辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

李桂林

摘 要：企業(yè)辦公室是十分重要的部門，它是企業(yè)的樞紐，而行政管理則是辦公室管理工作中的重要內(nèi)容，對(duì)保障辦公室工作效率有重要意義?，F(xiàn)階段，各大企業(yè)競(jìng)爭日益激烈，要想使企業(yè)更好的迎接挑戰(zhàn)，就需要提升辦公室行政管理效率。由于目前企業(yè)辦公室行政管理問題頻發(fā)，急需采取有效措施進(jìn)行解決，因此，精細(xì)化管理被應(yīng)用于辦公室行政管理中是大勢(shì)所趨。

關(guān)鍵詞：辦公室；行政管理；精細(xì)化；思路；對(duì)策

如何實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化一直是企業(yè)管理人員重視的問題之一。精細(xì)化代表養(yǎng)企業(yè)管理工作的新方向和新趨勢(shì)，科學(xué)合理的對(duì)企業(yè)進(jìn)行規(guī)范的管理，將工作具體化和精細(xì)化，在節(jié)省管理成木的同時(shí)，提升管理成效。

一、辦公室行政管理精細(xì)化的思路

對(duì)于辦公室內(nèi)部的管理精細(xì)化，應(yīng)當(dāng)將其看作管理發(fā)展的趨勢(shì)走向，各辦公室的行政管理做到精細(xì)化，能夠有效降低管理成木，提升管理工作效率，這是企業(yè)高層管理者所希望看到的。因此，對(duì)于企業(yè)而高，可以從以下幾個(gè)方而來進(jìn)行辦公室的精細(xì)化管理以達(dá)到管理者的目的。

（一）采用量化和細(xì)化方式管理科目

通過研究現(xiàn)狀我們不難看出，在當(dāng)前企業(yè)建設(shè)中，大部分的企業(yè)在管理方而沒能做好延續(xù)和實(shí)效的管理，處于一種較為模糊的狀態(tài)。在實(shí)際工作中，更加注重的是管理者能力的發(fā)揮，而非對(duì)工作進(jìn)行具體的量化和細(xì)化，忽略了精細(xì)化的重要性。因而，想要實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，就應(yīng)當(dāng)徹底轉(zhuǎn)變當(dāng)前的管理模式，將管理工作合理的量化和細(xì)化，達(dá)到辦公室行政管理的目標(biāo)。所謂的精細(xì)化工作是指將某個(gè)工作或是任務(wù)根據(jù)其自身特性及邏輯，分為多個(gè)部分，便于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理者更加直觀的分析和考慮，掌握工作中的細(xì)節(jié)部分。這種合理的精細(xì)化模式，能夠?qū)⑷蝿?wù)和工作合理分配，依照分配好的內(nèi)容進(jìn)行工作，劃分好工作流程，節(jié)省工作時(shí)間，同時(shí)，又能提升每一部分的工作成效和管理水平，使整體工作的工作效率得到很大的提升。而量化則是指對(duì)每一部分的工作都測(cè)量其工作量，改變傳統(tǒng)的任務(wù)安排模式，將其轉(zhuǎn)為量化安排工作。

（二）加入標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的理念

自十一世紀(jì)以來，大多數(shù)企業(yè)的生產(chǎn)方式都陸續(xù)轉(zhuǎn)為流水線作業(yè)。這樣的作業(yè)方式，對(duì)于提升作業(yè)水平，提高整體工作效率都有養(yǎng)重大的意義。對(duì)于現(xiàn)階段的辦公室行政管理，也惡意采用流水線的模式進(jìn)行工作管理。將管理工作流程化，就能夠?qū)γ坎糠值墓ぷ餍谐淘敿?xì)的分析和了解，同時(shí)，根據(jù)其具體情祝和其他部分的工作進(jìn)行對(duì)接。標(biāo)準(zhǔn)化指的是在傳統(tǒng)流程化管理的基礎(chǔ)上，加入日常工作的整理，建立科學(xué)和完善的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，形成一套健全的管理體系。在當(dāng)前的辦公室行政管理中，加入流程化及標(biāo)準(zhǔn)化管理，能夠有效可靠的保證行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。

