淺析人事檔案管理工作信息化的意義

摘要：伴隨著社會文明水平的不斷提升，各類人才在我國經(jīng)濟(jì)繁榮進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用，緊密關(guān)聯(lián)到人才資料儲備的各級人事檔案信息管理系統(tǒng)特別受到了關(guān)注。人事檔案保存管理過程中，信息化已變成現(xiàn)在乃至將來很長時期內(nèi)人事檔案管控體制改革的主要方向。文章對人事檔案管理工作信息化的意義進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理工作；信息化；檔案信息管理系統(tǒng)；檔案保存 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

中圖分類號：G27 文章編號：1009-2374（2016）19-0163-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2016.19.078

現(xiàn)在已進(jìn)入21世紀(jì)的高科技發(fā)展時代，因?yàn)楦黝惾瞬旁谖覈餍懈鳂I(yè)的建設(shè)中都起著關(guān)鍵的中流砥柱作用，所以對人才歷史資料實(shí)施集中化保管的諸多歷史資料存放、管護(hù)過程均引起相關(guān)部門的矚目。因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)IT信息技術(shù)的擴(kuò)展運(yùn)用，在我們企業(yè)的歷史儲存資料管護(hù)過程中應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將人事檔案管護(hù)過程實(shí)現(xiàn)信息化已變成推進(jìn)人事檔案管護(hù)工作的關(guān)鍵做法?？傮w來看，我國現(xiàn)階段干部檔案管護(hù)工作中存在很多問題，此類問題重點(diǎn)集中表現(xiàn)在思想意識落后，長期徘徊在陳舊檔案管理模式上，因此有待于實(shí)施全面改革。

1 人事檔案管理工作信息化的必要性

人事檔案的儲存、維護(hù)與保管是所有相關(guān)企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營工作中不可忽視的關(guān)鍵內(nèi)容之一，歷史資料保管業(yè)務(wù)的信息型利用模式在企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)運(yùn)作中顯示出相當(dāng)重要的功能。人事檔案的管理工作可為各單位決策者儲備關(guān)鍵的人事調(diào)整信息，給本企業(yè)勞動力合理流動和產(chǎn)業(yè)方針制定打造好堅實(shí)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)本時期歷史資料保管的信息型利用模式，有助于科學(xué)、合理地調(diào)整人才利用模式，優(yōu)化各人事部門信息參數(shù)、資料，可高效地做好歷史資料信息整理，且打造出高效的歷史資料儲存模式，以便于有力地提升歷史資料保管效果，促進(jìn)歷史資料保管過程取得最大時效。

現(xiàn)階段，我國相當(dāng)一部分單位在其人事檔案的儲存和管護(hù)上存在著各式各樣的問題，重點(diǎn)表現(xiàn)在其檔案管理中還長期沿用陳舊的檔案管理模式，極大程度上導(dǎo)致了人事檔案管理業(yè)務(wù)運(yùn)作成果的缺失；當(dāng)進(jìn)行歷史證據(jù)記錄資料的整合、歸庫、存放環(huán)節(jié)中時常出現(xiàn)困難，歷史遺跡的儲存信息嚴(yán)重失真。由于長時間承受著各種因素的制約，致使其人事檔案的管理維護(hù)水平長久徘徊不前，無助于對本單位所有的各類專業(yè)人才信息資料的掌控，使企業(yè)發(fā)展沒有一批優(yōu)秀的人才隊伍作為有力支撐，最終造成企業(yè)發(fā)展搖擺不定，其狀況著實(shí)讓人擔(dān)憂?；诖?，對各企業(yè)人事檔案管護(hù)所進(jìn)行的信息化創(chuàng)新已成為當(dāng)今人事檔案管護(hù)工作的首要任務(wù)，對于企業(yè)中人事記錄資料保管環(huán)節(jié)成效的加深及歷史資料保護(hù)事業(yè)的穩(wěn)定進(jìn)步具有不可替代的作用。

2 人事檔案管理工作信息化的重要意義

通常所言歷史資料保管階段利用信息化運(yùn)作模式，其說的是在當(dāng)今的歷史證據(jù)記錄管護(hù)過程中，利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息傳輸技術(shù)對本部門人事檔案信息資料實(shí)施科學(xué)地的整合與處置。我國人事檔案管護(hù)工作已經(jīng)走過了歷史上的幾個轉(zhuǎn)折時期。在古老的人事檔案管護(hù)工作中，各檔案管理部門對人事檔案的管護(hù)過程只展示在紙面文本上，而且其全部流程都是靠手工去實(shí)現(xiàn)。此類信息化程度非常弱的歷史資料保管方式已經(jīng)引發(fā)歷史證據(jù)資料記錄的保密功能疏漏，當(dāng)進(jìn)行人事檔案信息數(shù)據(jù)采集、入檔、封存及調(diào)配時很容易發(fā)生各類問題。

