高校圖書館辦公室的工作意識探討

周建強(qiáng)

[摘要]高校圖書館在信息飛速發(fā)展的社會環(huán)境中迎接新一輪的挑戰(zhàn)和考驗(yàn)，高校圖書館辦公室既服務(wù)于學(xué)校，又服務(wù)于館內(nèi)各部門，因此要求圖書館辦公室工作人員為適應(yīng)現(xiàn)代圖書館的發(fā)展，不斷地增強(qiáng)工作適應(yīng)能力，強(qiáng)化服務(wù)工作意識，以應(yīng)變不斷變化的工作環(huán)境。

[關(guān)鍵詞]高校圖書館；辦公室；工作意識

[DOI]1013939/jcnkizgsc201619229

高校圖書館辦公室是圖書館聯(lián)系學(xué)校、社會的窗口，同時(shí)擔(dān)負(fù)全館工作的組織、協(xié)調(diào)、管理等職能，是館長的參謀和助手。辦公室的工作成效，直接反映了圖書館管理水平的高低。在此環(huán)境下，要做好高校圖書館辦公室的工作，需要不斷增強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通能力，端正工作態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識，創(chuàng)新工作方式。

1顧全大局，全面發(fā)展

高校圖書館辦公室工作人員日常工作中事無巨細(xì)都要有全局意識，將圖書館的各項(xiàng)工作融入到學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略之中，納入圖書館發(fā)展的整體戰(zhàn)略之中。圖書館辦公室的工作雖然有一定的流程和規(guī)律，但是實(shí)施起來非常煩瑣，很容易使工作人員陷于事務(wù)性的工作而忽略全局性的工作。所以，辦公室的工作人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)了解學(xué)校和圖書館的發(fā)展方向、發(fā)展目標(biāo)，樹立全局觀念，根據(jù)學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，緊緊圍繞本部門的中心工作和計(jì)劃，協(xié)助館領(lǐng)導(dǎo)抓好落實(shí)。增強(qiáng)工作人員的全局意識，使之站在總攬全局的高度而不是從局部利益出發(fā)考慮問題，保證辦公室工作的重心始終與圖書館整體工作及學(xué)校中心工作保持一致，避免舍本逐末，一葉障目。

2增強(qiáng)服務(wù)意識，更新服務(wù)觀念

高校圖書館辦公室是行政職能部門，是館長領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理部門，其工作的特征就是服務(wù)，主要工作職能是基于服務(wù)而相應(yīng)展開的。因此，辦公室在其工作中必須強(qiáng)化服務(wù)意識，明確服務(wù)范圍、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)對象，而且在服務(wù)的方式、方法上要有不斷的改進(jìn)，使服務(wù)工作上水平、上層次。

不斷創(chuàng)新服務(wù)意識，提高服務(wù)水平是搞好辦公室工作的切入點(diǎn)。辦公室要緊緊圍繞學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃，建設(shè)圖書館辦公室工作的現(xiàn)代化，建設(shè)一個(gè)與高校圖書館相適應(yīng)的、特色突出、設(shè)施先進(jìn)、功能齊全、開放文明的辦公室，這是高校圖書館辦公室工作的定位目標(biāo)。而服務(wù)意識的創(chuàng)新就是基于辦公室工作的定位目標(biāo)，不斷解放思想，實(shí)事求是，開拓思路，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，探索新形勢下做好辦公室工作的新思路，尋求解決問題的新途徑、新方法。先進(jìn)的服務(wù)方式必須建立在規(guī)范服務(wù)行為、深化服務(wù)內(nèi)容、提高服務(wù)質(zhì)量、拓寬服務(wù)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上。只有在以上幾個(gè)方面有所突破并扎實(shí)地開展工作，才能不斷探求服務(wù)方式的更新與創(chuàng)新，才能凸顯辦公室工作的職能，為打造圖書館的核心競爭力做出自己的貢獻(xiàn)。

