以人為本背景下中職學(xué)校檔案管理工作要點分析

吳容燕

摘 要：隨著國家對人才培養(yǎng)的重視，中職學(xué)校的專業(yè)人才在社會上所發(fā)揮的作用日趨明顯。而檔案管理工作在中職學(xué)校管理中占據(jù)著重要的位置，其主要就是進(jìn)行真實地記錄學(xué)校的各項工作、活動等，為學(xué)校的深化發(fā)展提供至關(guān)重要的依據(jù)。若是要強(qiáng)化中職學(xué)校檔案管理工作就一定要堅持以人為本的管理觀念。本文筆者就對以人為本背景下中職學(xué)校檔案管理工作要點展開了相關(guān)的探討，望給有關(guān)研究者一些借鑒與價值參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；管理工作；策略

每個學(xué)校能夠得到良好的發(fā)展，有賴善于管理好教學(xué)檔案，自新課標(biāo)改革以來，中職學(xué)校的檔案管理工作將面臨嚴(yán)重的挑戰(zhàn)。所以，分析中職學(xué)校檔案管理存在問題的同時，如何采取切實有效的策略強(qiáng)化檔案管理，為當(dāng)下中職學(xué)校勢在必行的一項重要任務(wù)。

1中職學(xué)校檔案管理工作所面臨的主要問題

1.1 缺乏健全的檔案管理制度。在目前的部分中職學(xué)校中，均有存在檔案管理凌亂與管理制度未能得到完善的局面。通常只重視教學(xué)方面的工作，并沒有真正認(rèn)識到學(xué)校檔案管理的重要性，未能經(jīng)常將其提到議事日程中，甚至有部分學(xué)校的專職人員根本沒有配備，檔案管理工作未能引起領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視，缺少必要的檢查監(jiān)督和指導(dǎo)，缺乏人性化的管理激勵機(jī)制，管理體制顯然而知有待健全與完善。

1.2 檔案信息使用效率甚差。目前大部分中職學(xué)校檔案管理方式仍然滯后，手工作業(yè)依然存在，如在文件立卷歸檔以后，檔案管理人員仍要對其進(jìn)行調(diào)整和編目等。此機(jī)械式的手工操作，不但勞動工作量特別大、速度緩慢，而且時間也相當(dāng)之長，與此同時也使檔案的處理速度極大地受到限制。存在如此落后的管理模式，毫無疑義使檔案管理人員無暇顧及有效地開發(fā)利用有價值的檔案資料。在查閱檔案時也由于滯后的管理方式，頻繁進(jìn)行調(diào)動案卷，從而導(dǎo)致部分檔案資料磨損相當(dāng)嚴(yán)重，并且檢索速度又不快，查找準(zhǔn)確率與查全率普遍低下。

1.3 檔案管理設(shè)備落后。因為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視，其所投入經(jīng)費存在不足，學(xué)校檔案室的現(xiàn)代化管理設(shè)備缺乏完善，在滿足于檔案管理的需求方面有所限制，毫無疑問難以跟得上新形勢下檔案管理的發(fā)展需要，同樣道理也只能步于創(chuàng)建現(xiàn)代化學(xué)校的后塵。

1.4 檔案管理人員工作缺乏專業(yè)性。由于檔案管理工作具有相當(dāng)強(qiáng)的專業(yè)性，因此應(yīng)盡量避免只憑個人經(jīng)驗就可完事。有部分兼職檔案管理人員缺乏專業(yè)性，工作中總是漫不經(jīng)心，流于形式，難以完全勝任本職的工作，從而造成檔案管理工作效率普遍不高；還有一些管理人員未能認(rèn)識到檔案工作重要性，工作上未能盡職盡責(zé)，由此造成開展工作處于被動的局面。

