面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)創(chuàng)新

蘇娟

摘要：信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理帶來(lái)巨大的發(fā)展機(jī)遇，也將促使檔案管理的服務(wù)理念與方式發(fā)生重大變化。本文分析了面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)的需求及其相關(guān)影響因素，并在此基礎(chǔ)上，探討了支持科研項(xiàng)目全過(guò)程的檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的模式及其挑戰(zhàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；項(xiàng)目生命周期；服務(wù)創(chuàng)新；科學(xué)研究

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2016）23-0023-02

科研檔案是在科研活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄，直接記錄了每一個(gè)研究活動(dòng)的全過(guò)程，具有客觀真實(shí)性和完整成套性的特點(diǎn)，它既是科研項(xiàng)目的直接產(chǎn)物，又是繼續(xù)開展科研項(xiàng)目的基礎(chǔ)和階梯[1]。因此，對(duì)于科研檔案管理顯得尤為重要。然而，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)[2]，科研項(xiàng)目的復(fù)雜化以及科研用戶的檔案信息需求的轉(zhuǎn)變，促使傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變；與此同時(shí)，檔案信息的來(lái)源廣泛、載體豐富、內(nèi)容復(fù)雜，導(dǎo)致由傳統(tǒng)的檔案查閱服務(wù)逐漸轉(zhuǎn)向主動(dòng)式服務(wù)，給數(shù)字檔案館的檔案管理實(shí)踐提出了新的挑戰(zhàn)。

一、面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)的需求

1.大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)對(duì)國(guó)家的治理模式，對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)模式、組織和業(yè)務(wù)流程，對(duì)個(gè)人生活都將產(chǎn)生巨大的影響。整個(gè)世界步入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，這給檔案管理工作帶來(lái)了翻天覆地的變化[3]。伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，一方面，傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文件管理，已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不適應(yīng)信息發(fā)展的需要，同時(shí)各類文件的增多，庫(kù)房資源也成為檔案管理存儲(chǔ)的瓶頸；另一方面，傳統(tǒng)的檔案系統(tǒng)已無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)檔案的管理，必須采用新技術(shù)對(duì)大數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行分布式存儲(chǔ)和快速化檢索。因此，全方位的平衡科研用戶的研究資源及其檔案處理工作，支持科研項(xiàng)目的順利推進(jìn)，對(duì)檔案管理服務(wù)提出了新的要求。

2.科研項(xiàng)目的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的日新月異，各類學(xué)科的逐步交融，提升了科研項(xiàng)目的規(guī)模性[4]，必然促使著科研項(xiàng)目朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展。科研項(xiàng)目覆蓋學(xué)科多，涉及人員多，更加注重全球性、跨領(lǐng)域的協(xié)同研究，使得研究過(guò)程中檔案的編研與分類工作具有極強(qiáng)的多變性和綜合性特征；另外，科研項(xiàng)目的復(fù)雜性要求科研用戶必須自己從得到的檔案信息中進(jìn)行二次加工，增加了檔案用戶對(duì)信息理解和分析的工作量，同時(shí)也拉大了數(shù)字檔案管理主體與檔案服務(wù)對(duì)象的距離。因此，這種綜合性與交叉性的科研項(xiàng)目不斷促使著檔案管理的理論含義不斷擴(kuò)展，檔案管理的技術(shù)手段不斷創(chuàng)新，檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)不斷靈活，檔案管理的內(nèi)容載體不斷豐富。

二、面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)的影響因素

科研用戶、檔案資源與檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)是服務(wù)活動(dòng)得以順利開展不可或缺的主體，只有把握三者之間的交互關(guān)系，才能充分發(fā)揮其相應(yīng)的優(yōu)勢(shì)，其中重要環(huán)節(jié)包括：（1）檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)。面向科研全生命周期開展檔案管理服務(wù)工作，具有專業(yè)背景強(qiáng)、支撐材料復(fù)雜的特點(diǎn)，傳統(tǒng)被動(dòng)的檔案查閱服務(wù)已阻礙了檔案管理服務(wù)的發(fā)展，因此，必須對(duì)檔案采取進(jìn)一步的加工、轉(zhuǎn)換，因此，依靠專業(yè)化的檔案管理員和檔案信息分析師是檔案管理創(chuàng)新服務(wù)的重要條件。（2）科研用戶溝通機(jī)制。建立穩(wěn)定的科研用戶溝通反饋機(jī)制是開展檔案管理服務(wù)的重要環(huán)節(jié)。事實(shí)上，此環(huán)節(jié)貫穿于科研項(xiàng)目的整個(gè)過(guò)程，需要多種服務(wù)溝通機(jī)制來(lái)保證服務(wù)模式的開展。因此，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)與科研用戶定期或不定期地開展交流會(huì)，及時(shí)收集科研用戶需求，輔助其完成檔案編研工作，保證檔案工作持續(xù)規(guī)范地推進(jìn)，此外，在借助傳統(tǒng)面對(duì)面、電話等交流方式的基礎(chǔ)上，同時(shí)采用討論組、微博、論壇、微信等即時(shí)工具進(jìn)行反饋交流[5]。（3）檔案分析利用模式。傳統(tǒng)的基于館藏檔案的手工整理、匯總和歸檔，已經(jīng)不能滿足大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案信息工作，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理將是在云平臺(tái)上建設(shè)云檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)云存儲(chǔ)，并基于此，將支持檔案的各類有價(jià)值的信息資源進(jìn)行不斷地整理、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫(kù)，為科研項(xiàng)目的實(shí)施提供支持。

