提高檔案人員素質(zhì) 為現(xiàn)代企業(yè)服務(wù)

摘要：企業(yè)檔案工作者就是要把開發(fā)和利用檔案信息資源，作為自己的重要使命，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，積極主動(dòng)地為構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)，為社會(huì)全面進(jìn)步服務(wù)。要求檔案工作者要以創(chuàng)新的意識(shí)研究當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作的新特點(diǎn)、新規(guī)律以及企業(yè)對(duì)檔案管理工作的新需求，對(duì)自己所從事的工作進(jìn)行思想創(chuàng)新、制度創(chuàng)新和技術(shù)創(chuàng)新 。

關(guān)鍵詞 檔案；服務(wù)；創(chuàng)新

1 提升隊(duì)伍素質(zhì)

1.1 加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有企業(yè)檔集人員的培養(yǎng)教育

企業(yè)工作隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，隨著各類邊緣學(xué)科 、綜合學(xué)科和交叉學(xué)科的興起，在研究方向和研究領(lǐng)域上發(fā)生了很大的變化。工作的廣泛性和多元性也要求現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作人員要具有較為廣博深厚的知識(shí)基礎(chǔ) ，不斷地拓展知識(shí)領(lǐng)域，必須有一支與之相適度的人才隊(duì)伍。然而目前企業(yè)檔案部門面臨的是知識(shí)老化，新技術(shù)知識(shí)貧乏的狀況，加強(qiáng)現(xiàn)有企業(yè)檔案工作人員的培養(yǎng)教育，是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)刻不容緩的工作任務(wù)。在培養(yǎng)教育方面應(yīng)做到：

注重人才實(shí)用性培養(yǎng)要結(jié)合工作實(shí)際需要和服務(wù)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，與實(shí)際工作緊密配合，并根據(jù)不同的層次，不同的需求，按需施教，學(xué)以致用，便于實(shí)際操作，講求實(shí)效。

拓寬檔案人才知識(shí)面面對(duì)服務(wù)于社會(huì)建設(shè)的需要，為適應(yīng)企業(yè)檔案工作發(fā)展，必須拓寬檔案工作者的知識(shí)面，學(xué)習(xí)現(xiàn)代技術(shù)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長(zhǎng)為社會(huì)服務(wù)的本領(lǐng)和技能，以適應(yīng)企業(yè)檔案工作最新發(fā)展的動(dòng)態(tài)。

因人施教對(duì)企業(yè)檔案專業(yè)技術(shù)人員培養(yǎng)教育，可因人而異。有些企業(yè)的檔案人員，由于受人員變動(dòng)情況影響，需要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)知識(shí)，掌握基本技能；有些企業(yè)的檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，又具有一定的文化知識(shí)，需要補(bǔ)充一些新技術(shù)、新方法，因此在培養(yǎng)教育時(shí)，應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，因人施教。

1.2 合理選拔專業(yè)人才

隨著社會(huì)的逐步構(gòu)建，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使企業(yè)檔案工作的環(huán)境，工作任務(wù)、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案工作中，這些無疑需要人去操作、去管理。因此，提高檔案工作者的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這些應(yīng)該引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。

注重人才的使用要敢于大膽使用具有專業(yè)理論知識(shí)和專業(yè)技術(shù)特長(zhǎng)的年輕干部，對(duì)他們身上存在的不足應(yīng)加以正確引導(dǎo)教育，發(fā)現(xiàn)他們的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，發(fā)揮他們的聰明才智，大膽啟用。

穩(wěn)定檔案干部隊(duì)伍檔案工作連續(xù)性強(qiáng)，許多工作，特別是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和規(guī)章制度建設(shè)，需要檔案人員較長(zhǎng)時(shí)間的學(xué)習(xí)，積累經(jīng)驗(yàn)，才能逐漸適應(yīng)和逐步完善。檔案干部的頻繁調(diào)動(dòng)，無疑將影響到檔案工作的連續(xù)性。因此， 在抓緊檔案人員的穩(wěn)定工作，從維護(hù)企業(yè)檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，加強(qiáng)檔案干部的思想政治工作，解決他們的實(shí)際問題，使他們安心工作。