隨著當(dāng)代信息傳播技術(shù)的廣泛普及運(yùn)用，高效能的現(xiàn)代信息化傳輸技術(shù)已被充分運(yùn)用到檔案維護(hù)及儲存環(huán)節(jié)中，依托信息型傳導(dǎo)方式可以使歷史資料儲存業(yè)務(wù)以雙版本、復(fù)合式模式實(shí)施檔案封存與管護(hù)，給當(dāng)今的人事檔案管護(hù)提供太多便捷，而且它也極大地增強(qiáng)了人事檔案管護(hù)的運(yùn)作效率及安全性能，故其具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2.1 推動各企業(yè)人力管理效果的提升

對各用工單位來說，這一加強(qiáng)歷史記錄資料保管的方式可以大力提升其工作成效，完善企業(yè)員工工作調(diào)配辦理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程。就如依據(jù)這類歷史證據(jù)記錄資料來實(shí)施個人的相關(guān)社會服務(wù)手續(xù)，其中包括疾病治療報銷、實(shí)施工薪調(diào)整以及新崗位任用等各種情況，查閱相關(guān)歷史依據(jù)的記錄資料，并且將工作調(diào)整與歷史資料實(shí)施緊密配合。

2.2 歷史證據(jù)資料保管業(yè)務(wù)牽扯因素多，信息海量

其中全面收存了企業(yè)所有職工的歷史事件及個人表現(xiàn)等相關(guān)歷史資料，它是實(shí)施勞動力調(diào)配行為的重要依據(jù)。由于其信息海量，經(jīng)歷的時空寬闊，從前的歷史文本資料過程在記載過程及查閱時經(jīng)常會出現(xiàn)諸多不便情況，由此在很大程度上抑制了歷史證據(jù)記錄保管的實(shí)際成效。

在現(xiàn)階段的企業(yè)歷史證據(jù)記錄資料保管業(yè)務(wù)中有效運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)，將以往的紙型人事檔案文檔轉(zhuǎn)換為易于記載、查閱及檢索的現(xiàn)代版電子型模式，以便將企業(yè)員工的歷史證據(jù)記錄信息高效、及時地到本企業(yè)平時業(yè)務(wù)運(yùn)作中，使人事檔案管理人員可以實(shí)時把握住本企業(yè)的人力資源利用情況，以利于恰當(dāng)?shù)卣{(diào)整員工工作崗位，使人員配置合理化，推進(jìn)檔案事業(yè)健康發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，人事檔案資料的管護(hù)信息化模式給本企業(yè)選拔人才及任用賦予了充分選擇的空間，其全面記錄的人事檔案資料信息情況的信息化調(diào)控和使用，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對員工的了解更積極、高效、全面，進(jìn)而有助于本企業(yè)具有優(yōu)勢能力人才的聘用。

2.3 歷史證據(jù)資料記錄的信息型模式的有效運(yùn)用

歷史證據(jù)資料記錄的信息型模式的有效運(yùn)用在相當(dāng)幅度上縮減了企業(yè)歷史資料儲庫工作人員的無功業(yè)務(wù)和歷史資料檢索、查看的繁瑣程序，加大了歷史資料儲庫保管的工作時效。在以前很長的歷史階段內(nèi)，我們國家的歷史資料保管一直處于閉關(guān)自守的運(yùn)作模式，歷史證據(jù)記錄資料均是以文本類文檔的形式實(shí)施保管，此種管理形式運(yùn)作繁瑣，業(yè)務(wù)量大，查閱難度大，極易將眾多優(yōu)秀人才掩蓋于簡單的一紙式檔案之中，無助于開發(fā)優(yōu)秀、高水平人才。

現(xiàn)階段實(shí)行人才檔案的信息型管理模式后，能夠利用信息化操作技術(shù)對員工人事檔案資料展開信息收集、審定、整合、收庫，還有二次利用環(huán)節(jié)，依靠具體的信息型運(yùn)作程序?qū)崿F(xiàn)對歷史證據(jù)記錄的信息化控制管理，在很大程度上可降低庫房儲存工作人員的思想負(fù)擔(dān)，減少他們的業(yè)務(wù)包袱，有利于歷史證據(jù)資料記錄的循環(huán)利用工作，發(fā)掘和利用所需用的高質(zhì)量人才。

