探析檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)

鄧福玲

摘 要：檔案管理工作對(duì)于檔案的保存和整理來說具有非常重要的作用，隨著我國多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作逐漸趨向于信息化方向發(fā)展。就目前我國的檔案管理工作而言，還是缺少一定的信息化程度，使得檔案管理工作進(jìn)展不太順利，本文主要通過對(duì)檔案管理信息化中檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)進(jìn)行分析，提出針對(duì)性的對(duì)策來提高檔案管理工作的進(jìn)程，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，為我國檔案管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展提供建設(shè)性建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 檔案管理員 專業(yè)素質(zhì)

一、檔案管理人員應(yīng)該具備基本業(yè)務(wù)能力

1.業(yè)務(wù)素質(zhì)。目前我國很多檔案管理組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理人員的錄入并沒有嚴(yán)格按照檔案管理要求，管理人員具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)達(dá)不到相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，使得我國檔案管理組織機(jī)構(gòu)的發(fā)展跟不上時(shí)代的發(fā)展步伐。檔案管理工作對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有較高的要求，特別是對(duì)于信息化下的檔案管理工作來說，工作人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案的管理有極大的影響和作用，檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格遵守管理制度，對(duì)于一些私密性的檔案信息做到完整的保存和整理，并且不把檔案信息泄露給別人。在管理檔案的期間，工作人員要保證檔案的完整性，紙質(zhì)檔案的保存應(yīng)該有合適的儲(chǔ)存空間和條件，避免潮濕環(huán)境下紙質(zhì)檔案的損壞，對(duì)于紙質(zhì)檔案和電子檔案來說，都要做好足夠的保護(hù)措施以防信息的丟失。

2.學(xué)習(xí)能力。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)持續(xù)了很長時(shí)間，要將紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔n案的管理對(duì)于工作人員來說是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，在信息飛速發(fā)展的今天，檔案管理人員需要快速掌握對(duì)電子檔案的管理方法。在信息時(shí)代的背景下，檔案管理已經(jīng)向智能化和信息化方向發(fā)展，長期對(duì)檔案進(jìn)行紙質(zhì)整理的管理人員需要學(xué)會(huì)如何用電子信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行較好的管理，這就要求管理人員具有一定的學(xué)習(xí)能力，要對(duì)電子信息技術(shù)進(jìn)行相關(guān)的操作以及數(shù)字化管理，在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上提高工作效率。

3.創(chuàng)新能力。在信息化時(shí)代，任何行業(yè)的工作都在不斷發(fā)生形式上的變化，所以檔案管理工作人員也要具備一定的創(chuàng)新能力，以適應(yīng)這種變化的需求。檔案管理工作的進(jìn)步主要在于對(duì)管理方式的創(chuàng)新，在現(xiàn)有的管理體制下，社會(huì)也正需要?jiǎng)?chuàng)新型人才，檔案管理人員需要在工作過程中不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，然后在現(xiàn)有的管理方式上進(jìn)行一定的創(chuàng)新，這樣才能解決在檔案管理中出現(xiàn)的問題，并且優(yōu)化管理方法，提高檔案管理工作的進(jìn)程。

二、檔案管理人員應(yīng)該具備正確的價(jià)值觀

1.樹立正確的人生價(jià)值觀。檔案管理工作要求管理人員具備較強(qiáng)的管理意識(shí)和一定的人生價(jià)值觀，人生價(jià)值觀是管理人員在工作過程中責(zé)任心的體現(xiàn)，也是其對(duì)工作的奉獻(xiàn)精神的表現(xiàn)。人生價(jià)值觀的正確樹立能夠讓管理人員積極面對(duì)工作中的問題并且努力尋找解決方式，這對(duì)于檔案管理工作的提升來說具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。

2.具備足夠的責(zé)任心。檔案管理工作人員責(zé)任心的體現(xiàn)主要表現(xiàn)在對(duì)檔案管理工作的認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度以及對(duì)私密文件的保密處理。檔案管理人員掌握著相關(guān)單位和企業(yè)的人員基本信息以及一些企業(yè)機(jī)密性文件，基本信息的管理要求管理人員明確自身的職責(zé)，對(duì)基本信息進(jìn)行整理，若相關(guān)人員需要查詢信息則能夠在第一時(shí)間找到，對(duì)于企業(yè)的保密性文件而言，管理人員需要具備很強(qiáng)的責(zé)任感和保密意識(shí)，不能讓文件信息泄露，以防對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不利影響。

3.提升工作成就感。檔案管理人員價(jià)值觀的體現(xiàn)還在于對(duì)管理工作的成就感。就檔案管理的性質(zhì)來說，它是一個(gè)相對(duì)比較枯燥、乏味的工作，管理人員需要對(duì)自己有較高的要求，很多單位的檔案管理人員離職率都比較高，很大程度上是由于忍受不了管理工作的重復(fù)機(jī)械性，這給管理工作帶來了一定的困難。所以管理工作人員需要具備正確的人生價(jià)值觀，用正確的眼光和態(tài)度對(duì)待檔案管理工作，讓自己在管理工作中得到自我提升，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，進(jìn)而提升工作成就感。