三、面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)分析

科研項(xiàng)目生命周期包括項(xiàng)目開題、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目結(jié)題，科研項(xiàng)目的檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)根據(jù)不同層次用戶的研究進(jìn)展，以合作的方式，獲取項(xiàng)目生命周期每個(gè)階段的實(shí)時(shí)檔案資源需求，同時(shí)以檔案資源集為基礎(chǔ)，建立檔案智慧分析庫(kù)，為其提供個(gè)性化的檔案分析與管理服務(wù)。檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)圍繞科研項(xiàng)目的整個(gè)生命周期，對(duì)科研用戶的需求進(jìn)行分析與獲取。首先，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)通過(guò)深入到科研用戶的物理場(chǎng)所，了解、分析和解答科研用戶的檔案編研等相關(guān)問(wèn)題；其次，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)成為科研用戶的成員，共同參與到科研項(xiàng)目之中，在了解科研用戶檔案文獻(xiàn)資源需求的同時(shí)，能夠及時(shí)地提供檔案資源管理服務(wù)；最后，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)行檔案資源的分析與服務(wù)[6]。這樣，通過(guò)多種方式的綜合應(yīng)用和靈活轉(zhuǎn)化，確定科研用戶需求，并結(jié)合檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)關(guān)于項(xiàng)目的具體推進(jìn)情況，實(shí)時(shí)提供檔案管理的專業(yè)化服務(wù)。

1.相關(guān)檔案推薦。在科研項(xiàng)目選定過(guò)程中，由于科學(xué)項(xiàng)目具有一定的復(fù)雜性，檔案信息對(duì)于科研用戶對(duì)研究問(wèn)題趨勢(shì)的了解和思路的梳理是很重要的。檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)通過(guò)當(dāng)前現(xiàn)狀的調(diào)查，向科研人員提供其支持項(xiàng)目研究發(fā)展的相關(guān)研究歷史檔案成果，為科研用戶提供系統(tǒng)化的檔案報(bào)告。

2.規(guī)劃?rùn)n案咨詢。由于科學(xué)的整體性、系統(tǒng)性和全局性，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以根據(jù)項(xiàng)目的總體規(guī)劃綱要，幫助科研用戶能對(duì)項(xiàng)目的檔案分析管理在一定程度上實(shí)現(xiàn)整體性的把控，同時(shí)，通過(guò)與科研用戶的溝通和反饋，提供個(gè)性化的檔案信息咨詢服務(wù)。從而，加快了科研用戶的技術(shù)路線報(bào)告、技術(shù)方案文件等檔案的編研工作進(jìn)度，促進(jìn)項(xiàng)目推進(jìn)。

3.文件檔案分析[7]。在科研項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，針對(duì)支持項(xiàng)目的數(shù)據(jù)檔案公共平臺(tái)，科研人員必須利用相關(guān)項(xiàng)目的檔案信息文件，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的解決思路和經(jīng)驗(yàn)，防止重復(fù)性工作。而通過(guò)對(duì)具體相關(guān)科學(xué)領(lǐng)域檔案的組織，檔案的分析、支撐科研問(wèn)題的檔案鑒別是檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)。利用這一優(yōu)勢(shì)可以減輕科研人員的負(fù)擔(dān)，能夠形成嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)地面向過(guò)程監(jiān)控的科研檔案集，其中包括和資源協(xié)調(diào)文件等相關(guān)文件檔案。

