檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性分析

周艷

摘 要：隨著現(xiàn)代化社會(huì)快速的發(fā)展，信息日新月異，檔案管理的價(jià)值顯得更為突出。要在充分了解這一重要的價(jià)值基礎(chǔ)上更加積極的對(duì)待檔案管理工作，希望檔案管理工作在不久的將來會(huì)實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；基礎(chǔ)工作；重要性

當(dāng)前人事改革制度不斷的深入，單位內(nèi)部、單位之間、地區(qū)之間的人員流動(dòng)也會(huì)逐漸頻繁，這就對(duì)我們的人事檔案管理工作提出了更高的要求。然而，怎樣將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存和利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索，敢于開拓，努力實(shí)踐，就一定會(huì)把人事檔案管理工作開展的更好。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性

檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)檔案信息有效保存的重要也是關(guān)鍵途徑，更是為管理者及時(shí)提供有效決策的重要依據(jù)。因此，為了做好相關(guān)的檔案管理工作，就需要在具體的檔案管理工作中重視檔案管理的基礎(chǔ)工作。下文就關(guān)于檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性進(jìn)行分析。

（一）有利于檔案管理工作規(guī)范化。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，科技的深化利用，在當(dāng)今人們對(duì)信息大量需求的環(huán)境下，檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化便成為了新時(shí)代下檔案管理的要求。而為了能實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，重視檔案管理基礎(chǔ)工作。檔案管理基礎(chǔ)工作的有序進(jìn)行有利于檔案信息去粗取精、實(shí)現(xiàn)資源重組，助推檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行。其次，加強(qiáng)檔案管理工作能夠?qū)o用文件踢出，能夠?qū)n案信息中有無價(jià)值、保管期限不準(zhǔn)的信息進(jìn)行規(guī)范，從而在實(shí)現(xiàn)提高檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范開展。

（二）有利于保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率。通常對(duì)檔案信息進(jìn)行檢索時(shí)，都是在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。而為了保證檢索的查全率與查準(zhǔn)率就需要做好檔案管理基礎(chǔ)工作。也就是說，檔案基礎(chǔ)工作的高質(zhì)量開展，是可以保證檢索的查全率和查準(zhǔn)率的。在計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索的過程中，為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，就需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，并提升校審力度。另外，在按照規(guī)定進(jìn)行分類時(shí)，還能夠在明晰的分類號(hào)下，通過有效的關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檔案檢索速度，能有利于檔案檢索的查全率與查準(zhǔn)率的提升。

（三）有利于促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。檔案管理的現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在檔案管理工作融入了先進(jìn)了的信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，在檔案信息處理上提升了信息利用的價(jià)值、增強(qiáng)了信息檢索的準(zhǔn)確性。另外，在做好檔案管理基礎(chǔ)工作時(shí)，就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急，加工整理檔案信息。當(dāng)檔案內(nèi)容中利用價(jià)值較高的、價(jià)值較大的時(shí)，還需要在充分利用原檔案信息的基礎(chǔ)上，提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，并在信息技術(shù)的支持下，在科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式下，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

二、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作存在問題

檔案管理基礎(chǔ)工作是現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)工作，也是檔案管理的重要內(nèi)容之一。所以，檔案管理基礎(chǔ)工作的有序進(jìn)行直接關(guān)系著檔案管理工作的正常開展。然而，雖然檔案管理基礎(chǔ)工作對(duì)檔案管理工作十分重要，但在其具體的工作之中，當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)工作依舊存在著不少問題。

（一）檔案案卷厚薄不一。檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題，且該問題表現(xiàn)的也十分明顯。其主要表現(xiàn)在在檔案管理的工作之中，在對(duì)檔案進(jìn)行整理時(shí)，由于不同時(shí)期的檔案管理收藏量的不一，就會(huì)使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而，這種信息的程度不同，就會(huì)使得檔案案卷整理不規(guī)范，案卷厚薄不一的情況發(fā)生。

