淺談企業(yè)辦公室管理存在的問題和對策分析

張鳳祥

摘 要：企業(yè)辦公室管理的科學合理，關系著企業(yè)辦公室工作的效率和水平，關系著企業(yè)各職能部部門工作的順利開展，也關系著企業(yè)內部運作的有條不紊，為企業(yè)的外部活動開展提供強有力的后盾。而當前，企業(yè)辦公室管理中還存在著一些問題，制約著企業(yè)辦公室管理科學化的實現(xiàn)，影響著企業(yè)的發(fā)展和進步。本文認為，可以通過完善企業(yè)辦公室管理的規(guī)章制度、重視精細化管理、加強網(wǎng)絡化管理等，提高企業(yè)辦公室管理的科學化水平，提高企業(yè)辦公室工作的效率，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的內部環(huán)境和氛圍。

關鍵詞：企業(yè)辦公室 管理 精細化 網(wǎng)絡化

一、企業(yè)辦公室管理的重要性

企業(yè)辦公室是企業(yè)的行政部門，主要負責企業(yè)的行政事務和日常辦公。一方面，為整個企業(yè)的和諧發(fā)展和有序運作提供基礎的服務支撐；一方面，直接對企業(yè)的領導集團負責，在企業(yè)中承上啟下；另一方面，為企業(yè)其他各職能部門的溝通交流搭建平臺，協(xié)調各類日常事務。具體來說，包括了日常事務管理、企業(yè)文化建設、辦公物資管理、公文管理、會議安排以及后勤管理等工作，具有基礎性、復雜性、綜合性等特點。也正因為如此，一個細節(jié)處理不善或者一個微小的錯誤都有可能產生一定的負面影響，甚至對企業(yè)造成一定的損失。所以，企業(yè)辦公室管理的科學合理，對于企業(yè)辦公室工作效率的提高，對于企業(yè)的良性發(fā)展都有著重要作用。

二、企業(yè)辦公室管理存在的問題

1.企業(yè)辦公室管理的規(guī)章制度欠缺。企業(yè)辦公室管理缺乏部門內部的規(guī)章制度，只是執(zhí)行企業(yè)的大制度，雖然能夠保證辦公室工作的大方向不偏離，但對辦公室工作的高效開展意義不大。企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要組成部分，和其他職能部門一起構成了企業(yè)整體。作為企業(yè)的一部分，企業(yè)辦公室未可厚非要執(zhí)行企業(yè)的各項規(guī)范，但作為一個獨立的行政部門，企業(yè)辦公室管理也需要有健全的符合本部門特色和實際的規(guī)章制度，以更好的規(guī)范本部門員工的工作行為、作風。企業(yè)辦公室管理內部制度的不健全、不細化，會造成辦公室員工工作的隨意性，造成不良工作習慣和作風的養(yǎng)成，甚至讓員工產生惰性，最終影響企業(yè)辦公室的工作效率和服務質量，不利于其協(xié)調溝通職能的實現(xiàn)。

2.企業(yè)辦公室管理的粗放化。企業(yè)辦公室管理的粗放化是很多企業(yè)一直以來存在的共同問題，尤其以大型的企業(yè)為主。放養(yǎng)式的管理模式，既沒有充分調動職工的工作積極性，也無法激發(fā)他們的工作潛力。企業(yè)辦公室管理的粗放化主要表現(xiàn)在職工的崗位定位不清楚，這就使每個成員不能明確自己的工作職責，并逐漸養(yǎng)成一種沒有上級布置便無法開展工作的狀態(tài)，導致工作出現(xiàn)空白區(qū)域，造成人員浪費和閑置的狀況，這不僅是人力資源的浪費，也會造成員工的惰性，辦公室工作的效率肯定不理想。而企業(yè)辦公室的中樞地位和辦公室工作的時效性特點，又對企業(yè)辦公室提出了及時高效完成崗位工作和上級安排的各項工作的要求。這樣一來，企業(yè)辦公室管理粗放化所引出的矛盾和問題將會越來越多，轉變這樣一種管理模式也就顯得刻不容緩。

3.企業(yè)辦公室管理的冷漠化。人性的冷漠化日益成為現(xiàn)代社會的突出問題，企業(yè)管理的冷漠化也是現(xiàn)代大多數(shù)企業(yè)存在的問題。富士康員工的自殺案例折射出的企業(yè)管理的冷漠，一度讓社會震撼。縱然企業(yè)應該重視自身的經(jīng)濟利益，但企業(yè)應該明白經(jīng)濟利益的取得是眾多員工共同努力的成果。企業(yè)的發(fā)展離不開員工的努力，企業(yè)也必須重視員工的利益，這也是企業(yè)獲得長久利益的保障。企業(yè)辦公室管理中的冷漠化，主要表現(xiàn)在人情的生疏上，領導與員工的等級關系為主，員工與員工之前的冷淡，這些問題的存在終將會使企業(yè)辦公室這個集體變得缺乏人情味、缺少合作與交流，工作環(huán)境缺乏生氣，又從何而談工作效率的提升。企業(yè)辦公室管理需要規(guī)矩，也需要人性化氛圍。

