常見公文寫作中存在的問題

劉哲

【摘要】：公文寫作，通常是指文件的擬稿工作，它是一個企業(yè)或者機(jī)關(guān)制定文件的重要環(huán)節(jié)。所以，公文寫作質(zhì)量的好與壞，將會直接影響到企業(yè)或者機(jī)關(guān)的工作質(zhì)量，本文就將針對公文寫作中容易出現(xiàn)的問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，希望有關(guān)單位引以為戒，在今后的工作中，盡量減少這些方面的失誤出現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】：公文寫作;問題;規(guī)范

公文寫作，是指公務(wù)文書的起草與修改，是撰寫者代機(jī)關(guān)立言，體現(xiàn)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意圖和愿望的寫作活動?，F(xiàn)代公文，主要指黨政機(jī)關(guān)在實施領(lǐng)導(dǎo)和行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)管理和公務(wù)活動的重要工具。也泛指各級各類機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位制訂、使用的公務(wù)文書。

1.公文的分類

公文按性質(zhì)可分為通用公文和專用公文兩大類。

1.1通用公文按行文方向分為上行文、平行文和下行文;按流通來源分為收進(jìn)公文、外發(fā)公文和內(nèi)部公文;按作者性質(zhì)分為黨內(nèi)公文、行政公文和社會團(tuán)體公文;按發(fā)文性質(zhì)分為問文和復(fù)文;按內(nèi)容處理要求分為參閱性公文和承辦性公文;按辦理時間要求分為特急公文、緊急公文和常規(guī)公文;按機(jī)密程度分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文;按特點(diǎn)和作用分為規(guī)范性公文、指揮性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文。通用公文從文種上劃分，可分為行政公文和事務(wù)公文。根據(jù)2012年7月1日開始實施的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，行政公文種類包括以下15種：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要、公報、決議。事務(wù)公文包括：計劃、總結(jié)、調(diào)查報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、典型材料等。

1.2專用公文指具有專門職能的機(jī)關(guān)在專門的領(lǐng)域中形成、使用的書面材料，具有專指內(nèi)容、特定格式。主要包括：財經(jīng)文書（市場調(diào)查報告、經(jīng)濟(jì)合同）、司法文書（起訴書、判決書、筆錄）、外交文書（國書、照會、護(hù)照、條約）及軍用文書等。

2.公文寫作中容易出現(xiàn)的問題

在公文寫作中，存在一些不夠規(guī)范、不合要求的問題。它影響公文的質(zhì)量，有時還延誤工作，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

2.1主報單位不明確。

在現(xiàn)行“請示”公文中，經(jīng)常出現(xiàn)主報單位不明確的情況，其中，主報單位有兩個及兩個以上的，有主報單位既報單位又報個人的，等等。由于主報單位不明確，往往該辦的單位沒有辦，或兩個單位一起辦，結(jié)果既造成時間的浪費(fèi)，又延誤問題的解決。筆者認(rèn)為，主報單位是指發(fā)文單位主要報送的單位，它負(fù)責(zé)審批或答復(fù)發(fā)文單位的請示或報告?！罢埵尽钡闹鲌髥挝恢粦?yīng)有一個，不應(yīng)多頭主報，以便受文單位及時處理。且“請示”件一般不應(yīng)報送領(lǐng)導(dǎo)者個人。

2.2行文時“黨政不分”。

由于行文“黨政不分”，把屬于政府部門的事向上級黨委部門請示，黨委部門只好轉(zhuǎn)送政府部門，而政府部門則認(rèn)為是向黨委部門的請示，便擱置不問;也有以行政名義直接向黨委行文、請示工作。在這類文件中，有些事項是屬于黨委管的，以行政名義向黨委行文，就違背行文關(guān)系，黨委也不便處理。因此，筆者認(rèn)為，凡是屬于行政部門的事，應(yīng)直接向上級部門請示，如需要黨委部門知道，可用抄報形式。給黨委部門的請示，一定要以黨委（或黨組）的名義，主送機(jī)關(guān)與落款應(yīng)是同一隸屬關(guān)系。當(dāng)然，在實際工作中，也往往有一些黨政職權(quán)交叉的情況，需要黨政聯(lián)合發(fā)文，但這屬于少數(shù)。

2.3文字使用不當(dāng)。

公文的文字，要求是嚴(yán)密的。然而，在撰寫公文時由于沒有準(zhǔn)確地理解詞語的涵義或使用時缺乏認(rèn)真的推敲而出現(xiàn)文字使用不當(dāng)?shù)默F(xiàn)象也屢有發(fā)生。如文件中經(jīng)?？梢钥吹健岸患壱陨稀薄ⅰ笆藲q以下”等的說法，這里的“以上”、“以下”詞義界限不清，如“二十一級以上”，包括二十一級還是不包括二十一級;“十八歲以下”，包括十八歲還是不包括十八歲，難以理解。準(zhǔn)確的寫法，應(yīng)是：“二十一級和二十一級以上”、“十八歲和十八歲以下”。又如有個文件中說：“各單位在落實知識分子政策時，要嚴(yán)格按‘56號文件精神辦理?！边@句話中的“56號文件”是哪個56號文件？交代不明確。因此，有必要寫明文件的發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時間及發(fā)文的編號，或者具體引用文件的條文，力求使文件嚴(yán)密、準(zhǔn)確。

2.4錯用漏用標(biāo)點(diǎn)符號。

公文寫作中，標(biāo)點(diǎn)符號的任何遺漏或誤用，都會給工作帶來不良影響，甚至產(chǎn)生嚴(yán)重后果?？墒牵殖３２槐蝗藗兯匾?，致使公文中漏用標(biāo)點(diǎn)符號的情況屢見不鮮。如某單位在下發(fā)的一個通知中有這樣一句話：“高中畢業(yè)生可由省招委負(fù)責(zé)分配500名初中畢業(yè)生由市招委負(fù)責(zé)分配”，這句話，要是在“500”名前加逗號，就說明這500名是指初中畢業(yè)生，要是把逗號放在“500”名后面，就是指高中畢業(yè)生了。這樣的逗號疏漏，致使收文單位捉摸不定，無所適從?？梢?，在公文寫作中，一個標(biāo)點(diǎn)的疏忽，都會貽誤工作。

2.5公文落款的年月日不全不規(guī)范。

如某年一月一日寫成“1/元”或“1/1”，有的只署月日無年份，有的不署年月日或只署*月或*日，等等。公文落款日期寫得不全不規(guī)范，將對日后查準(zhǔn)留下麻煩。如上述落款日期的寫法，外人要辨明它是哪年就十分困難。建議撰寫公文的同志，一定要多多注意提筆落款嚴(yán)謹(jǐn)，寫時間應(yīng)寫具體的年月日，切忌用“分子式”的寫法，以免給工作帶來不便。

3.結(jié)語

本文只針對公文寫作中常見的一些問題進(jìn)行了膚淺的分析，并沒有做到深層次的分析探討，所以，還希望我國各企業(yè)或機(jī)關(guān)單位針對于從事公文寫作的相關(guān)同事，加大對這方面的深入研究，以此為我國的公文寫作方面，提供一份詳細(xì)而又準(zhǔn)確的參考資料。

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