3 現(xiàn)階段我國人事檔案管理實(shí)施信息化轉(zhuǎn)變過程中暴露出的問題

3.1 高質(zhì)量的信息型檔案管護(hù)人才短缺

進(jìn)行人事檔案的信息化管控，其取決于現(xiàn)代化信息技術(shù)的持續(xù)應(yīng)用，其基礎(chǔ)設(shè)施組建亦獲取了圓滿完成，但是此領(lǐng)域的基礎(chǔ)信息型應(yīng)用人才相當(dāng)匱乏短缺。在當(dāng)今時代的很多企業(yè)中，因?yàn)槠淦髽I(yè)員工正處于推陳出新的交替時代，原來的老員工未掌握信息應(yīng)用技術(shù)，他們工作在崗位上尚未到退休年齡，新一代的年輕信息應(yīng)用管理人才又不能及時上崗，從而形成了信息型管護(hù)的斷檔狀態(tài)，致使員工檔案資料的信息化運(yùn)用模式難以構(gòu)建。

3.2 不具備網(wǎng)絡(luò)信息的化歷史資料保管模式

雖然相當(dāng)數(shù)量企業(yè)其歷史證據(jù)記錄資料儲存管理中運(yùn)用了信息化的管理模式，然而我國至今還未統(tǒng)一建立起系統(tǒng)的、全國性的、整體覆蓋型的信息型歷史證據(jù)記錄資料運(yùn)作系統(tǒng)，引發(fā)對歷史證據(jù)記錄資料保管環(huán)節(jié)中不具備作為管理支撐的制度體系，所有員工檔案資料的管理業(yè)務(wù)都是隨意而行，極容易造成各種缺陷和不完善的地方。

4 檔案利用

人事檔案的利用即指對檔案存儲資源的開發(fā)運(yùn)用過程，也就是把現(xiàn)在正以信息化模式管理著的本企業(yè)各種人力資源及資料載體的檔案文本，展開全面的有效運(yùn)用。檔案保管庫房應(yīng)該是整體管護(hù)本企業(yè)全部員工歷史資料檔案的信息控制中心，所以務(wù)必要對其構(gòu)建出堅實(shí)的硬件設(shè)施及雄厚的物質(zhì)基礎(chǔ)條件，以保障檔案保管應(yīng)用的完善與穩(wěn)定。管理是檔案保護(hù)的手段，利用才是檔案保管的目的。設(shè)置檔案管護(hù)室的基本目的，即是為了完整發(fā)揮檔案資料的歷史證明作用，給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做決策及其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展服務(wù)。

5 強(qiáng)化人事檔案管理工作信息化進(jìn)程必須注意的相關(guān)內(nèi)容

5.1 轉(zhuǎn)變思想觀念

把信息化管理作為人事檔案管理的重要手段單位和檔案管理人員一定要把思想觀念從過去傳統(tǒng)的檔案管理模式中轉(zhuǎn)變過來，緊跟時代潮流，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)對人事檔案進(jìn)行管理，使人事檔案管理工作更加規(guī)范、高效，為單位的發(fā)展提供有力的人力資源支撐。

5.2 建立健全人事檔案信息化管理制度

使檔案信息化管理更加科學(xué)、規(guī)范、合理。一些單位由于缺乏完善的人事檔案信息化管理制度，致使人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)諸多不規(guī)范的問題，如人事檔案信息胡亂編入、檔案信息的存儲和保管沒有統(tǒng)一的方式，這樣容易致使人事檔案信息丟失，在檢索、調(diào)用時出現(xiàn)困難。

6 結(jié)語

在當(dāng)前社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢下，人事檔案信息化管理是現(xiàn)代人事檔案管理的發(fā)展方向，然而相對于經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，一定要引起高度重視。為了能夠使人事檔案管理工作更好地與當(dāng)前社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設(shè)工作，各單位只有在人事檔案管理中運(yùn)用信息化技術(shù)，落實(shí)信息化人事檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，才能使人事檔案管理更加快捷、高效地為自身發(fā)展服務(wù)，為人事檔案更好地服務(wù)于人事管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡介：王芳（1970-），女，浙江諸暨人，棗莊市疾病預(yù)防控制中心會計師，研究方向：人事管理及人事檔案

管理。

（責(zé)任編輯：周 瓊）