高職院校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用

趙俊玲

摘 要：對于高職院校來說，檔案管理工作具有復(fù)雜性，要想保證管理工作的有效運行，離不開電子檔案記錄。文章主要介紹了高職院校教職工電子檔案的類型，對電子檔案進(jìn)行效益分析以及風(fēng)險分析，高職院校教職工檔案工作的作用，以及正確、高效管理電子檔案的對策建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子檔案

一、高職院校教職工電子檔案的類型

高職院校教職工電子檔案的類型主要包括五部分內(nèi)容：第一、與教學(xué)相關(guān)的東西，例如：電子教案、試題庫、文件、郵件、表格等；第二、學(xué)校主頁上相關(guān)的東西，例如：新聞以及校園風(fēng)采等；第三、與專業(yè)知識相關(guān)的東西，例如：CAD文件；第四、與學(xué)術(shù)、科研有關(guān)的東西，例如：講座以及科研報告會等的錄音；第五、與各種數(shù)據(jù)庫有關(guān)的東西，例如：學(xué)生學(xué)籍、學(xué)校固定資產(chǎn)以及教職員工基本情況等。高職院校教職工電子檔案的類型有各個類型的特點，每個部分均有不同，第一部分主要是利用辦公軟件WORD、EXCEL等制作，這類電子檔案主要是通過字、數(shù)字、符號進(jìn)行表達(dá)；第二部分主要是利用影像設(shè)備制作，通過動態(tài)畫面進(jìn)行表達(dá)；第三部分主要是利用CAD進(jìn)行設(shè)計，通過曲線圖以及圖表的形式進(jìn)行表達(dá)；第四部分主要是利用音頻設(shè)備制作，通過錄音進(jìn)行表達(dá)；第五部分主要是通過數(shù)據(jù)庫形式表達(dá)。

二、高職院校教職工電子檔案效益分析

高職院校教職工電子檔案效益分析主要表現(xiàn)在四個方面：第一、提高檔案資源的齊全性以及時效性；第二、提高歸檔速度；第三、實現(xiàn)文檔一體化；第四、降低了勞動強度。

1.使檔案資源的齊全性、時效性得到提高。隨著社會的快速發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，提高了檔案工作人員的工作效率，不僅方便了檔案信息收集、采集與核對，而且還節(jié)省了大量的時間和人力，保證了其完整性。由于計算機更新信息的速度極快，因此檔案管理部門能夠隨時得到最新的信息，保證了其時效性。

2.檔案資源的歸檔速度得到提高。高職院校教職工電子檔案在一定程度上極大地提高了檔案資源的歸檔速度。主要表現(xiàn)在檢索電子檔案以及檔案資源達(dá)到的效果上。對電子檔案進(jìn)行檢索時，具有準(zhǔn)確性以及快速性，同時也能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，并能夠達(dá)到圖片、文字與聲音并茂，進(jìn)而提高其速度。

3.實現(xiàn)了文檔一體化。有了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在進(jìn)行文檔處理時十分方便，實現(xiàn)了文檔一體化。從某種意義上來說，它能夠?qū)⒐奶幚砗臀募w檔有效的進(jìn)行結(jié)合。從而提高了工作的效率，保證了工作的質(zhì)量。

4.使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來。檔案管理部門主要負(fù)責(zé)檔案的管理工作，為了工作的方面性原則，管理人員對每一個文件均編制了一個代號，并對每一個文件進(jìn)行分類，因而如若遇到需要的文件時，只需要找到其代號即可，方便快捷，減少了管理人員的工作強度，保證了工作的質(zhì)量。

三、高職院校教職工電子檔案存在風(fēng)險分析

高職院校教職工電子檔案也存在著一些風(fēng)險，主要表現(xiàn)在四個方面。第一、對設(shè)備以及軟件系統(tǒng)產(chǎn)生依賴性；第二、沒有一定的安全性保證；第三、電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題；第四、對電子檔案進(jìn)行保存時，也存在一些問題。

1.電子檔案對設(shè)備及軟件系統(tǒng)的依賴。電子檔案對設(shè)備及軟件系統(tǒng)具有依賴性，在對檔案信息進(jìn)行編制時，其采用的是二級制代碼，存在著一些制作和閱讀上的限制，當(dāng)進(jìn)行這些操作時，必須借助于一定的存儲介質(zhì)和相關(guān)設(shè)備。電子檔案在進(jìn)行一系列的工作時，必須借助于軟件，脫離了軟件，電子檔案將無從談起。

2.電子檔案的安全性較差。有了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子檔案才能夠在此環(huán)境下進(jìn)行生成、保管和利用。由于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有開放性，因而勢必會存在著一些安全上的危害，進(jìn)而能夠?qū)е码娮訖n案有關(guān)信息的泄露。

3.電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題。電子檔案需要擬稿者和存儲介質(zhì)才能夠完成，需要擬稿者在存儲介質(zhì)上進(jìn)行擬稿，電子檔案一旦完成，將會被上傳到有關(guān)系統(tǒng)上，上傳過后，有關(guān)工作人員將會實現(xiàn)檔案共享，可以選擇在計算機網(wǎng)絡(luò)以及存儲設(shè)備上進(jìn)行移交工作。因此，應(yīng)建立新的歸檔制度。

