淺談如何提高檔案管理水平完善管理對(duì)策

陳松

摘 要：目前，我國(guó)的檔案管理仍處于較為落后的階段，其中存在的漏洞嚴(yán)重阻礙了檔案管理的發(fā)展腳步，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展有著嚴(yán)重的影響。本文分析了如何提高檔案管理水平，完善檔案管理對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理；對(duì)策；方法

檔案管理在社會(huì)的眾多行業(yè)中都起著十分重要的作用，不僅僅表現(xiàn)在人才的管理方面，更加體現(xiàn)在方方面面，特別是在行政、經(jīng)濟(jì)、教育等領(lǐng)域的重要性尤其突出。所謂檔案管理它是一個(gè)單位進(jìn)行績(jī)效考核、人事任命和發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，同時(shí)，又是一個(gè)單位發(fā)展各個(gè)階段成績(jī)的直接體現(xiàn)。一個(gè)人的檔案可以在一定程度上反映這個(gè)人的能力以及經(jīng)歷，一個(gè)公司的檔案也在一定程度上反映這個(gè)公司的發(fā)展情況以及發(fā)展目標(biāo)等因素，因?yàn)闄n案的存在，我們也才能盡快掌握新事物發(fā)展的規(guī)律和發(fā)展的前景，這也是我們新形勢(shì)下對(duì)于檔案管理的一個(gè)重要的目的以及重要的發(fā)展目標(biāo)。

1 清除檔案管理工作中的認(rèn)識(shí)誤區(qū)

當(dāng)前，很多人認(rèn)為檔案管理工作無(wú)足輕重。殊不知，檔案管理工作是現(xiàn)代管理的重要內(nèi)容，科學(xué)有效的檔案管理工作不僅可以推進(jìn)企事業(yè)單位的工作效率，更可以給企事業(yè)單位制定科學(xué)合理的發(fā)展決策提供科學(xué)依據(jù)與參考標(biāo)準(zhǔn)。由于檔案工作的主要內(nèi)容直接涉及到諸多個(gè)人工作生活中的秘密信息，檔案安全問題也是檔案管理工作中的重要內(nèi)容。然而，與檔案管理的重要性地位不相適應(yīng)的是，許多領(lǐng)導(dǎo)干部，甚至包括檔案管理人員都未能充分有效的認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為檔案管理工作不需要專業(yè)能力，誰(shuí)都可以做，也不需要什么高科技水平，只是一種雖然繁瑣但是卻機(jī)械的體力勞動(dòng)。筆者曾采用例證分析的方法，對(duì)檔案管理工作的意義、策略等內(nèi)容給予了深入細(xì)致的調(diào)研。結(jié)果發(fā)現(xiàn)：許多檔案管理工作人員認(rèn)為，檔案管理工作就是整理整理資料、記錄記錄數(shù)據(jù)而已，并不需要專業(yè)的知識(shí)與技能。事實(shí)上，通過對(duì)比國(guó)外一些發(fā)達(dá)國(guó)家的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)可以知道，做好檔案的開發(fā)和利用工作，不但可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值，而且可以為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作的內(nèi)容與形式也隨之發(fā)生了明顯的轉(zhuǎn)變。比如，在數(shù)字化的沖擊下檔案管理工作的形式由原先可視記錄識(shí)別型逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾嚈C(jī)器識(shí)別的代碼型（電子檔案）。而且，檔案管理模式也從傳統(tǒng)手工模式歷經(jīng)單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式達(dá)到了現(xiàn)代的知識(shí)管理模式。面對(duì)這些變化，檔案管理工作者需要不斷更新檔案管理工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，樹立科學(xué)的檔案管理觀。尤其要注意學(xué)習(xí)最先進(jìn)的檔案管理工作知識(shí)，注意把握檔案管理工作的前沿信息，與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理工作水平。20世紀(jì)對(duì)檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生。這一理論將檔案從形成到銷毀或?qū)⒁话阈畔⑥D(zhuǎn)化為檔案的過程視做是一個(gè)整體的運(yùn)動(dòng)過程。并認(rèn)為在這一運(yùn)動(dòng)過程中可因檔案價(jià)值形態(tài)的變化劃分為若干個(gè)階段，且不同階段的檔案與服務(wù)對(duì)象、保存場(chǎng)所和管理方式之間也同時(shí)具有內(nèi)在的對(duì)應(yīng)關(guān)系。檔案生命周期理論為檔案的階段管理奠定了理論基礎(chǔ)，檔案管理工作者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)與借鑒這一理論。并結(jié)合本單位的工作實(shí)際，以創(chuàng)新思維為指導(dǎo)，打造和形成特色的個(gè)性化檔案管理工作理念和方法，以樹立正確的檔案管理觀。

