交通運輸部門檔案管理中信息化建設

姜艷秋

摘要：以交通運輸部門檔案管理中的信息化建設為題展開論述。首先，分析了交通運輸部門實現(xiàn)檔案管理信息化的必要性。然后，介紹了交通運輸部門檔案管理信息化建設的內容。最后，結合相關的檔案管理經驗，提出了實現(xiàn)信息化建設的辦法和措施，包括建立健全檔案網絡系統(tǒng)，完善電子文件管理，健全完備的檔案安全體制等。希望研究結果可以提高我國交通運輸部門檔案管理的水平，促進該行業(yè)的長久、穩(wěn)定發(fā)展。

關鍵詞：交通運輸部門；檔案管理；信息化

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.13.026

隨著信息技術的快速發(fā)展，檔案管理工作在生產、教育、服務等行業(yè)中發(fā)揮著重要的作用。與此同時，在新的發(fā)展時期，交通運輸部門也需要與時俱進，不斷加強檔案管理的信息化建設。只有這樣，才能保證交通檔案的真實性、可靠性，最終滿足我國交通事業(yè)的順利發(fā)展。然而，當前交通部門檔案管理信息化程度明顯比較低，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化水平的發(fā)展。鑒于此，本文結合相關的工作經驗，提出了具體改進的辦法和措施。下面進行詳細的論述。

1 交通運輸部門檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理的信息化指的是：采用信息化管理理念、方式，快速、高效的對龐雜的檔案信息進行篩選、分類、儲存、檢索等，從而轉變傳統(tǒng)的人工檔案管理方式，最終提高資源的利用效率。當前，在檔案信息化建設中，加快了電子檔案的應用與推廣。該檔案管理方式以網絡技術為支撐，便于客戶對檔案進行及時保存、修改、檢索等。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，電子檔案具有成本低、工作效率高的優(yōu)勢。與此同時，在網絡信息化時代，信息技術極大的促進了行業(yè)的改革，并且創(chuàng)造了更大的社會、經濟效益。對于我國交通運輸部門來講，同樣需要實現(xiàn)檔案管理的信息化。可以說，實現(xiàn)檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然，是提高交通運輸管理部門各項工作效率的剛性需求?？偠灾?，在未來領域的發(fā)展中，加快交通運輸部門的檔案管理信息化建設已經是一件刻不容緩的工作。所以，我國交通運輸部門的各級領導、檔案管理人員必須引起高度的重視。

2 交通運輸部門檔案管理信息化建設的內容

交通運輸部門在檔案管理信息化建設的工作中，需要結合行業(yè)發(fā)展的實際情況，在立足現(xiàn)有資源的基礎上，實施周密規(guī)劃，只有這樣才能取得一定的成效。

2.1 檔案的基礎建設

在檔案基礎建設中，首先要保證硬件、軟件方面的支持。然后，積極采用計算機計算，加快網絡資源的傳輸、儲存，從而盡快實現(xiàn)資源共享的目的。交通部門在檔案管理信息化中，要實現(xiàn)以上目標，必須加快局域網建設，并在檔案管理中推廣計算機信息技術。

2.2 實現(xiàn)檔案信息的數字化進程

采數據庫知識，高科技手段，將紙質的檔案、文件、圖片等，轉換為電子檔案。同時，按照一定的順序，種類，建立相應的檔案信息庫。通常情況下，檔案信息的數字化包括兩個方面。一方面指的是：檔案信息的數字化。另一方面指的是：檔案文件的目錄數字化。

2.3 檔案信息安全保障體制建設

建設檔案安全保障機制，確保在檔案信息化管理中，各項數據的真實性、安全性、可靠性。采用管理與技術結合的方式，防御病毒對系統(tǒng)的干擾、攻擊。同時，還要對檔案管理人員行進業(yè)務知識、技能方面的培訓，加強安全管理體系的建設。