三、優(yōu)化企業(yè)辦公室管理的對策與建議

1.完善規(guī)章制度，為企業(yè)辦公室管理提供規(guī)范依據(jù)。無規(guī)矩不成方圓，健全的制度體系是企業(yè)辦公室管理規(guī)范有序的前提，也是企業(yè)辦公室各項工作有條不紊開展的重要依據(jù)和準則。企業(yè)辦公室工作涉及的范圍廣且復雜繁多，并以企業(yè)日常事務性的工作為主，其工作直接關系到企業(yè)其他職能部門工作的開展。所以，健全的規(guī)章制度體系顯得更為重要，是提高企業(yè)辦公室管理水平，提升辦公室工作效率的保證。以制度促管理，使得企業(yè)辦公室各項工作的開展有章可循。具體來說，完善工作制度，以企業(yè)大制度為基礎，根據(jù)辦公室工作的特點制定辦公室管理小制度，形成更為實際貼切的辦公室規(guī)范，以引導辦公室工作的有序開展。辦公室工作的復雜性也就要求小制度的制定要更加的細化和明確，使得每項工作的開展都有標準可依。完善監(jiān)督考核制度，通過約束激勵機制去強化好的工作習慣和行為，改變不良的工作作風。監(jiān)督考核能夠及時全面的了解當前企業(yè)辦公室當前的工作狀態(tài)，督促辦公室小制度的落實，做好辦公室各項工作。

2.加強精細化管理，促進企業(yè)辦公室工作質的提升。企業(yè)辦公室的管理既要“精”，又要“細”。這既是現(xiàn)代企業(yè)對自己內部職能部門的要求，也是企業(yè)辦公室管理發(fā)展的必然趨勢。通過這樣一種管理模式，提高職員的工作素質、增強服務意識、提升工作能力，而從提高企業(yè)辦公室的工作水平，為企業(yè)的和諧有序打下堅實的內部基礎。企業(yè)辦公室的精細化管理，需要精細到每一個辦公室成員。具體來說，精細明確崗位定責，讓每一個辦公室成員都專門的負責一項辦公室事務、各司其職，通過責任去約束和調動職員的工作熱情。各司其職，做好自己的本職工作，才能實現(xiàn)相互間更好的配合，促進整體效率的提升。提出精細要求，要求員工在從事自己的專職工作中由不熟到熟練、由熟練轉向精細，并以月度或季度為單位開展座談會、探討和介紹工作心得。制定精細標準，增強員工的創(chuàng)新意識和實踐精神，這是提高企業(yè)辦公室管理水平和工作效率的重要動力。精細標準的基本要求就是盡善盡美，不忽視每一個細節(jié)。以眾多細微之處的改善實現(xiàn)企業(yè)辦公室管理質的飛躍。通過精細化的管理，提升職工的工作認同、工作素質，轉變他們的工作態(tài)度、工作思路，將精細化落實到企業(yè)辦公室工作的方方面面，為企業(yè)的發(fā)展添磚增瓦。

3.重視人性化管理，營造良好的企業(yè)辦公室工作氛圍。人性化管理是現(xiàn)代企業(yè)文化所積極提倡的，現(xiàn)代社會對人權的重視日益提升。企業(yè)辦公室的管理必須將制度化和與人性化相結合，營造良好的辦公室工作氛圍，在潛移默化中將辦公室成員緊緊的團結在一起，相互協(xié)作、共同進步，和諧辦公、服務企業(yè)。人性化管理并不代表人情大于制度，制度始終是辦公室管理的基本要求，人情是制度允許范圍內的人情。企業(yè)辦公室的人性化管理，首先，要求企業(yè)辦公室管理制度在制定時融入人性化的成分，制度除了用來約束人，更應該是以促進人的發(fā)展為目的。其次，將人性化融入到企業(yè)辦公室文化中，上級關系下級，同事之間相互關心，在工作和生活中給予有需要的同事以幫助。再次，將人性化融入到企業(yè)辦公室的各項活動中去，通過體育文化活動等的開展，加強員工之前的交流和溝通，建立彼此間的信任和依賴。人性化的管理，是凝聚人心的重要方式，也是營造良好辦公氛圍的重要途徑。通過人性化的管理，營造良好的企業(yè)辦公室工作氛圍，才能更好的去服務企業(yè)，去帶動良好企業(yè)氛圍的形成，促進企業(yè)的良性發(fā)展。此外，將網(wǎng)絡化管理融入到現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理中去，也是自媒體時代的要求，網(wǎng)絡信息技術逐步覆蓋了我們生活的方方面面，企業(yè)也逐步走向了無紙化辦公的階段。企業(yè)辦公室的管理也應該充分利用網(wǎng)絡信息技術的便捷性、無時空地域性等特點，建立辦公室內部的網(wǎng)絡管理和交流系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡化的辦公室管理模式提高企業(yè)辦公室的工作效率和水平。

參考文獻：

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