電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新探究

張瑞婷

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，企業(yè)檔案管理越來(lái)越受重視，傳統(tǒng)模式的檔案管理已經(jīng)跟不上企業(yè)的發(fā)展步伐，檔案管理工作應(yīng)該適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，不斷改革方案管理制度，才能不斷促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。檔案管理對(duì)于電力企業(yè)來(lái)說(shuō)十分重要，然而，很多電力企業(yè)的檔案管理都存在問(wèn)題，要想解決這些問(wèn)題，需要企業(yè)制定很多創(chuàng)新舉措。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新

1 電力企業(yè)檔案管理的決定性作用和現(xiàn)狀

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄和一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面正積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在企業(yè)發(fā)展的同時(shí)檔案工作不被削弱，建立一套適應(yīng)本公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)、體現(xiàn)公司規(guī)范化、科學(xué)管理水平的檔案體系，使得檔案工作的發(fā)展不置后于企業(yè)發(fā)展速度，它將為公司各項(xiàng)綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開(kāi)展創(chuàng)造必要條件，對(duì)規(guī)避和抵御各種風(fēng)險(xiǎn)起到一定的必備作用。傳統(tǒng)的企業(yè)文件檔案管理模式，是以保存在工作中產(chǎn)生的原始信息記錄為主要內(nèi)容，以實(shí)現(xiàn)歸檔信息在必要時(shí)刻的歷史查考與法律憑證作用為工作目的。這種模式在以手工管理的時(shí)代不僅十分重要，而且也十分可行。然而，伴隨著自動(dòng)化管理工具的成熟和普遍使用，企業(yè)對(duì)其所需信息的控制，已經(jīng)開(kāi)始從庫(kù)房管理模式轉(zhuǎn)向資源管理模式，信息管理的要求和具體實(shí)施，已經(jīng)滲透到企業(yè)活動(dòng)的方方面面。 由于大部分企業(yè)在其自身的信息自動(dòng)化建設(shè)中一般采取的是由局部到總體的工作線路，普遍缺少總體規(guī)劃，所以往往容易導(dǎo)致各個(gè)管理系統(tǒng)之間標(biāo)準(zhǔn)不一，接口不順，連動(dòng)不靈，傳遞不暢；同時(shí)，不少企業(yè)在開(kāi)展信息自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程中，過(guò)分依賴自動(dòng)化管理的技術(shù)系統(tǒng)，缺乏對(duì)數(shù)據(jù)質(zhì)量與系統(tǒng)功能之間辯證關(guān)系的正確理解，經(jīng)常導(dǎo)致自動(dòng)化管理體系與手工管理并行，甚至相互掣肘的尷尬局面。上述情形，常常使企業(yè)的計(jì)劃、決策、指揮、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等項(xiàng)工作處于各行其是，互不溝通的狀態(tài)，很容易導(dǎo)致管理混亂，重復(fù)投入，工作成本無(wú)意義提高等問(wèn)題的出現(xiàn)?，F(xiàn)代新興的檔案管理理念是以比較規(guī)范的企業(yè)文檔管理為基礎(chǔ)，通過(guò)積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息管理規(guī)范建設(shè)，信息流動(dòng)渠道的設(shè)計(jì)與關(guān)鍵環(huán)節(jié)確定等項(xiàng)具體工作，借助于信息自動(dòng)化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息產(chǎn)生、信息處理、信息傳遞、信息留存和信息使用的自動(dòng)化監(jiān)控功能，提高信息利用的效率，將企業(yè)信息管理的事后模式，改造為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支持作用。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展為企業(yè)的檔案管理工作提供了必要環(huán)境，企業(yè)豐富的信息資源也為檔案管理工作創(chuàng)造了條件。檔案管理在形成過(guò)程中可能會(huì)受到多方面因素的影響，其中包括情報(bào)資源，企業(yè)經(jīng)濟(jì)信息等重要檔案內(nèi)容，他們構(gòu)成了企業(yè)在進(jìn)行運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目選擇方面的情況。電力企業(yè)與人們的生活息息相關(guān)，在人們的日常生活中占據(jù)很重要的位置，但是在很多的電力企業(yè)中，由于檔案記錄的信息不全面或者不真實(shí)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)很多問(wèn)題，使得檔案管理失去了它本身的意義。

2 電力企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 檔案信息保存不完整或者信息不全面

檔案信息的收集，錄入，保存，應(yīng)該由專業(yè)的檔案工作人員負(fù)責(zé)，但是有些電力公司的相關(guān)工作人員不能做到盡職盡責(zé)，在信息采集過(guò)程中總會(huì)有些疏漏。還有些電力公司，不尊重事實(shí)，隨意更改檔案內(nèi)容，使檔案失去它的完整性和真實(shí)性。

2.2 檔案管理體系不完善

很多電力企業(yè)沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的檔案管理部門(mén)，檔案負(fù)責(zé)人頻繁換人，有時(shí)甚至用兼職人員。這就造成檔案管理工作的不完善，不能保證檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性，也不利于企業(yè)的良好發(fā)展。

2.3 管理制度不完善，不專業(yè)

有些電力企業(yè)的上層管理人員不重視檔案管理工作，不能及時(shí)地制定出適合公司情況的檔案管理制度，致使檔案管理工作比較混亂。完善的檔案管理制度對(duì)于檔案工作非常必要，對(duì)于公司的發(fā)展也有很大的影響。企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格制定相關(guān)檔案管理制度。

