芻議檔案庫房管理存在的問題與對策思考

吳小園

摘要：本文主要闡述了目前檔案庫房管理存在的一些問題：檔案庫房建設(shè)或使用不規(guī)范、檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善、檔案庫房管理制度不嚴格或執(zhí)行不到位、檔案庫房應(yīng)急方案制定或演練的缺失、特殊載體檔案管理不科學或不重視。同時，嘗試提出一些發(fā)展對策思考：根據(jù)檔案庫房設(shè)計規(guī)范，具體針對安全隱患整改到位、加大檔案庫房硬件投入，升級完善硬件設(shè)施設(shè)備、建立健全檔案庫房管理制度，讓庫房管理有章可循、制定檔案庫房管理安全應(yīng)急方案，并定期演練和修訂、加強重視特殊載體檔案的管理和保管。

關(guān)鍵詞：檔案庫房；問題；對策

檔案庫房是檔案保存和管理的基本設(shè)施和場所，也是檔案文件和檔案信息安全的基本保障。因此，檔案庫房管理一直是檔案安全工作的重要環(huán)節(jié)。近年來，隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展和檔案安全意識的提高，各級檔案部門、企事業(yè)單位和地方高校檔案館條件得到明顯改善，檔案庫房存放的檔案越來越多、種類越來越豐富，檔案資料利用頻率也在迅速提高。但在重視檔案利用的同時，檔案庫房建設(shè)和管理往往被大家所忽視，并造成了許多不良的后果。因此，必須高度重視檔案庫房管理，認真分析庫房管理中存在的各種隱患和問題，及時糾正錯誤、堵塞安全漏洞，保障檔案的安全。

1檔案庫房管理存在的主要問題

1.1檔案庫房建設(shè)或使用不規(guī)范

很多基層檔案館建設(shè)之初因受地理位置和經(jīng)濟條件限制，未能按照檔案館建設(shè)標準進行修建，大多以普通辦公用房標準建造。近年來，隨著檔案庫房管理安全意識的提高，許多檔案館開始改建或擴建，本意是要提高檔案庫房存儲容量，增強檔案保管能力，但仍存在很多缺陷或隱患。主要隱患有：一是未對檔案庫房墻體做隔熱或加厚處理。二是檔案庫房與辦公室、閱覽室采用串通方式設(shè)置，共用一個出入口，影響了突發(fā)事件發(fā)生時人員撤離和檔案搶救。三是檔案庫房一味強調(diào)存儲容量，沒有設(shè)立獨立的防火分區(qū)。四是部分檔案館將庫房兼做倉庫存放雜物，直接影響了檔案管理和存放安全。

1.2檔案庫房基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備不完善

部分檔案館因多年來在檔案庫房硬件設(shè)施設(shè)備的經(jīng)費投入不足，庫房配套的設(shè)施設(shè)備較為落后，已不能滿足當前檔案管理的需要，有的甚至還成為安全管理的隱患。主要問題有：一是部分檔案庫房還在使用老舊的木質(zhì)檔案柜，存在較大的火災(zāi)安全隱患。二是檔案庫房只是簡單配備了滅火器，沒有配備自動滅火系統(tǒng)或防火、防盜報警系統(tǒng)。三是檔案庫房沒有安裝閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)，影響了檔案管理人員對庫房巡視、安全察看的需要。四是檔案庫房必需的溫濕度控制設(shè)備、空調(diào)、空氣凈化機等設(shè)施設(shè)備不完善或不配套，影響了庫房保管條件的正常運作。

1.3檔案庫房管理制度不嚴格或執(zhí)行不到位

檔案庫房管理制度的制定和有效執(zhí)行，是保證檔案庫房安全、高效運作的有效措施。然而，很多檔案庫房都存在管理制度不嚴格，或制度執(zhí)行不力的現(xiàn)象。一是檔案庫房設(shè)施設(shè)備的使用缺乏系統(tǒng)制度，設(shè)施設(shè)備的使用隨意而無效率。二是檔案庫房制定的定期檢查、進出庫、定期清掃、險情演練等制度，都因庫房管理投人精力有限，很多都未嚴格制定或定期執(zhí)行。三是由于相關(guān)準入制度的缺乏，非檔案庫房工作人員也進入到檔案庫房，造成了檔案信息的泄密或檔案失竊。

1.4檔案庫房應(yīng)急方案制定或演練的缺失

《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》對檔案庫房的應(yīng)急方案有明確要求，要求各個檔案庫房針對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、地震、蟲災(zāi)等突發(fā)事件，制定相應(yīng)的應(yīng)急方案，并通過定期的演練，確保檔案庫房對各種突發(fā)事件的處理能力。但許多檔案庫房，都對這些沒有發(fā)生的險情忽視，或是制定的應(yīng)急方案簡單，沒有可操作性，或是沒有定期進行安全演練。長此以往，其后果不堪設(shè)想。

