關(guān)于人防檔案數(shù)字化管理的一點(diǎn)思考

汪曉敏

摘要 人防檔案種類繁多，涉及很多方面，對(duì)檔案工作的要求有其行業(yè)特殊性。加強(qiáng)人防檔案數(shù)字化建設(shè)，安全、有效地管理檔案信息并能滿足快速查詢、整合信息的需求勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞 人防；檔案；數(shù)字化；管理

0 前 言

隨著信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案資源數(shù)字化日漸成為常態(tài)。各行各業(yè)都在積極地將自身檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，方便及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，既順應(yīng)了潮流，又提升了檔案保管利用的質(zhì)量和效率。但是由于行業(yè)間的差異，檔案數(shù)字化管理的要求和進(jìn)程也有所不同，有的已經(jīng)建設(shè)得如火如荼，有的則剛開始小心試水。

筆者在南京人防系統(tǒng)從事檔案工作多年，人防是一個(gè)特殊的行業(yè)，既要做好人民防空軍事斗爭(zhēng)準(zhǔn)備，構(gòu)建牢不可破的地下長(zhǎng)城，又要堅(jiān)持平戰(zhàn)結(jié)合，積極融入城市建設(shè)，融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。人防檔案種類繁多，涉及很多方面，對(duì)檔案工作的要求有其行業(yè)特殊性。目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文書檔案使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行目錄級(jí)的管理，但文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫(kù)房中進(jìn)行，并沒有解決傳統(tǒng)紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。至于工程檔案、應(yīng)急相關(guān)人員設(shè)備等其他類檔案也歸屬于不同的管理部門，缺乏有效整合。

人防檔案一方面作為歷史的見證、社會(huì)的財(cái)富，自身具有極高的社會(huì)價(jià)值，另一方面作為國(guó)防的組成部分，許多資料屬于保密范疇。加強(qiáng)人防檔案數(shù)字化建設(shè)，安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢、整合信息的需求勢(shì)在必行。而在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中如何體現(xiàn)行業(yè)特點(diǎn)，反應(yīng)行業(yè)要求，恪守行業(yè)規(guī)則，筆者認(rèn)為必須遵循一定的原則，只有這樣才能在數(shù)字化大潮中既不落伍，又行得穩(wěn)健。

1 便利性和嚴(yán)整性相結(jié)合的原則

檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理后，最大的優(yōu)點(diǎn)就是便利。一份文件不再受“孤本”的限制，可以同時(shí)提供給所有需要它的人共享。數(shù)字影像文件可以通過計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能，擴(kuò)大了檔案的利用空間。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時(shí)間上網(wǎng)利用檔案信息資源。從便于工作、便于社會(huì)認(rèn)識(shí)人防的角度來看，應(yīng)盡快對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使其發(fā)揮最大效益。

但是數(shù)字化檔案的便利性又好似一把雙刃劍，有時(shí)候便利反而會(huì)給檔案工作所應(yīng)有的嚴(yán)謹(jǐn)完整帶來不便。因此，遵從檔案工作的固有特點(diǎn)，保持?jǐn)?shù)字化檔案的嚴(yán)整性非常重要。

經(jīng)過數(shù)字化處理的信息具有非人工識(shí)別性，對(duì)系統(tǒng)設(shè)備的依賴性高，容易刪改，加上信息與載體的可分離，這些都直接影響著數(shù)字化檔案的真實(shí)完整。檔案管理的有關(guān)部門人員要引起重視，從技術(shù)角度入手，及早制定有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并通過技術(shù)手段加強(qiáng)監(jiān)督，這樣才能保證數(shù)字化檔案內(nèi)容、結(jié)構(gòu)齊全，經(jīng)過建立、利用后與原始狀態(tài)保持不變，沒有缺損。

