新時(shí)期醫(yī)用耗材物資檔案管理策略探究

李婧

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的不斷發(fā)展，臨床診斷及治療水平在不斷提升，相關(guān)醫(yī)用耗材越來(lái)越多，有報(bào)道指出，全國(guó)范圍內(nèi)的大型綜合醫(yī)院，其醫(yī)用耗材的成本占到本醫(yī)院醫(yī)療成本的五分之一，涵蓋醫(yī)院93%以上的診斷和治療領(lǐng)域。新時(shí)期醫(yī)用耗材的管理問(wèn)題主要有隨意放置和使用、成本高、人員不足及浪費(fèi)量大等，嚴(yán)重影響了醫(yī)療工作的質(zhì)量和醫(yī)院的效益。因此采取科學(xué)化、系統(tǒng)化、流程化的管理措施，為醫(yī)療耗材的使用提供有效保障，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：應(yīng)用耗材；物資檔案；管理；措施

隨著醫(yī)用耗材在臨床的廣泛應(yīng)用，其使用風(fēng)險(xiǎn)也在進(jìn)一步提高，對(duì)醫(yī)用耗材使用的安全性提出了更嚴(yán)格的要求[1]。各個(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)依據(jù)本院自身的特點(diǎn)，分別制定不同的管理模式進(jìn)行醫(yī)用耗材的管理，我院通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)醫(yī)用耗材建立物資檔案，實(shí)行信息化檔案管理模式，取得了一定的效果。本文就新時(shí)期醫(yī)療耗材物資檔案管理策略進(jìn)行初步探討，旨在研究科學(xué)合理的管理模式，內(nèi)容如下。

一、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式與原管理模式的比較

（一）原有醫(yī)用耗材管理模式，只是對(duì)醫(yī)用耗材的名稱、數(shù)量和規(guī)格進(jìn)行粗略的統(tǒng)計(jì)，不能適應(yīng)新時(shí)期的管理要求。而信息化檔案管理模式可以對(duì)醫(yī)用耗材的名稱、數(shù)量、批號(hào)、有效期及生產(chǎn)廠家等基本情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并且可以對(duì)耗材在醫(yī)院的流通進(jìn)行追蹤，精確的對(duì)醫(yī)用耗材進(jìn)行溯源，提高了臨床使用醫(yī)用耗材的安全性。

（二）原有管理模式無(wú)法對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行記錄，無(wú)法掌握供應(yīng)商的情況，不能制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，信息化檔案管理模式可以對(duì)每次進(jìn)購(gòu)的醫(yī)用耗材進(jìn)行歸檔記錄，能夠保存供應(yīng)商的信息，對(duì)其做出綜合全面的評(píng)價(jià)并做好相應(yīng)的記號(hào)，對(duì)于質(zhì)量滿意的耗材，可以下次繼續(xù)聯(lián)系其供應(yīng)商，對(duì)于不滿意的耗材，可以及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退貨或者換貨。

（三）原有管理模式在庫(kù)房管理上存在問(wèn)題，不能做到耗材的及時(shí)入檔。信息化檔案管理模式可以對(duì)耗材的申領(lǐng)、出入庫(kù)、退貨進(jìn)行及時(shí)的記錄，避免出現(xiàn)耗材已應(yīng)用于臨床而未入檔案的情況發(fā)生。

二、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式的主要內(nèi)容

（一）設(shè)置基礎(chǔ)檔案功能

基礎(chǔ)檔案主要包括物資檔案、供應(yīng)商檔案。物資檔案應(yīng)該存在于每種醫(yī)用耗材的各個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案的主要內(nèi)容包括醫(yī)用耗材的編碼、名稱、生產(chǎn)廠家、產(chǎn)品的注冊(cè)信息、證件有效期等。醫(yī)用耗材的檔案作為材料采購(gòu)和質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)，其有效完善的管理顯得尤為重要。醫(yī)用耗材招標(biāo)采購(gòu)前應(yīng)對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)與組織證件、生產(chǎn)廠家資質(zhì)及證件進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并對(duì)產(chǎn)品的證件與廠家的授權(quán)信息進(jìn)行登記，將過(guò)期的證件及時(shí)更換，有利于防止無(wú)證產(chǎn)品進(jìn)入醫(yī)院。建立供應(yīng)商的檔案可以有效避免醫(yī)用耗材與廠家或者供應(yīng)商不符合的情況發(fā)生，從最源頭上規(guī)范每一種醫(yī)用耗材的使用，為臨床上使用醫(yī)用耗材的安全性及管理的合理性提供了科學(xué)的依據(jù)，降低了醫(yī)用耗材的使用風(fēng)險(xiǎn)。