1.5特殊載體檔案管理不科學或不重視

由于傳統(tǒng)檔案管理重視的都是紙質(zhì)檔案文件，而對磁盤、光盤、磁帶、照片等特殊載體檔案不夠重視。在庫房管理中也并未設(shè)立獨立分區(qū)，沒有單獨存放和保管這些特殊載體檔案，同時也沒有針對不同的載體檔案制定相應(yīng)庫房管理制度或措施。普遍都是與紙質(zhì)檔案材料一并存放在庫房中，這勢必會影響到特殊載體檔案的保存壽命，甚至造成很多珍貴檔案的損壞和丟失。

2加強檔案庫房管理的對策思考

2.1根據(jù)檔案庫房設(shè)計規(guī)范，具體針對安全隱患整改到位

針對因檔案庫房建設(shè)或使用不規(guī)范導致的庫房安全隱患，我們應(yīng)該嚴格根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》等庫房安全設(shè)計標準，具體結(jié)合檔案庫房存在的安全隱患積極進行安全整改。一是對由普通辦公用房改建而成的檔案庫房，進行墻體隔熱或加厚處理。二是對采用串通方式設(shè)置的檔案庫房進行改造或搬遷，增加備用出入口，增強突發(fā)事件發(fā)生時人員撤離能力。三是對檔案庫房檔案架排列密集、通道狹小、無防火分區(qū)等情況，應(yīng)擴建庫房容量、合理分布檔案架、搬遷部分檔案，留出必需的防火分區(qū)。

2.2加大檔案庫房硬件投入，升級完善硬件設(shè)施設(shè)備

檔案庫房為增強檔案安全防護、存儲環(huán)境的能力，必須配備一些相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備，這也是保證檔案安全的基本條件。因此，我們必須舍得投入，積極升級完善檔案庫房的硬件設(shè)施設(shè)備。需要完善的有：一是更換老舊的木質(zhì)檔案柜，換用鐵質(zhì)檔案裝具。二是科學配備自動滅火系統(tǒng)、防火防盜報警系統(tǒng)、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)等現(xiàn)代化設(shè)備，增強檔案庫房防火防盜、自動巡查、全天監(jiān)控的能力。三是成套采購庫房必需的溫濕度控制設(shè)備、空調(diào)、空氣凈化機等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放安全。

2.3建立健全檔案庫房管理制度，讓庫房管理有章可循

檔案庫房管理制度的制定應(yīng)該根據(jù)庫房安全隱患和薄弱環(huán)節(jié)，嚴格制定并確保執(zhí)行，確保檔案安全。需要制定的管理制度主要有：一是檔案庫房設(shè)施設(shè)備的安全使用制度，確保設(shè)備的有效運轉(zhuǎn)和節(jié)能安全。二是庫房日常安全巡查制度，應(yīng)按制度要求對庫房內(nèi)的檔案、設(shè)施設(shè)備、水源電路、霉變或蟲蛀情況等進行日常巡查、登記，把危險消除在萌芽之中。三是庫房安全責任制度，應(yīng)對庫房工作人員按區(qū)域、崗位、職能進行安全責任劃分和分工，層層落實、層層負責。

2.4制定檔案庫房管理安全應(yīng)急方案，并定期演練和修訂

為了確保檔案庫房在火災(zāi)、水災(zāi)、地震、蟲災(zāi)等突發(fā)事件發(fā)生時，檔案庫房工作人員能在第一時間采取最有效的行動，撤離人員并搶救檔案，最大限度地減輕突發(fā)事件對檔案庫房造成的人員危害和檔案損失。我們應(yīng)該根據(jù)不同災(zāi)害或險情的特點，有針對性地制定切實可行的應(yīng)急方案，明確在險情發(fā)生時應(yīng)該采取的有效行動措施和辦法。同時，還要做好應(yīng)急方案的定期演練和修訂工作，積極組織檔案庫房工作人員開展險情演練，熟悉應(yīng)急方案的行動流程，提高對突發(fā)事件的緊急處理能力。

2.5加強重視特殊載體檔案的管理和保管

光盤、磁盤、磁帶、照片等特殊載體檔案的存放保管條件與紙質(zhì)檔案材料不同，對環(huán)境溫度、空氣濕度、磁場干擾強度、灰塵等都有較高要求。因此，應(yīng)該在庫房中單獨設(shè)立分區(qū)，分別存放特殊載體檔案，如設(shè)置防磁柜、玻璃架等，正確存放特殊載體檔案。