3 電力企業(yè)檔案管理的優(yōu)化

3.1 加強(qiáng)對(duì)管理人員的監(jiān)督并提高領(lǐng)導(dǎo)人的重視

在檔案管理工作中，上層領(lǐng)導(dǎo)的重視起著至關(guān)重要的作用，領(lǐng)導(dǎo)人的重視不能只體現(xiàn)在口頭上，應(yīng)該制定嚴(yán)格的監(jiān)管制度，規(guī)范管理人員的各種行為。另外，管理人員也應(yīng)該盡職盡責(zé)，做好本職工作，盡量把每一個(gè)環(huán)節(jié)都做到完美，要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代媒體技術(shù)，讓計(jì)算機(jī)成為檔案管理工作的得力助手，促進(jìn)電力企業(yè)的快速發(fā)展。

3.2 增強(qiáng)管理制度，強(qiáng)化管理體系

電力企業(yè)應(yīng)該制定一套完整的管理體系，來(lái)規(guī)范檔案信息的采集，整理等等的過(guò)程。強(qiáng)化管理人員的法律意識(shí)，做好檔案信息的保密工作，如果有離職情況，一定要做好工作交接，并提醒離職人員不準(zhǔn)泄露公司機(jī)密。現(xiàn)在有一些專門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理的公司，但是它們的保密工作做得不太好，所以安全起見(jiàn)，企業(yè)還是應(yīng)該制定完善的管理體質(zhì)，建立自己專門(mén)的檔案管理部門(mén)。

3.3 檔案信息應(yīng)該保證真實(shí)性與完整性

檔案中記錄著公司的各種信息，由于信息量復(fù)雜且龐大，我們需要利用現(xiàn)代化的媒體技術(shù)來(lái)代替以前的紙質(zhì)記錄，這樣能將各種信息整理得更加有條理，保存起來(lái)也比較方便。檔案的記錄工作也不應(yīng)只是數(shù)字文字的結(jié)合，可以嘗試加入新元素，比如圖片，表格等，使檔案記錄更加生動(dòng)形象。很多公司完成檔案記錄后就放置一邊，這種現(xiàn)象十分不好，檔案信息對(duì)于公司發(fā)展是十分重要的，經(jīng)常分析檔案信息，有助于增強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)力。

4 改善檔案管理的創(chuàng)新思路

4.1 使檔案管理流程一體化

使檔案管理流程一體化，是改善檔案管理的一項(xiàng)創(chuàng)新舉措。具體是指：將便捷的科技前端控制思想，化做具體的行動(dòng)，使檔案管理工作充滿創(chuàng)新理念。首先，進(jìn)行文件管理階段創(chuàng)新，要注重客戶需求，根據(jù)客戶需求，進(jìn)行檔案文件的設(shè)計(jì)和安排，增強(qiáng)檔案管理工作服務(wù)的全面性。其次，在檔案管理階段，應(yīng)該建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念，為普通用戶查詢信息提供方便，要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代辦公軟件，使信息管理更加現(xiàn)代化，但是所有的前提都必須是在信息內(nèi)容真實(shí)完整的基礎(chǔ)上。

4.2 工作平臺(tái)的創(chuàng)新

學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化的辦公條件，使得檔案管理工作更加的高效化和自動(dòng)化，這樣也能使檔案管理負(fù)責(zé)人的工作更加便捷。要想確保工作平臺(tái)的便利，需要企業(yè)建立相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案信息的傳遞能夠在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，這樣來(lái)保證檔案管理工作的順暢與高效。其次是保證企業(yè)各部門(mén)之間的協(xié)作，避免傳統(tǒng)模式下，領(lǐng)導(dǎo)人直接做決策的現(xiàn)象，提高工作效率。還應(yīng)逐漸實(shí)現(xiàn)完全的電子化，替代之前的紙質(zhì)化檔案管理方式，順應(yīng)如今電子化的潮流，加入企業(yè)的發(fā)展。

4.3 管理方法的創(chuàng)新

制定合理的管理方案，管理工作要做到明確分工，管理人員應(yīng)選擇專業(yè)化的人員，保證工作效果。第一，要完善應(yīng)急預(yù)案，做好對(duì)檔案信息的安全檢查工作，提高企業(yè)處理緊急情況的能力。第二，要提高檔案管理人員的素質(zhì)，經(jīng)常對(duì)他們進(jìn)行工作上的培訓(xùn)。

4.4 服務(wù)內(nèi)容的更新

現(xiàn)階段電力企業(yè)的檔案管理工作較傳統(tǒng)模式更加周到，服務(wù)方面做得更加完美，現(xiàn)代的服務(wù)模式更是增加了主動(dòng)服務(wù)這一特點(diǎn)，從更大程度上滿足了客戶的需求。服務(wù)內(nèi)容的遵循一些原則，首先是要從客戶需求出發(fā)，盡量使信息平臺(tái)能夠滿足客戶需求，也要保證檔案信息的完整性和功能性。其次，做好基礎(chǔ)調(diào)查工作，廣泛地收集信息，并進(jìn)行進(jìn)一步地加工，利用現(xiàn)代化的工具，對(duì)收集的信息進(jìn)行歸納整理，為企業(yè)的發(fā)展做貢獻(xiàn)。最后，對(duì)于客戶的遠(yuǎn)程操作需求，進(jìn)行空間和時(shí)間的設(shè)置，合理利用積累的檔案信息，能夠促進(jìn)公司的進(jìn)步。

5 總結(jié)

總之，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，我國(guó)電力企業(yè)的檔案管理工作面臨很多前所未有的挑戰(zhàn)，企業(yè)的管理人員應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，制定新的管理辦法，只有這樣，才能使企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，了解自身的發(fā)展歷程，從而朝著剛好的方向發(fā)展，使電力企業(yè)的檔案管理制度更好的服務(wù)于電力行業(yè)。

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