辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理的應(yīng)用探究

王晶

摘 要：隨著現(xiàn)代化技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，文書(shū)檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。在文書(shū)檔案的管理工作中應(yīng)用辦公自動(dòng)化，不僅可促使檔案管理的工作效率提高，還可以達(dá)到檔案文件與文字信息間的交流、共享目的，進(jìn)而大幅度地提高文件傳輸?shù)陌踩?、速度性。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中，一定程度的降低文件保密性，且極大提高檔案管理者的綜合素質(zhì)要求。因此，在順應(yīng)新時(shí)代要求下的文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理，需采取積極且有效的措施以處理存在于文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，從而提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書(shū)檔案管理；應(yīng)用措施

檔案管理工作中的主要任務(wù)應(yīng)屬文書(shū)檔案管理，其主要工作內(nèi)容是客觀性地反映領(lǐng)導(dǎo)決策、研究開(kāi)發(fā)、基本建設(shè)及問(wèn)題處理等各方面。隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入推進(jìn)與國(guó)內(nèi)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文書(shū)檔案管理亦隨之步入一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理旨在借助電子計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公技術(shù)與設(shè)備，對(duì)文書(shū)檔案的信息實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確化、迅速化的處理，以提高管理工作的效率[1]。辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案中可發(fā)揮其關(guān)鍵作用，但與此同時(shí)，其也會(huì)顯露出自身的弊端，因此，在新時(shí)期發(fā)展的過(guò)渡期中，檔案館需要加快更新與建設(shè)管理的硬件設(shè)備，結(jié)合具體應(yīng)對(duì)措施以提高文書(shū)檔案保密程度，以確保文書(shū)檔案在管理時(shí)可展開(kāi)健康高效的工作。本文通過(guò)簡(jiǎn)要分析辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中的現(xiàn)狀，提出其相應(yīng)的應(yīng)用措施，以促進(jìn)文書(shū)檔案管理質(zhì)量提高。

1 辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的現(xiàn)狀

（一）電子文書(shū)保密性較低

相比于紙質(zhì)文書(shū)，電子文書(shū)變通性較好，無(wú)固定形式的約束，易于變化，因此，該類特點(diǎn)使電子文書(shū)的安全性低，易于被他人篡改，且修改后無(wú)痕跡遺留。同時(shí)，電子文書(shū)亦沒(méi)有特定字跡，其字體、字號(hào)等較為同意修改，且電子文書(shū)不同于紙質(zhì)文書(shū)需予以蓋章或簽字。電子文書(shū)的諸多特性均促使其自身保密性受到威脅，人們難以根據(jù)文書(shū)上的字跡、印章等特點(diǎn)判定文書(shū)是否屬于原件，故其造成電子文書(shū)無(wú)法明確其原始性。以上表述的問(wèn)題在一定程度上均給網(wǎng)絡(luò)電子文書(shū)的保密性帶來(lái)嚴(yán)峻考驗(yàn)，并促使文書(shū)保密性降低。

（二）文書(shū)檔案管理者自身綜合素質(zhì)要求高

電子文書(shū)、電子檔案的管理與歸檔屬于一項(xiàng)結(jié)合技術(shù)與專業(yè)的工作，因此，其在一定程度長(zhǎng)決定檔案管理者需具備較高的綜合素質(zhì)要求。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理者除了需要具備高層次的文化知識(shí)素養(yǎng)，數(shù)據(jù)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)亦是其不可或缺的，需熟練的掌握并應(yīng)用。此外，檔案管理者還需要了解傳統(tǒng)的檔案管理理論、原則以及技術(shù)、方法，有助于提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平與專業(yè)技能水平，從而提高文書(shū)檔案的實(shí)際管理質(zhì)量[2]。但從目前的現(xiàn)狀看來(lái)，許多企業(yè)的文書(shū)檔案管理層崗位的相應(yīng)綜合人才比較缺乏，他們?cè)趥鹘y(tǒng)檔案管理的理論、原則及技術(shù)、方法上比較片面，未精確掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，無(wú)法完全滿足工作要求。

2 辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理的應(yīng)用策略

文書(shū)檔案的管理工作中引進(jìn)辦公自動(dòng)化技術(shù)后，亦是開(kāi)啟文書(shū)檔案管理的新格局。與此同時(shí)，辦公自動(dòng)化應(yīng)用于文書(shū)檔案管理的缺陷也隨之而來(lái)，針對(duì)其存在的問(wèn)題，如何提高辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用效率，本文提出如下幾點(diǎn)的應(yīng)用策略。

（一）積極建設(shè)硬件，以改善硬件環(huán)境

文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化的管理不可缺少互聯(lián)網(wǎng)、電子計(jì)算機(jī)及其他種類的數(shù)字化設(shè)備的幫助，因此，提高文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理質(zhì)量的關(guān)鍵在于積極的建設(shè)硬件設(shè)備，其可發(fā)揮決定性作用[3]。只有加強(qiáng)建設(shè)檔案管理的硬件設(shè)備，促進(jìn)文檔管理硬件環(huán)境得以改善，文書(shū)檔案管理者才可更加積極的投入工作中，主動(dòng)參與現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)，提高管理水平，進(jìn)而有助于文檔管理技術(shù)的手段與設(shè)備實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促使檔案管理質(zhì)量得以提升。