（二）諸多案卷未標(biāo)頁碼。檔案案卷不標(biāo)頁碼主要表現(xiàn)在諸多的案卷沒有標(biāo)上頁碼，而一旦方案案卷上不標(biāo)上頁碼，就會(huì)使得檔案案卷出現(xiàn)漏損、掉頁之后，難以發(fā)現(xiàn)案卷上的相關(guān)內(nèi)容，破壞案卷的連貫性，并使得檔案案卷的價(jià)值降低，檔案信息的利用價(jià)值也會(huì)受到影響。

（三）檔案組卷存有混亂現(xiàn)象。一般來講，檔案的編制、組卷都是在特定時(shí)間、特定部門所管轄的權(quán)限以及部門的職能，按照相關(guān)的文種進(jìn)行組卷編制的。然而，檔案的組件一旦出現(xiàn)了檔案組卷混亂的現(xiàn)象之后，就會(huì)使得檔案案卷查閱較為困難，也影響著檔案編制的質(zhì)量。

（四）案卷不規(guī)范問題常見。常見的檔案案卷不規(guī)范問題主要表現(xiàn)在案卷標(biāo)題的不規(guī)范與案卷目錄的缺少。案卷標(biāo)題的不規(guī)范主要表現(xiàn)在在進(jìn)行案卷標(biāo)題擬定時(shí)，沒有按照規(guī)定進(jìn)行或者標(biāo)題的擬定缺少一些必要的因素。另外，除了這兩個(gè)常見問題以外，還會(huì)出現(xiàn)檔案案卷目錄的缺少，而這種情況也必定會(huì)降低檔案的檢索效率，降低檔案的準(zhǔn)確性，進(jìn)而檔案的信息利用率也就降低了。

（五）檔案編號(hào)編制不規(guī)范。一般來講，檔案編號(hào)編制的不規(guī)范問題也容易在檔案管理基礎(chǔ)工作中容易出錯(cuò)。而這種問題則主要表現(xiàn)在一些歷史宗卷或者保存時(shí)間較長的檔案卷冊(cè)中。所以在這些檔案卷冊(cè)中就容易出現(xiàn)沒有目錄，檔案編號(hào)既不科學(xué)，也不規(guī)范的現(xiàn)象。

三、加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的措施研究

檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性是不言而喻的，其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質(zhì)量，也直接關(guān)系著檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。所以，為了能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高質(zhì)量、現(xiàn)代化開展的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，切實(shí)落實(shí)好檔案管理基礎(chǔ)工作。

（一）加強(qiáng)觀念教育，注重檔案管理基礎(chǔ)工作為了實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作有序開展，首先就需要在觀念上能意識(shí)到檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎(chǔ)工作的落實(shí)。加強(qiáng)觀念教育，就需要對(duì)檔案管理工作有關(guān)的工作人員進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識(shí)，明白檔案管理基礎(chǔ)工作的關(guān)鍵性與基礎(chǔ)性意義。另外，在工作人員明確檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性之后，還需要將這種意識(shí)落實(shí)到具體的工作中，使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學(xué)化、合理化，從而在實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率提升的基礎(chǔ)上，保證檔案管理基礎(chǔ)工作高質(zhì)量開展。

（二）提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)基礎(chǔ)工作規(guī)范開展提升管理標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范開展是為了保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范、高效進(jìn)行的重要手段。而隨著時(shí)代發(fā)展，檔案管理工作也越來越需要朝著現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。所以，提升檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)，為保證檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范開展，首先就需要融入現(xiàn)代化的管理手段，建立一套行之有效的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范。另外，在良好的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)之下，還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準(zhǔn)率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理信息檢索準(zhǔn)確、便捷的目的。

（三）強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息管理，推進(jìn)檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)代化強(qiáng)化數(shù)據(jù)信息管理關(guān)鍵要提升檔案信息的利用率，保證檔案信息處理的高效、高質(zhì)。所以在對(duì)檔案信息進(jìn)行加工時(shí)，就需要在對(duì)價(jià)值較高的信息處理的基礎(chǔ)上，提升信息利用率，以實(shí)現(xiàn)檔案信息管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

[1]厲丹.加強(qiáng)對(duì)黨員的思想教育做好人事檔案整理工作[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2010（12）.

[2]張紅梅.淺談檔案現(xiàn)代化管理[J].檔案管理，2011（5）：94-95.