品，通常情況下，在采購的時(shí)候?qū)⑵淞袨橹С觯趯?shí)際采購中，大量大批量的采購物資會(huì)直接報(bào)支，往往會(huì)導(dǎo)致流失且浪費(fèi)大量的材料，在管理上也存在一些漏洞。正是因事業(yè)單位采購材料的流動(dòng)性較大，且一直在消耗與添置的重復(fù)過程當(dāng)中，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行物資管理時(shí)，具有一定的阻礙。

1 分析當(dāng)前事業(yè)單位物資管理中出現(xiàn)的問題

第一，在當(dāng)前的事業(yè)單位物資管理過程中，在限額標(biāo)準(zhǔn)之下，很多物資采購起來比較隨意，事業(yè)單位內(nèi)部的管理人員對(duì)于采購的工作缺乏足夠的重視，且未完全落實(shí)相應(yīng)的采購制度及政策，這就使在采購過程中，采購人員偶爾會(huì)擅自采購[1]。

第二，事業(yè)單位沒有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)、靈活的物資采購計(jì)劃及采購方式，未將采購效果放于首要位置，這就使得在采購時(shí)，存在各種各樣的隱性及顯性風(fēng)險(xiǎn)。

第三，物資預(yù)算的編制方法并不準(zhǔn)確，且預(yù)算的時(shí)候，缺乏一定的遠(yuǎn)見，導(dǎo)致預(yù)算編制的質(zhì)量非常低，和物資預(yù)算采購的執(zhí)行相互脫節(jié)。

第四，對(duì)于物資供應(yīng)商缺乏足夠的了解，再加上物資采購人員所具備的專業(yè)水平較低，嚴(yán)重影響著物資采購與管理發(fā)展。而且，事業(yè)單位也缺乏配套的管理及采購方法，物資管理人員的管理方式與采購人員存在很大差異，管理職責(zé)不夠明確，缺乏有效的管理制度等，嚴(yán)重影響物資管理質(zhì)量。此外，事業(yè)單位對(duì)于物資供應(yīng)商缺乏一定的管理，對(duì)于物資供應(yīng)商內(nèi)部的財(cái)務(wù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、信用度、生產(chǎn)能以及售后服務(wù)等方面不夠了解。

2 分析加強(qiáng)內(nèi)部控制以提供事業(yè)單位物資管理的具體對(duì)策

2.1 構(gòu)建健全的物資采購管理制度

管理機(jī)構(gòu)屬于事業(yè)單位內(nèi)部的物資管理工作、采購工作得打正常運(yùn)行的一個(gè)主要保障。事業(yè)單位內(nèi)部的審計(jì)、財(cái)務(wù)、采購、驗(yàn)收以及資產(chǎn)監(jiān)管等各個(gè)部門，應(yīng)互相合作，以便形成一個(gè)高效、合理的監(jiān)督機(jī)制。同時(shí)，在構(gòu)建物資采購部門的過程中，應(yīng)將物資采購單位、供應(yīng)單位、監(jiān)管單位相互融合發(fā)展，以便構(gòu)建一個(gè)有效的管理制度，所管理的內(nèi)容主要包含：物資采購的計(jì)劃、預(yù)算、審核、采購計(jì)劃的執(zhí)行、支付資金、質(zhì)量管理等。

事業(yè)單位的財(cái)務(wù)部門，需加強(qiáng)對(duì)物資合同的管理與控制，對(duì)于各種憑證，應(yīng)逐一審查且核實(shí)，對(duì)于采購的項(xiàng)目應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤，制定一個(gè)完整的財(cái)務(wù)報(bào)告，充分反映出事業(yè)單位的物資使用規(guī)模、資金應(yīng)用范圍，方便管理人員進(jìn)行管理。此外，物資管理部門可在物資采購中，設(shè)立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，增強(qiáng)采購人員違規(guī)、違法的采購成本，提升物資采購資金應(yīng)用效率，進(jìn)一步提升事業(yè)單位物資管理質(zhì)量。

2.2 加強(qiáng)對(duì)物資采購單位的監(jiān)督管理

事業(yè)單位的任何物資，包含平常的零星支出項(xiàng)目，管理部門應(yīng)構(gòu)建專門的科室進(jìn)行統(tǒng)一管理，例如，一些事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員，因業(yè)務(wù)的需要，常常外出工作，這部分人員對(duì)于紙巾以及茶葉等需求量非常大，還有如計(jì)算器等一些低值易耗品的采購。一般情況下，均是各個(gè)科室根據(jù)自己的需要購買，之后經(jīng)過財(cái)務(wù)部門報(bào)銷之后，可將其直接列為支出，因根據(jù)自己所需進(jìn)行購買，未經(jīng)過審批環(huán)節(jié)，部分物資還可使用，但會(huì)重新購買，這就易導(dǎo)致物資流失及浪費(fèi)。而且這些物資均按照零售價(jià)的購進(jìn)，從開源節(jié)流上看，長時(shí)間使用下來，其支出數(shù)額還是很大。若單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)采購，并將其存放到相關(guān)的科室倉庫進(jìn)行統(tǒng)一管理，在相關(guān)部門需要用到的時(shí)候，可填寫領(lǐng)料單直接領(lǐng)取，這樣能較好地解決以上問題。

