淺析高校教學秘書提升工作效率的必要性及方法

張瑩　許艷紅

摘 要：伴隨高校在招生規(guī)模與教學質量方面的競爭日趨激烈，高校教學管理工作愈來愈龐雜，迫切需要身處教學管理工作一線的高校教學秘書能夠與時俱進，提升管理能力，提高工作效率。筆者結合自身工作經驗，對提升教學秘書的工作效率的必要性及方法進行了淺析。

關鍵詞：高校 教學秘書 工作效率

中圖分類號：G64 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）05（b）-0151-02

1 高校教學秘書提升工作效率的必要性

1.1 由教學秘書的工作性質及內容決定

教學秘書，是高等學校院（系）級教學管理工作中的一個及其重要的崗位。其定位既屬于教學工作管理者，又是服務者。校院二級管理模式決定了教務秘書工作需接受院（系）相關院長及教務處的雙重領導；同時，由于教學管理工作呈現縱橫交錯的網絡關系，涉及到“教”與“學”的方方面面，則決定了教學秘書的服務對象即有教務處，又有院級領導、系（室）主任、教師、輔導員以及學生等。由于教學秘書工作職責范圍甚廣，大到培養(yǎng)計劃修訂，小到課表編排、調課、打印學生成績單、監(jiān)考安排、教材征訂等都與教學秘書息息相關。這種服務受眾復雜多樣，針對人群涉及面廣，對教學管理工作的全程參與，決定了教學秘書工作內容和狀態(tài)呈現出繁、雜、忙、亂的現象。故而，提升工作效率對教學秘書而言尤顯重要。

1.2 高校規(guī)模化、產業(yè)化發(fā)展的必然要求

2012年，全國高校錄取學生人數為685萬，2013年694萬，2014年698萬，2015年則為700萬，呈逐年上升趨勢。高等教育已由從前的“精英教育”正轉向“平民教育”。在校生人數的不斷增加，專業(yè)的增設、課程設置的增多，教師隊伍的急劇擴大使得高校教學秘書的工作任務成倍加重，但絕大部分高校教學秘書編制與崗位卻沒有增加，這使得教學秘書工作任務更加繁重。以筆者所在學院為例，全院48個班級1 400多名在校學生、6個專業(yè)方向、6個系（教研室），加1個中心實驗室，近百名專職教師，卻只配備一名教學秘書。工作千頭萬緒，如果不提升工作效率根本無法勝任此項工作。

1.3 高校教學管理改革發(fā)展的迫切需要

進入新世紀以來，各類高校不僅在招生規(guī)模上不斷地擴大，在辦學質量方面也存在激勵競爭。這就要求各類高校不斷地更新教學管理思想、引進新的教學管理模式與方法。如，本科教學水平評估開展、工程教育專業(yè)認證的申報、大學生創(chuàng)新實踐系統(tǒng)、畢業(yè)設計管理系統(tǒng)、畢業(yè)設計查重系統(tǒng)等的引入及使用，這一系列的創(chuàng)新改革，新系統(tǒng)、新技術的使用都對教學秘書工作能力提出了更高的要求，如何從繁雜的事務中抽身學習這些新的方式方法，推進教學管理改革，提升工作效率是關鍵。

2 高校教學秘書工作效率提升的幾點建議

2.1 增強自身責任感、培養(yǎng)良好積極的工作心態(tài)

《大學》中說：知止而后有定，定而后能靜，靜而后能安，安而后能慮，慮而后能得。意為：知道應達到的境界，你的志向就能堅定；你的志向堅定了，就能慎靜不躁；你能慎靜不躁，就能心安理得；能心安理得慮事則能周詳；慮事周詳親力踐行，就能有收獲。因為服務受眾過多，許多教學秘書工作兢兢業(yè)業(yè)，卻常被各方面埋怨，從而對工作失去熱情與耐心，處理事務時開始出現拖拉及推諉現象。故而，一位優(yōu)秀的教學秘書應該樹立“服務育人”的職業(yè)榮譽感及責任感，培養(yǎng)良好的工作心態(tài)。心態(tài)平和端正，遇事就能不急不燥，就能靜心思考、周全安排，協調好各方面的關系，避免差錯及過失，從而有助于提高工作效率。

2.2 明確工作職責

教學秘書處于教學管理隊伍最低層，職業(yè)地位不高。雖然教學秘書工作歸到“教務處”，但因其服務“教師”及“學生”的特性，在實際工作中，各部門都會聯系教學秘書，很多事情不屬于教書秘書的職責范圍，也會因為布置者個人方便安排教學秘書去通知傳達及完成，或是本來走“學工線”更容易安排下去的事務，卻偏要走“教務線”下達，無形中降低了工作效率，加重了教學秘書的工作負擔，使教學秘書長期處于高負荷的工作強度之下，身心各方面都受到傷害。故要想提高工作效率，教學秘書必須確立原則、學會拒絕，明確責權；同時以最有效的工作方式進行安排，以期達到工作效率最大化。