2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

由于許多高校的檔案管理工作人員自身對(duì)檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德以及辦事細(xì)心的工作態(tài)度和樂于奉獻(xiàn)的工作精神等，因而在自己的工作中并沒有積累下扎實(shí)的理論知識(shí)與技能知識(shí)，致使在工作中常常導(dǎo)致嚴(yán)重的工作失誤現(xiàn)象發(fā)生。當(dāng)工作中單位需要利用相關(guān)檔案為制定政策予以相關(guān)信息支持時(shí)，不能適應(yīng)工作需要，或者效率低下或者提供的信息模糊，難盡人意?？梢?，提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)是當(dāng)前改善檔案管理工作水平的緊要之事。可以通過以下途徑來(lái)解決這一問題，首先是對(duì)現(xiàn)有工作人員給予專業(yè)化的培訓(xùn)，提高他們的實(shí)踐能力；其次是要注意引進(jìn)專業(yè)人才尤其是年輕的檔案專業(yè)管理人才，優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，形成老中青科學(xué)搭配，結(jié)構(gòu)合理的工作隊(duì)伍；最后，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變認(rèn)識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，給予政策與資金保障，采用鼓勵(lì)先進(jìn)、獎(jiǎng)罰分明的措施，不斷提高檔案管理人員的工作熱情，提升檔案管理工作的水平。

3 管理的規(guī)范化

（1）檔案采集的規(guī)范化。檔案管理的規(guī)劃化要求所有檔案必須采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋進(jìn)行包裝和密封，調(diào)集檔案時(shí)必須有相關(guān)憑證才能進(jìn)行，保證統(tǒng)一的格式和完整的管理，對(duì)于檔案的采集和收取更是需要投入極大的細(xì)心以及規(guī)范的操作步驟。（2）檔案整理歸類的規(guī)范化。檔案的整理和歸類也是需要一定的專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，必須要以專門的檔案管理人員，采用編碼的形式對(duì)檔案進(jìn)行定期的整理和歸類，使得檔案管理有序化，減少檔案查找的時(shí)間。（3）檔案保存的規(guī)范化。檔案的管理還包括對(duì)于檔案的保存，檔案室定期進(jìn)行通風(fēng)、除灰處理，加強(qiáng)檔案室的光照，減少檔案室的空氣濕度，以利于檔案的保存。（4）聘用熟悉檔案管理的人才，時(shí)期熟悉一些現(xiàn)代化的管理模式，有著相關(guān)的管理經(jīng)驗(yàn)。

4 推進(jìn)檔案管理方法更新

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在作為檔案被管理之后， 也就被存儲(chǔ)起來(lái)， 并且利用的幾率較小，相關(guān)人員想要借閱檔案， 也需要經(jīng)過系列繁瑣的程序， 失去了檔案應(yīng)有的作用。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)， 對(duì)于檔案管理人員也有了一個(gè)新的挑戰(zhàn)， 并且傳統(tǒng)的檔案管理方式弊端逐漸的顯露。那么這就需要檔案管理人員積極的轉(zhuǎn)變檔案管理理念， 積極的使用現(xiàn)代化技術(shù)， 發(fā)揮檔案資源共享，還可以建立檔案管理網(wǎng)站， 借閱檔案管理人員通過相關(guān)的操作就可以登錄網(wǎng)站，找尋自己所需的檔案。

首先，要建立規(guī)范的檔案收集程序，決不允許漠視檔案管理工作，視檔案制形同虛設(shè)的認(rèn)識(shí)產(chǎn)生，更不允許在工作中對(duì)檔案信息想交就交、不想交就不交現(xiàn)象的發(fā)生。明確檔案信息收集考核程序與責(zé)任

第二，建立規(guī)范的檔案整理程序，保證檔案信息覆蓋到部門中的每一個(gè)人，保證對(duì)政策要求必須備案的信息無(wú)遺漏無(wú)紕漏的登記與備注。當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)快速發(fā)展，許多企事業(yè)單位近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進(jìn)入，由于檔案人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，致使卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失問題出現(xiàn)。

第三，加強(qiáng)檔案綜合管理力度。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室一般都是以一個(gè)班組存在，在開展具體的工作時(shí)，首先要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，但主管領(lǐng)導(dǎo)一般都是兼任，本身的各項(xiàng)工作時(shí)間都較緊張，檔案人員要想向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明一項(xiàng)工作較為困難，各項(xiàng)工作開展起來(lái)也較為困難。于是，有些部門便自設(shè)資料庫(kù)，給檔案的綜合管理也造成困難。有些單位的檔案資料竟然不時(shí)出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，或者是檔案資料借出后難以收回，這些現(xiàn)象都應(yīng)引起重視并應(yīng)認(rèn)真克服。

5 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案是國(guó)家和社會(huì)的寶貴歷史資源。因此加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關(guān)部門尤其是檔案管理部門，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來(lái)重視和加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理的高效化。

參考文獻(xiàn)

[1]張立華.對(duì)推行檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的分析[J].黑龍江科技信息.2011（31）

[2]李妍.淺談我國(guó)檔案信息化建設(shè)與管理[J].黑龍江科技信息.2011（11）

[3]王明山.加強(qiáng)檔案建章立法工作適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要[J].地質(zhì)科技管理.1999（06）

[4]馮偉蓮.檔案信息的管理利用與發(fā)展趨勢(shì)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào).2010（25）

[5]畢華.淺談檔案信息化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].科技風(fēng).2010（18）endprint