4.專題檔案總結(jié)。在大型科研項(xiàng)目結(jié)題過(guò)程中，由于檔案信息門類繁多，項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)，因此，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)可以作為整個(gè)科研項(xiàng)目組的一員，依據(jù)數(shù)據(jù)生命周期全面分析整理并記錄科研用戶的紙質(zhì)和數(shù)字檔案處理情況，同時(shí)，依據(jù)研究生命周期，細(xì)致總結(jié)各階段研究成果和檔案文件資源，并進(jìn)行相關(guān)性的處理、統(tǒng)一的整理和歸檔，從而能夠進(jìn)一步促進(jìn)科研成果的總結(jié)與推廣。

四、面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)的挑戰(zhàn)

當(dāng)然，面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)工作，在實(shí)際過(guò)程中主要有兩方面的挑戰(zhàn)：

1.檔案信息安全性。檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)對(duì)科研用戶的檔案信息是實(shí)時(shí)獲取的，并且與其進(jìn)行深度的反饋，但是，一個(gè)完成的科研項(xiàng)目持續(xù)的時(shí)間比較長(zhǎng)，在這整個(gè)時(shí)間段，由于人為或突發(fā)事件的影響，可能導(dǎo)致科研用戶的部分檔案信息遭到泄露。因此，檔案管理人員必須樹立檔案安全保密意識(shí)。另外，科研用戶在與檔案服務(wù)人員共享檔案的同時(shí)，應(yīng)該及時(shí)告知檔案信息的重要程度以及存儲(chǔ)訪問(wèn)方式，這樣，通過(guò)科研用戶與檔案服務(wù)人員的協(xié)同，就可以保證檔案信息的安全性。

2.檔案信息的深度整合[8]。檔案管理服務(wù)是在傳統(tǒng)相關(guān)檔案信息資源有序配置的基礎(chǔ)上進(jìn)行分析的。因此，圍繞一個(gè)科研項(xiàng)目，所涉及的檔案信息種類繁雜，同時(shí)，參與項(xiàng)目的科研用戶也在不斷地更替和變化，加大了對(duì)于龐雜的檔案資源的有序整合難度。此外，為了支持項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度，還需要對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行獲取、共享和分析，這又進(jìn)一步增加了檔案信息的多層次整合的難度。

面向科研項(xiàng)目生命周期的檔案管理服務(wù)，能夠以綜合化的方式參與到科研用戶的檔案管理和服務(wù)過(guò)程中，深化了科研用戶的互動(dòng)體驗(yàn)。在充分了解用戶需求的基礎(chǔ)上，能夠發(fā)揮檔案管理人員的專業(yè)才能，為科研用戶提供基于實(shí)際問(wèn)題的檔案知識(shí)資源方案[9]，此外，檔案管理服務(wù)團(tuán)隊(duì)能夠與科研用戶進(jìn)行充分的溝通與反饋，這樣可以對(duì)檔案管理服務(wù)進(jìn)行跟蹤，從而有效增強(qiáng)檔案服務(wù)價(jià)值，提升用戶滿意度。

參考文獻(xiàn)：

[1]王淑改.企業(yè)科研檔案管理初探[J].北京檔案，2012，（1）：28-29.

[2]Big data：The next frontier for innovation，competition，and productivity[R/OL].[2013-01-11].http：//www.Mckinsey.com/insights/mgi/research/technology_and_innovation/big_data_the_next_frontier_for_innovation.

[3]蘭祝剛，惠英，李剛.大數(shù)據(jù)時(shí)代下的檔案工作[J].中國(guó)檔案，2013，（9）：74-75.

[4]強(qiáng)伯勤.“大科學(xué)”與“小科學(xué)”的統(tǒng)一[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院學(xué)報(bào)，2007，（3）：291-292.

[5]鄧菲，李宏.嵌入科研的情報(bào)研究服務(wù)新模式探究[J].情報(bào)理論與實(shí)踐，2013，36（7）：10-14.

[6]初景利.學(xué)科館員對(duì)嵌入式學(xué)科服務(wù)的認(rèn)知與解析[J].圖書情報(bào)研究，2012，（3）：1-8，33.

[7]畢建新，張照余.基于協(xié)同理論的高效電子文件管理模式研究[J].檔案學(xué)研究，2013，（5）：42-45.

[8]丁德勝.我國(guó)數(shù)字檔案室建設(shè)新思路[J].檔案學(xué)研究，2014，（1）：12-16.

[9]劉永.檔案信息服務(wù)工程之知識(shí)服務(wù)[J].檔案管理，2012，（2）：4-9.