關(guān)于水利工程檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

鄭曉紅　劉順琦

摘 要：作為水利科技檔案管理的主要構(gòu)成部分的水利工程檔案工作，是專業(yè)技術(shù)人員施工的關(guān)鍵性資料。重點(diǎn)是來自于整體的水利工程設(shè)計(jì)與施工項(xiàng)目建設(shè)過程，水利工程檔案在施工建設(shè)當(dāng)中不但會(huì)對(duì)質(zhì)量監(jiān)理與評(píng)定、分析事故產(chǎn)生原因、進(jìn)行索賠和反索賠、建設(shè)分階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收、和后續(xù)管理事務(wù)當(dāng)中有著關(guān)鍵性的作用，即使是在項(xiàng)目工程竣工之后的后續(xù)管理工作中同樣是極其重要的依據(jù)。為此，筆者以自我的部分經(jīng)驗(yàn)來試就水利工程檔案管理的實(shí)際工作進(jìn)行以下闡述.

關(guān)鍵詞：水利工程；檔案管理；措施

在水利工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的對(duì)國家而言具有著留存保管價(jià)值的相關(guān)文字說明、設(shè)計(jì)與施工圖紙、圖表、影像資料等各類的文件即為水利工程檔案的來源材料。 同時(shí)還是對(duì)工程作為評(píng)定質(zhì)量等級(jí)和在項(xiàng)目工程竣工完成之后作為檢測驗(yàn)收、維護(hù)保養(yǎng)、日常使用及管理的憑據(jù)，真實(shí)全面的記錄在項(xiàng)目工程建設(shè)當(dāng)中全部顯現(xiàn)的狀況，是全面地鑒定項(xiàng)目工程的整體質(zhì)量、調(diào)查和確定事故產(chǎn)生原因、追究相關(guān)責(zé)任的關(guān)鍵的憑據(jù)，并起到監(jiān)督工程整體質(zhì)量的重要作用。另外對(duì)于同籌建新項(xiàng)目工程的前期工作等，也具有著非常關(guān)鍵的參考及利用價(jià)值，水利工程檔案的質(zhì)量會(huì)對(duì)項(xiàng)目工程整體質(zhì)量和后續(xù)的使用，具有著重要的影響。所以對(duì)于檔案進(jìn)行科學(xué)合理地管理，最大化的利用好水利工程檔案的資料，進(jìn)一步提升水利工程檔案科學(xué)化管理工作是十分必要的。

1 水利工程檔案的特點(diǎn)

1.1 真實(shí)性

作為項(xiàng)目工程建設(shè)過程的完整和真實(shí)記錄的水利工程檔案，其所以形成的多種的設(shè)計(jì)、施工、管理等文字及圖紙材料、各類形式的檔案材料，并以匯合、分類、歸納之產(chǎn)生具有保存價(jià)值的體系化的信息資源。其可為整個(gè)項(xiàng)目工程的推進(jìn)實(shí)施、日常維護(hù)、全面管理、以及將來會(huì)產(chǎn)生的工程的改擴(kuò)建給予參考憑據(jù)，同時(shí)也能夠?yàn)榱硗獾捻?xiàng)目工程的建設(shè)給予重要的參考作用。

1.2 復(fù)雜性

在項(xiàng)目水利工程建設(shè)形成了種類繁多的檔案材料，例如相關(guān)的文字說明、圖紙照片、影像視頻等；因?yàn)槠鋪碓从诓煌牟块T、個(gè)人，因此不但有著分散性，同時(shí)還有著關(guān)聯(lián)性，例如在設(shè)計(jì)的文字與圖紙的更改、工程預(yù)算的編列、變更審核等形成的的文字說明、圖紙更改、影像視頻等材料，皆為對(duì)一類事件進(jìn)行整體性的闡述，是以水利項(xiàng)目工程建設(shè)作為主體來產(chǎn)生的，具有著體系的完整性。

1.3 系統(tǒng)性

形成于水利工程項(xiàng)目建設(shè)整體性過程的水利工程檔案，是自提出工程項(xiàng)目、工程項(xiàng)目建設(shè)可行性調(diào)研、工程設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)、實(shí)際施工、工程質(zhì)檢、工程監(jiān)理、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等整體過程中產(chǎn)生的。因此對(duì)于水利工程項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量進(jìn)行衡量的關(guān)鍵憑據(jù)即為檔案的質(zhì)量，應(yīng)在工程質(zhì)量管理流程當(dāng)中導(dǎo)入檔案管理，在工程建設(shè)方面與之協(xié)同進(jìn)行， 保障檔案質(zhì)量的整體化、體系化、精準(zhǔn)化。

2 做好水利工程檔案管理的有效措施

2.1 明確檔案資料管理的范圍和要求

首先，應(yīng)明晰認(rèn)知水利工程檔案資料是水利工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、工程施工、工程質(zhì)檢與監(jiān)理、工程竣工驗(yàn)收等整體的推行過程中產(chǎn)生，需要?dú)w入檔案的文字說明、設(shè)計(jì)及施工圖紙等各類形式的資料。并對(duì)于管理水利工程檔案提出具體的要求。

第一、在工程項(xiàng)目建設(shè)過程當(dāng)中工程檔案應(yīng)協(xié)同進(jìn)行管理；

第二、保管的檔案應(yīng)具有整體化、體系化、精準(zhǔn)化，需要達(dá)到完整齊全材料、完備的交接手續(xù)，照片與圖紙需要加注說明文字；

第三、具備能夠顯現(xiàn)實(shí)際狀況的竣工圖紙，并保證圖紙和實(shí)物情況完全符合，對(duì)于施工與檢測文字記錄、驗(yàn)收交接確認(rèn)記錄，加蓋竣工驗(yàn)收?qǐng)D章來予以確認(rèn)；