人防應(yīng)該自上而下樹立數(shù)字化檔案全程管理理念。目前，人防整體檔案數(shù)字化管理尚不到位，局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)了行政文件信息處理與共享，但對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)、工程、指揮通信、平戰(zhàn)結(jié)合等方面）產(chǎn)生的專業(yè)性較強(qiáng)的文件還不能進(jìn)行自動(dòng)收集、鑒定、編目、標(biāo)引和檢索，應(yīng)予以有效整合，進(jìn)而形成大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，提高應(yīng)用效率。數(shù)字化檔案管理嚴(yán)整性要求我們建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)各類數(shù)字化檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理，檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動(dòng)統(tǒng)籌兼顧，以實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)（軟、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益。這是一個(gè)系統(tǒng)工程，僅靠檔案部門的努力是不夠的，需要相關(guān)部門認(rèn)真研究，積極探索，傾力合作。

2 開放性和安全性相結(jié)合的原則

人防檔案數(shù)字化應(yīng)開放至互聯(lián)網(wǎng)，及時(shí)為城市地下空間開發(fā)利用等工作提供服務(wù)，使檔案利用不受時(shí)間和空間的限制，讓使用單位提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，優(yōu)化社會(huì)資源的配置。人防相關(guān)政務(wù)信息及時(shí)開放，也是行政公開透明的要求。而南京作為舊時(shí)國(guó)民政府所在地，有不少珍貴的防空歷史檔案，合理開放更是教育國(guó)民的絕佳素材?？梢哉f，數(shù)字化檔案的開放必將給人防工作帶來新局面。

但檔案管理數(shù)字化的安全性也一直是亟需解決的課題。尤其是人防工作的戰(zhàn)備屬性，有些檔案是不便開放的，有些更是機(jī)密的。檔案管理數(shù)字化的安全性首先要在思想上高度重視，建立健全安全保密制度，合理設(shè)置用戶權(quán)限，控制數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全。其次應(yīng)從數(shù)字化技術(shù)手段著手，嚴(yán)格按照國(guó)家檔案數(shù)字化的規(guī)定選擇技術(shù)隊(duì)伍，堅(jiān)持定期數(shù)據(jù)備份，保障系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞。最后要加強(qiáng)人員教育，增強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)中的防范意識(shí)，防止檔案的散失、泄密。

3 系統(tǒng)建設(shè)和人才培養(yǎng)相結(jié)合的原則

檔案數(shù)字化管理建設(shè)周期長(zhǎng)，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，從人防實(shí)際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線，建設(shè)好數(shù)字化檔案系統(tǒng)特別重要。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)包括了硬件建設(shè)和軟件建設(shè)。構(gòu)筑運(yùn)行通暢的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；對(duì)數(shù)量龐大的檔案資料源進(jìn)行甄別鑒定，掃描建檔，確保重要檔案優(yōu)先數(shù)字化；解決數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲(chǔ)的關(guān)鍵技術(shù)問題；統(tǒng)一數(shù)字檔案的存儲(chǔ)格式、軟件環(huán)境，準(zhǔn)確保存加密文件的加密、解密方式，以保障檔案的可讀性；加工與數(shù)字化檔案利用同步實(shí)現(xiàn)，提升檔案數(shù)字化的效益等，這些技術(shù)問題的解決需要耗費(fèi)一定的人力、物力、財(cái)力，應(yīng)該從與時(shí)俱進(jìn)的高度予以重視。

檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項(xiàng)新內(nèi)容，不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。而相關(guān)人才短缺是一個(gè)重要問題。復(fù)雜的數(shù)字化系統(tǒng)操作和細(xì)致的檔案工作相結(jié)合，迫切需要復(fù)合型人才擔(dān)當(dāng)此任，只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人恐怕無(wú)法勝任，所以必須加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。一方面借助高校的培養(yǎng)力量，引進(jìn)一專多能的新鮮血液，另一方面要加強(qiáng)在崗人員的全方位培訓(xùn)，深化技術(shù)技能，強(qiáng)化檔案意識(shí)，只有這樣才能使檔案數(shù)字化管理工作有效開展，而不是流于形式。使檔案數(shù)字化管理為人防工作開展提供有力的支持。