圖書館辦公室的每個(gè)工作人員都要各司其職，增強(qiáng)自身的高效服務(wù)、主動服務(wù)的意識，切忌推諉扯皮、拖拖拉拉，實(shí)現(xiàn)服務(wù)效果最佳化。

3更新管理理念，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理

圖書館辦公室作為館長實(shí)施行政的職能部門、業(yè)務(wù)工作的后勤補(bǔ)給與輔助部門，其工作也應(yīng)加強(qiáng)科學(xué)的管理意識。圖書館辦公室在日常工作中面臨頭緒多而且瑣碎、紛雜的文字處理工作、數(shù)據(jù)的處理工作、通信工作、安全保衛(wèi)工作、設(shè)備管理工作、后勤及生活補(bǔ)給等工作，各項(xiàng)工作處理的好壞及效率直接影響圖書館整體工作的開展，因此圖書館辦公室的工作需要強(qiáng)化管理，以提高辦公室工作的有序性和高效性?？茖W(xué)的管理意識應(yīng)當(dāng)將“以人為本”作為基本的價(jià)值內(nèi)涵，要通過相應(yīng)的管理方式，激發(fā)每個(gè)工作人員強(qiáng)烈的事業(yè)心，使其工作勤奮、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、誠摯待人，從而把辦公室工作目標(biāo)變?yōu)槿后w的共同追求，在工作上形成合力，并以其過硬的工作能力得到全館上下的廣泛認(rèn)同。同時(shí)，計(jì)算機(jī)等辦公自動化設(shè)備為提高管理效率創(chuàng)造了條件，充分利用各辦公自動化設(shè)備不僅可以改善辦公環(huán)境，還可以減少和消滅工作人員的重復(fù)性日常事務(wù)，提高管理質(zhì)量和工作效率，使工作人員能有更多的時(shí)間從事創(chuàng)造性工作。辦公室運(yùn)用計(jì)算機(jī)對各種文件、信息、數(shù)據(jù)、圖表等進(jìn)行高效、快速、準(zhǔn)確的處理，及時(shí)向?qū)W校相關(guān)部門、館領(lǐng)導(dǎo)及館內(nèi)各部門反饋信息，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)，為各部門開展工作提供信息依據(jù)。所以，圖書館辦公室管理理念的更新，工作的科學(xué)化，不但提高了辦公室的辦事效率和質(zhì)量，而且也提高了圖書館整體的工作效率，推動圖書館的發(fā)展進(jìn)程。

4做好溝通，處理好公共關(guān)系

圖書館辦公室是校內(nèi)外聯(lián)系、宣傳的職能部門，因此在工作中與各相關(guān)單位要做好溝通，靈活運(yùn)用公關(guān)手段，處理好每一件事務(wù)，為圖書館的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。在瞬息萬變的社會中，圖書館要不斷塑造良好的自身形象、樹立品牌意識。因此圖書館辦公室要定期在圖書館舉辦多種形式的展覽、輔導(dǎo)講座、召開讀者見面會等方式對校內(nèi)全體師生做好宣傳工作；密切聯(lián)系校內(nèi)專家、學(xué)者和歷屆校友，為圖書館的未來建設(shè)與發(fā)展獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策；還要不斷面向社會進(jìn)行宣傳，積極舉行發(fā)動社會贈書、捐書活動，以此提高圖書館的知名度，促進(jìn)圖書館事業(yè)的不斷發(fā)展。另外，辦公室人員還要在鞏固原有校內(nèi)外關(guān)系的基礎(chǔ)上有所突破，要更加主動地溝通與外界的各種關(guān)系，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、嚴(yán)密的組織和綜合協(xié)調(diào)能力，做好各項(xiàng)對外工作。辦公室應(yīng)有意識地與同行互通經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)，通力合作，盡可能地在對外公共關(guān)系中創(chuàng)造良好形象和輿論環(huán)境。

5提高專業(yè)水平，適應(yīng)高校圖書館辦公室工作發(fā)展的需要圖書館的專業(yè)知識是高校圖書館辦公室的工作人員實(shí)現(xiàn)服務(wù)工作的基礎(chǔ)，而辦公室的工作的專業(yè)知識是實(shí)現(xiàn)服務(wù)工作的法寶。

