淺議檔案管理中的保密工作

周消頻

摘 要：檔案管理的重點內(nèi)容是保密，檔案管理的保密性直接或間接地關系到企事業(yè)單位的生存與發(fā)展，影響著企事業(yè)單位綜合競爭實力的強與弱。因此，檔案管理部門必須認識到檔案資源對企事業(yè)管理工作的重要作用，必須認識到檔案保密工作對企事業(yè)單位發(fā)展的意義，必須把檔案管理的保密工作放在第一位。在此，筆者結(jié)合自己多年來檔案管理工作的心得體會，談一談檔案管理中的保密工作。

關鍵詞：檔案管理；保密工作；研究

對于政府機關、企事業(yè)單位而言，檔案管理的保密工作始終是不容忽視的，尤其是那些涉密級別較高的檔案資源，更是對行政決策、企事業(yè)未來發(fā)展具備至關重要的影響。不可否認，在我國當前的檔案管理保密工作中，由于管理人員的保密意識相對薄弱，檔案管理制度的規(guī)范性強差人意，常常發(fā)生各種檔案泄密事件，危害到工作的正常開展，給企事業(yè)造成重大損失。因此，必須經(jīng)常強調(diào)檔案保密，強化保密工作。下面筆者就檔案保密工作，分別從制度建設、保管工作、有效監(jiān)督、加強宣傳、提高素質(zhì)等五個方面淺議一下檔案管理的保密工作的開展。

一、管理制度的建設

以《保密法》、《檔案法》為依據(jù)，完善本單位檔案管理制度的建設，制定出清清楚楚的檔案管理規(guī)章制度，主要包括：立卷歸檔、移交接收、保管利用等檔案管理制度。尤其是保管利用制度，要設定應用密級，堅持按照允許的密級，制定并推行檔案的閱覽制度、外借制度、復制制度等。在實際工作中，檔案管理人員要堅持原則，熟知不同人員的不同使用權(quán)限，嚴格執(zhí)行審批條件，做到不失密、不泄露、不遺失，堅持一絲不茍的使用登記制度，為檔案信息安全提供有力保證。在工作中不斷總結(jié)、不斷完善，使得執(zhí)行制度條文不拘泥、不死板，嚴密而簡明，便于執(zhí)行。

二、保管工作要達標

檔案保管工作包括保管環(huán)境的營造與保管措施的執(zhí)行，安全的環(huán)境加上得力的措施，是保證檔案安全，延長保管時效的根本。

第一，保管環(huán)境主要指檔案庫房以及其中的設施設備是否滿足檔案管理條件。按照國家相關規(guī)定，檔案庫房必須獨立建造，對于在機關大樓、寫字間中的檔案室，雖然不能完全按照相關法規(guī)執(zhí)行，但是必須做到檔案庫房與其它房間分離，例如：庫房與辦公室分離，庫房與閱覽室分離。檔案庫房必須具備防火、防盜、防水、防鼠害等功能，有條件者應該加裝監(jiān)控系統(tǒng)。檔案庫房必須有專人負責管理，落實責任，嚴格執(zhí)行出入庫管理制度，無關人員一律禁止入內(nèi)；檔案出入庫必須執(zhí)行嚴格的登記制度。

第二，保管措施要堅持“以防為主，防治結(jié)合”方針，做到“四不”，即：不壞、不丟、不散、不亂。不壞，檔案原件完好無損，不因各種不利因素損壞檔案。對破損檔案，要組織人力物力及時搶救；不丟，保障檔案的絕對安全，不因工作疏忽造成檔案的遺失與被竊，不僅要保護檔案實物的安全，還要保護檔案內(nèi)容的完整；不散，科學分類，集中保管不同類別的檔案資料，不因檔案分散而導致檔案管理混亂，更不能由此而造成檔案的損壞或丟失；不亂，檔案保管有條不紊，檔案排列規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

三、有效監(jiān)督要落實

監(jiān)督的目的是為了能夠及時發(fā)現(xiàn)并有效制止與糾正在使用檔案的過程中的各種不良行為。重點是檔案的保密與保護。

檔案的價值就在保密使用，在一定時間、一定范圍內(nèi)有效利用，是檔案“保而用”的意義所在。把檔案嚴格控制在一定時間、一定范圍內(nèi)，就是檔案的保密工作。保密，一是把檔案束之高閣，封藏起來，此時，需要監(jiān)督檔案保管環(huán)境是否達標，是否有利于檔案的壽命，是否存在失竊風險。二是檔案在使用過程中，此時，是否按照檔案密級憑證調(diào)取，是否有偷撕或涂改行為，是否有翻書沾水、隨手劃線等不良閱讀行為。對于以上多種情況，檔案管理者要及時提醒并糾正，做好監(jiān)督工作。為了更好地落實監(jiān)督效力，在有條件的地方可以安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng)。負責檔案管理的主管部門與領導，要勤檢查、勤督促、勤關懷，切實擔負起領導責任，防患于未然。為了避免出現(xiàn)檔案損壞、丟失情況，檔案管理者要在檔案使用者離開之前仔細檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告，及時查處，采取措施盡可能地挽回損失。

四、加大保密宣傳力度

加強保密意識的宣傳普法工作，不可否認，安逸舒適的生活的確令許多人淡化了保密意識，相關的法律法規(guī)宣傳工作是比較缺失的。單純地完全依靠檔案管理者維護檔案的保密性，難度是相當大的。因此，檔案管理部門與管理者應該主動出擊，聯(lián)合其它部門、社會機構(gòu)等，通過舉辦張貼標語、制作宣傳欄、舉辦普法知識講座等活動，讓更多的人知曉保密工作的重要性，提升大眾的保密意識，打造開展保密工作的良性環(huán)境。

五、提高從業(yè)人員素質(zhì)

檔案管理者從事檔案日常保管與維護工作，其工作崗位決定了他們具有知秘早、知秘多、知秘深的特點，因此，培養(yǎng)并提高檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)至關重要。檔案管理者的職業(yè)素質(zhì)包括職業(yè)道德與專業(yè)技能，在職業(yè)道德方面，檔案管理者應該樹立歷史唯物主義哲學觀，甘于寂寞，安心本職，具有高度的事業(yè)心與強烈的責任感，具有積極主動、周到細致的服務態(tài)度；在專業(yè)技能方面，檔案管理者必須掌握四種技能：①檔案專業(yè)知識，②業(yè)務管理知識，③現(xiàn)代化設備操作技能，④書法技能。另外，檔案管理者還要學會“善忘”，在非工作場合善于忘卻工作內(nèi)容，防止自己在不知不覺中泄露秘密，避免說者無意，聽者有心。無論在什么時間什么場合，檔案管理者都要把維護檔案安全視作自己的第一要務。

六、結(jié)論

綜上所述，我國經(jīng)濟建設的飛速發(fā)展，促進了現(xiàn)代化高科技的普及應用，一方面給我們的生活與工作帶來了很大的便利，另一方面，也要求檔案管理工作面臨著新的形勢與新的考驗，其中最嚴峻的考驗就是檔案保密工作難度加大了。只有立足于以人為本的基礎之上，完善制度建設，更新管理設備與手段，才能充分保障檔案的保密工作。

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