（三）加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)化意識(shí)及協(xié)同化意識(shí)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)而高，辦公室的行政管理精細(xì)化工作不能僅靠個(gè)人來完成，而是需要各個(gè)部分之間相互協(xié)調(diào)和配合來實(shí)現(xiàn)的。以文件簽收舉例，從接手到辦理最后存檔，其中的各個(gè)環(huán)節(jié)及步驟都需要部門間的相互配合。因此，各個(gè)部門及其成員都應(yīng)當(dāng)建立協(xié)同化意識(shí)，同時(shí)也要具備經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，盡可能在投入最小的成木的基礎(chǔ)之上完成任務(wù)并獲取最大程度的效益。近年來，在辦公室的行政中更應(yīng)當(dāng)大力推行，使辦公人員在此管理模式之上減少投入的管理成木，提升企業(yè)工作管理效率。

二、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策

對(duì)于辦公室的行政管理經(jīng)濟(jì)化來說，不僅僅是指工作的模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，還是對(duì)于企業(yè)整體的管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，要求每一位管理工作者都提升自身素質(zhì)，依照實(shí)際工作情祝，不斷進(jìn)行傳統(tǒng)模式的創(chuàng)新和改革，從木質(zhì)上改變管理模式，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作的精細(xì)化和科學(xué)化。

（一）加大企業(yè)文化建設(shè)力度

當(dāng)前許多企業(yè)在建設(shè)中，由于高層管理人員重視對(duì)下屬的培養(yǎng)。因此對(duì)于下屬的工作特點(diǎn)和個(gè)性都有養(yǎng)一定的了解，對(duì)其工作中易出現(xiàn)的問題也有一定的掌握。在現(xiàn)階段的企業(yè)管理中，應(yīng)當(dāng)提成和推行這樣的管理理念，通過細(xì)節(jié)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的管理，凸顯管理成效，能夠給企業(yè)帶來更好的風(fēng)氣和文化建設(shè)方向。

（二）推行制度化管理

想要更好的實(shí)現(xiàn)辦公室的行政管理，應(yīng)當(dāng)制定合理的約束機(jī)制和}激勵(lì)機(jī)制，制定完善的管理流程。在辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化之前，企業(yè)的內(nèi)部應(yīng)當(dāng)形成一套合理、完善的企業(yè)規(guī)章，使其成為企業(yè)工作中的重要準(zhǔn)則，也是行事的重要依據(jù)，如果企業(yè)內(nèi)部沒能形成科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)范，那么企業(yè)就無法真正實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略。

（三）提升員工素質(zhì)

企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部建設(shè)時(shí)，應(yīng)當(dāng)做好對(duì)于員工個(gè)人素質(zhì)和能力的培養(yǎng)。從具體角度來說，辦公室的管理精細(xì)化的最終目標(biāo)是將員工的個(gè)人能力和職業(yè)素養(yǎng)完全發(fā)揮，融入其具體工作中。因此，想要實(shí)現(xiàn)辦公室管理的精細(xì)化，就應(yīng)當(dāng)引進(jìn)和培養(yǎng)出高素質(zhì)的專業(yè)人才，通過對(duì)其培訓(xùn)和職業(yè)化規(guī)范，能夠真正實(shí)現(xiàn)工作的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化，大大提高行政工作的效率和質(zhì)量對(duì)于企業(yè)整體來說，應(yīng)當(dāng)重視起內(nèi)部各個(gè)部門的細(xì)節(jié)管理。將每個(gè)月的工作任務(wù)量化，能夠有效反映出工作成績及工作情況，將管理工作中的各個(gè)步驟都確認(rèn)到個(gè)人。因此，提升工作人員的職業(yè)素質(zhì)意義重大。

（四）加強(qiáng)員工的精細(xì)化意識(shí)

在當(dāng)前的企業(yè)建設(shè)中，只有做好細(xì)節(jié)工作，加強(qiáng)員工的精細(xì)化意識(shí)，才能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新。辦公室的行政管理精細(xì)化更是能夠體現(xiàn)細(xì)節(jié)工作的重要性。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的規(guī)范意識(shí)，同時(shí)培養(yǎng)起創(chuàng)新精神。在企業(yè)中，創(chuàng)新工作建立在企業(yè)完善的規(guī)范管理制度之上，企業(yè)的規(guī)范制度是一切工作開始的根木。應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)員工嚴(yán)格按照企業(yè)管理制度的要求，將工作不斷精細(xì)化，在依照規(guī)章制度完成規(guī)定的任務(wù)的基礎(chǔ)之上引導(dǎo)員工進(jìn)行思維發(fā)散和創(chuàng)新，將企業(yè)引上發(fā)展和成功的道路。

