探索醫(yī)院檔案管理信息化建設

劉芳

摘 要：近幾年來，醫(yī)院發(fā)展規(guī)模越來越大，涉及面向精、細、廣方面發(fā)展，形成的檔案數(shù)量和門類相應增多，如何使醫(yī)院檔案信息加速向數(shù)字化方面發(fā)展，構建準確及時、經(jīng)濟、安全的檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)，成為當前醫(yī)院檔案管理工作者認真思考和不斷探索的問題。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；信息化

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，在醫(yī)療教學科研等活動中的作用日益顯著，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估一家醫(yī)院管理水平高低的重要依據(jù)之一。飛速發(fā)展的社會信息化決定了必須加速醫(yī)院檔案管理的信息化進度。

一、樹立科學的檔案管理信息化觀念

以信息化建設提升和改造傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理和利用方式，帶動和促進醫(yī)院檔案業(yè)務基礎工作和檔案室工作，這既是指導思想也應該成為一種觀念。長期以來傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)形成了一整套適合手工作業(yè)、實體檔案的工作方法和模式，這在今后信息化建設中肯定碰到對傳統(tǒng)的檔案工作模式進行改革的問題。檔案信息化管理必須以高性能的軟、硬件基礎設施來保證。加強資金投人，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案信息化管理的必要條件。應配備先進的互聯(lián)網(wǎng)等辦公設備，利用縮微技術、光盤技術在檔案管理中的作用，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。另外，醫(yī)院檔案部門要加強檔案信息資源的合理配置與科學管理，充實和完善檔案數(shù)據(jù)庫，有計劃地進行室藏檔案數(shù)字化工作。積極介人本單位電子文件管理工作，探索規(guī)范化的管理方式。做好電子文件歸檔管理工作，制定出相應的電子文件歸檔管理制度。對新產(chǎn)生的電子檔案，要采取科學的管理方法和技術手段，保證歸檔電子文件的真實、完整、有效。

二、實行醫(yī)院檔案信息一體化管理

醫(yī)院運作和管理的過程是一個獲得信息、處理信息、利用信息的過程，醫(yī)院作為一個綜合的管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)就是一個信息資源子系統(tǒng)。但醫(yī)院現(xiàn)行的信息管理體系是檔案與其他信息分體管理，相互之間也缺乏必要的協(xié)調(diào)和聯(lián)系。因此，建議將檔案管理這個子信息資源融入醫(yī)院整體信息化工作中，這樣就不但可以節(jié)約人力、物力和財力，而且還能夠提供更多的綜合信息，形成更具有綜合效益的資源庫。醫(yī)院實行信息、檔案管理一體化，建立一個結構合理、功能齊全、高效的信息中心，就可適應當前醫(yī)院加快信息現(xiàn)代化建設的需要。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設的重點

首先，文書工作是檔案管理工作的基礎，文書處理過程的好壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。為適應新形勢下的工作需求，應該把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網(wǎng)內(nèi)傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡進行，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

另外，隨著醫(yī)學事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，應將各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱。同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經(jīng)驗，找出問題，及時改進，進一步提高醫(yī)務人員的醫(yī)療服務水平。

四、建立有特色的數(shù)字化信息資源庫

數(shù)字化信息資源庫包括數(shù)字檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字目錄中心管理系統(tǒng)、數(shù)字文檔管理系統(tǒng)、數(shù)字文件管理系統(tǒng)等。檔案數(shù)據(jù)庫是檔案室網(wǎng)絡建設的重要組成部分，是網(wǎng)絡的信息資源。要加強網(wǎng)絡建設，必須加強數(shù)據(jù)庫建設。數(shù)據(jù)庫的建設要以國際、國內(nèi)標準為依據(jù)，集中力量建成若干個標準化、通用性好的文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫；另一方面，檔案資源數(shù)字化整理也要與之配套進行，即使用數(shù)字模擬整合技術將室藏各種檔案數(shù)字化，其有以下三個基本途徑：一是檔案室把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成系統(tǒng)文獻檔案信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機：二是利用數(shù)字照相、掃描等技術將檔案原件進行數(shù)字化處理；三是直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。

五、加快醫(yī)院檔案管理軟件的開發(fā)

加快醫(yī)院檔案管理軟件的開發(fā)是優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化建設的重要環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案管理軟件是醫(yī)院檔案管理信息化建設的重點和難點，對醫(yī)院而言，檔案管理軟件的開發(fā)要結合醫(yī)院的實際情況進行選擇，根據(jù)醫(yī)院的基本情況和特點，建立適合醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)軟件。一般來說，醫(yī)院檔案管理信息化為加快醫(yī)院檔案管理軟件的開發(fā)，要選用經(jīng)過國家鑒定的正規(guī)軟件，在此基礎上要進行第二次開發(fā)，建立適合醫(yī)院管理的軟件系統(tǒng)，又可與醫(yī)院的行政辦公系統(tǒng)相接，實現(xiàn)文件形成、報送、接收、分類編目、整理等全過程的計算機管理。

六、建立具有醫(yī)院特色的資料庫以及信息交互平臺

醫(yī)院特色的資料庫是指結合當?shù)厍樾我约搬t(yī)院情況建立完善的資料儲存系統(tǒng)，例如地方醫(yī)院及小型衛(wèi)生單位可將片區(qū)居民信息以及工作日常等進行納入，方便地區(qū)工作的開展；綜合醫(yī)院則全面納入各患者就診記錄、醫(yī)院研究科室成果、院內(nèi)知識、工作經(jīng)驗等，方便醫(yī)院發(fā)展。而信息交互平臺則是利用多媒體技術以及網(wǎng)絡技術，解除地域的束縛，吸收更多的當代新技術項目，與多方進行資源共享以及交流，贏得共同發(fā)展。提升全院醫(yī)療服務水平以及醫(yī)療技術水準，為院內(nèi)工作人員提供豐富的學習資料。

七、結語

總之，檔案信息是經(jīng)濟發(fā)展的重要保證，檔案中蘊藏的豐富信息將在新世紀發(fā)展的醫(yī)療工作中發(fā)揮不可替代的作用，我們必須加快檔案的現(xiàn)代化管理進程，逐步實現(xiàn)醫(yī)療檔案的信息化建設，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務。

參考文獻：

[1]李玉霞.醫(yī)院檔案管理中的問題與對策[J].醫(yī)學信息，2008，2.

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，03.