如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的探討

林芳

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)文化檔案的相關(guān)工作顯得尤為重要，特別是對(duì)企業(yè)具有重大保存價(jià)值的各種檔案資料，應(yīng)引起相關(guān)部門的重視。幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作也關(guān)系到社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的良性發(fā)展，且意義重大，但相關(guān)研究仍然較少。本文即從企業(yè)文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作，希望為相關(guān)工作提供科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

關(guān)鍵詞：政協(xié)委員；企業(yè)文化檔案

一、問題引入

“管理好一個(gè)企業(yè)，務(wù)必抓好三件事：企業(yè)政治、企業(yè)經(jīng)濟(jì)、企業(yè)文化，這是搞好企業(yè)的三個(gè)支撐點(diǎn)。作為培植積極向上意識(shí)和風(fēng)尚的企業(yè)文化，在企業(yè)科學(xué)管理中，它的現(xiàn)實(shí)意義愈來愈顯得重要?！雹倨髽I(yè)文化是企業(yè)在長期發(fā)展過程中形成的精神財(cái)富，是企業(yè)員工智慧的結(jié)晶?，F(xiàn)代企業(yè)數(shù)量眾多，市場(chǎng)競(jìng)爭激烈，企業(yè)文化更是對(duì)于企業(yè)特色品牌宣傳、企業(yè)凝聚力鞏固、企業(yè)價(jià)值提升具有重要意義。國外一些長盛不衰的企業(yè)，都極為重視企業(yè)文化對(duì)于企業(yè)特色品牌宣傳、企業(yè)凝聚力鞏固、企業(yè)價(jià)值提升的重要意義。我國市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)雖然起步較晚，但在現(xiàn)代企業(yè)數(shù)量眾多，市場(chǎng)競(jìng)爭激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)文化建設(shè)更應(yīng)得到重視。然而企業(yè)文化并不是憑空存在的，必須有所依托。企業(yè)文化檔案就是在企業(yè)長期發(fā)展過程中所積累的，有關(guān)企業(yè)文化的，對(duì)企業(yè)具有重大保存價(jià)值的各種檔案資料，其中包括實(shí)物資料、圖像、音視頻資源、文字資源。企業(yè)文化檔案是企業(yè)文化的外在化體現(xiàn)，也是企業(yè)文化延續(xù)的重要保證；企業(yè)文化檔案的保存和管理是不僅僅是企業(yè)檔案管理的一部分，更是企業(yè)文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作對(duì)于我國企業(yè)形象的確立以及社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的良性發(fā)展意義重大，近年來所受重視程度也不斷提升，但相關(guān)研究仍然較少。本文即從企業(yè)文化檔案的歸檔范圍、歸檔要求、檔案保管期限、檔案的保管工作與檔案利用等幾方面探討如何幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作，希望為相關(guān)工作提供科學(xué)的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

二、幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的具體措施

幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化工作涉及到兩個(gè)層次，首先，企業(yè)必須做好企業(yè)文化檔案建設(shè)管理工作，這也是一切相關(guān)工作展開的基礎(chǔ)；其次必須針對(duì)政協(xié)委員的工作性質(zhì)提供必須協(xié)助。下面就將針對(duì)以上兩點(diǎn)進(jìn)行具體說明。

（一）明確企業(yè)文化檔案的歸檔范圍及部門職責(zé)

一般來講，涉及企業(yè)文化的檔案資料包括以下幾類：1.企業(yè)的各種標(biāo)識(shí)包括企業(yè)的標(biāo)志以及企業(yè)下各子產(chǎn)品品牌的標(biāo)志；2.企業(yè)精神的外化物，例如企業(yè)歌曲、箴言訓(xùn)條等；3.企業(yè)的各種榮譽(yù)象征，包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、錦旗等；4.涉及企業(yè)文化的實(shí)物，例如公司歷來使用的各種標(biāo)牌、具有典型意義的公司用品；5.公司重要文案資料包括企業(yè)制度程序、企業(yè)要事記錄、企業(yè)重要人物會(huì)議發(fā)言總結(jié)、企業(yè)各類活動(dòng)記錄、企業(yè)參加社會(huì)公益的情況記錄、企業(yè)宣傳廣告資料以及企業(yè)杰出人員履歷等。

企業(yè)文化檔案的管理離不開企業(yè)各部門明確職責(zé)分工，例如，在企業(yè)人力資源部門應(yīng)該及時(shí)提供正在開展活動(dòng)或辦理重要業(yè)務(wù)的部門及人員信息；檔案管理部門應(yīng)在活動(dòng)或業(yè)務(wù)結(jié)束后及時(shí)收集分類涉及企業(yè)文化的重要信息、資料，并進(jìn)行合理分類，具體來講凡是有關(guān)企業(yè)文化的，對(duì)企業(yè)具有重大保存價(jià)值的各種檔案資料，其中包括實(shí)物資料、圖像、音視頻資源、文字資源都應(yīng)成為收集保存對(duì)象；同時(shí)企業(yè)總部和各地分部應(yīng)就工作做好協(xié)調(diào)，設(shè)置專門人員、調(diào)配專用資金進(jìn)行相關(guān)工作，企業(yè)總部應(yīng)將分部的文化檔案工作列入工作考核項(xiàng)目之一。

