高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

姬鵬華

摘 要：隨著社會的進(jìn)步，繼續(xù)教育越發(fā)的普遍，所以繼續(xù)教育檔案的重要作用逐步為人們所認(rèn)識。本文主要分析了高校繼續(xù)教育檔案管理的特點(diǎn)及目前檔案管理存在的問題，闡述了解決檔案管理的具體措施，希望可以為有關(guān)專業(yè)人士提供一些借鑒意見和措施。

關(guān)鍵詞：繼續(xù)教育；檔案管理；現(xiàn)狀；解決措施

高校繼續(xù)教育為我國社會栽培了非常多的專業(yè)化人才，這同樣使低學(xué)歷者得到了進(jìn)一步提升自身素養(yǎng)的機(jī)會，推動了我國生產(chǎn)力的提升，為社會的進(jìn)步做出了一定的貢獻(xiàn)。近年來我國的繼續(xù)教育事業(yè)也發(fā)展得越發(fā)迅速，使得繼續(xù)教育教學(xué)上檔案工作也變得越加重要。繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理是衡量高校管理質(zhì)量和水平的關(guān)鍵標(biāo)準(zhǔn)，為當(dāng)今社會的用人單位以及發(fā)展研究提供信息的重要途徑。

1 繼續(xù)教育檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 種類繁多，利用率低

“麻雀雖小，五臟俱全”，一個繼續(xù)教育學(xué)院就是一個大社會，在這個大社會中，形成的材料種類非常多，它幾乎囊括了所有種類的檔案，即文書檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、科研檔案、基建檔案、財(cái)會檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。所以學(xué)校檔案門類多，內(nèi)容復(fù)雜。但是繼續(xù)教育工作主要是以教學(xué)為主，領(lǐng)導(dǎo)主要是抓教學(xué)，雖然檔案工作也在開展，但是檔案存在利用率低下、時效性差，并且領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，讓檔案的價值得不到充分的體現(xiàn)。

1.2 管理工作被動，缺乏主動性

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，學(xué)生的成績和學(xué)校的升學(xué)率倍受“寵愛”，而檔案工作不同于其他工作，它不能夠馬上產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，人們對檔案工作也不重視，這種情況在整個檔案界普遍存在。況且在以教學(xué)為主要活動的學(xué)校工作中，平時又要應(yīng)付各種各樣的檢查和評估，檔案的收集工作往往是被動的，材料不齊全，難以及時歸檔。檔案工作開展緩慢，缺乏積極主動性。

1.3 管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏經(jīng)驗(yàn)

多年來，由于繼續(xù)教育開設(shè)檔案專業(yè)的班級較少，培養(yǎng)的檔案專業(yè)人才與崗位需求失衡，這便讓許多的用人單位招不到檔案的專業(yè)人員，高校的相關(guān)部門也不重視，這樣很多繼續(xù)教育學(xué)院管理檔案的人員大部分不是專業(yè)的，一大部分是教師轉(zhuǎn)崗或兼職的，這樣的現(xiàn)實(shí)使得繼續(xù)教育檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，缺乏必要的理論指導(dǎo)。

1.4 檔案收集不及時，材料不集中

因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)等方面，高校繼續(xù)教育的檔案材料的初成、保管通常在教務(wù)處、學(xué)籍管理部門、教學(xué)處與學(xué)生處等多個部門，這樣讓學(xué)校檔案材料的分散性問題變得更加明顯。

2 關(guān)于高校繼續(xù)教育檔案工作分散的解決措施

2.1 嚴(yán)格規(guī)范學(xué)校檔案安全管理制度

面對我國現(xiàn)在繼續(xù)教育檔案安全管理十分分散的狀況，我們要根據(jù)各所學(xué)校辦學(xué)性質(zhì)的不同，嚴(yán)格劃分不同類別的檔案，嚴(yán)令禁止出現(xiàn)不規(guī)范的入檔材料。建立健全檔案交接和存檔等一系列環(huán)節(jié)的安全管理的工作制度，讓檔案工作科學(xué)、規(guī)范地健康發(fā)展。通過《綜合檔案室管理人員職責(zé)》等一些管理制度的嚴(yán)格要求，把檔案工作放到學(xué)校相關(guān)部門的實(shí)際工作，明確各部門相關(guān)確切職責(zé)，來保證繼續(xù)教育檔案的安全管理工作順利有序地開展。

2.2 繼續(xù)教育領(lǐng)導(dǎo)要給予教學(xué)檔案管理更多重視

學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量水平與教學(xué)檔案緊密聯(lián)系，教學(xué)檔案的管理與高校繼續(xù)教育教學(xué)的管理、改革、教學(xué)研究等有著密切的聯(lián)系，所以，繼續(xù)教育學(xué)校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要深刻了解到檔案管理工作的關(guān)鍵性，把檔案管理信息化工作放到戰(zhàn)略安排上來，定期對檔案管理工作進(jìn)行考核，而且需要把檔案管理工作責(zé)任到人，此外，還需要進(jìn)一步投入資金來支持學(xué)校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)而保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.3 進(jìn)一步提高繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

當(dāng)前我國繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的中間有著很多的問題，例如軟件使用不規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化滯后等一系列問題，很大地阻礙了各個高校檔案管理工作水平的提升，所以我們需要在充分了解這一存在問題的基礎(chǔ)上，提出切實(shí)、科學(xué)、有效的對策，筆者認(rèn)為，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理的過程牽涉方面很多，環(huán)節(jié)繁雜，檔案管理工作的順利展開就需要建立健全嚴(yán)格的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，而且要把標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)到實(shí)際工作中。嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的建立健全同樣是一個非常繁雜的大工程，所以在建立健全繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的過程中，需要我們及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中所存有的問題，這樣來實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)際實(shí)用性。搭建繼續(xù)教育教學(xué)檔案的管理平臺，而且在此基礎(chǔ)上建設(shè)繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理數(shù)據(jù)庫。繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的前提是辦公的自動化。所以我們需要進(jìn)一步提高教學(xué)檔案信息資源利用率和工作效率，通過這樣的工作形式，檔案信息管理才能實(shí)現(xiàn)全面現(xiàn)代化。大家還要知道，繼續(xù)教育教學(xué)檔案的管理不能受限于檔案管理內(nèi)部，我們要做到從整體全局著眼，這樣才能實(shí)現(xiàn)繼續(xù)教育教學(xué)文檔一體化的管理模式。現(xiàn)如今我國高校繼續(xù)教育大部分的教學(xué)檔案信息管理仍在文件處理逐漸邁向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，高校繼續(xù)教育要想實(shí)現(xiàn)高校文檔一體化的管理模式，高校繼續(xù)教育教學(xué)檔案管理工作人員需要使用統(tǒng)一的計(jì)算機(jī)，需要漸漸的由文字材料開始著手檔案管理，完成公文處理和此外檔案管理的所有工作程序。在這個基礎(chǔ)上，高校相關(guān)部門還能以網(wǎng)絡(luò)的方式分享檔案信息資料。

社會的不斷發(fā)展和進(jìn)步對繼續(xù)教育的學(xué)生檔案管理工作同樣提出了更高、更新、更嚴(yán)格的要求。檔案管理人員更要強(qiáng)化檔案管理意識、開拓個人管理能力、嚴(yán)格按照制度規(guī)范流程、規(guī)范服務(wù)行為、進(jìn)一步提高職工服務(wù)質(zhì)量水平，推動繼續(xù)教育學(xué)生檔案管理工作逐步往規(guī)范化、現(xiàn)代化、重服務(wù)、高效率方面發(fā)展。

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