4.電子檔案的保存問題。一般來說，電子檔案大都是高科技的產(chǎn)品，因而在保存時要更加注意，保存要求比較高，保存方式比較特殊，保存環(huán)境也要特別注意。地點的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強光、有害氣體這些因素都要考慮入內(nèi)，其中一項不合格對整個檔案工作帶來的損失是無法彌補的。

四、高職院校教職工檔案工作的作用

1.教學(xué)檔案是學(xué)校最基本檔案。教學(xué)檔案是學(xué)校最基本檔案。因為教學(xué)占據(jù)著十分重要的位置。對于學(xué)校而言，其主要的工作是教學(xué)。對課程的教學(xué)以及專業(yè)設(shè)置進(jìn)行改革時，均與教學(xué)檔案息息相關(guān)。尤其是改革開放以來，教學(xué)檔案發(fā)生了一系列的變化，具體體現(xiàn)在發(fā)展的速度以及效果上，教學(xué)檔案的要求以及范圍也發(fā)生了一些變化。教學(xué)檔案承載了老師多年來的心血，不僅是老師多年來辛勤勞動的成果，也是老師在從事教學(xué)研究工作以來，經(jīng)驗總結(jié)的見證。教學(xué)檔案將作為一筆有價值的財富，為以后高校的發(fā)展提供了非常有力的依據(jù)。此外，對于檔案管理人員來說，要做好檔案的管理工作，尤其是教學(xué)檔案的管理。

2.學(xué)生檔案是高校培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)。學(xué)生檔案是高校培養(yǎng)合格人才的重要依據(jù)。因為學(xué)生檔案比較系統(tǒng)、詳細(xì)的記錄了學(xué)生各方面的信息。例如：學(xué)籍表以及其他的一些信息等。檔案管理人員對學(xué)生的檔案進(jìn)行有秩序、有規(guī)律的分類，能夠更加方面的全面的對學(xué)生進(jìn)行了解。根據(jù)學(xué)生的特點，對其進(jìn)行管理。

3.文書檔案及人事檔案是學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的見證。文書檔案及人事檔案見證了學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展。因為文書檔案記載了一些相關(guān)的文件，例如學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃等，而人事檔案則記載了學(xué)校的工作人員的情況。學(xué)校的發(fā)展是在黨和政府的政策領(lǐng)導(dǎo)下，學(xué)校的廣大師生共同努力的結(jié)果。老師在學(xué)校中發(fā)揮著重要的作用，一個學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的好壞，直接影響到學(xué)生的前途以及學(xué)校的發(fā)展。因此檔案管理人員要重視文書檔案以及人事檔案的管理。

五、正確、高效管理電子檔案的對策建議

1.重視電子檔案的重要作用。重視電子檔案的重要作用，需要高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)的支持與行動。針對經(jīng)常存在的問題，進(jìn)而采取一定的措施，加強各方面的管理。首先，從觀念上來說，其相關(guān)工作人員應(yīng)該從根本上轉(zhuǎn)變觀念，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成現(xiàn)有的電子檔案。其次，對電子檔案的歸檔工作進(jìn)一步進(jìn)行完善。第三、加大宣傳力度，讓其相關(guān)工作人員均能意識到電子檔案的重要性，進(jìn)而提高其工作效率。

2.完善制度、規(guī)范流程。完善制度、規(guī)范流程對于管理電子檔案也是必不可少的。根據(jù)實際，制定符合學(xué)校的管理制度。首先對其管理人員來說，要具有極高的職業(yè)道德。應(yīng)定期對管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，例如：管理與操作技能以及職業(yè)素質(zhì)等。

3.加強檔案管理隊伍建設(shè)。加強檔案管理隊伍建設(shè)對高職院校教職工來說，至關(guān)重要，一個管理隊伍的好壞直接影響到電子檔案的建設(shè)。因此，學(xué)校應(yīng)該重視并加強管理隊伍的建設(shè)，配備合適的檔案管理人員，要求專業(yè)比較對口的專業(yè)，以便使管理人員專業(yè)化。

4.加強電子檔案的存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安全性。加強電子檔案的存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安全性是十分必要的。針對這一問題，需要加強相關(guān)軟件的管理，定期對其進(jìn)行檢查、更新、維修、升級。此外，應(yīng)該配備專業(yè)人員，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的安全工作。其主要任務(wù)是定期對重要文件、軟件進(jìn)行備份、更新，加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻的應(yīng)用。保證其安全性。

六、結(jié)語

現(xiàn)如今，電子檔案越來越被大家所熟知，尤其是在高職院校教職工，用途越來越廣泛。因此，高職院校教職工要注重檔案管理的工作。對于高職院校教職工電子檔案存在的風(fēng)險以及問題進(jìn)行分析，進(jìn)而找到解決的方式方法。從根本上進(jìn)行解決，盡量減少風(fēng)險，降低問題的所在，制定相應(yīng)的管理制度，采取積極有效的措施，對電子檔案進(jìn)行正確、高效地管理，保證其質(zhì)量。