辦公室工作人員的業(yè)務(wù)知識一般涉及兩大方面：一是圖書館各部門的業(yè)務(wù)知識，即文獻(xiàn)的采集、加工、管理、傳遞，以至于高層次的情報(bào)服務(wù)等有關(guān)的知識。二是辦公室本身的業(yè)務(wù)知識，主要是行政管理和文秘工作有關(guān)的知識。圖書館是一個(gè)學(xué)術(shù)性的服務(wù)機(jī)構(gòu)，不等同于行政機(jī)關(guān)辦公室的職能。而且圖書館辦公室起著承上啟下的作用，應(yīng)當(dāng)在保證原則的前提下有權(quán)作出具體的安排和某些決定。這就要求圖書館辦公室人員特別是辦公室主任要有一定的專業(yè)知識基礎(chǔ)，并且對全館的工作情況有比較全面深入的了解。在知識不斷更新的今天，傳統(tǒng)意義上的圖書館的內(nèi)涵不斷豐富，外延不斷擴(kuò)大，只有加強(qiáng)對新知識的學(xué)習(xí)，才能適應(yīng)新的工作標(biāo)準(zhǔn)和要求，提高辦事的效率，把圖書館辦公室的工作做得更切實(shí)際和深入。

6協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部門的關(guān)系，促進(jìn)圖書館整體的發(fā)展對圖書館辦公室來說，協(xié)調(diào)好館內(nèi)各部門的關(guān)系是圖書館辦公室主要的日常工作，也是館領(lǐng)導(dǎo)開展工作的基礎(chǔ)。圖書館辦公室的協(xié)調(diào)工作主要包括五個(gè)方面：一是要協(xié)調(diào)好館領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。由于館領(lǐng)導(dǎo)在認(rèn)識、個(gè)性、經(jīng)歷和年齡等方面的差異，特別是他們的分工及在管理活動中所處的地位不同，了解情況、看問題的角度及對工作要求不同，這就難免造成不同程度的差異性。因此，辦公室工作人員應(yīng)統(tǒng)籌平衡，及時(shí)溝通，以避免館領(lǐng)導(dǎo)在部署、開展工作時(shí)相互撞車的現(xiàn)象發(fā)生，以便統(tǒng)一認(rèn)識，共同促進(jìn)工作；二是要協(xié)調(diào)好業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系。在平時(shí)的工作中，辦公室人員要為業(yè)務(wù)部門提供工作方便，并且在自己職責(zé)范圍內(nèi)為他們排除工作上的困難。同時(shí)協(xié)調(diào)過程中難免發(fā)生一些事先預(yù)料不到的情況，辦公室人員在不違背原則的前提下，把握尺度，做到靈活機(jī)動，同時(shí)必須實(shí)事求是，認(rèn)真調(diào)查研究，耐心聽取不同意見，創(chuàng)造性地做好部門協(xié)調(diào)工作；三是要處理好辦公室內(nèi)部的關(guān)系。處理各類工作和問題時(shí)，一定要相互理解，相互支持，換位思考，求同存異，抓主要矛盾，不在非原則的問題上較真，不在細(xì)微末節(jié)上糾纏；四是要處理好與學(xué)校各職能部門的關(guān)系。如人才的調(diào)出、調(diào)入要得到人事部門的同意，經(jīng)費(fèi)問題要靠財(cái)務(wù)部門，館舍維護(hù)要靠后勤部門等。辦公室有責(zé)任處理好與這些部門的關(guān)系，只有這樣才能為圖書館創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境；五是要協(xié)調(diào)好與兄弟館之間的關(guān)系。辦公室要配合業(yè)務(wù)部門通過開展館際間的經(jīng)驗(yàn)交流，參觀學(xué)習(xí)，加強(qiáng)合作，實(shí)現(xiàn)資源共享。

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