2 中職學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)要點

2.1 創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理制度

在教學(xué)檔案管理工作中，具備科學(xué)的檔案管理制度至關(guān)重要。首先應(yīng)按照國家教育部有關(guān)法律，與學(xué)校的具體情況與有關(guān)文件相互結(jié)合，制定科學(xué)合理的檔案管理制度。此外，應(yīng)當(dāng)建立及細(xì)化檔案崗位管理制度，在搜集檔案、保存檔案、利用檔案等方面，需要有專業(yè)人員看管，對其分工與職責(zé)范圍有所明確，充分做到責(zé)權(quán)分明與獎懲透明。在必要的時候，還需有其他與之對應(yīng)的管理策略作為有利補(bǔ)充，積極加大宣傳力度，一定要讓廣大教職工與學(xué)生們對檔案工作的重要性獲得充分認(rèn)識，必須讓檔案管理工作人員切記管理工作是建立在追求科學(xué)性與完整性的基礎(chǔ)上。由此使檔案管理人員始終如一自覺參加該項工作的意識，讓中職學(xué)校檔案管理工作向科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的目標(biāo)發(fā)展。

2.2 分類、收集與分析檔案資料

首先，中職學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循“以人為本”的思想，積極認(rèn)真鑒定與分類好檔案資料，進(jìn)行分類收編存在不同利用價值、收藏價值的資料，以有助于往后的管理和更新，及時清除部分已無使用價值的資料，從而能夠有效減少工作的勞動量。

積極采用主動收集、跟蹤收集等收集手段，使檔案收集的效率得到提高，合理地推動檔案管理工作更加規(guī)范化。此外，中職學(xué)校需對檔案資料的需求認(rèn)真做好分析。與教學(xué)情況、科研情況等相互結(jié)合，合理地進(jìn)行預(yù)測檔案的歸檔、利用與發(fā)展等，切實做好長期的發(fā)展計劃，使檔案管理的實效性得到有效提高。與此同時，還應(yīng)當(dāng)做好有關(guān)教學(xué)成果、科技成果、管理成果等的整理任務(wù)，對學(xué)校內(nèi)部管理與外部環(huán)境發(fā)生的新局面要及時獲得了解，同學(xué)校實際相結(jié)合不斷完善需求分析。

2.3 提高電子化管理的水準(zhǔn)

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日趨精湛，中職學(xué)校也應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)，積極采取電子化與信息化管理應(yīng)用于檔案工作中，不但可以使檔案管理的效率與質(zhì)量得到很大程度的提高，而且讓檔案資源的利用效益提升不少。作為中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)以發(fā)展實際需求為中心，使檔案資源的信息化管理水準(zhǔn)得到提高。而檔案電子化管理為當(dāng)前中職學(xué)校發(fā)展的原動力，同樣道理也是將來檔案管理發(fā)展的新趨勢。因此，作為現(xiàn)代的中職學(xué)校應(yīng)當(dāng)配備滿足實際需求的電子化設(shè)備，讓檔案歸檔收集與處理使用的效率得以提高；除此之外，需加強(qiáng)學(xué)校網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，以有利于檔案資源信息化的使用，從而以最大限度達(dá)成信息共享，讓數(shù)字檔案信息的功能更趨便捷化與高效化。

2.4 積極培養(yǎng)管理型人才

檔案管理若要求創(chuàng)新，人才的培養(yǎng)至關(guān)重要。檔案工作人員素質(zhì)的高低決定了檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣。在加強(qiáng)個人職業(yè)道德教育的同時，還應(yīng)當(dāng)要求檔案管理人員能夠真正樹立“愛檔如寶，腳踏實地，維護(hù)歷史”的新思想。強(qiáng)化提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，其一需重視管理工作人員的繼續(xù)教育，定期組織其參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)新知識；其二要建立檔案工作寬帶或光纖網(wǎng)絡(luò)，選挑一批年輕化、懂電腦操作以及熱愛檔案工作的管理型人才，讓他們擔(dān)當(dāng)起專職檔案管理的職位，采取現(xiàn)代化管理模式與先進(jìn)設(shè)備技術(shù)，讓檔案管理工作跟得上辦公自動化的發(fā)展腳步，從而能夠全面提升中職學(xué)校檔案管理的水平。

3 結(jié)束語

總而言之，中職學(xué)校的檔案管理在學(xué)校工作中占據(jù)著重要的地位，工作該項任重而道遠(yuǎn)。由此我們應(yīng)當(dāng)從思想方面與行動方面采取積極心態(tài)去追求，不斷創(chuàng)新。作為一名檔案管理者，只要能夠清醒地認(rèn)識到目前所出現(xiàn)的問題，并積極采取切實有效的改進(jìn)策略，相信中職學(xué)校的檔案管理水平會提高到一個新的高度。

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