醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

文/陳瑾　汪娜

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醫(yī)院后勤檔案管理的重要性

文/陳瑾汪娜

醫(yī)院后勤檔案是后勤人員結(jié)構(gòu)、資產(chǎn)管理、設(shè)備設(shè)施管理、建設(shè)工程及其他各項(xiàng)工作中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖像、音像等具有不同載體的歷史記錄。在檔案工作中充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開發(fā)并提供利用，是科學(xué)高效地為醫(yī)療、科研等各項(xiàng)工作服務(wù)的有力保證

醫(yī)院后勤檔案管理主要內(nèi)容涉及醫(yī)院設(shè)計(jì)、建設(shè)、招標(biāo)、綠化、維修等建設(shè)類管理，還有水電氣、設(shè)備運(yùn)行、保潔滅害等日常運(yùn)行類管理。除此以外，醫(yī)院在將部分業(yè)務(wù)外包后，應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的外包業(yè)務(wù)檔案管理。在信息化的今天，醫(yī)院后勤檔案的有效管理是醫(yī)院高速運(yùn)轉(zhuǎn)和順利發(fā)展的有力保障。

一、后勤檔案管理中存在的問(wèn)題

1.后勤檔案管理意識(shí)淡薄、制度不完善、不健全、執(zhí)行不力

由于對(duì)檔案檔案管理工作重視程度不夠，造成后勤管理制度中檔案管理制度的缺失或不健全。不完善的檔案管理，缺少對(duì)檔案工作的監(jiān)督、檢查和考核，執(zhí)行力不夠，使制度形同虛設(shè)。目前，醫(yī)院后勤部門屬于平行科室，缺少相互協(xié)作、相互配合的理念，伴隨著醫(yī)院信息化建設(shè)，后勤檔案管理制度應(yīng)涉及到后勤的每一個(gè)部門，梳理“一盤棋”的理念，部門之間相互配合，及時(shí)歸檔有必要留存的信息，將管理制度“落地”。

2.檔案管理人員管理水平不高

檔案管理人員的素養(yǎng)、專業(yè)知識(shí)、責(zé)任心等素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理水平的高低。沒有經(jīng)過(guò)專業(yè)檔案知識(shí)培訓(xùn)的人員，對(duì)檔案的重要性、要求、材料的收集等業(yè)務(wù)不熟練，工作中檔案收集、歸檔等不及時(shí)，造成有效信息的缺失。檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作投入精力不足，嚴(yán)重影響檔案管理水平。檔案管理人員的頻繁更換，造成檔案工作不連續(xù)性，存在“空白”階段。

3.信息化建設(shè)落后

伴隨著信息化建設(shè)的普及，電腦成為了現(xiàn)代化辦公的主要工具，電子文檔日益代替文字材料，成為了新興的檔案管理工作載體。但是，這種方便快捷的檔案管理方法，必須建立在醫(yī)院信息化建設(shè)健全的基礎(chǔ)上，通過(guò)流程、共享等方式，將需要留存下來(lái)的資料以文字、影像、圖表等多種形式保存歸檔。

二、后勤檔案在醫(yī)院管理中的作用

1.為醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)力保障

醫(yī)院后勤檔案是醫(yī)院建設(shè)和管理過(guò)程中的第一手資料。檔案管理的基本目的是記載醫(yī)院后勤在基本建設(shè)、維修管理、物業(yè)管理、生活保障、被服洗滌、綠化保潔等方面的工作狀態(tài)的記錄。由于后勤部門多、工作量大、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，造成后勤檔案數(shù)量多，保存價(jià)值高。尤其是近年來(lái)，隨著醫(yī)院大型后勤設(shè)備結(jié)構(gòu)的日益復(fù)雜，設(shè)備管理、維修難度越來(lái)越大，對(duì)大型設(shè)備檔案的建檔，并保存其完整性尤為重要。這些檔案既是醫(yī)院后勤工作的真實(shí)記錄，也是現(xiàn)代化大醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，為醫(yī)院的規(guī)劃，為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持。

2.為醫(yī)院后勤管理發(fā)揮憑證作用

檔案是過(guò)去工作和歷史情況的真實(shí)記錄，在法律上具有憑證作用。通過(guò)建立設(shè)備、房產(chǎn)、人員等檔案，通過(guò)文字材料的形式，將整個(gè)管理活動(dòng)的全部信息內(nèi)容記錄下來(lái)，不僅可以在工作中做到有依可循，而且可以為下一步開展工作進(jìn)行決策，提供參考依據(jù)和咨詢材料。

3.為醫(yī)院后勤管理發(fā)揮參考作用

檔案不僅記錄了管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程，而且還記錄了各種活動(dòng)的結(jié)果，這就為總結(jié)和研究以往的工作，研究事物發(fā)展的規(guī)律，提升工作質(zhì)量和水平，提供了參考資料。不僅可以為管理工作提供備查的依據(jù)，同時(shí)也為提高后勤管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效率奠定了基礎(chǔ)。