（二）加強(qiáng)系統(tǒng)自動(dòng)化內(nèi)外網(wǎng)合理布局

有效隔離辦公自動(dòng)化內(nèi)外網(wǎng)是提高網(wǎng)絡(luò)安全性的最有效、主要方法之一。具體而言，隔離可分為兩層：第一層重在通過(guò)路由器以過(guò)濾被屏蔽的IP與服務(wù)地址，然后有選擇性的適當(dāng)允許某些地址進(jìn)入文檔辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)區(qū)域；第二層則是借助防火墻進(jìn)行隔離防護(hù)[4]。通常來(lái)說(shuō)，防火墻在網(wǎng)絡(luò)中多數(shù)具備認(rèn)證機(jī)制，基于整體角度來(lái)看，防火墻普遍具備以下幾種主要功能：①檢測(cè)、告警有關(guān)網(wǎng)絡(luò)攻擊；②記錄經(jīng)過(guò)防火墻的活動(dòng)、信息內(nèi)容；③封堵被禁業(yè)務(wù)；④管理進(jìn)出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為。通過(guò)上述的方法，其不僅可增強(qiáng)文書(shū)檔案信息保密性作用，還有助于提高管理的實(shí)效性。

（三）檔案管理者實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代結(jié)合專業(yè)化

檔案管理者現(xiàn)代化是指保證文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理得到重要保障[5]。長(zhǎng)期使用傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理模式導(dǎo)致目前檔案管理者的現(xiàn)代技術(shù)水平低下，或多屬于技術(shù)文盲，許多現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備并未得到良好應(yīng)用，所以距離實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的文書(shū)檔案管理的道路越走越遠(yuǎn)。因此，在現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，檔案管理者應(yīng)需具備時(shí)代精神，增強(qiáng)憂患意識(shí)，看清時(shí)代發(fā)展形式。首先，企業(yè)加大投入檔案管理工作人員力度，改善管理硬件設(shè)施，確保工作者熟練操作各類設(shè)備應(yīng)用，以提高業(yè)務(wù)水平。其次，加強(qiáng)管理者培訓(xùn)，建立教育機(jī)制，制定獎(jiǎng)懲制度，按工作質(zhì)量考核業(yè)績(jī)，以促進(jìn)提升管理者專業(yè)素養(yǎng)。最后，加強(qiáng)各大企業(yè)內(nèi)部合作，擴(kuò)大檔案管理影響力度。此外，需重視兄弟企業(yè)間聯(lián)系，積極引導(dǎo)管理者吸取他人檔案管理成功經(jīng)驗(yàn)，再結(jié)合實(shí)際情況，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等手段，提升檔案管理者的業(yè)務(wù)能力。

（四）提高電子檔案管理安全性

提高電子檔案管理的保密性及安全性可通過(guò)以下方面實(shí)現(xiàn)：①可應(yīng)用微縮技術(shù)手段將字跡不清、攜帶手跡、覆蓋印章的文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為網(wǎng)絡(luò)電子文件，使其具圖像性質(zhì)，從而避免篡改文書(shū)信息，確保文書(shū)內(nèi)容原貌與原始性。此外，該方法亦可以有效縮小文檔儲(chǔ)存空間，有利于文書(shū)達(dá)到長(zhǎng)期保存留檔目的。②借助專業(yè)化軟件，對(duì)電子文書(shū)進(jìn)行加密保存處理。③通過(guò)應(yīng)用驗(yàn)證碼與備份措施，以防止出現(xiàn)文件丟失或失真事件；同時(shí)還可以將需長(zhǎng)期保留的文書(shū)轉(zhuǎn)化為微縮品或紙質(zhì)文書(shū)。④應(yīng)用路由器、防火墻的等工具對(duì)辦公自動(dòng)化內(nèi)外網(wǎng)采取隔離措施，以促使文檔保密性增強(qiáng)。

3 結(jié)語(yǔ)

時(shí)代的發(fā)展必然驅(qū)使文書(shū)檔案管理朝高效化前進(jìn)，其管理質(zhì)量的高低與文檔資料可否完整保留具直接聯(lián)系。同時(shí)，企、事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量在新時(shí)期的衡量標(biāo)準(zhǔn)主要取決于文書(shū)檔案管理是否全面科學(xué)化。因此，在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅速發(fā)展下的新局面下，有關(guān)部門(mén)應(yīng)注重與加強(qiáng)文檔管理工作，加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高檔案管理者自身綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)間的多合作、多交流，以達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化及安全化的文書(shū)檔案辦公自動(dòng)化管理目的。

此外，積極建設(shè)管理硬件，改善硬件環(huán)境，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)合理布局，提高檔案管理安全性，是檔案管理部門(mén)需積極投入的工作，以此來(lái)強(qiáng)化、提高我國(guó)的文書(shū)檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)健康化、正規(guī)化的文檔管理工作發(fā)展，從而有助于社會(huì)實(shí)現(xiàn)良好的經(jīng)濟(jì)效益，并提供強(qiáng)有力的保障。

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