三、提高檔案管理人員工作素質(zhì)的措施

1.系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)。檔案管理工作的進(jìn)行并不是只要管理人員對(duì)檔案進(jìn)行簡單的記錄和整理的，它是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，在管理人員對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的整理的同時(shí)，還要求其具備一定的管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效率。很多檔案管理組織機(jī)構(gòu)并沒有重視管理人員的專業(yè)化水平，在對(duì)管理人員進(jìn)行錄用時(shí)，也沒有對(duì)其進(jìn)行具體的相關(guān)檢測(cè)，使得我國檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)達(dá)不到要求。部分組織機(jī)構(gòu)雖然對(duì)工作人員有一定的培訓(xùn)，但是很少有涉及到檔案管理方法和技術(shù)的，這使得培訓(xùn)在一定程度上失去了作用，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)該要根據(jù)檔案管理的性質(zhì)對(duì)管理人員進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的培訓(xùn)，要求其系統(tǒng)地了解檔案管理方式，并且熟悉管理技術(shù)。在對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，要與管理人員進(jìn)行一定的交流，了解其在工作中遇到的難題并且進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，提升其工作熱情和興趣，還可以組織管理人員進(jìn)行小組交流，通過管理人員之間的交流促進(jìn)工作的開展，提高檔案管理工作效率。

2.有效的考核制度。雖然檔案管理工作對(duì)管理人員的要求是系統(tǒng)的，但是為了提高工作人員的工作熱情，組織機(jī)構(gòu)可以建立有效的考核制度，提升工作人員的競(jìng)爭(zhēng)力度和工作壓力，進(jìn)而使其有足夠的動(dòng)力去進(jìn)行工作，并且可以促進(jìn)管理人員在工作上的共同進(jìn)步。

3.優(yōu)化人才隊(duì)伍。上文提到，檔案管理工作缺少相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人才，管理工作是屬于文體性質(zhì)的，所以大多管理工作人員都具備一定的文體知識(shí)，但是管理工作中缺少具備管理方式和技術(shù)的專業(yè)人才，使得檔案管理工作的開展很難得到質(zhì)的飛越。相關(guān)組織機(jī)構(gòu)要促進(jìn)管理人員專業(yè)技術(shù)的提高就要優(yōu)化技術(shù)隊(duì)伍，在檔案管理工作理念的基礎(chǔ)上推動(dòng)人才建設(shè)，可以讓所有的檔案管理人員進(jìn)行工作上的交流并且分享自己的管理方法，然后將方法和技術(shù)進(jìn)行整合，拋棄陳舊的管理方式應(yīng)用現(xiàn)代化的新型管理技術(shù)，建設(shè)信息化檔案管理隊(duì)伍，推動(dòng)檔案管理信息化的發(fā)展。

4.提升信息專業(yè)素質(zhì)。由于我國正向著現(xiàn)代信息化方向發(fā)展，檔案管理也越來越趨向于信息化，對(duì)于檔案管理人員的管理方式和技術(shù)提出了新的要求。信息化的時(shí)代發(fā)展要求管理人員熟知檔案管理工作中相關(guān)的信息化知識(shí)和手段，利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案的管理工作，但是目前我國檔案管理人員的信息化專業(yè)素質(zhì)還有待提高，管理人員要明確信息化管理在這種環(huán)境下的重要性，利用數(shù)字技術(shù)開展多方面的管理工作。信息化社會(huì)的發(fā)展要求管理人員能夠熟練應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)中的相關(guān)技術(shù)，了解網(wǎng)絡(luò)資源并且利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，這樣才能讓檔案管理工作在信息化的環(huán)境下穩(wěn)定發(fā)展。

5.提升管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。社會(huì)的不斷發(fā)展要求各行各業(yè)都具備一定的創(chuàng)新意識(shí)，這樣才能跟上時(shí)代的發(fā)展步伐。檔案管理工作所要求的創(chuàng)新主要是在信息化推動(dòng)的作用下加快檔案管理工作的進(jìn)行并且提高工作效率。組織機(jī)構(gòu)要培養(yǎng)管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，讓其明白創(chuàng)新對(duì)管理工作發(fā)展的重要性，對(duì)于管理工作來說，創(chuàng)新意識(shí)的體現(xiàn)主要是對(duì)于檔案工作內(nèi)容的改變，因?yàn)樾畔⒒l(fā)展使得檔案工作內(nèi)容向信息技術(shù)化方向發(fā)展，所以工作內(nèi)容要根據(jù)信息化要求進(jìn)行相關(guān)的創(chuàng)新，通過對(duì)工作內(nèi)容的創(chuàng)新來提升管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展。

四、結(jié)語

在檔案管理工作趨向于信息化方向發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，管理人員的素質(zhì)直接影響工作的進(jìn)行，作為檔案管理工作的主體，管理人員在管理意識(shí)上的提升能夠促進(jìn)管理工作的開展。組織機(jī)構(gòu)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一定的技術(shù)培訓(xùn)并且要對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，技術(shù)上的創(chuàng)新能夠使得管理工作加快開展進(jìn)程，總的來說，最重要的還是對(duì)管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)，管理人員的素質(zhì)得到提升了，管理工作才能以更加快速的方式得到發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].中國中醫(yī)藥現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育，2010（06）.

[2]姜海龍.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探析[J].時(shí)代農(nóng)機(jī)，2015（09）.

[3]蘇海青.淺談檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（04）.

[4]杜麗儀.信息時(shí)代檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J].才智，2016（02）.