三、醫(yī)院后勤檔案工作的重要性

1.醫(yī)院常規(guī)后勤檔案管理的重要性

（1）常規(guī)后勤檔案管理對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行的重要性

常規(guī)后勤管理是醫(yī)院日常運(yùn)行與管理的基礎(chǔ)，院內(nèi)日常運(yùn)行管理工作繁復(fù)而高標(biāo)準(zhǔn)，且隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大及醫(yī)院體制的改革，變得日益復(fù)雜。后勤檔案管理作為醫(yī)院后勤管理的重要部分，其科學(xué)、高效、規(guī)范化的管理是醫(yī)院正常、高效、穩(wěn)定運(yùn)行的關(guān)鍵和根本。常規(guī)性的醫(yī)院后勤檔案管理能夠?yàn)獒t(yī)院日常運(yùn)行提供準(zhǔn)確而詳盡的運(yùn)行管理參數(shù)和數(shù)據(jù)，作為醫(yī)院日常運(yùn)行管理的參考和依據(jù)，保證醫(yī)院的正常運(yùn)行。

（2）常規(guī)后勤檔案管理對(duì)醫(yī)院維修改建的重要作用

在醫(yī)院的日常運(yùn)行管理中，不可避免出現(xiàn)維修、改建的現(xiàn)象，隨著社會(huì)需求的變化和醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)院也需要不間斷的建設(shè)。醫(yī)院的維修與改建等工作需要對(duì)醫(yī)院日常運(yùn)行管理數(shù)據(jù)及資料的充分了解和研究，科學(xué)、高效的常規(guī)后勤檔案管理工作能夠快速、準(zhǔn)確的為醫(yī)院改建與維修提供所需的數(shù)據(jù)，使維修與改建工作在高質(zhì)量的前提下完成。

2.醫(yī)院建設(shè)類后勤檔案管理的重要性

（1）對(duì)醫(yī)院正常運(yùn)行的重要性

醫(yī)院在設(shè)計(jì)、建設(shè)、招標(biāo)等時(shí)期的檔案管理具有階段性強(qiáng)、人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，在醫(yī)院建設(shè)期過(guò)后，前期很多資料整理難度大，這就需要在建設(shè)期加強(qiáng)對(duì)后勤檔案管理工作。如醫(yī)院建設(shè)工程規(guī)劃核準(zhǔn)圖、各類批復(fù)等資料。良好且完整的資料能夠?yàn)榻窈缶S修需要提供所需的相關(guān)資料及文件，保證維修正確性與安全性，進(jìn)而保障醫(yī)院的正常運(yùn)行。

（2）對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要性

在當(dāng)前激烈競(jìng)爭(zhēng)和高速發(fā)展的階段，醫(yī)院想要穩(wěn)健的前行，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，主要依托于良好的管理。后勤管理是醫(yī)院良好管理的基礎(chǔ)，而后勤檔案管理是后勤管理的關(guān)鍵之一。醫(yī)院需高度重視院內(nèi)后勤檔案的管理工作，積極整合網(wǎng)絡(luò)信息及醫(yī)院電子資源優(yōu)勢(shì)，對(duì)建設(shè)資料實(shí)施科學(xué)管理，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

3.醫(yī)院后勤外包檔案管理的重要性

將后勤部分業(yè)務(wù)外包，減輕了醫(yī)院后勤的管理負(fù)擔(dān)，降低了管理風(fēng)險(xiǎn)。良好的后勤外包業(yè)務(wù)管理檔案，可針對(duì)后勤外包資料及文件進(jìn)行科學(xué)管理，通過(guò)對(duì)外包企業(yè)的管理實(shí)現(xiàn)高效管理。

四、醫(yī)院后勤檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)遵循的原則

1.規(guī)范性原則：制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。

2.安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案的安全性。

3.效益性原則：根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

表1

五、后勤檔案管理工作的對(duì)策

1.采用信息化管理手段

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，隨著后勤信息化建設(shè)的不斷完善，實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代化技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展軌道。利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，利用信息化平臺(tái)建設(shè)，可以收到事半功倍的效果。同時(shí)，為了保證安全，在信息化建設(shè)中應(yīng)重視電子文件的安全管理制度。

2.加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，提高隊(duì)伍管理水平

提高醫(yī)院管理隊(duì)伍專業(yè)化轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)高素質(zhì)后勤專業(yè)化管理人才梯隊(duì)建設(shè)。下表是針對(duì)目前工作運(yùn)行中總結(jié)的存在問(wèn)題分析魚骨圖，從圖上可以分析醫(yī)院后勤在人員構(gòu)成方面，因隊(duì)伍老齡化、學(xué)歷低、培訓(xùn)少等因素，造成專業(yè)技術(shù)人員缺乏，后勤管理水平不高。

加強(qiáng)制度建設(shè)，完善檔案功能

建立合理、科學(xué)的后勤檔案管理制度，以便更好的發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。倡導(dǎo)各部門及每位工作人員支持檔案管理，積極提供有價(jià)值的資料；同時(shí)，努力拓寬收集范圍，豐富檔案內(nèi)容。

總之，在信息化、競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的當(dāng)今社會(huì)，實(shí)現(xiàn)有效的后勤檔案管理是加強(qiáng)醫(yī)院后勤管理的關(guān)鍵舉措之一，以信息化建設(shè)平臺(tái)為載體，建立并完善各類檔案管理，不僅為決策者提供有效的數(shù)據(jù)，而且將提升醫(yī)院整體管理運(yùn)行水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：西安交通大學(xué)第一附屬醫(yī)院）