完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點思考

李丹楓

摘 要：辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部具有綜合性和事業(yè)性的辦事機構(gòu)，在我國事業(yè)單位的相關(guān)改革中起到了一定的作用，辦公室管理職能的完善將直接關(guān)系到整個事業(yè)單位的發(fā)展，本文通過分析對事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性，探究其在職能的履行過程中存在的問題及根本原因，并通過幾個方面入手來完善事業(yè)單位辦公室管理職能。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室；管理職能

在我國，許多機構(gòu)都設(shè)立了相關(guān)的辦公室部門，事業(yè)單位也不例外，辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部具有綜合性、全面性的辦事機構(gòu)，在事業(yè)單位中扮演著多重角色，還承擔(dān)著多方面的管理職能，是事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)樞紐，是事業(yè)單位保證和諧發(fā)展的不可忽視的機構(gòu)，黨的十八大以來，中央提出了事業(yè)單位深化改革的思想，因此，如何有效的推進事業(yè)單位的改革，是事業(yè)單位要考慮的問題，而辦公室作為事業(yè)單位中承上啟下的部門，應(yīng)該要積極的探索，改革創(chuàng)新工作，完善其管理職能，更好的為社會服務(wù)。

一、完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性分析

由于在事業(yè)單位中，辦公室是承上啟下的部門，完善辦公室在事業(yè)單位的管理職能，規(guī)范其服務(wù)職能對事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用[1]。

（一）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是事業(yè)單位進行改革的前提條件

根據(jù)黨的十八大報告中指出：要建設(shè)具有中國特色的社會主義行政體制目標(biāo)，必須要做到政企分開、政資分開、政事分開，以此來推進事業(yè)單位的分類改革。由此可以看出，我國的事業(yè)單位改革正處在一個發(fā)展階段，由于辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部重要的部門，是保證事業(yè)單位正常運轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶，辦公室還承載著執(zhí)行、參謀、調(diào)研的管理職能，這些職能能否得到有效的執(zhí)行將直接影響到事業(yè)單位的改革發(fā)展，因此針對于辦公室這種管理特性，加強和完善辦公室管理職能在事業(yè)單位的改革中具有重要的意義[2]。

（二）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是推進事業(yè)單位管理科學(xué)化的需要

事業(yè)單位是國家的特有社會組織，其組成和建設(shè)發(fā)展是與國家息息相關(guān)的。目前我國事業(yè)單位的種類繁多，人員數(shù)量多，因此在一些事業(yè)單位內(nèi)部，人浮于事、人才匱乏、人才閑置的現(xiàn)象有很多，出現(xiàn)這種情況的主要原因是事業(yè)單位對辦公室職能缺乏一定的認(rèn)識，按照傳統(tǒng)的思維模式，將辦公室定性為會議組織、后勤保障，以及對“吃飯陪酒”一些具有臨時性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室主要管理職能得不到有效發(fā)揮，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部管理很松散，隨著當(dāng)前科學(xué)化行政理念的深入，完善事業(yè)單位辦公室管理職能已經(jīng)成為推動事業(yè)單位管理科學(xué)化的必然需求[3]。

（三）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是事業(yè)單位內(nèi)部員工發(fā)展的需要

在上文中說到，由于辦公室是事業(yè)單位中承上啟下的部門，是事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)樞紐，擔(dān)負(fù)著文件起草、業(yè)務(wù)接待、文件處理等主要職能，辦公室認(rèn)真履行其管理職能，對文件的收發(fā)及時，準(zhǔn)確下達各類公文，監(jiān)督各個部門的日常工作，協(xié)調(diào)各個部門的主要工作，這些舉措的實施能更好服務(wù)于內(nèi)部員工，推動事業(yè)單位的各項工作有序開展[4]。

二、目前形式下事業(yè)單位辦公室管理中存在的問題及原因

隨著我國事業(yè)單位不斷的改革發(fā)展，事業(yè)單位辦公室的管理中也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，在管理過程中出現(xiàn)了很多問題，事業(yè)單位只有正視這些問題的發(fā)展，并找到出現(xiàn)這類問題的原因，才能更好的加強管理，推進事業(yè)單位的深化改革[5]。

（一）辦公室管理職能的不明確

要想更好的完善辦公室管理職能，就必須要對其管理職能有一個清晰的了解，在當(dāng)前形勢下，辦公室管理職能主要包括：協(xié)調(diào)各個部門的關(guān)系、建立健全規(guī)章制度、人力資源管理、服務(wù)事業(yè)單位員工、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、下達各類文件通知、進行日常事務(wù)管理工作。日常事務(wù)管理工作是辦公室管理中的一個組成部分，但在大多數(shù)的事業(yè)單位中，日常工作管理卻是辦公室的最主要職能，辦公室人員只需要完成這一部分的工作，對于那些重要的工作則不予管理，長此以往下去，則會導(dǎo)致辦公室管理效率低下，無法在一定程度上推進事業(yè)單位的改革發(fā)展。