2.3 規(guī)范工作程序

規(guī)范工作程序是提高工作效率的關鍵之一。盡管教學管理工作龐雜、繁瑣且時效性強，但卻有其自身的規(guī)律。如果教學秘書能夠積極探索教學運行規(guī)律與教學任務之間存在的聯系，對教學管理涉及到的各階段的工作要求、性質及特點進行清晰地把握及認識，尋找到科學合理的工作方法，就能做到事半功倍，從而提高工作效率。

（1）對常規(guī)工作做到未雨綢繆，提前計劃和安排。例如：筆者剛擔任教學秘書時，就從一位老教學秘書那得到啟示，將全年常規(guī)性工作分學期列一張表，對照表格，提前安排，從容渡過了工作適應期；如，對辦理程序繁瑣、咨詢較多的項目，擬定程序說明或問答集錦上傳到學院網站或是建立專門的文檔提供給來辦理的人員了解，就能減少很多中間溝通環(huán)節(jié)。

（2）對臨時工作分清輕重緩急，科學合理安排時間。如，學校各部門下發(fā)的通知，需要通知系室主任傳達的，急的要當即發(fā)送，不急的保留兩三天集中編寫郵件或短信，即提高了教學秘書的工作效率，又方便了系（室）主任工作集中安排。

2.4 提升信息化管理水平

隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴大以及教學管理改革力度的增強，各類高校對個性化需求和信息更新速度提出了新的要求，信息化管理水平的高低開始成為衡量教學秘書工作能力的重要指標之一。對現代化技術手段的充分運用能幫助教學秘書提高管理效率。具體而言，可通過以下幾個方面實現信息化的教務管理。

（1）熟練掌握各種信息系統(tǒng)實現教學流程管理和教學資料保存的規(guī)范化。如，教務系統(tǒng)實現教學任務落實、學生成績統(tǒng)計、學籍查詢功能，畢業(yè)設計系統(tǒng)實現了畢業(yè)設計安排及流程控制、畢業(yè)設計資料上傳、修改和存儲功能。

（2）現代化的通信方式如郵件、QQ、飛信、微信的熟練操作及運用。

（3）對各類教學活動中獲得的信息進行歸納、總結及處理，從而得到準確有效的教學管理數據及情報，為領導及各部門決策提供幫助，從而達到規(guī)范教學管理流程，提升教學管理工作效率的目的。

2.5 培養(yǎng)創(chuàng)新思維、加強自身修煉

隨著高校辦學規(guī)模不斷地擴大，對辦學質量的要求不斷地提升，教學管理工作越來越繁雜。因循傳統(tǒng)的工作模式及方法只會讓教學秘書疲于應對，身心俱累。要想提升工作效率，必須進行管理創(chuàng)新，培養(yǎng)創(chuàng)新思維。在管理工作中注重探索規(guī)律，尋找新方法。例如：我們學院的監(jiān)考安排，之前的教學秘書都是直接安排到年輕老師，從而導致部分教師監(jiān)考科目太多，壓力很大。筆者接手后，將以前的部分做法和該院新推行的學業(yè)導師制結合起來，科目的主監(jiān)考仍然由開課系室安排，但副監(jiān)考由相關班級學業(yè)導師承擔。這樣，監(jiān)考安排的工作效率明顯提高。同時，由于有制可依，公平公開，老師們也無異議。

2.6 建立積極正向的人際關系，降低溝通的時間成本

古人云：人情煉達皆文章。良好的人際關系也是一種重要的資源，能幫助我們降低工作推進的時間成本，尤其在處理一些急要事務時。教學秘書的工作有很大一部分是上傳下達，涉眾面很廣。如果不能和系主任、輔導員以及教務處等各部門人員建立良好的關系，做起事情來會覺得舉步維艱，這將極大地影響到工作效率。故教學秘書應當在工作中注意換位思考，主動配合別人的工作，這樣也能在自己工作中有需要時及時得到別人的響應，提高工作效率。

綜上所述，作為高校最基層的教學管理工作人員，教學秘書只有意識到提升工作效率的必要性，在工作實踐中不斷地探索、創(chuàng)新、完善以及總結提升工作效率的方法，才能從容應對本職工作，提高管理水平及管理能力，從而為高校的可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

參考文獻

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