3 加快交通運輸部門檔案管理信息化建設的辦法與措施

可以看出，加快交通運輸部門檔案管理信息化建設勢在必行。鑒于此，本文結合實際的檔案管理工作經驗，提出具體實施的辦法和措施。

3.1 建立檔案信息網站

交通部門在信息化建設中，可以以網站建設為支點。在此基礎上，給廣大用戶提供一個信息平臺，使他們可以在任何地點、時間，在網絡客戶端或者瀏覽器中，看見最新的交通運輸資料與信息。同時，用戶在查詢的過程中，能夠快速的完成對信息的檢索，歸檔。除此之外，還可以在網站上設置專業(yè)的檔案服務咨詢窗口，以便及時的給需要咨詢的用戶提供幫助，完成相關操作。在建設檔案信息網站時，可以在條件允許的情況下，使用標準化產品。同時，積極采用當前國內外先進的硬件、軟件技術，打造一流的網站平臺，以此來吸引廣大用戶的目光，并促進交通運輸部門檔案管理的信息化建設。

3.2 加強電子文件的管理

當前，在計算機技術的快速發(fā)展下，大量的重要文件被傳送到互聯(lián)網中，并以電子文件的方式存在。鑒于此，檔案管理人員必須盡快深入到文件工作領域當中，接受、出巡大量的電子文件，并加強管理。比如，針對已經歸檔的文件，將其設置為只讀文件。這種格式的文件只能提供閱讀服務，具有不可被更改的性質。在此基礎上，不僅提高了電子文件的可靠性，而且有效的保護了原始文件的結構。除此之外，使電子文件與紙質文件在檔案管理工作中，發(fā)揮著同樣的社會效應。

3.3 加強檔案信息的規(guī)范化、標準化

在檔案管理信息化建設中，必須提高各項工作的現(xiàn)代化管理水平，以此來加強檔案信息的規(guī)范化、信息化。具體要求為：首先，交通運輸部門在檔案管理工作中，需要以國家相關的檔案信息化標準為依據，同時結合該部門自身的實際發(fā)展情況，建立出一套標準體系。然后，針對運行中存在的問題，不斷完善。其次，在建立檔案目錄數據庫中，要遵循高效、便捷的原則。但是，不能違反國家的相關制度。再次，在編寫檔案內容，設置數據庫格式的過程中，也要建立統(tǒng)一化、規(guī)范化的標準。最后，針對在檔案管理中硬件、軟件的格式，也要做出明確的規(guī)定。這樣做的目的在于：可以為用戶在共享文件中提供方便。同時，解決了因為格式問題出現(xiàn)的閱讀問題。比如，在只讀模式下，文件無法打開，或者轉化失敗等。

3.4 創(chuàng)新檔案管理的方式

交通運輸部門在檔案管理工作中，要不斷創(chuàng)新管理的方法，從而實現(xiàn)對檔案材料的有效控制。在交通檔案中，很大一部分資料屬于公路工程。然而，在工程資料的管理中，由于耗費的人力、物力、財力比較多，所以往往也會造成資源的浪費。在這種情況下，要提高工程檔案管理的水平，必須轉變檔案管理的手段和方式。只有這樣，才能加快公路工程檔案的信息化建設。

3.5 建設高素質的檔案管理人才隊伍

在信息化時代下，促進了檔案管理技術的發(fā)展與成熟。所以，為了推進檔案管理信息化建設，必須盡快建立一支綜合素質高、專業(yè)能力強的檔案管理人才隊伍。因此，檔案管理人員要不斷學習新的檔案管理知識、技能，特別是現(xiàn)代化的檔案管理手段。同時，在日常工作中，加大研究的力度，針對出現(xiàn)的新問題，及時解決。

4 結束語

改革開放以后，我國信息技術發(fā)展的速度越來越快。與此同時，各個行業(yè)在檔案管理中，都廣泛運用了信息化技術，從而提高了管理的質量和效率，并且保證了數據的真實性、可靠性，以及安全性。當前，在網絡時代下，使大量數據被傳送到互聯(lián)網中，從而加大了檔案管理的難度。因此，必須加快檔案管理的信息化建設。同樣，在交通運輸部門的檔案管理中，也應該引起重視。只有不斷轉變檔案管理方式，積極建立以信息化技術為支撐的數據庫資源，并提高檔案管理人員的綜合素質，才能促進交通運輸部門檔案管理的信息化水平。本文結合相關的經驗，提出了具體的辦法和措施，希望可以作為同行的參考。

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