（二）規(guī)章制度的不健全

在我國，對辦公室的職能研究起步較晚，沒有一套完整的管理理論，因此辦公室管理的規(guī)章制度不夠健全，管理程度不具有科學(xué)性，辦事程序不夠規(guī)范，造成人力和物力的浪費，在辦公室內(nèi)部又缺乏相關(guān)的激勵機制，容易造成辦公室人員在工作時的積極性不高，鑒于這種情況，事業(yè)單位可以借鑒國外的先進制度，國外對辦公室管理理論的研究起步較早，并且有一套完整的制度，管理方面也具有一定的科學(xué)性，因此，國內(nèi)的事業(yè)單位可以將其制度進行采用。

（三）工作人員積極性不高，素養(yǎng)欠缺

在事業(yè)單位內(nèi)部，辦公室承載的職能很多，任務(wù)繁重，工作人員往往忙碌于各種工作，往往忽視了其理論知識的學(xué)習(xí)，在管理和業(yè)務(wù)技能方面沒有得到一定的提高，導(dǎo)致部分工作人員整體素質(zhì)不高，無法準(zhǔn)確的把握國家的政策方針，重復(fù)性的工作往往會消磨其積極性，造成業(yè)務(wù)技能不扎實，嚴(yán)重影響辦公室管理職能的開展。

三、完善事業(yè)單位辦公室管理職能的措施

（一）提高辦公室職能的認(rèn)識，明確相關(guān)的管理職能

辦公室是事業(yè)單位的綜合機構(gòu)，其地位和作用在事業(yè)單位中也是不容忽視的，領(lǐng)導(dǎo)對辦公室的重視是辦公室工作順利開展的前提，因此事業(yè)單位要加強對辦公室職能的認(rèn)識，為推進事業(yè)單位的改革提供重要的前提。

（二）完善相關(guān)的規(guī)章制度

首先，要從崗位責(zé)任出發(fā)，在明確辦公室職責(zé)目標(biāo)的前提下，保證每一個環(huán)節(jié)都要有章可循，例如完善辦公室崗位責(zé)任制，對每一個崗位制定相關(guān)的規(guī)章制度，讓辦公室的各項工作都有專門的人負(fù)責(zé)。

其次，要對相關(guān)的制度進行完善和創(chuàng)新，要根據(jù)新形勢不斷完善辦公室制度，確保管理制度的科學(xué)化，如中央正在推行的深化改革，事業(yè)單位就應(yīng)結(jié)合中央精神，及時對內(nèi)部制度進行定位，取消一些不合理制度，推行一些新政策，跟上新形勢的發(fā)展。

再者，要完善事業(yè)單位中激勵機制，以此來提高內(nèi)部員工工作的積極性，根據(jù)不同崗位的特點，科學(xué)設(shè)置考核指標(biāo)，對被考核者的德、勤、績、廉等方面做一個全面的考核。

最后，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，防止制度執(zhí)行中的異化。對于新制度的設(shè)定，要設(shè)定之前要聽取各方的意見，可以通過開展職工代表，多聽取基層員工的建議，方可以在實行時減少阻力。

四、結(jié)束語

事業(yè)單位的設(shè)立是基于社會公益的目的，是為了政府部門更好的服務(wù)于社會和人民，辦公室又是事業(yè)單位中重要的機構(gòu)，因此，辦公室管理職能能否得到充分的發(fā)揮，是推進事業(yè)單位深化改革的重要環(huán)節(jié)，為了更好的推進事業(yè)單位的改革與發(fā)展，必須要加強對辦公室工作人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，秉著一切為社會、為人民服務(wù)的原則，完善自身的管理職能，為事業(yè)單位的改革貢獻一份力量。

參考文獻：

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[3]陳振明，邵東珂，吳勇鋒，吳進進，王永堅，高楊，陳芳.社會管理體制改革與社會管理能力的提升——福建省的案例研究[J]. 東南學(xué)術(shù)，2011，04：70-102.

[4]尚虎平，于文軒.“職能革命”、管理績效帶動政府責(zé)任實現(xiàn)——卡梅隆政府公共機構(gòu)改革的行政學(xué)意涵及對我國的啟示[J].公共管理學(xué)報，2011，04：103-110+127-128.

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