（五）以制度化推進(jìn)精細(xì)化

對(duì)于企業(yè)來說，實(shí)行辦公室精細(xì)化管理是提升整體管理水平的關(guān)鍵。為此，要想在實(shí)行精細(xì)化管理過程中把精細(xì)化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學(xué)的管理制度，對(duì)采購、銷售、財(cái)務(wù)、薪酬、調(diào)研、宣傳等各個(gè)工作環(huán)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定。對(duì)于重大事項(xiàng)以及集體決策，要經(jīng)過集體討論，采取民主決策機(jī)制，秉持公平、公正、公開原則，進(jìn)一步提高輔助決策的質(zhì)量。對(duì)于符合當(dāng)前實(shí)際需要的機(jī)制給予保留，過時(shí)的及時(shí)摒棄，最終形成一套高效、科學(xué)、合理的管理體系，以此來激勵(lì)和約束員工，為精細(xì)化管理辦事提供依據(jù)。最后，要求員工根據(jù)制度辦事，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依，有責(zé)可循，各個(gè)部門既相互獨(dú)立，又相互配合，互相監(jiān)督，建立監(jiān)督以及批評(píng)渠道，形成互動(dòng)的管理監(jiān)督機(jī)制。

（六）重視管理人員意識(shí)的養(yǎng)成以及實(shí)際應(yīng)用

企業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層辦公室的管理調(diào)研力度，按照各個(gè)工作崗位特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定出符合辦公室的管理方式。同時(shí)，在制定過程當(dāng)中，把“精華、細(xì)化”作為依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，把各種管理工作精確分解，并充分考慮不同工作間的共性和異性，同時(shí)具備先覺管理意識(shí)，積極主動(dòng)采取精細(xì)化管理手段，對(duì)各種工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分配。在日常中，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以自身帶動(dòng)企業(yè)員工共同成長進(jìn)步，充分發(fā)揮出自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，除了對(duì)相關(guān)紀(jì)律問題作出硬性規(guī)定之外，還應(yīng)該對(duì)所有的工作責(zé)任、流程以及方向作出具體的規(guī)定，營造出積極向上、和諧融洽的工作氛圍，加強(qiáng)對(duì)員工的宣傳及教育工作，進(jìn)一步落實(shí)完善員工福利制度，保障員工利益，進(jìn)一步提高員工的積極性，增強(qiáng)他們的集體榮譽(yù)感。

（七）全而提高企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)

要想保障企業(yè)精細(xì)化管理工作順利開展，就必須對(duì)企業(yè)員工提出更高的要求。高層管理人員首先要幫助員工構(gòu)建學(xué)習(xí)平臺(tái)，為企業(yè)員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)員工在理論知識(shí)、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方而的培訓(xùn)力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質(zhì)的人才，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運(yùn)用到日常工作中，全而提高工作效率和工作質(zhì)量。其次，在實(shí)際工作中，還應(yīng)努力提高每一位企業(yè)員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，培養(yǎng)他們的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，促使他們意識(shí)到團(tuán)隊(duì)合作的重要性，學(xué)會(huì)彼此尊重，彼此理解，互相幫助，互相鼓勵(lì)，營造出和諧融洽、健康積極的工作氛圍，讓每一位員工把企業(yè)當(dāng)成第二個(gè)家，樹立與企業(yè)共存亡的理想信念。最后，在整個(gè)辦公室行政精細(xì)化管理過程中，注重細(xì)節(jié)，因?yàn)榧?xì)節(jié)具備寶貴的價(jià)值，在管理過程中發(fā)揮著不可替代的作用。在實(shí)際工作中，要求員工始終堅(jiān)持規(guī)范性的操作原則，嚴(yán)格律己，注重細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)解決問題，把管理中的創(chuàng)新技巧與規(guī)范性技巧相結(jié)合，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，逐步培養(yǎng)出精細(xì)化的工作習(xí)慣，并把這種習(xí)慣沿用到實(shí)際工作中，全而提高辦公室整體工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公室行政管理工作質(zhì)量的高低，關(guān)乎著企業(yè)的發(fā)展，因此，為了能夠讓企業(yè)辦公室管理工作效率得到提升，就需要運(yùn)用有效的管理方法和策略。而在眾多管理方法中，精細(xì)化管理的應(yīng)用取得了顯著效果。所以，應(yīng)該對(duì)精細(xì)化管理的思路進(jìn)行分析，提出實(shí)施精細(xì)化管理的具體對(duì)策，使企業(yè)辦公室行政精細(xì)化管理發(fā)揮作用，為企業(yè)更好的發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]工紅艷.實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策[J].價(jià)值工程，2013，（31）：128-129.

[2]周水橋.以管理精細(xì)化追求效益最大化[J]..中國電力企業(yè)管理，2011，（3）：53-51.