提高企業(yè)檔案科管理工作效率的思考

劉韌

摘 要：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理工作的部分，而檔案科是企業(yè)檔案管理的重要部門，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案的管理水平對(duì)企業(yè)發(fā)展尤為重要，本文從五個(gè)方面對(duì)企業(yè)檔案科管理工作效率進(jìn)行分析，提出個(gè)人見(jiàn)解。1.加大《檔案法》的宣傳力度；2.加強(qiáng)檔案的制度建設(shè)；3.提高檔案科管理人員的綜合素質(zhì)。4.加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的投入；5.開(kāi)發(fā)檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案科；檔案管理

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，它隨著企業(yè)的存在而存在，隨著企業(yè)的發(fā)展而發(fā)展。面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，現(xiàn)代企業(yè)也在不斷地發(fā)展和變化。企業(yè)性質(zhì)的變化、所有者的更迭，新企業(yè)的產(chǎn)生和舊企業(yè)的淘汰等都對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。如何把握現(xiàn)代企業(yè)檔案的管理工作，跟上社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，如何使企業(yè)檔案最大限度地發(fā)揮其價(jià)值及作用，是所有企業(yè)檔案工作者面臨的緊迫問(wèn)題。

一、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

1.一些合并、股權(quán)轉(zhuǎn)讓或政企分離企業(yè)，由于性質(zhì)發(fā)生了變化，所有者發(fā)生了更迭，檔案行政管理部門又不能及時(shí)了解企業(yè)變化情況，監(jiān)督機(jī)制受到嚴(yán)重影響。加上股份制企業(yè)為多個(gè)主體單位或個(gè)人，控股比例不同，出資多少不同，為了企業(yè)的生存和發(fā)展，必然面對(duì)許多錯(cuò)綜復(fù)雜的情況，檔案工作根本提不上議事日程。

2.在日益激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮下，出資者一味追求經(jīng)濟(jì)效益，而檔案不能帶來(lái)直接經(jīng)濟(jì)效益，很容易被忽視。

3.企業(yè)中的文書與檔案人員不穩(wěn)定，管理跟不上，文件資料大量流失，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開(kāi)展。

4.大多數(shù)企業(yè)的檔案工作者由于長(zhǎng)期處于封閉、半封閉的工作環(huán)境，或者由于年齡結(jié)構(gòu)、文化水平和多年來(lái)延續(xù)的管理模式，雖普遍具有勤勤懇懇、不怕苦、不怕累、不求名利、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但不少人觀念陳舊、思想保守、與社會(huì)接觸少、社會(huì)活動(dòng)能力和社會(huì)協(xié)調(diào)能力較弱，制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

5.有的企業(yè)檔案保管條件很差，沒(méi)有專門檔案室，檔案柜里的檔案一放就是多年，無(wú)人問(wèn)津，而且沒(méi)有任何安全保護(hù)措施，檔案的安全受到嚴(yán)重威脅。

二、規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的對(duì)策

隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，企業(yè)檔案管理自主權(quán)將大大增加，企業(yè)檔案的所有權(quán)和檔案載體形式將更加多樣化，檔案的封閉性將進(jìn)一步加大，特別是多種經(jīng)濟(jì)成份控股公司和已完全走向市場(chǎng)自負(fù)贏虧的企業(yè)，檔案所具有的憑證依據(jù)、法律依據(jù)、決策依據(jù)等作用將日趨明顯和更加重要。從目前企業(yè)檔案管理工作的特點(diǎn)看，要提高企業(yè)檔案管理水平應(yīng)著重解決好以下幾方面問(wèn)題：

1.加大《檔案法次內(nèi)宣傳力度，堅(jiān)持依法治檔是現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案管理工作是企業(yè)基礎(chǔ)管理的一部分，做好檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展應(yīng)同步進(jìn)行。各企業(yè)負(fù)責(zé)人應(yīng)自覺(jué)地學(xué)法、守法，用《檔案法》規(guī)范自己的行為，要從“向歷史負(fù)責(zé)，替未來(lái)著想，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)”的角度，把檔案工作擺在應(yīng)有的位置，切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)實(shí)在在解決檔案工作中的難題，為檔案事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的氛圍和條件。應(yīng)自覺(jué)地把檔案工作作為向董事會(huì)負(fù)責(zé)、向股東負(fù)責(zé)的大事來(lái)抓。