2.3 建立規(guī)范化的專用材料臺(tái)賬制度

當(dāng)前，一些事業(yè)單位內(nèi)部的業(yè)務(wù)材料，屬于上級(jí)部門直接撥入各科室，主要用在開展相關(guān)的活動(dòng)、宣傳以及特殊人群所使用的公共物品。而且，大部分發(fā)到科室內(nèi)的物資，只顯示數(shù)量，未標(biāo)出單價(jià)與金額，這些物品由于未經(jīng)單位的職能部門進(jìn)行采購與入庫，管理起來十分不便。很多物資材料主要集中用在一些專業(yè)的業(yè)務(wù)活動(dòng)當(dāng)中，往往會(huì)忽視管理過程。因此，從提升事業(yè)單位的物資管理能力方面出發(fā)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一、集中化的管理，理清管理順利，對(duì)物資實(shí)行約束性的管理。

首先，事業(yè)單位可利用制度管理的形式，和各個(gè)專用下?lián)艿奈镔Y材料的科室來簽定相關(guān)的管理協(xié)議，主動(dòng)要求各個(gè)科室應(yīng)建立完整的臺(tái)賬，以便準(zhǔn)確、詳細(xì)地記錄下各種物資材料的接收、發(fā)放、存儲(chǔ)以及使用期限等，對(duì)于部門出現(xiàn)過期、霉變以及失效的物資，應(yīng)該公開說明原因，并根據(jù)相關(guān)物資處理規(guī)定，對(duì)其進(jìn)行處理，管理人員不能隨意地處置及報(bào)廢物資[2]。

其次，臺(tái)賬的記錄應(yīng)隨時(shí)、隨地接受相關(guān)的抽查且納入事業(yè)單位物資管的季度、年度等管理考核當(dāng)中，以便從物資管理的制度上，規(guī)范、制約相關(guān)材料管理。對(duì)于部分條件較好的單位，可應(yīng)用簡單的理財(cái)軟件，對(duì)物資進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的管理，財(cái)務(wù)部門可直接從網(wǎng)上，就能清晰、直觀地了解到各科室物資使用及流動(dòng)的情況。

最后，因一些專用的物資材料使用性較強(qiáng)，且一些日常包公用品，如鉛筆、橡皮等，雖然事業(yè)單位內(nèi)部的財(cái)務(wù)人員，和物資管理人員進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)的時(shí)候，工作量較大且花費(fèi)的時(shí)間較長，但這樣能保證管理人員全面、細(xì)致地了解及掌握物資變化情況，了解庫存量。這樣物資保管及管理部門在上報(bào)物資采購計(jì)劃的時(shí)候，可清晰地了解到采購物資的數(shù)量與種類，確定好需要采購的材料，對(duì)于庫存量充足的物資可不同采購，避免資金閑置，使得事業(yè)單位內(nèi)部的物資管理過程變得更加合理、嚴(yán)謹(jǐn)，在很大程度上提升物資管理的水平及效益[3]。

2.4 構(gòu)建完善的物資采購及入庫機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)該按照物資實(shí)際使用情況，在采購之前，制定相應(yīng)的采購計(jì)劃，同時(shí)按照物資庫存的情況以及實(shí)際使用量，確定好需要采購的數(shù)量，以免造成物資積壓[4]。同時(shí)，對(duì)于所采購的物資材料，在驗(yàn)收的時(shí)候，應(yīng)該和發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)格、細(xì)致的核對(duì)，待核對(duì)準(zhǔn)確無誤之后，再填寫相關(guān)的入庫單，清晰的列出各項(xiàng)物資的數(shù)量、品種、采購金額以及規(guī)格大小等。所填寫的入庫單應(yīng)該一式三聯(lián)，一聯(lián)交由物資保管部門留存，一聯(lián)隨著物資采購的明細(xì)賬進(jìn)行登記入賬，而最后一聯(lián)則隨著購貨的發(fā)票報(bào)支，直接列到材料科目進(jìn)行核算。

3 結(jié)束語

總而言之，在內(nèi)部控制背景下，事業(yè)單位內(nèi)部的物資管理非常關(guān)鍵，且屬于一項(xiàng)比較復(fù)雜的管理工作，所涉及的管理科目較多。因此，事業(yè)單位應(yīng)針對(duì)物資的采購、入庫、核算等各環(huán)節(jié)，進(jìn)行科學(xué)、高效的管理，針對(duì)物資管理過程中所發(fā)生的問題，應(yīng)采用有效的物資管理措施。避免內(nèi)部管理管理人員實(shí)行暗箱操作，進(jìn)而提升物資管理效率，降低事業(yè)單位的管理水平。同時(shí)相關(guān)管理人員也要多總結(jié)物資管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位物資管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展，以便為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

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