（二）建立醫(yī)用耗材的物資編碼

每一種醫(yī)用耗材對(duì)應(yīng)唯一的編碼，信息化檔案管理系統(tǒng)主要是根據(jù)耗材的編碼來(lái)對(duì)其進(jìn)行識(shí)別，不同的生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商及耗材的型號(hào)規(guī)格具有不同的標(biāo)碼，這樣可以使管理者迅速查找到某種醫(yī)用耗材的生產(chǎn)廠家以及有多少型號(hào)，方便其作出選擇，減少了管理者的工作量，提高了其工作效率，方便對(duì)醫(yī)用耗材的管理進(jìn)行監(jiān)控。

（三）控制醫(yī)用耗材的成本，減少不必要的浪費(fèi)

信息化檔案管理為管理者提供了每種醫(yī)用耗材的參考成本，防止出現(xiàn)某一供應(yīng)商運(yùn)送同一種耗材有不同價(jià)格情況的發(fā)生，方便工作人員對(duì)價(jià)格進(jìn)行核實(shí)。制定合理的采購(gòu)計(jì)劃，以“多用多購(gòu)，少用少購(gòu)”為原則，避免出現(xiàn)庫(kù)存大量積壓而造成浪費(fèi)的情況，在醫(yī)用耗材出入庫(kù)時(shí)，嚴(yán)格核查其成本，做好記錄歸檔。

（四）加強(qiáng)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

通過(guò)培訓(xùn)或者交流的方式，使專業(yè)的管理人員能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的使用方法，建立獎(jiǎng)懲制度，增加工作人員的責(zé)任感，對(duì)醫(yī)用耗材的出入及追溯管理進(jìn)行積極的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出具有建設(shè)性的管理意見(jiàn)，提高其專業(yè)管理水平。也可以通過(guò)引進(jìn)專業(yè)信息管理人員，不斷充實(shí)現(xiàn)有的醫(yī)院管理隊(duì)伍，來(lái)提升信息化管理水平。

三、醫(yī)用耗材信息化檔案管理模式的優(yōu)勢(shì)

（一）全程監(jiān)控是管理醫(yī)用耗材的有效手段

目前，很多醫(yī)院對(duì)醫(yī)用耗材的使用沒(méi)有計(jì)劃性，科室為了減少領(lǐng)用的次數(shù)，常常造成本科室?guī)齑娴姆e壓和物資的浪費(fèi)，通過(guò)建立信息化檔案管理，可以對(duì)全院各科室的耗材使用情況進(jìn)行全程的監(jiān)控和及時(shí)反饋，可以有效避免耗材的過(guò)度使用，減少危險(xiǎn)因素。

（二）信息系統(tǒng)是檔案管理的基礎(chǔ)

建立條形碼管理制度，將條形碼管理與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)聯(lián)合應(yīng)用，能夠使醫(yī)用耗材在流通過(guò)程中處在同一管理平臺(tái)[2-3]，可使管理者可以根據(jù)信息系統(tǒng)的物資情況進(jìn)行及時(shí)的措施的調(diào)整，信息檔案管理模式可以有效傳遞各類醫(yī)用耗材的詳細(xì)信息，在提高醫(yī)院管理水平中具有十分重要的意義。

（三）信息化檔案管理模式是未來(lái)醫(yī)院管理模式的發(fā)展趨勢(shì)

傳統(tǒng)的管理模式按照分工原理的模式進(jìn)行，實(shí)施各部門醫(yī)用耗材的獨(dú)立管理，切斷了彼此之間以及與醫(yī)院庫(kù)房的聯(lián)系。信息化管理以集成管理模式為核心，集成管理著重突出一體化的整體思想[4-5]，各個(gè)組成因素吸收彼此的優(yōu)點(diǎn)，從而整合成一種新的有機(jī)體。將其落實(shí)到醫(yī)院管理上就是將財(cái)務(wù)、總務(wù)、管理和醫(yī)療相互交流，彼此信息溝通的管理模式。一方面將檔案管理系統(tǒng)中的耗材成本與財(cái)務(wù)的經(jīng)費(fèi)管理系統(tǒng)集成管理，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療成本在同一平臺(tái)進(jìn)行清算核實(shí)的過(guò)程，減少工作人員的工作量。信息化檔案管理還可以把所有的醫(yī)用耗材項(xiàng)目納入到全院的管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療成本的自動(dòng)清算核實(shí)，最后信息化檔案管理模式還可以將成本核算系統(tǒng)與醫(yī)院的效益系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院經(jīng)營(yíng)狀況的分析，有利于醫(yī)院管理者及時(shí)的采取合理的應(yīng)對(duì)措施[6]。

綜上所述，建立信息化檔案管理模式在本院已經(jīng)使用5年，取得效果十分顯著，明顯優(yōu)化了醫(yī)用耗材的各個(gè)工作流程，提高了醫(yī)務(wù)工作人員的效率，是管理者可以及時(shí)有效的追溯各類醫(yī)用耗材的流通。信息化檔案管理模式明顯減少醫(yī)用耗材的浪費(fèi)情況，保障了醫(yī)用耗材使用的安全性，降低了醫(yī)院管理的滯后狀態(tài)，降低了醫(yī)院管理成本，為管理者制定科學(xué)合理的管理模式提供了依據(jù)。

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