人事檔案開發(fā)利用及相關(guān)問題闡述

趙清

摘 要：伴隨著社會(huì)的快速發(fā)展，最近幾年，我們國(guó)家的檔案業(yè)取得了較快的發(fā)展。人事檔案是人才信息的重要來源，它可以很準(zhǔn)確的反映個(gè)人的經(jīng)歷、個(gè)性特點(diǎn)、專長(zhǎng)愛好等等，通過它人事部可以發(fā)現(xiàn)人才，同時(shí)它也是使用和管理人才的一個(gè)重要依據(jù)。但是由于現(xiàn)在人事檔案存在了一些問題，比如自身質(zhì)量低、管理不完善、傳統(tǒng)的人事檔案制度與新時(shí)期的要求存在很大差異等等。本文將對(duì)這些人事檔案工作中存在的相關(guān)問題進(jìn)行分析，同時(shí)也對(duì)人事檔案開發(fā)利用的問題做出明確的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；質(zhì)量；開發(fā)；利用

在現(xiàn)在的人事檔案管理工作中，普遍存在著看重“管理”，而不注重“利用”這一現(xiàn)象。這樣的陳舊的思想認(rèn)識(shí)大多是傳統(tǒng)的人事檔案管理辦法所遺留下來的問題，一直以來，人們眼中乃至思想里都認(rèn)為人事檔案工作是保密性極強(qiáng)的一項(xiàng)工作，它所涉及的都是黨和國(guó)家的一些機(jī)密，這使得人事檔案工作變得極為神秘。其實(shí)，怎么樣去開發(fā)利用人事檔案中的信息，是科學(xué)合理開發(fā)人才資源的重點(diǎn)，本文將著重的去分析人事檔案的開發(fā)利用問題。

一、人事檔案信息資源開發(fā)利用有著重大意義

什么是人事檔案信息資源的開發(fā)利用呢？就是把人事檔案中的信息源作為基礎(chǔ)，通過一些方式把人事檔案中的一些情況提供給組織，為組織人事工作服務(wù)。人事檔案信息資源的開發(fā)利用價(jià)值有許多的意義。首先，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作根本目的的最主要的一個(gè)途徑就是人事檔案信息的開發(fā)利用。人事檔案工作的根本目的就是全力開發(fā)檔案信息資源，充分的發(fā)揮它的作用，以此來為人事工作和它的中心工作來服務(wù)。在我國(guó)正需要大批新型人才，而要想建設(shè)人才隊(duì)伍就必須要挖掘人才、培養(yǎng)人才。人事檔案部門有大量的人事檔案資料，這就很大程度的方便了開發(fā)利用這些資源，人事檔案管理部門需要系統(tǒng)、及時(shí)、有序的開發(fā)人事檔案系統(tǒng)資源，這樣才能達(dá)到人事工作的需求，只有這樣快速有效的為人事工作提供利用的條件，才能體現(xiàn)出人事檔案部門的存在價(jià)值，它為人事抉擇盡職的服務(wù)，發(fā)揮了人事檔案的特別的、極為重要的作用。其次，通過人事檔案信息資源的開發(fā)利用，可以很好的衡量出人事檔案管理工作的優(yōu)劣。實(shí)現(xiàn)有效利用才是人事檔案管理工作的最終目的，檔案的質(zhì)量對(duì)檔案的利用效果起著決定性的作用，如果人事檔案記錄的內(nèi)容真實(shí)、材料詳細(xì)、排列有序、裝訂整齊，那么利用起來就會(huì)很方便、快捷。

二、人事檔案利用過程中所出現(xiàn)的問題

（一）人事檔案收集的質(zhì)量不高

檔案利用的工作重點(diǎn)就是檔案的信息收集工作，如果沒有收集到完整的檔案信息，就沒有辦法記錄出完整的檔案，這就形成了不健全的檔案工作。任何的檔案都是由一份份的材料所組成，那么每一份的材料都是檔案的一部分，它的質(zhì)量也直接的影響了檔案的質(zhì)量。檔案整理的過程中有許多的問題會(huì)出現(xiàn)，比如有的信息不完整、有的是用圓珠筆書寫的、還有的材料書寫的太亂，這些問題都給歸檔帶來了許多的麻煩，使集中整理利用檔案變的困難，也浪費(fèi)了許多的時(shí)間。

（二）人事檔案信息內(nèi)容的質(zhì)量低

人事檔案是專門記錄個(gè)人情況的，是單位用來了解和考察一個(gè)職工的重要的依據(jù)，所以人事檔案在人才開發(fā)的過程中有著極為重要的作用?？茖W(xué)細(xì)致的建立管理好人事檔案，可以更快更好的來發(fā)現(xiàn)人才，然后培養(yǎng)人才、使用人才。但是，在當(dāng)前的人事檔案管理工作中尚有不足，記錄比較籠統(tǒng)、單一?？礄n案資料很少能體現(xiàn)出該職工是什么樣的人才類型、有什么樣的管理才能、技術(shù)專長(zhǎng)、都有哪些工作業(yè)績(jī)、心里素質(zhì)怎樣，這些在檔案中都體現(xiàn)不出來。

（三）人事檔案管理體制不適合去開發(fā)利用

傳統(tǒng)的人事檔案制度是專門控制人、制約人的。是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)期的制度，這種制度是人和檔案不分開的，檔案隨著人的單位關(guān)系調(diào)動(dòng)而調(diào)動(dòng)，這是一種典型的封閉式的管理模式。

三、人事檔案開發(fā)利用的具體措施

（一）要讓公民知道檔案的重要性，提高檔案管理工作者的素質(zhì)

檔案工作人員在檔案工作中起著決定性的作用，要想提高公民對(duì)檔案的認(rèn)知性，檔案部門必須要大力的宣傳人事檔案的本質(zhì)與其的作用。檔案是有著兩種重要性的，一種是外向性，還有一種是內(nèi)向性，它即為檔案者自己所用，又可以為社會(huì)服務(wù)所用。要想讓社會(huì)了解它，就必須加大宣傳的力度，根據(jù)具體的情況舉辦展覽，通過電臺(tái)、電視、報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒體信息網(wǎng)絡(luò)傳播來進(jìn)行宣傳。

（二）對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行必要的再繼續(xù)教育

因?yàn)楣ぷ髦攸c(diǎn)轉(zhuǎn)移的原因，檔案管理人員的素質(zhì)也需要提升，他們應(yīng)該除了要掌握本專業(yè)的知識(shí)，還要會(huì)使用計(jì)算機(jī)、會(huì)應(yīng)用文寫作、可以操作辦公自動(dòng)化設(shè)備。所以，當(dāng)前的首要任務(wù)就是對(duì)檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育，鼓勵(lì)他們?nèi)ソ邮芨鞣N形式的教育，提高他們的思想素質(zhì)和現(xiàn)代化科學(xué)的技術(shù)水平，只有這樣的管理人員才能夠真正的開發(fā)利用檔案資源，更好的服務(wù)于社會(huì)。

四、結(jié)束語

總之，在人事檔案的工作上必須要做到及時(shí)、準(zhǔn)確、高效率，只有這樣才能更好的在人事工作上為黨和國(guó)家以及社會(huì)服務(wù)，檔案工作人員要更加明確服務(wù)的方向，端正服務(wù)態(tài)度，要把利用者放在首位，做到時(shí)刻為利用者著想，時(shí)刻為利用者創(chuàng)造條件，勇于開拓創(chuàng)新，使人事檔案工作在未來的社會(huì)發(fā)展中再創(chuàng)輝煌！

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