把住人才入口關(guān)注意引進(jìn)招聘一些有專業(yè)知識(shí)，有專業(yè)技術(shù)、專業(yè)技能的人才充實(shí)到企業(yè)檔案隊(duì)伍。

2 創(chuàng)新服務(wù)手段

（1）建立企業(yè)檔案信息發(fā)布系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案使用的信息化，開展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著網(wǎng)絡(luò)日漸普及，部分企業(yè)檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門應(yīng)充分利用企業(yè)網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，使檔集管理服務(wù)系統(tǒng)無縫集成到企業(yè)的信患門戶，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為更多的用戶提供更好的服務(wù)。

（2）建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。檔案管理可與信息化建設(shè)工作緊密結(jié)合， 建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”。使之成為企信息資源庫(kù)的重要組成部分。電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件査詢、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。

（3）電子文件的自動(dòng)上傳收集。目前在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異，許多電子文件的形成通過下裁和上傳就完成了，因此，企業(yè)檔案可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集并在檔案館（室）的服務(wù)器上歸檔。

（4）開展在線服務(wù)。 傳統(tǒng)的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化時(shí)代里必然要發(fā)生變化，至少是部分變化。社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息 。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服條方式所代替。

（5）開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。隨著構(gòu)建和諧社會(huì)工程的深入，到企業(yè)檔案館（室）查閱的人員逐年增多。同時(shí)， 企業(yè)職工出于維護(hù)自身合法權(quán)益等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關(guān)政策信息。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展要求， 進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯(lián)系，維護(hù)廣大人民群眾的根本利益，要求企業(yè)檔案館（室）做好現(xiàn)行文件資料的接收工作，搞好現(xiàn)行文件資料的閱覽服務(wù)。

3 拓展服務(wù)領(lǐng)域

（1）信息服務(wù)的社會(huì)化、多主體。由主要為企業(yè)內(nèi)的對(duì)象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會(huì)全方位服務(wù)，已成為檔案管理者的共識(shí)。這是因?yàn)槠髽I(yè)檔案既要面對(duì)企業(yè)的決策者、企業(yè)的一切社會(huì)活動(dòng)， 又要盡可能為企業(yè)普通職工服務(wù)，速要有針對(duì)性地為特殊利用者提供特定服務(wù)。對(duì)檔案信息的單一需求必然將被對(duì)檔案、文件、圖書、情報(bào)檢索資科的綜合需求所代替。檔案管理從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理轉(zhuǎn)變。使檔案資源在保密范圍之外優(yōu)質(zhì)高效、無時(shí)空限制地實(shí)現(xiàn)共享，更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，逐步建立并完善一套自動(dòng)化的檔案檢索、查詢、傳輸系統(tǒng)，運(yùn)用數(shù)字化方式為企業(yè)科研工作服務(wù)。

（2）興辦服務(wù)實(shí)體，發(fā)展檔案產(chǎn)業(yè)。處于信息化社會(huì)的今天，從信息資源開發(fā)的角度看，企業(yè)檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財(cái)富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機(jī)構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)、信息、網(wǎng)絡(luò)等知識(shí)和技術(shù)的普及，注重電子檔案的接收、保管等方法和技術(shù)的學(xué)習(xí)，利用互聯(lián)網(wǎng)、多媒體技術(shù)拓展檔案工作空間，提高工作效率。利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各部門的交互作用。

（3）注重“反饋”，深層次開發(fā)檔案信息。反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。通過反饋信息資源開發(fā)利用中產(chǎn)生的結(jié)果，進(jìn)行分析研究，可以提高信息資源開發(fā)利用的科學(xué)性、合理性、系統(tǒng)性。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)進(jìn)行自我調(diào)節(jié)，評(píng)判自身，檢査企業(yè)產(chǎn)品改進(jìn)的目標(biāo)是否已達(dá)到、已經(jīng)做了些什么、還應(yīng)做些什么等。

總之，只有全體人員共同參與，共同努力，企業(yè)檔案才能為社會(huì)建設(shè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

作者：張艷：（1966.出生，女，大專，助理館員，現(xiàn)在大港油田勘探開發(fā)研究院從事檔案管理工作）