第四、在實(shí)際施工過程當(dāng)中形成的照片、圖片、影像視頻等資料，和在此過程中發(fā)生的重大的事件及事故等，都需要配備有明晰的相關(guān)文字說明，并詳實(shí)地做好檔案資料的登記及備案工作。

2.2 制定嚴(yán)格的規(guī)章制度

通常而言水利建設(shè)工程投資較大、建設(shè)時(shí)間長、建設(shè)單位多，參建單位具有不同任務(wù)，產(chǎn)生的檔案資料多樣化。但是，檔案管理要求工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件資料有著一致性的整理與歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，所以應(yīng)該按照《檔案法》的規(guī)定，按照水利工程建設(shè)主管部門的標(biāo)準(zhǔn)要求，依據(jù)具體項(xiàng)目工程和不同參建單位的實(shí)際情況，來制定出 與工程建設(shè)項(xiàng)目相符檔案管理規(guī)章制度，科學(xué)合理的進(jìn)行檔案管理工作。參建單位應(yīng)該遵行檔案管理規(guī)章制度，來保障推進(jìn)實(shí)施水利工程項(xiàng)目建設(shè)。在相關(guān)的崗位人員職責(zé)當(dāng)中確立責(zé)任及考核指標(biāo)。

2.3 提高檔案管理人員的自身素質(zhì)

促進(jìn)水利工程檔案管理人員的自身素質(zhì)的提升，不但與水利工程檔案管理工作自身的水平具有關(guān)聯(lián)性，而且還對(duì)于 水利工程的整體建設(shè)的成效性起著決定作用。作為水利工程檔案管理人員，不但要對(duì)檔案管理的理論知識(shí)及實(shí)際技能進(jìn)行深入學(xué)習(xí)與掌握，而且還要在實(shí)際工作學(xué)習(xí)工程建設(shè)相關(guān)知識(shí)。對(duì)整體的工程項(xiàng)目的規(guī)劃有所了知，適時(shí)對(duì)工程相關(guān)檔案資料進(jìn)行匯集，積極主動(dòng)工作。同時(shí)，應(yīng)對(duì)于國內(nèi)外水利工程建設(shè)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行借鑒和學(xué)習(xí)，持續(xù)提升檔案管理的業(yè)務(wù)專業(yè)知識(shí)，依據(jù)國家檔案管理方面的法規(guī)，與工程建設(shè)的現(xiàn)實(shí)狀況相互結(jié)合，做出出整體化、體系化、精準(zhǔn)化的工程檔案，用于水利工程建設(shè)當(dāng)中。

2.4 對(duì)水利工程檔案進(jìn)行科學(xué)化管理

長期以來，因?yàn)槿狈茖W(xué)的檔案的管理意識(shí)，未將檔案工作落實(shí)到每一個(gè)工程進(jìn)程之中，形成業(yè)務(wù)工作與檔案管理工作未能形成合力，使得難以實(shí)施檔案的整理工作。為規(guī)范化水利工程的檔案管理工作，應(yīng)該轉(zhuǎn)變理念，科學(xué)合理的管理水利工程檔案，按照水利工程所具有復(fù)雜性的特性，為保障收集檔案資料的完整，檔案管理人員應(yīng)該明確認(rèn)知水利工程建設(shè)當(dāng)中的實(shí)際操作流程及工作計(jì)劃，知道那一個(gè)階段事務(wù)當(dāng)中要具備什么檔案資料，對(duì)各類資料數(shù)量及內(nèi)容有所了知。在此前提下，可按照下述方法來進(jìn)行匯聚：

第一、持續(xù)匯聚適于工程期較短、產(chǎn)生檔案資料較快的工程。檔案人員應(yīng)親自到現(xiàn)場對(duì)工程推進(jìn)的實(shí)際過程進(jìn)行了解，適時(shí)對(duì)工程信息作為掌握，并匯聚檔案資料。此類方法具有能夠快速匯聚整體性的檔案資料，但需要的較多使用人力與物力。

第二，分階段匯聚多用于建設(shè)周期長的工程。某些類大型水利工程，需要長期和施工部門、建設(shè)部門以及兼職檔案員保持聯(lián)系，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加對(duì)檔案原始材料的保管，以此來保障工程檔案的完備性。

第三，強(qiáng)制性收集適用于對(duì)部分人員不集中、有較多臨時(shí)部門的施工單位。將以調(diào)閱檔案資料收取押金的方式。

3 結(jié)語

總之，作為企業(yè)管理的一類基礎(chǔ)性事務(wù)的檔案管理工作，是對(duì)企業(yè)管理水平優(yōu)劣的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。 作為檔案管理工作者應(yīng)具備職業(yè)道德操守，過硬的政治素養(yǎng)及全面的知識(shí)來完成好的自身工作，以認(rèn)真工作的態(tài)度，讓檔案工作的重要性得到了體現(xiàn)，在水利工程建設(shè)和管理中使檔案工作能夠顯現(xiàn)出自身極其重要的作用。

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作者簡介

鄭曉紅，湖北省漢江河道管理局林業(yè)管理所，本科。

劉順琦，湖北省漢江河道管理局，本科。