（二）遵循企業(yè)文化檔案的歸檔要求

總的來講，企業(yè)文化檔案歸檔要注意以下幾點(diǎn)：首先必須明確不同來行檔案資料的特點(diǎn)及價(jià)值，既要使各種檔案資料圍繞企業(yè)文化這一主題有機(jī)聯(lián)系，又要明確不同類型資料的特點(diǎn)及價(jià)值，廣泛收集與重點(diǎn)保存并重，資料保護(hù)與方便利用并重。

參照檔案管理工作的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，具體可以采取以下措施：1.歸檔的企業(yè)文化資料必須做到檔案種類齊全、資料數(shù)量完整、質(zhì)量可靠，例如文件資料的印刷效果、音視頻資料的錄制效果；2.歸檔材料的整理必須細(xì)致認(rèn)真，既要保存資料主要內(nèi)容也要同時(shí)保存重要附件，例如手稿與最終文件、文件答復(fù)及處理情況、文件原件與后期復(fù)制資料、各種文字的刊印發(fā)行版本，不能有所遺漏；3.文件包含材料較多的應(yīng)注意保存的邏輯順序，保持文件保存的已執(zhí)行與邏輯連貫性，一般來講要遵循先批復(fù)文件后請(qǐng)示文件、先正件后附件、先初稿后定稿的順序；4.文件整理應(yīng)注意序號(hào)化和層次化，做到文件序號(hào)明確、頁碼明確。若是需要進(jìn)行裝訂的文件，要在文件有文字面統(tǒng)一位置編寫頁碼，一般是在材料正面右上角與背面左上角；如文件不需要裝訂，也應(yīng)注意文件右上方進(jìn)行明確編號(hào)，其他類型的企業(yè)文化資料，例如音視頻資料也應(yīng)有單獨(dú)的種類號(hào)與資料號(hào)；5.企業(yè)文化資料分類必須做到精細(xì)化，具體來講，不同保存期限、保存價(jià)值、保密程度的文化資料應(yīng)做到分級(jí)管理，同時(shí)做好目錄登記。整理分類過程中，不可隨意更改資料內(nèi)容，不可隨意簡化、增刪資料目錄信息；對(duì)于目錄信息缺失的要在認(rèn)真調(diào)研基礎(chǔ)上重新擬寫，并將考證過程詳細(xì)記錄隨之收錄；6.音視頻資料也應(yīng)配以必要的文字說明，例如主題，主要內(nèi)容，錄制地點(diǎn)、時(shí)間、人員等等。

（三）對(duì)文化檔案信息分類設(shè)立檔案管理期限與保密級(jí)別

企業(yè)文化檔案分類管理的最重要兩個(gè)方面便是檔案重要程度與檔案保密程度。

企業(yè)文化檔案重要程度直接決定檔案保存期限，企業(yè)文化檔案可以分為永久保存類、長期保存類、短期保存類三種。根據(jù)檔案管理的一般經(jīng)驗(yàn)，保存時(shí)間15至50年的為長期保存類，短期保存類則是保存時(shí)間3至15年的檔案資料。一般來講，永久保存的企業(yè)文化檔案是指涉及企業(yè)文化主體和企業(yè)基本歷史沿革、對(duì)企業(yè)未來發(fā)展具有重大價(jià)值的檔案資料。長期保管類檔案材料則是指企業(yè)的一般性業(yè)務(wù)及活動(dòng)，對(duì)企業(yè)較長時(shí)間發(fā)展有一定參考借鑒意義的企業(yè)文化檔案材料。其余的有一定文化價(jià)值意義的資料則是短期類企業(yè)文化檔案資料。

其次還應(yīng)區(qū)分企業(yè)文化檔案資料的保密程度。根據(jù)檔案的保密程度，可將企業(yè)文化檔案分為一般檔案與密級(jí)檔案。一般來講，密級(jí)的企業(yè)文化檔案分為機(jī)密和絕密兩類。企業(yè)文化檔案密級(jí)設(shè)定必須遵照嚴(yán)格程序，一般首先是檔案提交者提出密級(jí)參考意見，企業(yè)的總部相關(guān)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)最終決策。不管是機(jī)密檔案和絕密檔案都必須在規(guī)定場(chǎng)合進(jìn)行調(diào)閱，不得私自帶離；且必須在相關(guān)部門同意的基礎(chǔ)上才能進(jìn)行檔案復(fù)制；且調(diào)閱人身份職位等必須達(dá)到調(diào)閱要求才可以。密集檔案經(jīng)相關(guān)部門審核后可以進(jìn)行解密，作為一般檔案保存。

（四）嚴(yán)謹(jǐn)?shù)钠髽I(yè)文化檔案管理與高效的企業(yè)文化檔案利用并重

企業(yè)文化檔案管理的最終目的在于企業(yè)文化檔案的合理高效利用，幫助政協(xié)委員做好企業(yè)文化檔案工作的基礎(chǔ)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化檔案的良好管理，但同時(shí)應(yīng)注意方便政協(xié)委員對(duì)企業(yè)文化檔案的利用。政協(xié)委員對(duì)企業(yè)文化檔案的調(diào)閱可以給予一定方便，但也必須在企業(yè)上級(jí)有關(guān)部門，一般是人力資源管理部門的批準(zhǔn)下進(jìn)行。企業(yè)必須為政協(xié)委員提供高效便捷的企業(yè)文化檔案借閱手續(xù)辦理，為政協(xié)委員提供詳實(shí)、充足的企業(yè)文化檔案供其研究，同時(shí)如果企業(yè)條件允許可以派熟悉企業(yè)文化檔案的人員協(xié)助政協(xié)委員開展相關(guān)工作。

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