2.加強(qiáng)制度建設(shè)是規(guī)范企業(yè)檔案管理工作的有力依托。企業(yè)檔案管理工作要健康發(fā)展，實(shí)現(xiàn)真正意義上的科學(xué)管理，是不能完全靠覺(jué)悟來(lái)調(diào)整的。

唯有借助法律手段輔之以行政的、經(jīng)濟(jì)的手段進(jìn)一步完善檔案管理制度，才能對(duì)檔案工作達(dá)到有效的、科學(xué)的、規(guī)范的管理。為了規(guī)范企業(yè)特別是那些股份制企業(yè)、私營(yíng)企業(yè)的檔案管理行為，國(guó)家檔案行政管理部門要有適合各種企業(yè)類型需要的法律、法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范這些企業(yè)的行為。各企業(yè)應(yīng)根據(jù)各自的特點(diǎn)，制定出自己的檔案管理制度，將檔案

管理制度列入有關(guān)部門和人員的崗位職責(zé)之中，來(lái)約束包括企業(yè)法人在內(nèi)的全體員工的依法管檔、用檔行為。

3.提高檔案工作者的總體素質(zhì)是企業(yè)檔案管理的重要保障。計(jì)算機(jī)的產(chǎn)生和應(yīng)用對(duì)人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦公方式和傳遞速度在文件載體形式中所占的比重將會(huì)越來(lái)越大，雖然不會(huì)完全取代紙張，但紙質(zhì)文件必然會(huì)越來(lái)越少已成為勢(shì)不可擋的歷史潮流。為了保證企業(yè)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄得以長(zhǎng)期保存和利用，這就要求每一個(gè)檔案工作者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來(lái)的影響，必須及早學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化檔案管理手段—電子計(jì)算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來(lái)進(jìn)行電子文件的制作、使用和保護(hù)。所以，在配備檔案工作者時(shí)應(yīng)考慮年齡結(jié)構(gòu)、素質(zhì)結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。此外，還要培養(yǎng)檔案工作人員的時(shí)代感、緊迫感、愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)和樂(lè)于奉獻(xiàn)精神，要熟悉本單位業(yè)務(wù)情況，了解本企業(yè)基本的專業(yè)知識(shí)和檔案專業(yè)知識(shí)，而且具有信息采集、加工、編排技術(shù)，只有這樣，才會(huì)有效發(fā)揮檔案人員的工作積極性和創(chuàng)造性，才能創(chuàng)造檔案工作的新局面。

4.加大檔案現(xiàn)代化管理的投入，是企業(yè)檔案管理的必備條件。制約檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多，如資金、人才等，但起決定因素的是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。為此應(yīng)該做到：首先，應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持這一事業(yè)，想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金，配置獨(dú)立的檔案庫(kù)房、檔案柜等設(shè)備及防火、防霉、防蛀、防盜設(shè)施，以確保檔案的安全。其次，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要重視此項(xiàng)工作，每年至少要研究一兩次檔案工作的重大事項(xiàng)、重要問(wèn)題，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，提出要求，下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)檔案部門依法開(kāi)展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問(wèn)題。把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行考核。

5.開(kāi)發(fā)檔案信息資源，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用是企業(yè)檔案管理的最終目標(biāo)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)檔案開(kāi)發(fā)利用工作，應(yīng)以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，以經(jīng)濟(jì)效益為中心，開(kāi)展多種形式的檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作。如：建立檔案資料信息庫(kù)，在企業(yè)內(nèi)部共享；利用檔案編寫企業(yè)發(fā)展需要的材料供大家使用；采用現(xiàn)代化手段和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步使檔案信息資源社會(huì)化、市場(chǎng)化、數(shù)字化。在開(kāi)發(fā)檔案信息資源方面充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的專長(zhǎng)，有組織、有目的、有計(jì)劃地開(kāi)展檔案資料編研工作。在調(diào)研檔案利用情況的基礎(chǔ)上，由檔案人員出題，征求各部門意見(jiàn)，再以編研計(jì)劃的形式下發(fā)，組織一定力量實(shí)施。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，提高企業(yè)檔案科管理工作效率不是一朝一夕之事。企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)綜合且復(fù)雜的程序。新時(shí)期檔案科管理工作的開(kāi)展更是離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)的支持。所以，為了有效的提高工作效率，管理及工作人員就要對(duì)工作重視起來(lái)，不斷提高自身素養(yǎng)和能力才能適應(yīng)新形式的變化，才能為企業(yè)做貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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